Beschreibung

Ausgangssituation

Im Standard gibt es die Möglichkeit ausgehende Belege zu drucken, per Fax und als E-Mail zu versenden.

Anforderung

  • Befreiung von letzter manueller Tätigkeit
  • Kosten für Beleg-Versand reduzieren
  • Papier / Kuvert / Briefmarken
  • Drucker / Toner / Wartung
  • Arbeitszeiten für Drucken, Falzen, Kuvertieren, Frankieren und zur Post bringen

Lösung

Was ist eine E-Post-Businessbox

  • E-Post ist eine Serviceleistung der Deutschen Post
  • E-Post-Businessbox ist eine Hardware der Deutschen Post und wird ins Firmen-Netzwerk eingebunden
  • Versand der Briefe / Dokumente / Belege / Verträge usw.
  • Elektronisch in die E-Post-Fächer des Empfängers
  • Als gedrucktes Papier (herkömmlicher Briefversand)

Grober Ablauf

Was muss der oxaion Kunde tun

  • E-Post-Businessbox bestellen und einrichten
  • E-Post-Businessbox ins Firmen-Netzwerk einbinden
  • E-Post-Netzwerkdrucker auf den Rechnern der User installieren
  • Verzeichnis bzw. E-Post-Drucker für oxaion-Belege definieren
  • Verantwortlichen für die E-Post-Businessbox ernennen
    • Tägliche Überprüfung der Outbox
    • Fehlerhandling

Was muss oxaion tun

  • Belege auf die E-Post-Brief Vorlage anpassen (Sperrbereiche)

         

  • Firmenlogo ohne Transparenzen (JPEG) und 100% Skalierung einbinden
  • Transparenzen in den Print-Belegen aktivieren (Eigenschaften → Opaque → Häkchen raus)


  • Kontrolle der Transparenzen im Beleg im Acrobat-PDF-Reader (Probedruck)
    • Bearbeiten --> Voreinstellungen --> Seitenanzeige --> Transparenzraster anzeigen
    • Grau karierte Darstellung zeigt die Transparenzen an (es darf nichts mehr weiß sein)


  • Ablage der gedruckten PDF-Dokumente definieren und mit dem Druck bestücken

  • E-Post-Businessbox arbeitet asynchron darin befindliche Belege ab und verschickt sie automatisch

  • Alternativ können Belege mit dem E-Post-Drucker verschickt werden (gleicher Effekt)

  • Adressaufbereitung bei Ausländern einrichten (Ländername ausgeschrieben)

 

Voraussetzung

  • Es sind keine dedizierten Systemvoraussetzungen notwendig, die Funktion kann in alle oxaion business solution und oxaion open Release adaptiert werden.
  • Einsatz von oxaion Print.
  • Benötigt wird eine E-Post-Businessbox der Deutschen Post im Firmennetzwerk.

Restriktionen

  • E-Postbrief darf maximal 94 Seiten lang sein
  • E-Postbriefe werden von der Deutschen Post AG nur innerhalb Deutschlands zugestellt

Konfiguration

oxaion

  • Belege auf die E-Post-Brief Vorlage anpassen (Sperrbereiche)
  • Firmenlogo ohne Transparenzen (JPEG) und 100% Skalierung einbinden
  • Transparenzen in den Print-Belegen aktivieren (Eigenschaften --> Opaque --> Häkchen raus)
  • Kontrolle der Transparenzen im Beleg im Acrobat-PDF-Reader (Probedruck)
    • Bearbeiten --> Voreinstellungen --> Seitenanzeige --> Transparenzraster anzeigen
    • Grau karierte Darstellung zeigt die Transparenzen an (es darf nix mehr weiß sein)
  • Ablage der gedruckten PDF-Dokumente definieren und mit dem Druck bestücken
  • E-Post-Businessbox arbeitet asynchron darin befindliche Belege ab und verschickt sie automatisch
  • Alternativ können Belege mit dem E-Post-Drucker verschickt werden (gleicher Effekt)
  • Adressaufbereitung bei Ausländern einrichten (Ländername ausgeschrieben)

Kunde

  • E-Post-Businessbox bestellen und einrichten
  • E-Post-Businessbox ins Firmen-Netzwerk einbinden
  • E-Post-Netzwerkdrucker auf den Rechnern der User installieren
  • Verzeichnis bzw. E-Post-Drucker für oxaion-Belege definieren
  • Verantwortlichen für die E-Post-Businessbox ernennen
  • Tägliche Überprüfung der Outbox
  • Fehlerhandling

Zusätzliche Informationen

E-Post-Vorlage.pdf

rechnung_miete_epost_mit_Transparenzen.pdf

E-Post-Vortrag-CampusFriday_2017.pptx

Modifikationsnummer

Der Einbau der CAPS ist unter der Modifikationsnummer C0015 vorzunehmen.


In Kurzform

Standard

Belegversand in dieser Form möglich

  • E-Mail
  • Fax
  • Brief (Papierform)

CAPS

  • Digitaler Briefversand von jedem Arbeitsplatz, physische Zustellung durch Postboten

  • Einfache Integration in die Unternehmenssoftware

  • Unterstützung für den Versand großer Sendungsmengen (One Click Only)

  • Schnell erreichter ROI

Restriktionen

  • E-Postbrief darf maximal 94 Seiten lang sein
  • E-Postbriefe werden von der Deutschen Post AG nur innerhalb Deutschlands zugestellt
    (weltweiter Versand ist aber möglich, Infos bei der Deutschen Post AG)






  • Keine Stichwörter