Mit dem 1. Oktober 2013 endet die Übergangsfrist. Anschließend ist die Gelangensbestätigung als Beweismittel bei innergemeinschaftlichen Lieferungen gültig. Es obliegt dem Verkäufer, bei EU-Geschäften zu beweisen, dass die betreffende Lieferung tatsächlich beim Empfänger angekommen ist. Als Beweismittel kann hierzu die Gelangensbestätigung dienen, die der Empfänger unterschreibt, und an den Versender zurücksendet. Der Gesetzgeber stellt hierfür zwar ein Formular zur Verfügung, allerdings unterliegt die Gelangensbestätigung keiner Formvorschrift, solange alle erforderlichen Angaben auf dem Dokument aufgeführt sind oder direkt auf ein anderes Dokument verweisen. Erforderliche Angaben sind:
- Den Namen und Anschrift des Abnehmers
- Menge des Gegenstandes der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung oder auch Bezug zum Lieferschein
- Angabe von Ort und Monat des Erhalts
- Das Ausstellungsdatum der Bestätigung
- Die Unterschrift des Abnehmers
Mit dem BMF-Schreiben vom 29.08.2013 erlaubt der Gesetzgeber auch Sammelbestätigungen. Das heißt, stehen zwei Unternehmen innerhalb der EU in dauerhaften Geschäftsbeziehungen, so muss die Gelangensbestätigung nicht pro Lieferung unterzeichnet werden. Es ist möglich, Lieferungen und Rechnungen innerhalb eines Quartals auf einem Sammelbeleg (mit Verweis auf die Lieferschein- und Rechnungsnummer) zusammenzufassen und als Sammelbeleg bestätigen zu lassen. Im oxaion Vertriebsmodul ist es deshalb möglich, Einzel- oder Sammelbestätigungen auf Basis der Lieferscheine und Rechnungen zu erzeugen und den Eingang dieser Bestätigungen im Lieferschein zu erfassen. Über die Lieferscheinverwaltung lässt sich der Status der Gelangensbestätigungen nachverfolgen und kontrollieren. Abgesehen davon kann auch ein CMR-Frachtbrief als Nachweis des Gelangens der Ware dienen. Unter oxaion open können Gelangensbestätigungsformulare auch im oxaion Servicemodul erstellt, versendet und nachverfolgt werden.