Modulübergreifende Stammdaten

Sachkontenstamm

Werden Sachkonten aus der Kontengruppe des Artikelstammes an die Bestellerfassung übergeben oder direkt bei der Erfassung angegeben, so werden diese auf Vorhandensein im Sachkontenstamm geprüft.
Ist das Modul FBU von oxaion installiert, wird der Sachkontenstamm sinnvollerweise von der Finanzbuchhaltung gepflegt und eingegeben, da er dort steuernde Funktionen übernimmt. Aus diesem Grunde wird auch auf die nähere Beschreibung der Daten dieses Stammsatzes verzichtet.

Adressstamm

Die Adressen sind Voraussetzung für die Erfassung eines Personenkontos und somit auch eines Lieferantenstammsatzes.
Mit der Erfassung der Adressdaten werden auch die Informationen eingegeben, die zur Auffindung einer Adresse führen, wie Matchcode-Feld, Ort, Postleitzahl usw. Bei den Adressdaten wird auch die Umsatzsteueridentifikationsnummer hinterlegt. Das bei der Adresse hinterlegte Länderkennzeichen steuert über den Länderstamm die postalische Aufbereitung der Adresse.
Für die Ermittlung des Incoterms kann auf der Lasche ‚Mawi-spezifische Parameter' der Incoterm und der Bestimmungsort hinterlegt werden.
Die Adresse kann separat, also losgelöst von Personenkonto oder Lieferantenstamm, erfasst und verwaltet werden. Das zur Verwaltung zur Verfügung stehende Programm wird dann direkt aus dem Menü aufgerufen. Das Verwaltungsprogramm kann auch aus der Personenkonten- oder Lieferantenstammverwaltung heraus aufgerufen werden.
Ergänzungsdaten wie Ansprechpartner werden in separaten Stammsätzen gespeichert, können aber direkt aus der Adressverwaltung heraus über Eingabe der Folgemaske mit gepflegt werden.
Ein Adressstamm kann von mehreren Mandanten gemeinsam benutzt werden. Der Anwender legt dies im Firmenstammsatz über die Angabe der Adressfirma fest.

Personenkontenstamm

Das Personenkonto ist Voraussetzung zur Erfassung eines Lieferantenstammsatzes.
Ist das Finanzbuchhaltungssystem von oxaion installiert, sollte die Verwaltung der einzelnen Daten für diesen Stammsatz durch die Finanzbuchhaltung durchgeführt werden, da die Eingabedaten dort steuernden Charakter haben. Für das Modul Einkauf muss der Stammsatz lediglich vorhanden, d.h. angelegt sein. Der beim Personenkonto hinterlegte Zahlungsbedingungsschlüssel und die Steuergruppe zur Ermittlung der Umsatzsteuer werden aus diesem Stammsatz in das Modul Einkauf übernommen. Diese beiden Eingabefelder sollen beachtet werden, wenn die Anlage durch einen Einkaufssachbearbeiter durchgeführt wird. Die Steuergruppe und die Zahlungsbedingung werden als Unterlassungswerte in die Belege mit übernommen, können jedoch pro Beleg geändert werden. Die Zahlungsbedingung im Beleg führt in der Funktion des Skontovorwegabzuges zu einer automatischen Generierung eines prozentualen Abschlages auf Belegende Ebene in Höhe des Skonto 1 Prozentsatzes.
Ist bei der Neuerfassung einer Personenkontennummer der Adressstamm noch nicht vorhanden, wird der Erfasser automatisch zur Adressverwaltung geführt, bevor er die sonstigen Stamminformationen eingeben kann.
Die Adressnummer stimmt mit der Personenkontennummer überein.
Der Zugriff auf das Personenkonto erfolgt über die Personenkontonummer und die ebenfalls zuzuordnende Personenkontenart. Die Personenkontenart wird gegen die Datei FBTABP geprüft. Die Pflege der Datei erfolgt per Programm US11340R. Pro Kontenart wird hinterlegt ob es sich um eine kreditorische oder debitorische handelt.
Für eine Adressnummer können somit beliebig viele Personenkonten angelegt werden. Dies können sowohl Debitoren als auch Kreditoren sein.

Ansprechpartner

Ergänzend zu den Adressdaten können Ansprechpartner bei einem Lieferanten oder Kunden mit z.B. folgenden Informationen hinterlegt werden:

• Nachname
• Vorname
• Anrede
• Funktion
• Ansprechpartnerstatus
• Durchwahlnummer
• Informationen zur Abteilung u. Sekretariat
• private Rufnummern und Büroadresse
• Kennzeichen für Prospekt, Weihnachtskarte etc.
• Private Anschrift
• Telekommunikationsdaten (Fax, E-Mail, Mobil- und private Telefonnummer)
• Prospekt- und Geschenkinformationen
• Mailingkennzeichen

Innerhalb des Moduls Einkauf kann bei der Bestellerfassung ein Ansprechpartner zugeordnet werden. Die Bestelladresse wird dann um diesen Ansprechpartner ergänzt (z.Hd.). Wird bei der Bestellerfassung ein Anschreiben angegeben, so wird der Sachbearbeiter ebenfalls in die Anschrift übernommen.
Die Eingabe der Ansprechpartnerdaten kann über direkten Menüaufruf erfolgen oder direkt aus der Adress-, Personenkonten- oder Lieferantenerfassung.

Abweichende Adressen

Zu jeder Anschrift und somit zu jedem Personenkonto können beliebig viele abweichende Anschriften hinterlegt werden, so genannte XX-Adressen. Diese Anschriften können innerhalb der Module Einkauf und Verkauf als abweichende Bestell-, Liefer- oder Rechnungs-, im Einkauf noch als Abholadressen zugeordnet werden.
Zu jeder abweichenden Anschrift gehört als Zugriffsweg die Adress-/ Personenkontennummer, zu der diese hinterlegt wird. Die eigentliche abweichende Anschrift hat nur noch eine 5-stellige Nummer, die ersten beiden Stellen sind mit 'XX' gekennzeichnet (Hinweis abweichende Adressnummer).

Geschäftspartner-Explorer (US11290R)

Über den Geschäftspartner-Explorer wird die Arbeit mit Adressen vereinfacht, indem alle wichtigen Daten, die zu einer Adresse gehören, in einer Strukturdarstellung angezeigt werden. Dadurch können Personenkonten, Kunden, Lieferanten, SAS-Kunden, Abweichende Adressen etc. in einem Programm bearbeitet werden. Mit dem Geschäftspartner-Explorer können auch die Lieferantendaten hinsichtlich der neuen Funktionen der Ablage von PC-Dokumenten genutzt werden. Es ist nun auch möglich, Mails von Lieferanten in die Ablage des Explorers zu übernehmen. Weiterhin lassen sich wichtige Belege in konzentrierter Form in einer Historiendatei dokumentieren. Über eine Tabelle wird eingestellt, welche Vorgänge dort aufgenommen werden sollen. Mit einem Programm sind umfangreiche Recherchen möglich. Auch Kommentare zu Besuchsberichten bei Lieferanten können dort abgelegt werden.

Zusatztexte

Über ein zentrales Verwaltungsprogramm können zu den Stammdaten Texte in mehreren Sprachen hinterlegt werden. Dieses zentrale Programm wird nicht direkt aus dem Menü aufgerufen, sondern generell aus der Verwaltung der Stämme, für die die Texte hinterlegt werden sollen. Für das Modul Einkauf sind dies derzeit Texte zu

• Artikelstamm
• Lieferantenstamm
• Lieferantenartikelstamm
• Qualitätssicherungskennzeichen, dabei ist es möglich, pro Qualitätssicherungskennzeichen Texte zu hinterlegen, die dann auf dem Warenbegleitschein mit angedruckt werden

Je nach Belegsteuerung dienen diese Texte nur als interne Information und als Karteikarten für Dialogprogramme oder aber als Texte, die auf den externen Belegen z.B. der Bestellung zusätzlich gedruckt werden.
Siehe hierzu auch Handbuch Verwalten Zusatztexte

Kostenstellenstamm

Mit dem Kostenstellenstamm verhält es sich analog zum Sachkontenstamm. Sofern der Anwender die Möglichkeit eine Kostenstelle innerhalb des Moduls Einkauf anzugeben nutzen möchte, muss der Kostenstellenstamm gepflegt werden. Für die Nutzung im Modul Einkauf muss das Kennzeichen bebuchbar auf 'J' stehen.
Ist das Modul Finanzbuchhaltung installiert, wird diese Stammdatei sinnvollerweise von der Finanzbuchhaltung erstellt und gepflegt.
Weitere Daten aus diesem Stammsatz werden hier nicht beschrieben, da sie für Einkauf keine Bedeutung haben, sondern andere Module von oxaion betreffen.

Währungsstamm

Außer Tabelle FRD118 muss der Währungsstamm mit dem Programm US11100R gepflegt werden. In Tabelle FRD118 werden grundsätzlich die zulässigen Währungen hinterlegt. Gearbeitet wird hier mit den banküblichen ISO-Kürzeln. In der Tabelle sind ausführliche Bezeichnung, Währungsdimension etc. hinterlegt. Die Bedienerhilfe dieser Tabelle mit den dort genannten Querverbindungen ist zu beachten.
Im Währungsstamm wird der jeweils tagesaktuelle Kurs hinterlegt, d.h. der Zugriff auf die Stammsätze ist ein gültiges Währungskennzeichen aus Tabelle FRD118 und ein 'Gültigkeitsdatum ab'. Hinterlegt werden können die Geld-, Brief-, Plan- und Finanzkurse. Über den Währungsstamm erfolgt die Umrechnung von Bestellungen von Fremdwährung in die landesübliche Währung. Zur Aufnahme der Währungsbuchungen sind die entsprechenden Sachkonten im Währungsstamm zu hinterlegen.

Abhängigkeiten Sachkonten- , Kostenstellen- , Währungsstamm

Bei der Verwaltung eines Sachkontos kann angegeben werden, ob zu einem Sachkonto grundsätzlich eine Kostenstelle eingegeben werden muss oder nicht eingegeben werden darf.
Ist eine Kostenstelle als Pflichteingabe zu einem Sachkonto vorgegeben, kann diese im Sachkontenstamm als Unterlassungswert bereits angegeben werden. Sie wird dann aufgrund des Sachkontos automatisch übernommen.
Auch um den Währungsstammsatz zu pflegen, ist das Vorhandensein von Sachkonten erforderlich, da in diesem Stammsatz die so genannten Währungskonten zu hinterlegen sind.

Periodenstamm

Über den Periodenstamm wird das Wirtschaftsjahr in Perioden aufgeteilt. Das Ende des Wirtschaftsjahres wird im Firmenstammsatz hinterlegt.
Mit dem zur Verfügung stehenden Programm US10802R 'Perioden initialisieren' wird das Wirtschaftsjahr, das nicht dem Kalenderjahr entsprechen muss, in Perioden eingeteilt. Als Vorschlagswert wird das Wirtschaftsjahr in zwölf Kalendermonate aufgeteilt. Dies kann jedoch wahlfrei geändert werden.
Mit dem Programm US10800R 'Perioden verwalten' werden für die einzelnen Module und daraus resultierende Programmläufe Perioden geöffnet, gesperrt oder abgeschlossen. Diverse Abschlussprogramme schließen Perioden mit dem Abschlusslauf. So schließt z.B. der Monatsabschluss der Finanzbuchhaltung die Periode des abgeschlossenen Buchungsmonats für die Finanzbuchhaltung.
Perioden für ein Wirtschaftsjahr können nur dann eröffnet werden, wenn die Verkehrszahlen des abgelaufenen Wirtschaftsjahres umgeschichtet wurden.
Für folgende Arbeitsläufe innerhalb oxaion kann in der Periodendatei ein Status gepflegt werden:

• Betriebsabrechnung
• IB Auftragsabrechnung
• Kostenträgerrechnung
• Disposition
• Einkaufssystem
• Anlagenbuchhaltung
• Finanzbuchhaltung
• Kreditversicherung
• Sonderverbrauchsabrechnung
• Jahresverbrauchsabrechnung
• Lagerbuchhaltungssystem
• Produktkalkulation
• Werkstattsteuerung
• Verkaufssystem
• Disposition
• Anlagenbuchhaltung
• Kreditversicherung
• Arbeitsplansystem
• Statistik
• Zeitwirtschaft

Im Firmenstammsatz kann für das Einkaufssystem angegeben werden, ob der Wareneingang und die Rechnungseingangserfassung gegen die Periodendatei geprüft werden sollen. Ist dies der Fall, so können nur Eingaben für eine eröffnete Periode vorgenommen werden. Das Kriterium beim Wareneingang ist das Datum des Wareneinganges und bei der Rechnungseingabe das Buchungsdatum. Für die Prüfung sind die Perioden aus dem Lager und der Finanzbuchhaltung relevant.

Warenverzeichnisdatei

Wenn INTRASTAT-Meldungen durchgeführt werden und das Untermodul für Einkauf im Einsatz ist, muss die Datei Warenverzeichnis gepflegt werden. Das Verwaltungsprogramm für diese Datei kann direkt aus dem Menü aufgerufen werden.
Die Nummern und der Text sind vom Statistischen Bundesamt in Wiesbaden fest vorgegeben. Im Artikelstamm wird dem Artikel eine INTRASTAT-Warennummer zugeordnet, die Meldung erfolgt gruppiert, wobei diese Warennummer ein Gruppierungsmerkmal ist.
Weitere Informationen können dem Handbuch INTRASTAT für Eingang und Versendung entnommen werden.

Modulspezifische Stammdaten

Lieferantenstamm (EK10100R)

Im Lieferantenstammsatz werden die einkaufsspezifischen Informationen zu einem Lieferanten hinterlegt. Der Lieferantenstammsatz ist die Ergänzung zu den Adress- und Personenkontendaten, die beide Voraussetzung für die Eingabe eines Lieferantenstammes sind.

Die Neuanlage und Pflege kann über den Geschäftspartner-Explorer erfolgen.
Die Personenkonten- und Adressnummer ist zugleich auch die Lieferantennummer.
Sofern der Einkaufssachbearbeiter die Programmberechtigung hat, kann er mit dem Dialogprogramm zur Pflege des Lieferantenstamms auch den Personenkontenstamm und die dazugehörenden Adressdaten verwalten (Direktverzweigung in die zusätzlichen Dialogprogramme über das Kontextmenü).
Ein Lieferantenstammsatz ist Voraussetzung zur Erfassung einer Bestellung (Ausnahme: es wird eine CPD-Adresse verwendet).
Die Daten des Lieferantenstammsatzes dienen als Unterlassungswerte für den Lieferantenartikelstamm.

Die Datenfelder des Lieferantenstammsatzes sind zu folgenden Informationsgruppen zusammengefasst:

• Allgemeine Daten
• Zugehörigkeiten
• Preislisten / Konditionen
• Statistikdaten
• Lieferantenbewertung
• Mahninfos
• Belegversand-Informationen
• Abweichende Adressen
• Stammsatzhistorie

Zu einem Lieferantenstamm kann auch ein Workflow angelegt werden. Dies ist immer dann sinnvoll, wenn die Bereitstellung von Daten, z. B. bei der Neuanlage, von verschiedenen Stellen ausgeführt werden muss.

