Aufbau des Formulars
In oxaion ist es möglich, Gelangensbestätigungen elektronisch in Form von PDF-Formularen zu erstellen und auszufüllen. Durch das PDF-Formular ist es nicht mehr notwendig, das Dokument auszudrucken und von Hand mit Werten zu belegen. Es kann direkt am PC oder einem anderen Endgerät bearbeitet werden. Eine Unterschrift wird in der elektronischen Form im Grunde nicht benötigt:
„Wird die Gelangensbestätigung elektronisch übertragen, kann auf die Unterschrift verzichtet werden. Allerdings muss dann erkennbar sein, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat." Haufe Online
Die folgenden sechs Informationen können dabei über Formularfelder angegeben werden (In Klammer Feldname in oxaion):
- Datum des Erhalts des Liefergegenstands im Mitgliedstaat (KOLGLDE)
- Datum des Endes der Beförderung (KOLGLDB)
- Mitgliedstaat (KOLGLMI)
- Ort innerhalb des Mitgliedstaats
- Datum der Ausstellung der Bestätigung (KOLGLBE)
- Name des Unterzeichners (KOLGLNM)
Auf dem untenstehenden Ausschnitt der Gelangensbestätigung sind die genannten Felder zu sehen.
Einlesen des Formulars
Das PDF-Formular einer Gelangensbestätigung kann automatisiert in oxaion eingelesen werden. Dafür gibt es einen Batch-Job, der auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens und der jeweiligen Situation angepasst werden kann.
Die einzulesenden Dokumente werden in einem bestimmten Ordner abgelegt, woraufhin sie in einem bestimmten spezifizierten Zeitintervall automatisch eingelesen werden.
Das Zeitintervall lässt sich in den Einstellungen des Batch-Jobs konfigurieren. Auch der Ordner, in welchem sich die einzulesenden Formulare befinden, kann an dieser Stelle modifiziert werden. Unter dem Punkt Job-Daten muss hierfür innerhalb des folderToScan-Tags der entsprechende Pfad angegeben werden.
Es muss darauf geachtet werden, dass sich in dem Verzeichnis mit den einzulesenden Formularen ein Ordner „Fehler" befindet. Tritt beim Einlesevorgang ein Fehler auf, wird das Dokument in diesen Ordner verschoben. Ist der Vorgang erfolgreich, wird das Dokument im DMS abgelegt. Es ist daraufhin im Dokumente-Knoten des Lieferscheins unter dem Punkt „Gelangensbestätigungen" zu finden.
Bis auf das Feld „Ort innerhalb des Mitgliedstaats" werden alle Felder in das System geschrieben. Dafür sind im Kopf des Lieferscheins auf der Lasche „Berechnungsvorgaben/Gelangensbestätigung" fünf Felder vorgesehen.
Nach dem Einlesevorgang sieht die Lasche folgendermaßen aus:
