Der Automotive-Vertrieb unterscheidet sich vom herkömmlichen Vertrieb vor allen Dingen in der Verarbeitung der verschiedenen Abrufe und die damit verbundenen Prozesse.

Abrufaufträge verwalten

Mit diesem Programm werden Abrufaufträge verwaltet, die der Hinterlegung von Vereinbarungen mit Kunden über, zu bestimmten Preisen/Konditionen und Terminen, zu liefernde Artikel für den Automotive-Bereich dienen. Es handelt sich bei Abrufaufträgen also um eine spezielle Art von Rahmenaufträgen.
Struktur der Abrufaufträge
Abrufaufträge gliedern sich in einen Kopf und die dazugehörenden Liefer- & ggf. Feinabrufe, optionale Packmittelvorschriften, sowie ggf. Rabatte:

• Der Kopf enthält neben allgemeinen Daten zum Kunden, Artikel und Abschlussvereinbarungen, auch steuernde Angaben für die Disposition, den Versand und die Fakturierung.
• Die Liefer- & Feinabrufe beinhalten die Einteilungen mit den zu liefernden Mengen und Terminen. Diese Daten werden in der Regel per EDI vom Kunden übermittelt, können aber bei Bedarf auch manuell erfasst bzw. bearbeitet werden.
• Die optionalen Packmittelvorschriften legen fest, wie die Ware beim Versand zu verpacken ist. Es kann sie sowohl auf Ebene des Abrufauftrages geben als auch auf Ebene der Liefer-/Feinabrufe, wobei sie in letzterem Fall auch per EDI übermittelt werden können (dabei wird über den entsprechenden Parameter der Tabelle VRLV98 gesteuert, wie die Übernahme erfolgen soll). Maßgebend für den Versand ist immer die Vorschrift auf Ebene des Abrufauftrages.
• Die Rabatte werden nur angezeigt und aus den für den Kunden und den Artikel hinterlegten Konditionen ermittelt. Über eine Transaktion im Kontextmenü des Abrufauftragskopfes können sie jederzeit aktualisiert werden. Darüber hinaus kann über den Schalter Preis-/Konditionsfindung bei Faktura auf der Lasche Preisdaten im Abrufauftragskopf gesteuert werden, ob bei der Rechnungserstellung eine Neuermittlung erfolgen soll.

Die folgendende beispielhafte Beschreibung soll zeigen, wie sich ein Abrufauftrag während seines Lebenszyklus entwickelt. Ein solcher Zyklus hat in der Praxis eine Lebensdauer eines Modells des entsprechenden Herstellers. Unterschieden wird hier noch, ob es sich um einen Abrufauftrag für die Serien- oder Ersatzteilfertigung handelt.
Beispiel: Ein Modell soll 7 Jahre gefertigt und ausgeliefert werden. Ersatzteile dagegen sollen auch noch nach Ende der „Baureihe" gefertigt und ausgeliefert werden. Die Hersteller „garantieren" auch noch viele Jahre nach Ende eines Modells für die Auslieferung von Ersatzteilen. Um dies abzubilden werden 2 Abrufaufträge angelegt. Hintergrund ist noch, dass Artikel aus Ersatzteilabrufaufträgen in kleineren Stückzahlen gefertigt werden und daher evtl. der Aufwand größer, die Kosten höher, die Auslieferung komplizierter und vielleicht die Packmittelvorschrift eine andere ist.
Auch ist es vom Verständnis der verschiedenen Hersteller unterschiedlich, wenn hier von Lieferabrufen (Grobabrufen) und Feinabrufen gesprochen wird. Bei Feinabrufen wird zumeist und bei vielen Herstellern/Kunden der Bedarf für die nähere Zukunft mitgeteilt. Solche EDI-Dateien kommen demnach regelmäßig in kürzeren Abständen (teilweise auch täglich). Der größte Unterschied in der Verarbeitung von Grob- und Feinabrufen besteht in einem weiteren Feld, in das zusätzlich zum Tagesdatum und der Menge noch die genaue Uhrzeit mitgegeben werden kann. So ist es durchaus gängige Praxis, mehrere Abrufe des gleichen Artikels zum Kunden/Werk/Abladestelle am gleichen Tage zu haben. Hintergrund ist, dass vor allem bei den First-Tier-Lieferanten die Artikel immer mit der richtigen Menge am „Band" zu haben. So kann der gleiche Artikel beispielsweise um 06:15 Uhr, um 11:30 Uhr und um 15:00 Uhr angefordert werden. Dieses schlägt sich dann auch genauso in den „Feinabrufen" nieder. Siehe Beispiel in diesem Kapitel.
Manche der Hersteller/Kunden arbeiten allerdings nur mit normalen Lieferabrufen (Grobabrufen) und teilen über diesen Weg ihren Bedarf mit. Diese Art der Kommunikation reicht aus, wenn zu einem Kunden/Werk/Abladestelle/Artikel „nur tageweise" abgerufen werden soll. Ebenso ist es gängige Praxis, dass manche Hersteller/Kunden ausschließlich mit Feinabrufen arbeiten, diese dann vom geplanten Zeitraum bis in die mittlere Zukunft planen.
In oxaion entwickelt sich also mit jeder eingehenden und eingelesenen EDI-Datei der Abrufauftrag weiter. Der „aktuell aktive Lieferabruf" trägt im Beleg selbst immer die höchste Nummer, die mit jedem erfolgreichen Einlesen hochgezählt wird. Alle kleineren Nummern dienen ab diesem Zeitpunkt nur noch als Historie, so dass man auch zum späteren Zeitpunkt noch nachvollziehen kann, wann und wie ein Abruf eingelesen wurde.

