Beschreibung

Ausgangssituation

Im Standard gibt es die Möglichkeit ausgehende Belege zu drucken, per Fax und als Email zu versenden.

Anforderung

  • Befreiung von letzter manueller Tätigkeit
  • Kosten für Beleg-Versand reduzieren
  • Papier / Kuvert / Briefmarken
  • Drucker / Toner / Wartung
  • Arbeitszeiten für Drucken, Falzen, Kuvertieren, Frankieren und zur Post bringen

Lösung

Was ist eine E-post-Businessbox

  • E-Post ist eine Serviceleistung der Deutschen Post
  • E-Post-Businessbox ist eine Hardware der Deutschen Post und wird ins Firmen-Netzwerk eingebunden
  • Versand der Briefe / Dokumente / Belege / Verträge usw.
  • Elektronisch in die E-Post-Fächer des Empfängers
  • Als gedrucktes Papier (herkömmlicher Briefversand)

Grober Ablauf

Was muss der oxaion Kunde tun

  • E-Post-Businessbox bestellen und einrichten
  • E-Post-Businessbox ins Firmen-Netzwerk einbinden
  • E-Post-Netzwerkdrucker auf den Rechnern der User installieren
  • Verzeichnis bzw. E-Post-Drucker für oxaion-Belege definieren
  • Verantwortlichen für die E-Post-Businessbox ernennen
    • Tägliche ��berprüfung der Outbox
    • Fehlerhandling

Was muss oxaion tun

  • Belege auf die E-Post-Brief Vorlage anpassen (Sperrbereiche)

         

  • Firmenlogo ohne Transparenzen (JPEG) und 100% Skalierung einbinden
  • Transparenzen in den Print-Belegen aktivieren (Eigenschaften → Opaque → Häkchen raus)


  • Kontrolle der Transparenzen im Beleg im Acrobat-PDF-Reader (Probedruck)
    • Bearbeiten à Voreinstellungen à Seitenanzeige à Transparenzraster anzeigen
    • Grau karierte Darstellung zeigt die Transparenzen an (es darf nichts mehr weiß sein)


  • Ablage der gedruckten PDF-Dokumente definieren und mit dem Druck bestücken

  • E-Post-Businessbox arbeitet asynchron darin befindliche Belege ab und verschickt sie automatisch

  • Alternativ können Belege mit dem E-Post-Drucker verschickt werden (gleicher Effekt)

  • Adressaufbereitung bei Ausländern einrichten (Ländername ausgeschrieben)


Voraussetzung

Es sind keine dedizierten Systemvoraussetzungen notwendig, die Funktion kann in alle oxaion business solution und oxaion open Release adaptiert werden.

Einsatz von oxaion Print.

Benötigt wird eine E-Post-Businessbox der Deutschen Post im Firmennetzwerk.

Restriktionen

  • E-Postbrief darf maximal 94 Seiten lang sein
  • E-Postbriefe werden von der Deutschen Post AG nur innerhalb Deutschlands zugestellt

Konfiguration

oxaion

  • Belege auf die E-Post-Brief Vorlage anpassen (Sperrbereiche)
  • Firmenlogo ohne Transparenzen (JPEG) und 100% Skalierung einbinden
  • Transparenzen in den Print-Belegen aktivieren (Eigenschaften à Opaque à Häkchen raus)
  • Kontrolle der Transparenzen im Beleg im Acrobat-PDF-Reader (Probedruck)
    • Bearbeiten à Voreinstellungen à Seitenanzeige à Transparenzraster anzeigen
    • Grau karierte Darstellung zeigt die Transparenzen an (es darf nix mehr weiß sein)
  • Ablage der gedruckten PDF-Dokumente definieren und mit dem Druck bestücken
  • E-Post-Businessbox arbeitet asynchron darin befindliche Belege ab und verschickt sie automatisch
  • Alternativ können Belege mit dem E-Post-Drucker verschickt werden (gleicher Effekt)
  • Adressaufbereitung bei Ausländern einrichten (Ländername ausgeschrieben)

Kunde

  • E-Post-Businessbox bestellen und einrichten
  • E-Post-Businessbox ins Firmen-Netzwerk einbinden
  • E-Post-Netzwerkdrucker auf den Rechnern der User installieren
  • Verzeichnis bzw. E-Post-Drucker für oxaion-Belege definieren
  • Verantwortlichen für die E-Post-Businessbox ernennen
  • Tägliche Überprüfung der Outbox
  • Fehlerhandling

Zusätzliche Informationen

E-Post-Vorlage.pdf

rechnung_miete_epost_mit_Transparenzen.pdf

E-Post-Vortrag-CampusFriday_2017.pptx

Modifikationsnummer

Der Einbau der CAPS ist unter der Modifikationsnummer C0015 vorzunehmen

In Kurzform

Standard

Belegversand in dieser Form möglich

  • E-Mail
  • Fax
  • Brief (Papierform)

CAPS

  • Digitaler Briefversand von jedem Arbeitsplatz, physische Zustellung durch Postboten

  • Einfache Integration in die Unternehmenssoftware

  • Unterstützung für den Versand großer Sendungsmengen (One Click Only)

  • Schnell erreichter ROI

Restriktionen

  • E-Postbrief darf maximal 94 Seiten lang sein
  • E-Postbriefe werden von der Deutschen Post AG nur innerhalb Deutschlands zugestellt
    (weltweiter Versand ist aber möglich, Infos bei der Deutschen Post AG)






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