Allgemeines

Zu den allgemeinen Daten gehören folgende Informationen:

• Sachbearbeiter
• Zahlungsbedingungen
• Valutatage
• Lieferkonditionen
• Kundennummer beim Lieferanten
• Tourenkennzeichen
• Versandart
• Währungsschlüssel
• Kennzeichen für Verpackungsverordnung
• Kennzeichen für Konsignation + Lagerorte
• Lagerort für Beistellung
• Mindestbestellmenge
• Mindestbestellwert
• Beistelllager
• Reporting-Zeilen

Ist das Modul 'Finanzbuchhaltung' installiert, wird die Zahlungsbedingung im Personenkonto gepflegt und kann im Lieferantenstamm nicht eingegeben werden. Außerdem werden der Sprachenschlüssel und die Ländernummer in der Adresse gepflegt und können ebenfalls nicht eingegeben werden.

Zugehörigkeiten

Der Lieferant kann einem Konzern und/oder Verband und/oder Stammhaus zugeordnet werden. Eine solche Zuordnung hat Auswirkungen bei der maschinellen Konditionenermittlung. Wenn für den Lieferanten selbst keine Konditionen hinterlegt sind, werden für ihn die für das übergeordnete Haus hinterlegten Konditionen herangezogen.
Es existiert ein Kreditor, der mit der Personenkontonummer des Lieferanten vorbelegt wird, hier aber abgeändert werden kann. Dieser wird als Vorschlagswert bis zur Rechnungsprüfung mit übernommen, kann jedoch bei der Bestellerfassung und/oder Rechnungsprüfung geändert werden.

Preis- und Rabattinformationen

Im Lieferantenstamm können zwei Preislisten mit einem 'Gültigkeitsdatum ab' hinterlegt werden. Ob diese Preisliste bei der Preisermittlung herangezogen wird, ist abhängig von dem hinterlegten Preisverfahren und welche der Beiden hängt vom Datum der Preisfindung ab. Bei diesem Datum handelt es sich um ein Feld im Belegkopf.
Dem Lieferanten können Rabatt-, Bonus- und Zuschlagsklassen zugeordnet werden. Eine solche Zuordnung ist dann sinnvoll, wenn mit mehreren Lieferanten gleichartige Vereinbarungen bestehen. Die Hinterlegung der gleichartigen Konditionsvereinbarungen erfolgt dann zu den Zuschlagsklassen und nicht zu den Lieferanten. Dadurch wird Erfassungs- und Pflegeaufwand gespart.
Mit der Hinterlegung einer Ausgabeart für Zu- und Abschläge wird gesteuert, in welcher Form diese auf dem Bestellbeleg ausgewiesen werden. Möglich ist der kumulierte Ausweis pro Position oder der Einzelausweis.
Ob eine Ausgabe der Bestellung per Fax oder Telex erfolgen soll, kann hier gesteuert werden.

Statistikdaten

Zu den Statistikdaten gehören folgende Informationen:

• Offener Bestellwert und Menge
• Wert- und Mengenumsätze des laufenden und des Vorjahres
• Bonusfähige Wert- und Mengenumsätze des laufenden und des Vorjahres
• Wertmäßige Belastungen des laufenden und des Vorjahres

Da bei einem Lieferanten in unterschiedlichen Mengeneinheiten und Währungen bestellt werden kann, erfolgt die Umrechnung in die statistischen Werte in die Währung und Mengeneinheit, die im Firmenstammsatz als so genannte Hauswährung und statistische Mengeneinheit hinterlegt sind. Damit in die statistische Mengeneinheit umgerechnet werden kann, ist es erforderlich, dass die Artikelstammsätze, sofern deren Mengeneinheiten abweichend sind, entsprechende Umrechnungsfaktoren zu dieser Einheit enthalten.
 

Lieferantenbewertung

In der Lieferantenbewertung kann eine ISO-Klassifizierung hinterlegt werden. Bei der Lieferantenauswahl in der Disposition können Lieferanten mit ISO-Klassifizierung bevorzugt werden. Zusätzlich kann angegeben werden bis wann die Zertifizierung gültig ist. Mit einem Batchabruf kann für Lieferanten mit abgelaufenem Datum ein Brief geschrieben werden für die Anforderung einer neuen Bescheinigung. Diese Anforderung kann auch automatisch mit dem nächsten Belegdruck gedruckt werden, wenn dies so in der Vorlauftabelle VRLE05 hinterlegt ist.
Ein weiteres Kennzeichen für die Lieferantenfindung der Disposition ist das Lieferantenkennzeichen (Standardlieferant, Ersatzlieferant, usw.). Dieses Kennzeichen ist Unterlassungswert für den Lieferantenartikelstamm.
Hier wird das Kennzeichen der letzten ABC-Bewertung des Lieferanten angezeigt, die höchste Mahnstufe der Bestätigungsanmahnungen und das Datum der Verzugsmahnungen. Es kann für jeden Lieferant hinterlegt werden, in welchen Fällen er angemahnt werden soll.

Mahninfos

Hier wird eine Übersicht gegeben wie oft der Lieferant eine Bestätigungsanmahnung bekommen hat und wann die letzte Bestätigungsanmahnung gedruckt wurde. Ebenso gibt es diese Informationen für die Lieferanmahnung, hier noch unterschieden für erste, zweite und dritte Mahnung.

Stammsatzhistorie

Die Stammsatzhistorie gibt einen Überblick über die bearbeitende Person und den Bearbeitungszeitpunkt eines Stammsatzes.

Abweichende Adressen

Hier können die abweichende Bestell-, Liefer-, Abhol- und Rechnungsadresse hinterlegt werden.

Belegversand-Informationen

Hier wird hinterlegt in welcher Form ein Lieferant Belege und Lieferantenerklärungsanforderung zugesandt bekommt (Druck, Fax, E-Mail, EDI) und ob er eine Lieferantenvorschau bekommt und in welcher Form. Die Informationen für den Belegversand sind Unterlassungswerte, die bei der Erfassung einer Bestellung voreingestellt und dort belegbezogen abgeändert werden können. Fax bzw. E-Mail kann nur angekreuzt werden wenn für den Lieferanten eine Faxnummer bzw. E-Mail-Adresse hinterlegt ist (unter der Lasche Telekommunikationsdaten).
 

Steuernde Datenfelder

Im nachfolgenden wird kurz auf die Felder eingegangen, die in weiteren Programmen Funktionen oder Steuerungen übernehmen:

Verzweigungen aus der Lieferantenstammverwaltung

Durch Aufruf des Kontextmenü kann über den Geschäftspartner-Explorer in die Erfassung eines neuen Personenkontenstammsatzes und dessen Anschrift (Adressdatei) verzweigt.
Zur Verwaltung vorhandener Stammsätze kann das Personenkontensuchverfahren aufgerufen werden, indem ebenfalls in der Leitdatenmaske eine Funktionstaste betätigt wird.
Durch Auswahl aus dem Kontextmenü bei der Lieferantenverwaltung kann zu den hier aufgeführten Zusatzfunktionen verzweigt werden:

• Ansprechpartner verwalten
• Adressen verwalten
• Personenkonten verwalten
• Texte zu Lieferantenstamm verwalten
• Wiedervorlagen anzeigen
• Workflow verwalten

Artikelstamm (US17000R)

