Die Belegnummer dient zur eindeutigen Identifikation der einzelnen Belege der verschiedenen Belegarten wie Bestellungen, Anfragen, Belastungen etc. im EKS-System. In Abhängigkeit von der im Firmenstamm hinterlegten Aufbereitungsschablone für EKS besteht diese aus dem maximal zweistelligen Belegkennzeichen, dem bis zu vierstelligen Belegjahr und einer eindeutigen laufenden Nummer je Belegart, wobei die Gesamtlänge höchstens 11 Stellen betragen kann. Die Belegnummer wird beim Erfassen eines Beleges vom System gemäß der Aufbereitungsschablone maschinell vergeben, kann aber auch manuell vorgegeben werden. Sie wird dabei nach der Eingabe vom System automatisch nach Vorgabe der Belegnummernschablone aufbereitet. Die jeweils letzte vom System vergebene laufende Nummer je Belegart und Jahr wird in der Nummernkreisdatei gespeichert. Aufgrund dieses Wertes wird die nächste Belegnummer vergeben.
Beispiel:
| Belegkennzeichen | E |
| Belegjahr | 1999 |
| Letzter Wert für E1999 | 10 |
| Aufbereitungsschablone EKS | +JJJJ###### |
| Nächste laufende Nummer für E1999 | 11 |
| Neue Belegnummer | E1999000011 |
Nähere Informationen zu den Aufbereitungsschablonen für die Belegnummer sind der Bedienerhilfe auf der Maske 08 im Firmenstamm zu entnehmen.
Da eine manuell eingegebene Belegnummer nicht in der Nummerndatei gespeichert wird, sollte diese außerhalb der zu erwartenden höchsten Belegnummer liegen, da es sonst zu einer Überschneidung mit der vom System vorgegebenen Belegnummer kommen kann.