Definition

Die Belegverwaltung im Einkauf ermöglicht anhand unterschiedlicher Belegarten, Belastungen und Schnellbelege zu erzeugen, bei denen die Materialbewegungen direkt aus der Belegbearbeitung heraus angestoßen werden und eine explizite Rechnungsprüfung nicht erforderlich ist.

Zu diesen Belegen werden maschinelle Rechnungen erzeugt, welche über die oxaion-Finanzbuchhaltung abgewickelt werden können.

Belastungsarten

Wir unterscheiden 3 Belastungsarten:

• Belastung mit Retoure
• Belastung ohne Retoure
• Retoure ohne Belastung

Belastung mit Retoure

Bei einer Belastung mit Retoure wird Material an den Lieferanten zurückgesandt und hierfür eine Gutschrift eingefordert.

Belastung ohne Retoure

Eine Belastung ohne Retoure fordert eine Lieferantengutschrift ein, ohne dass dieser Material zurückerhält.

Retoure ohne Belastung

Unter einer "Retoure ohne Belastung" versteht man in oxaion die Rückgabe von Ware an den Lieferanten, ohne von diesem dafür eine Gutschrift zu erhalten und demzufolge einen kreditorisch wirksamen Vorgang durchzuführen. Die Ware selbst wird selbstverständlich wert- und mengenmäßig vom Lager abgebucht. Im Regelfall erwartete man eine kostenlose Nachlieferung. 

Belegschnellabwicklung

Die Belegschnellabwicklung in oxaion bietet die Möglichkeit, einen Beschaffungsvorgang abzuwickeln, ohne dafür einen Wareneingang erfassen zu müssen. Dies soll im Wesentlichen die Handhabung von Bareinkäufen erleichtern.

Kostenlose Nachlieferung

Bei einer "kostenlosen Nachlieferung" stellt der Lieferant die Ware dem belieferten Unternehmen nicht in Rechnung. Dies führt, wie bei einer Retoure ohne Belastung, zu keinem kreditorisch wirksamen Vorgang. Die Ware selbst wird wert- und mengenmäßig dem Lager zugebucht und die Veränderung des Bestands analog in der Finanzbuchhaltung ausgewiesen. Die Bewertung erfolgt mit dem Wert des ursprünglichen Beschaffungsvorganges.