Die Rechnungsnummer ist eine fortlaufende Nummer. Die Rechnungsnummer kann Ziffern, Buchstaben und Sonderzeichen enthalten. Jede Rechnung muss eine Rechnungsnummer enthalten. Je Lieferant darf eine Rechnungsnummer nur einmal vorhanden sein.
Bei einer Ausgangsrechnung ist die Rechnungsnummer identisch mit Buchungskreis/Belegnummer.
Die Rechnungsnummer eines Lieferanten ist muss eindeutig sein, zumindest innerhalb eines Jahres. Bei der Erfassung, Verwaltung (auch ohne Änderung der Daten) einer Rechnung (über Belege buchen, Eingangsrechnungs-Vorerfassung oder über den Eingangsrechnungsworkflow) - immer bezogen auf das jeweilige, angegebene Personenkonto – wird geprüft, ob die angegebene Rechnungsnummer und ggf. Rechnungsdatum bereits in der Erfassung oder im Buchungsstoff vorhanden ist.
- Es wird geprüft, ob die Rechnungsnummer im vorhandener Buchungsstoff vorhanden ist. Die Prüfung erfolgt über alle Rechnungsnummer des Personenkontos, unabhängig vom Rechnungsdatum.
- Es wird geprüft, ob die Rechnungsnummer im offenen Buchungsstoff (Eingangsrechnungs-Vorerfassung, Belege buchen bzw. Eingangsrechnungsworkflow) für das Personenkonto vorhanden ist. Hierbei wird das Rechnungsdatum berücksichtigt, falls dieses vorhanden ist.