Allgemeines

Der Artikelstamm ist die Grundlage für die komplette Materialwirtschaft innerhalb oxaion.
Das Programm zur Pflege und Verwaltung des Artikelstamms gehört deshalb zu den wichtigsten Stammdatenprogrammen aller Anwendungsgebiete.
Vorhandene Artikelstammsätze können gelöscht oder für vorübergehende Zeit inaktiviert werden. Im Artikelstamm inaktivierte oder gelöschte Artikel werden auch im Lieferanten- und Kundenartikelstamm als inaktiviert bzw. gelöscht gekennzeichnet.
Wird ein Artikelstammsatz zum Löschen gekennzeichnet, erhält der Sachbearbeiter einen Hinweis, wenn noch Bestände oder kumulierte Bewegungssummen vorhanden sind. Der Stammsatz wird aber erst dann physisch entfernt, wenn keine Bestände mehr vorhanden sind und der Artikelstamm reorganisiert wird. Ein logisch gelöschter Satz kann reaktiviert werden.
Für Artikelstamm liegt ein Explorer vor, der die Daten in strukturierter Form darstellt. Die Datenfelder sind nach Anwendungsgebieten (Modulen) auf verschiedene Masken verteilt. Über die Programmlaschen können die verschiedenen Bereiche aufgerufen werden.
Die Betriebsmittelverwaltung ist mit in die Artikelstammverwaltung integriert.
Die Zugriffsmöglichkeiten auf den Artikelstamm sind vielseitig. Es kann z.B. über Materialnummer, Identifikationsnummer, Matchcode-Begriff, Zeichnungsnummer, Sachmerkmale, Abmessung, EAN-Nummer und Kunden- oder Lieferantenartikelnummer zugegriffen werden.
Voraussetzung ist, dass der Anwender all diese Datenfelder pflegt. Wird bei einem Anwender mit mehr als einem Zugriffsweg gearbeitet, kann pro Sachbearbeiter festgelegt werden, mit welchen Identifikationsbegriffen er arbeitet. Sind mehrere oder alle Möglichkeiten ausgewählt, so wird die Reihenfolge des Zugriffs über Tabelle festgelegt.
Jeder Artikelstammsatz kann mit vier 30-stelligen Bezeichnungszeilen versehen werden. Hierbei handelt es sich um den 'externen Text'. Diese Textzeilen können über eine verschlüsselte Materialnummer automatisch generiert werden. Der Anwender entscheidet, ob er mit dieser Möglichkeit arbeiten möchte. Dies setzt jedoch Materialnummernpflicht und festgelegte Normierung der Materialnummer voraus. Außerdem kann ein interner Text (einzeilig) und eine Kurzbezeichnung hinterlegt werden.
Die Texte können in beliebige Sprachen übersetzt und hinterlegt werden. Vorhandene Fremdsprachentexte werden auf externen Belegen gedruckt, wenn der Beleg in einer Fremdsprache gewählt wurde.
Die Standardbezeichnung kann durch Zusatztexte, z.B. technische Beschreibungen ergänzt werden. Auch hier ist Mehrsprachigkeit gegeben. Die Zusatztexte können übergreifend (für alle Module geltend) oder modulspezifisch hinterlegt werden. Dadurch können gezielt Verkaufs-, Einkaufs- oder Produktionstexte geschrieben werden. Die Texte sind mit unterschiedlichen Steuerungen. So kann festgelegt werden, wo Texte gedruckt oder angezeigt werden sollen, z.B.:

• Interner Text für interne Belege u. Belegkopien
• Externer Text für Belegdruck (Bestellung)
• Karteikarten zur Anzeige bei Dialogprogrammen als Hinweis für den Sachbearbeiter

Im nachfolgenden Kapitel wird noch auf die für das Modul Einkauf relevanten Datenfelder des Artikelstamms eingegangen. Alle weiteren Felder werden in diesem Handbuch nicht berücksichtigt, da diese dort beschrieben werden, wo sie Anwendung finden.

Anwenderspezifische Artikelstammdaten

In früheren Versionen lieferten wir für Ihre eigenen Artikelstammfelder, die in oxaion nicht vorgesehen sind, eine Datenbank UTLNKP und ein Verwaltungsprogramm US11601R aus. Die kundenspezifischen Felder sind wie bei anderen Modifikationen direkt in der Datei, in diesem Fall UTLSTP, vorzunehmen.

