Die Abschlüsse haben folgende Funktionen:
- Dokumentation der Buchungen und Journale
- Maschinelle Abstimmung des Abschlusses
- Setzen eines Periodenstatus (beim Perioden- und Jahresabschluss)
Die Abschlüsse haben keine buchenden Funktionen, da bereits mit der asynchronen Verarbeitung die Buchungen in der gesamten Buchhaltung durchgeführt sind.
Ausnahme: Länderfunktionalitäten, in denen durch die Abschlüsse Buchungen erzeugt werden.
Abschlussarten
Es gibt folgende Abschlussarten, die in den nächsten Kapiteln näher beschrieben werden.
- Journallauf: der Journallauf (Tagesabschluss) sollte täglich durchgeführt werden. Es werden neben dem eigentlichen Journal Kontrolllisten erstellt. Bereits journalisierte Bewegungen können kein weiteres Mal journalisiert werden. Der Journallauf kann auf verschiedene Arten aktiviert werden.
- Periodenabschluss: der Periodenabschluss (Monatsabschluss) wird manuell initiiert. Er wird immer über einen Journallauf aktiviert. Durch den Periodenabschluss wird der Periodenstatus gesetzt. Bei Abschluss der letzten Periode eines Wirtschaftsjahres (Periode 12) wird maschinell die Möglichkeit geschaffen in eine Abschlussperiode (13. -15. Periode) zu buchen.
- Jahresabschluss: der Jahresabschluss wird manuell initiiert. Er wird immer über einen Journallauf aktiviert. Es wird zwischen dem vorläufigen und endgültigen Jahresabschluss unterschieden. Der vorläufige Jahresabschluss dient zur Dokumentation der bis zu diesem Zeitpunkt durchgeführten Buchungen. Es wird kein Periodenstatus gesetzt. Der endgültige Jahresabschluss setzt die letzte Periode des Wirtschaftsjahres auf abgeschlossen. Anschließend sind keine Buchungen in dieses Wirtschaftsjahr mehr möglich.