Die Vorabplanungsnummer dient zur eindeutigen Identifikation eines Vorabplanungsauftrags. Ein Vorabplanungsauftrag bezieht sich immer auf einen Referenzauftrag (z. B. Projekt oder Angebot), dessen Kapazitätsbedarf wiedergegeben wird.
Die benötigten Kapazitäten ergeben sich aus den Workflow-Positionen des Workflows, der dem Referenzauftrag zugeordnet ist. Relevante Änderungen am Workflow führen zur automatischen Anpassung der Vorabplanung.
Ist die Vorabplanung aktiv, können Projekte, Angebote usw. schon zu einem sehr frühen Stadium in die Kapazitätsplanung einfließen.