Artikelstamm und Modul Einkauf

Der Artikelstamm stellt zusammen mit dem Lieferantenstamm die erforderlichen Werte für den Lieferantenartikelstamm zur Verfügung.
Ein Artikelstammsatz ist für die Bestellerfassung zwingend erforderlich. Einmalartikel können direkt aus der Bestellerfassung heraus hinterlegt werden, indem man bei der Erfassung der Bestellposition das Kennzeichen für Einmalartikel ( Firmenstamm) angibt, es erfolgt dann eine automatische Verzweigung in die Artikelstammverwaltung mit automatischer Vergabe einer Artikelnummer (diese enthält unter anderem die Bestell- und Positionsnummer)
Die folgende Erläuterung der für Einkauf relevanten Datenfelder nimmt Bezug auf die Masken des Verwaltungsprogramms des Artikelstamms, da hier thematisch zusammengehörende Daten in den einzelnen Masken verwaltet werden. Die Zuordnung der Datenfelder auf den aufgeführten Masken entspricht der Auslieferungsumgebung der oxaion gmbh. Diese lassen sich jedoch verschieben.
In der Maske Preise des Artikelstammverwaltungsprogramms können Preis und preisrelevante Datenfelder angezeigt bzw. verwaltet werden. Der Durchschnittspreis wird durch die Lagerzugangsbuchungen des Wareneingangs fortgeschrieben.
Die Artikelidentifikation für die Preisfindung spielt sowohl für den Einkauf als auch für den Verkauf eine Rolle. Mit der hier hinterlegten Artikelnummer wird die Preisermittlung durchgeführt. Außerdem werden hier der letzte, der niedrigste und der höchste Einkaufspreis des laufenden als auch des Vorjahres angezeigt. Zum niedrigsten und höchsten Einkaufspreis wird jeweils die dazugehörende Belegnummer ausgewiesen.
Die Maske Mengen enthält die Mengeneinheiten mit den jeweiligen Umrechnungsfaktoren. Für jeden Artikel muss mindestens die Mengeneinheit 1 angegeben sein. Diese Einheit gilt als die lagerführende Mengeneinheit. Über die lagerführende Mengeneinheit hinaus können bis zu vier weitere Mengeneinheiten hinterlegt werden. Zu diesen Mengeneinheiten muss dann zwingend ein Umrechnungsfaktor zur lagerführenden Einheit mit angegeben werden. Eine Bestellung kann in jeder hier hinterlegten Mengeneinheit getätigt werden. Die Lagerzubuchung und Bestandsführung erfolgt jeweils in der lagerführenden Einheit.
In der Maske Lager sind Informationen für die Lagerführung zusammengefasst. Der hier hinterlegte Stammlagerort wird bei der Bestellerfassung als Unterlassungswert für den Wareneingang mit übernommen. Er kann bei der Eingabe des Wareneingangs individuell überschrieben werden. Dasselbe gilt für den Stammlagerplatz.
Das Kennzeichen 'Bestandsführung' regelt generell, ob Zu- und Abbuchungen bei Lagerbewegungen durchgeführt werden. Ist dies nicht markiert, erfolgt auch keine Disposition für den Artikel.
Ist ein Artikel in dieser Maske als chargenpflichtig definiert, so fordert das Wareneingangsprogramm bei der Erfassung die Eingabe einer Chargennummer.
Neben der Angabe der Chargenpflicht kann hier ein Artikel auch als seriennummernpflichtig gekennzeichnet werden. In diesem Fall muss beim Wareneingang eine Seriennummer zugeordnet werden.
Die Maske Einkauf enthält nur für den Einkauf relevante Daten. Der Artikel kann Rabatt-, Bonus- und Zuschlagsklassen zugeordnet werden. Diese Werte spielen bei der Bestellerfassung und generierung eine Rolle, wenn die automatische Rabatt und Zuschlagsermittlung durchgeführt wird. Gelten für mehrere Artikel identische Rabatt- oder Bonusvereinbarungen, so werden diese zu den entsprechenden Klassen zusammengefasst. Die Hinterlegung dieser Zu- und Abschläge erfolgt dann zu den jeweiligen Klassen und nicht zum einzelnen Artikel.
Das Kennzeichen 'Überlieferung' steuert bei der Wareneingangsbuchung, ob und in welcher Höhe eine Überlieferung erlaubt ist. In Tabelle FRD391 kann der Anwender die Kennzeichen mit dazugehörigen Prozentsätzen frei pflegen. Der Prozentsatz '999' steht für unbegrenzte Überlieferung. Unbegrenzte Überlieferung ist auch erlaubt, wenn beim Artikelstamm keine Angaben gemacht wurden, das Datenfeld also leer ist. Bei Prozentsatz '000' ist keine Überlieferung zulässig. Über die Kennwortverwaltung kann einem Sachbearbeiter erlaubt werden, das Überlieferungsverbot aus dem Artikelstamm zu übergehen.
Außerdem kann in dieser Maske ein Kennzeichen für die Qualitätssicherung hinterlegt werden. Das Kennzeichen wird gegen Tabelle FRD541 geprüft. Auch diese Tabelle wird vom Anwender frei gepflegt. Über dieses Kennzeichen wird gesteuert, ob ein Wareneingang in ein QS-Lager zwischengebucht wird. Zu diesem Kennzeichen kann ein spezieller QS-Text hinterlegt werden. Dieser wird auf dem Wareneingangsbeleg gedruckt.
Das Kennzeichen 'Skontierfähig' sagt aus, ob die Materialposition grundsätzlich skontierfähig ist. Ist 'N' (Nein) angegeben, wird die Materialposition bei der späteren Skontoermittlung nicht berücksichtigt.
In diesem Zusammenhang sei auch auf die Funktion des Skontovorwegabzuges und der diesbezüglichen Dokumentation. Diese Funktion unterstellt eine Skontierbarkeit des gesamten Bestellwertes.
Weiterhin werden auf dieser Maske zur Information das Datum der letzten Lieferung und der Lieferant angezeigt, von dem diese Lieferung erfolgte.
Die Maske Einkauf/Verkauf enthält Steuerkennzeichen für Einkauf und Verkauf. Die wichtigste Rolle spielt hier das Feld 'Warengruppe' für die spätere Ermittlung der Mehrwertsteuer. Dieses Kennzeichen wird gegen Tabelle FRD176 geprüft. Hierüber wird gesteuert, ob der Artikel der vollen Mehrwertsteuer unterliegt oder nur einen Teil hiervon. Beispiel: 19% ab 1.1.06 voller Satz, für Zeitschriften oder bestimmte Lebensmittel jedoch nur 7%.
Die restlichen Informationen sind für Zollbuchungen und die Intra-Warenstatistik vorgesehen.
Die Lasche Kostenrechnung enthält Daten für die Kostenrechnung. Über die Kontengruppe in dieser Lasche erfolgt die Zuordnung eines Sachkontos.
Die Lasche Lagerumschlag hat informativen Charakter. Die wichtigsten Zahlen des Lagerumschlages werden kumulativ angezeigt. Hierzu gehören unter anderem Wert, Preis und Menge der letzten Bestellung und die kumulierten Zugänge aus dem Einkauf.
In der Lasche Bestände werden die vorhandenen Bestände angezeigt. Dies ist auf jeden Fall der Lagerbestand und der dazugehörende Wert und - bezogen auf den Einkauf - der offene Bestellbestand.
Die Lasche Freigabe enthält Freigabekennzeichen. Es ist möglich, einen Artikelstammsatz über diese Kennzeichen für einzelne Verarbeitungsschritte in den verschiedensten Modulen zu sperren. Bezogen auf den Einkauf gibt es Freigabekennzeichen für die Bestellerfassung und den Wareneingang. Solange dies nicht markiert ist, kann der entsprechende Vorgang für den Artikel nicht durchgeführt werden.
Die Laschen Dispo1 („Dispositionsdaten Teil 1"), Dispo2 und Dispo3 sind für Dispositionsdaten vorgesehen. Die Daten dieser Laschen steuern, ob über das Modul Disposition automatisch Bestellvorschläge für den Einkauf erzeugt werden, sowie zu welchem Zeitpunkt und in welcher Höhe dies geschehen soll. Die Laschen werden über einen Knoten des Artikelstamm-Programms aufgerufen.
Alle weiteren Laschen bzw. Daten sind lediglich für die sonstigen oxaion Module von Bedeutung. Die diesbezüglichen Informationen finden sich in den Handbüchern der betreffenden Fachgebiete.

Betriebsmittelstamm

Die Erfassung des Betriebsmittelstamms ist über einen Knoten direkt an die Erfassung des Artikelstamms gekoppelt. Ein Betriebsmittel ist ein üblicher Artikelstammsatz mit dem Zusatz 'Betriebsmittelstamm'. Dieser nimmt die für Betriebsmittel erforderlichen Informationen und Zusatzdaten auf.
Die Artikelgruppe (US12900R), die dem Artikelstammsatz zugeordnet wird, muss die Kennzeichnung 'Betriebsmittel' in der Lasche Default Artikel/Lager erhalten.
Der Betriebsmittelstammsatz ist für den Einkauf dann von Bedeutung, wenn mit einem Lieferanten eine Werkzeugamortisation vereinbart wurde und automatisch abgewickelt werden soll. Das Kapitel 'Zusatzfunktionen/Werkzeugamortisation' enthält hierzu nähere Ausführungen.

Lieferantenartikelstamm (EK10200R)

Allgemeines

Der Lieferantenartikelstamm enthält Informationen und Daten über einen Artikel und einen Lieferanten pro Stammsatz. Bevor ein Lieferantenartikelstammsatz erfasst oder gepflegt werden kann, müssen Lieferantenstamm und Artikelstammsatz hierfür angelegt worden sein.
Wird für einen Lieferanten und einen Artikel eine Bestellung eingegeben, so lange der Lieferantenartikelstammsatz noch nicht existiert, wird er in Abhängigkeit des Parameters 07 der Tabelle VRLE20 automatisch erstellt. Soll ein Lieferantenartikelstammsatz angelegt werden, sind weitere Steuerungsmöglichkeiten in der Tabelle FRD014 (Steuerung in Abhängigkeit des Belegkennzeichens) und der Tabelle VRLE03 die steuert, ob bei Einmalartikeln ein Lieferantenartikelstammsatz angelegt werden soll. Als Unterlassungswerte werden die Daten aus dem Artikelstamm und dem Lieferantenstamm eingestellt.
Es wird in einem Feld protokolliert, wie ein Lieferantenartikelstammsatz angelegt wurde (angezeigt in der Lasche Bestell-/Lieferdaten. Folgende Quellen gibt es:

• B = Aus Bestellung
• M = Aus manuelle Anlage
• P = Aus Preislistenanlage

Das Lieferantenkennzeichen wird bei der Anlage aus dem Lieferantenstammsatz übernommen bzw. bei manueller Anlage vorgeschlagen. Soll nun für einen Artikel ein zweiter Lieferant mit Lieferantenkennzeichen 1 (= bevorzugter Lieferant; Stammlieferant; Standardlieferant ) angelegt werden., so kann durch eine entsprechende Einstellung des Parameters 8 der VRLE20 und der Parameter 6 und 8 der Tabelle VRLE21 eine Eindeutigkeit der Lieferantenkennung ‚1' erreicht werden und entweder der zuerst angelegte bevorzugter Lieferant bleiben oder der neu angelegte zum bevorzugten Lieferanten werden.
Ist der Vorlaufparameter der Rechnungsprüfung entsprechend eingestellt, so erfolgt eine regelmäßige Aktualisierung des Stammsatzes mit dem letzten geprüften Preis, falls Parameter 10 der Tabelle VRLE20 nicht die Ausprägung ‚1' besitzt.
Generell gilt bei der täglichen Verarbeitung, dass Informationen aus dem Lieferantenartikelstamm höhere Priorität haben, als solche aus dem Lieferanten- und Artikelstamm, da die dort hinterlegten Daten spezieller sind. Dies gilt besonders, wenn sie individuell nachgepflegt wurden.
Die Dispositionsprogramme ermitteln aus dem Lieferantenartikelstamm den Standardlieferanten. Die Suche erfolgt mit der Artikelnummer, übernommen wird der Lieferantenartikelstammsatz, der als Lieferantenkennzeichen das Kennzeichen '1' (festgelegt für Standardlieferant) aufweist.
Auch die Informationen des Lieferantenartikelstamms werden zu folgenden Gruppen zusammengefasst:

• Kennziffern
• Preisdaten
• Bestellwerte-/mengen, Beistellinformationen
• Daten für INTRASTAT und Lieferantenerklärung
• Umsatzstatistik
• Bestell-/Lieferungsdaten
• Stammsatzhistorie

Kennziffern

Zu den Kennziffern gehören z.B. die Datenfelder 'Mahnkennzeichen' und 'Lieferantenkennzeichen'. Beide werden als Vorschlagswert aus dem vorhandenen Lieferantenstammsatz eingestellt und können überschrieben werden.
Weiterhin kann eine Lieferantenartikelidentifikation hinterlegt werden. Ist diese vorhanden, so wird sie automatisch zu der eigenen Identifikationsnummer auf den Bestellbelegen gedruckt. Über die Lieferantenartikelnummer kann auch die eigene Artikelnummer über das Artikelsuchverfahren ermittelt werden.
Zu der lieferanteneigenen Artikelnummer kann auch die Lieferantenbezeichnung des Artikels geführt werden. Hier sind vier Zeilen mit je 30 Stellen möglich. Eine vorhandene Lieferantenbezeichnung wird generell auf externen Belegen gedruckt, der Druck der eigenen Bezeichnung entfällt in einem solchen Fall. Eingaben in den Bezeichnungsfeldern im Lieferantenartikelstammsatz sollen jedoch nur dann vorgenommen werden, wenn diese tatsächlich von der eigenen Bezeichnung abweichen.
Existiert mit einem Lieferanten für einen Artikel eine Vereinbarung über eine Werkzeugamortisation, muss die Betriebsmittelnummer, die diese Vereinbarung enthält, hier im Lieferantenartikelstamm hinterlegt werden. Nur dann erfolgt die automatische Berechnung, wenn der Artikel bestellt wird.
Die vorhandenen Datenfelder 'Zeichnungsnummer', 'Zeichnungsdatum' und 'Zeichnungsformat' haben nur informativen Charakter.
 

Preisdaten

Es besteht die Möglichkeit, für einen Lieferantenartikelstamm Preislisten und/oder Preise zu hinterlegen und diese mit einem 'Gültigkeitsdatum ab' zu versehen. Soll eine Preisliste hinterlegt werden, so muss diese vorher in der Preisdatei angelegt worden sein. Das 'Gültigkeitsdatum ab' für die Preisliste muss sich im Gültigkeitszeitraum der Preisliste bewegen.
Wird kein spezielles 'Gültigkeitsdatum ab' für die Preisliste eingegeben, so gilt das Datum der Preisliste.
Außer der Preisliste kann ein Brutto- und Nettopreis hinterlegt werden. Auch hierzu wird ein Gültigkeitsdatum ab angegeben. Zu dem Preis ist jeweils eine Mengeneinheit und Preisdimension anzugeben. Ob für die Preisfindung der Brutto- oder Nettopreis maßgebend ist, wird in Tabelle FRD106 über Parameter 02 gesteuert.
Die beiden Preisfelder werden bei der Übergabe der Rechnungen an die Finanzbuchhaltung automatisch fortgeschrieben, wenn die Vorlauftabelle der Rechnungsprüfung entsprechend eingestellt ist.
Um sowohl Preislisten als auch Preise im Voraus - also vor dem neuen Gültigkeitsdatum - eingeben zu können, sind jeweils die Felder 'Preisliste' und 'Preis Brutto/Netto' als 'neu' und 'alt' vorhanden.
Ob und welche Preisdaten bei der automatischen Preisermittlung aus dem Lieferantenartikelstamm herangezogen werden, entscheidet das hinterlegte Preisfindungsverfahren.

Lieferantenartikelsachmerkmale

Diese Funktion ist in oxaion open nicht verfügbar.
Für eine Kombination Lieferant-Artikel können in diesem Programm spezielle Sachmerkmale und Sachmerkmalsausprägungen hinterlegt werden. Diese können in der Bestellverwaltung über die Funktion „Sachmerkmale" zusätzlich zu den Sachmerkmalen des Artikelstammes angezogen werden. Dadurch kann der Erfassungsaufwand für Sachmerkmale stark vereinfacht werden, in dem die häufig bestellten Sachmerkmalsausprägungen und zusätzliche Sachmerkmale lieferantenspezifisch hinterlegt werden.

Bestellwerte-/Mengen

Pro Lieferantenartikelstammsatz können folgende Daten eingegeben werden:

Daten für INTRASTAT und Lieferantenerklärung

Für die INTRASTAT-Warenmeldung der EG können hier das Herstellungsland hinterlegt werden. Es wird beim Wareneingang als Unterlassungswert eingestellt.
Außerdem kann hinterlegt werden, ob für diesen Lieferantenartikel eine Lieferantenerklärung abgegeben wurde.

Umsatzstatistik

Hier werden Daten wie 'Wert- und mengenmäßige Umsatzzahlen des laufenden und des Vorjahres' sowie die 'bonusfähigen Umsätze' über diesen Artikel bei diesem Lieferanten gespeichert und angezeigt. Die Gutschriften des laufenden und Vorjahres werden als Wert gespeichert, die Zugänge aus Einkauf in der lagerführenden Mengeneinheit. Ausgewiesen werden außerdem die jeweils offene Bestellmenge und der dazugehörende Wert.

Bestell-/Lieferungsdaten

Unter dieser Gruppe werden Informationen wie Preis, Datum und Menge der letzten Bestellung und analog dazu die Daten der letzten Lieferung festgehalten. Die Daten der letzten Lieferung kommen aus dem Wareneingang und können über eine Änderung der Preise in der Rechnungsprüfung durch die Übergabe der Rechnungen an die Finanzbuchhaltung korrigiert werden.

Beistellinformationen

Ist für die Beschaffung des Artikels vom Lieferanten die Beistellung benötigter Materialien durch den Käufer vorgesehen so ist dies im Lieferantenartikelstamm entsprechend zu kennzeichnen (das Datenfeld LFBSTL hat Ausprägung ‚J').
Die Festlegung der beizustellenden Materialien erfolgt im vorgelagerten Vorgang, falls die Bestellung aus der Fertigung oder aus einem Projekt initiiert wurde. Falls die Bestellung nachfragerneutral durch die Disposition erzeugt oder manuell erfasst wurde kann das Beistellmaterial in einer Stückliste zum zu beschaffenden Artikel, oder im Lieferantenartikelstamm des zu beschaffenden Artikels (1:1 Beistellung ; externe Bearbeitung) dort kann auch der Mengenfaktor wie viel Material zur Beschaffung einer Einheit des Kaufartikels benötigt wird und die Zeitspanne die der Lieferant zur Bearbeitung des Beistellmateriales benötigt hinterlegt werden.

Stammsatzhistorie

Die Stammsatzhistorie gibt Auskunft, wann dieser Stammsatz erstmals im System angelegt wurde und wann von welchem Sachbearbeiter letztmals Änderungen durchgeführt wurden. Hier wird auch die Quelle des Satzes angezeigt.

Preise im Lieferantenartikelstamm ändern (EK10210R)

Wird mit Preisen im Lieferantenartikelstamm gearbeitet, kann bei prozentualen Preisänderungen, die in gleicher Weise für mehrere Artikel oder Lieferanten gelten, das zur Verfügung stehende Programm zum Ändern der Preise verwendet werden.
In der Startmaske dieses Programms wird angegeben, für welche Lieferanten (Eingabe 'von-bis') und welche Artikel die Preisänderung durchgeführt werden soll. Zusätzlich muss der Änderungsprozentsatz angegeben werden. Bei positiver Eingabe wird von einer Erhöhung, bei negativer Eingabe von einer Minderung der Preise ausgegangen.
Dieser Vorgang kann beliebig oft in Listform durchgeführt werden, ohne dass die Stammsatzdaten verändert werden. Wird eine Änderung (Fortschreibung) des Stammsatzes gewünscht, muss explizit angegeben werden, dass Preise fortgeschrieben werden sollen. Nur dann werden die Dateiwerte physisch verändert.

Verzweigungen aus dem Lieferantenartikelstamm

Aus dem Stammdatenprogramm heraus kann über die „Senden-An-Funktion" in zahlreiche andere Programme verzweigt werden. Dazu zählen z. B.:

• Lieferant verwalten
• Auskunftssystem Einkauf
• Artikelstamm
• Der Zugang zum Zusatztext erfolgt über das Kontextmenü

Als Zusatztexte sind mehrsprachige Texte als Karteikarten, interne Texte oder Texte für den Belegdruck möglich.

• Sonderpreise verwalten
• Konditionen verwalten

Produktgruppenschlüssel

Oftmals benötigt man eine Suchmöglichkeit nach „Wer liefert was". Dazu ist im Artikelstamm der Produktgruppenschlüssel (Haupt- Neben-, Produktgruppe) zu pflegen. Im Lieferantenartikelstamm kann dann eine Selektion getätigt werden, welcher Lieferant Artikel einer bestimmten Gruppe liefert.
Diese Selektion ist auch möglich in diversen Auskunftsprogramm auf Bestellpositionsebene.

Preise

Die Bestellbearbeitung kann generell ohne hinterlegte Preise auskommen. Entweder wird der Preis vom Sachbearbeiter pro Bestellposition jeweils manuell eingegeben, oder die Bestellungen bleiben bis zum Rechnungseingang ohne Preis. Die Bewertung des Wareneingangs erfolgt, im zuletzt genannten Fall, zu dem zum Buchungszeitpunkt vorhandenen Durchschnittspreis des Artikelstammsatzes. Eine unter Umständen erforderliche Korrektur bei Preisabweichungen wird mit der Rechnungsübergabe an die Finanzbuchhaltung durchgeführt.
Wenn immer wieder dieselben Materialien bei bereits bekannten Lieferanten bestellt werden oder mit Lieferanten für bestimmte Zeiträume feste Vereinbarungen getroffen wurden, ist es schneller und fehlerresistenter, wenn auf hinterlegte Preise vom System automatisch zugegriffen werden kann.
Im Modul Einkauf von oxaion besteht die Möglichkeit, an nachfolgenden Stellen Preise zu hinterlegen und auf diese automatisch zuzugreifen:

Die vorhandenen Hinterlegungsmöglichkeiten können alle gleichzeitig genutzt werden. Die Steuerung der Preisfindung lässt zu, dass die Ermittlung pro Lieferant und/oder Artikel individuell erfolgt. Die Preisfindung wird in einem weiteren Unterkapitel noch näher beschrieben.

Preisdatei (US11870R)

In der Preisdatei können Sonderpreise und Preislisten hinterlegt werden. Sowohl für die Sonderpreise als auch innerhalb der Preislisten sind Staffelpreise möglich. Alle Preise werden mit einem Gültigkeitszeitraum und einem Währungsschlüssel versehen.

Staffelpreise in der Preisdatei

Unter einer Preisstaffel werden mengenabhängige Preise verstanden. Eine Preisstaffel kann innerhalb einer Preisliste und innerhalb von Sonderpreisen hinterlegt werden. Sie könnte wie folgt aussehen:

Preislisten in der Preisdatei

Preislisten müssen generell einem Lieferanten zugeordnet werden, d.h. die Preisliste 100 kann sowohl für den Lieferanten 4711 als auch 4713 angelegt werden. Es handelt sich dann um zwei unterschiedliche Preislisten. Jede der Preislisten enthält ihre eigenen, für den jeweiligen Lieferanten relevanten Daten.
Eine Preisliste besteht aus Kopf- und Positionsdaten.
In den Kopfdaten enthält die Preisliste eine Bezeichnung z.B. 'Sommerpreisliste' oder 'Großhandelspreis' etc. und einen Gültigkeitszeitraum 'von-bis'. In den Kopfdaten wird außerdem festgelegt, für welche Währung diese Liste Gültigkeit hat, und ob die hinterlegten Preise bereits Nettopreise sind.
Wird 'Nettopreis' markiert, erfolgt auf Preise, die aus einer solchen Liste ermittelt werden, keine automatische Rabattermittlung mehr.
Die Positionsdaten beinhalten die eigentlichen Preisinformationen. Hierzu gehören:

Es können beliebig viele Artikel - falls erforderlich mit einer Mengenstaffel - eingegeben werden.

Sonderpreise in der Preisdatei

Unter Sonderpreisen werden Preise verstanden, die nicht im Zusammenhang mit einer Preisliste stehen. Diese können für einen Lieferanten oder für einen Artikel hinterlegt werden. Bei einem Lieferanten wird dieser in der Einstiegsmaske angegeben. Dann werden beliebig viele Artikel mit Preisen und Preisstaffeln zugeordnet.
Wird vom Artikel ausgegangen, wird in der Einstiegsmaske die Artikelidentifikation angegeben, und dann werden beliebig viele Lieferanten mit den jeweiligen Preisen oder Preisstaffeln zugeordnet.
Bei Sonderpreisen werden bei jedem einzelnen Positionsdatensatz Währung und die Gültigkeit eingegeben. Kopfdaten sind hier nicht vorhanden.

Preise in der Preisdatei ändern

Das Verwaltungsprogramm für die Preisdatei bietet die Möglichkeit, maschinell Preise über eine komplette Liste oder Teile einer Liste durch Vorgabe des Veränderungssatzes - als absoluter Wert oder Prozentsatz - zu ändern.

Preise und Preislisten kopieren

Mit dem zur Verfügung stehenden Verwaltungsprogramm können Preislisten kopiert werden. Mit dem Kopiervorgang kann gleichzeitig eine Preisänderung und/oder Umrechnung in eine andere Währung erfolgen. Die Umrechnung in eine andere Währung wird zum aktuellen Umrechnungskurs aus der Währungsdatei vorgenommen.

Preisliste generieren

Durch Hinterlegung einer Preislisten-Nummer in Parameter 9 der VRLE20 und der Zuordnung der Preisliste im Lieferantenstamm, kann (Parameter 10 der Tabelle VRLE20 <> 0) eine Fortschreibung der an den Lieferanten gezahlten Preise mit Mengenbezug in die angegebene Preisliste bewirkt werden.

Preise/Preisverfahren ermitteln (US13000R)

Da oxaion die Möglichkeit bietet, die unterschiedlichsten Preise zu speichern und dem Anwender eine möglichst variable Nutzung anbieten möchte, wird die Ermittlung eines Preises über ein vom Anwender zu hinterlegendes Preisverfahren durchgeführt.
Der Anwender kann die Verfahrensdatei für die Preisfindung individuell pflegen, muss dies jedoch nicht. Unterlässt er die besondere Hinterlegung eines Preisverfahrens, so wird die Ermittlung gemäß dem Standardverfahren aus der Tabelle FRD101 durchgeführt. Das Standardverfahren ist das Verfahren mit dem Argument '1' in der Tabelle. Wenigstens dieser Tabellensatz muss vorhanden sein und gepflegt werden.
Generell möglich sind derzeit folgende sechs unterschiedliche Grundverfahren zur Preisermittlung:

Innerhalb des Verfahrens wird festgelegt, ob teilgelieferte und kostenlose Positionen bei der Preisfindung (Staffelpreise) berücksichtigt werden.
Bei dem Verfahren wird auch festgelegt, welches Preisfeld (Durchschnittspreis, letzter Einkaufspreis etc.) aus dem Artikelstamm Verwendung finden soll, sofern ein Preis aus dem Artikelstamm ermittelt wird.
Wichtig ist die Reihenfolge der Preisermittlung, die über die so genannten Preisarten definiert wird. Die Preisarten sind in der Verfahrenstabelle FRD106 definiert und fest vergeben. Derzeit mögliche Preisarten sind:

Innerhalb des Verfahrens sind neun Felder definiert, die von links nach rechts den Preisarten eins bis acht entsprechen. Die Preisart, die zuerst herangezogen werden soll, ist vom Anwender mit einer '1' zu kennzeichnen. Mit einer '2' ist die Preisart zu versehen, die herangezogen werden soll, wenn die mit '1' gekennzeichnete zu keinem Erfolg führte usw.
Sind Preisarten vom Anwender grundsätzlich nicht gepflegt oder zulässig, so sind diese mit '0' zu belegen. Das Programm versucht dann gar nicht erst, diese Preisarten zu ermitteln, wodurch Laufzeiten eingespart werden.
Möchte ein Anwender die Verfahrensdatei nicht nutzen und nur mit der Standardtabelle FRD101 arbeiten, so wird empfohlen, dies nur dann zu tun, wenn das Modul Verkauf aus oxaion nicht aktiv ist. Ist Verkauf aktiv, sollte auf die Direktverwendung der Tabelle verzichtet werden und die Verfahrensdatei mit einem Standardsatz für das Modul Einkauf gepflegt werden. Der Aufwand ist nicht relevant und vermeidet, dass sich Verkauf und Einkauf bei der Preisermittlung gegenseitig einschränken.

In der Verfahrensdatei können für nachfolgend aufgeführte Kriterien Preisfindungsverfahren hinterlegt werden:

• Lieferant und Artikel
• Lieferant und Artikelgruppe
• Lieferant
• Artikelgruppe
• Artikel
• Modul Einkauf

Kann das Preisermittlungsprogramm kein Verfahren in der Verfahrensdatei zu den erwähnten Kriterien finden, so wird das Standardverfahren aus der Tabelle FRD101 angewandt.
Die Preisermittlung erfolgt gemäß dem ermittelten Verfahren unter Berücksichtigung von Bestell- oder Staffelmengen, Gültigkeitszeiträumen und Übereinstimmung der Währung. Das Preisfindungsdatum im Beleg muss innerhalb des Gültigkeitszeitraumes liegen.
Abweichende Mengeneinheiten werden in die Preiseinheit umgerechnet, sofern dies die Mengeneinheiten aus dem Artikelstamm zulassen.
Die Staffelmenge, die zur Ermittlung des Preises herangezogen wurde, gilt auch grundsätzlich für die maschinelle Ermittlung von Konditionen.

 

Konditionen

oxaion im Einkauf kennt drei Konditionsarten:
Rabatte, Boni und interne Zu- und Abschläge.
Jede Konditionsart wird im nachfolgenden kurz beschrieben.
Konditionen können bei der Bestellverwaltung manuell pro Position eingegeben oder durch das Programm zur Konditionsermittlung automatisch herangezogen werden.
Mit dem zur Verfügung stehenden Programm zur Hinterlegung von Konditionen besteht die Möglichkeit, zu folgenden Kriterien Konditionen zu speichern:

• Für die Belegpositionen:
• pro Artikel und Personenkonto
• pro Artikel und Konditionsklasse Personenkonto
• pro Konditionsklasse Artikel und Personenkonto
• pro Konditionsklasse Artikel und Konditionsklasse Personenkonto
• pro Artikel
• pro Konditionsklasse Artikel

Hinterlegt werden können:

• Prozentsatz ohne Einschränkungen auf Brutto/Netto
• Prozentsatz ab Menge auf Brutto/Netto
• Prozentsatz ab Betrag in Währung auf Brutto/Netto
• Betrag pro Mengeneinheit ohne Einschränkung
• Betrag pro Mengeneinheit ab Menge
• Betrag pro Mengeneinheit ab Betrag in Währung
• Für den Beleg:
• pro Lieferant
• Konditionsklasse Lieferant(Personenkonto)
• Hinterlegt werden können:
• Prozentsatz ohne Einschränkungen auf Brutto/Netto
• Prozentsatz ab Menge auf Brutto/Netto
• Prozentsatz ab Betrag in Währung auf Brutto/Netto
• Betrag pro Mengeneinheit ab Menge
• Betrag pro Mengeneinheit ab Betrag in Währung

In Abhängigkeit von Bestellmengen oder Bestellwerten sind Konditionsstaffeln und auch Konditionsfolgen, d.h. additive Konditionen, möglich.
Maximal können bis zu neun Konditionsfolgen zu einer Bestellposition hinterlegt werden. Der Anwender legt im Firmenstammsatz fest, mit wie viel Folgen er maximal arbeitet.
Jede Konditionsfolge kann eine Konditionsstaffel beinhalten. Pro Konditionsfolge kann nur eine Kondition ermittelt werden.
Die hinterlegten Konditionen können zeitlich begrenzt werden, d.h. ist der Gültigkeitszeitraum überschritten, wird die Kondition nicht mehr automatisch herangezogen.
Die zur Preisfindung herangezogene Staffelmenge gilt generell für die Konditionsermittlung.

Rabatte

Diese Konditionsart steht in oxaion für alle Zu- und Abschläge, die sich auf einer Lieferantenrechnung wieder finden. Rabatte (Zu- und Abschläge) können auf eine Artikelposition oder einen Beleg gegeben werden.

Interne Zu- und Abschläge

Interne Zu- und Abschläge dienen dazu, kalkulatorische Kosten in den Warenwert mit einfließen zu lassen. Der interne Wert ist nach außen nicht sichtbar, fließt jedoch in die Ermittlung des Lagerwertes und des Durchschnittspreises mit ein.

Bonus

Für die Ermittlung des Bonus je Lieferant besteht die Möglichkeit, die vereinbarten Bonuskonditionen mit dem Programm der Konditionsverwaltung zu hinterlegen.