In unserem Beispiel können wir erkennen, dass dieser Abrufauftrag (AT17/000003) bereits 3 Lieferabrufe besitzt. Im Vergleich vom höchsten (LA: 3) zum Vorgänger (LA: 2) ist hier bei den Lieferabrufeinteilungen ein Datum weggefallen (ausgeliefert), dafür ein neues Datum/Menge dazugekommen.
Ab dem Zeitpunkt des korrekten Einlesens reagieren alle nachfolgenden Prozesse in oxaion ausschließlich auf die Daten des aktuellen Lieferabrufes (LA: 3). Das bedeutet, dass zum Beispiel die Dispo-, Fertigungs- und Versandprozesse auf Basis der Daten von LA: 3 reagieren.

Beispiel: Lieferabruf (Grobabruf)

• Die Bedarfe werden tage-, wochenweise, etc. abgerufen
• Die Daten des Lieferabrufes (Grobabruf) mit der höchsten Lieferabrufnummer bilden die Basis für die weiteren Prozesse

Beispiel: Lieferabruf + Feinabruf

• Die Daten des Lieferabrufes haben hier informativen Charakter und können zur Planung herangezogen werden
• Die Bedarfe werden tages- + uhrzeitgenau abgerufen / Im Beispiel ist im Lieferabruf die Menge auf den Tag genau hinterlegt, im Feinabruf sind pro Tag und Uhrzeit die Mengen fixiert.
• Eine übergebene PUS-Nummer kann hier auch eingestellt werden und wird an die Folgeprozesse (Entnahmescheine und Ladescheine) weitergegeben.
• Die Daten des Feinabrufs mit der höchsten Feinabrufnummer bilden die Basis für die weiteren Prozesse

Techniker-Info: Abrufaufträge

Abrufaufträge Preis + Konditionen aktualisieren

Da Abrufaufträge zumeist eine „längere Laufzeit" haben ist es sinnvoll, Preise und Konditionen im Auftrag selbst zu aktualisieren. Gerade weil der ein oder andere Kunde die Preise jährlich und im nachhinein anpasst und vorgibt. Hier wird teilweise von sogenannten „Savings" gesprochen.

Auftragsbestandanzeige

Funktionsbeschreibung
Anzeige der aktuell offenen Aufträge

Selektion
Standardmäßig stehen diverse Felder zur Selektion zur Verfügung (Kunde, Artikel, Termin, ...).
Darüber hinaus gibt es noch folgende Optionen mit spezieller Funktion:

• Freien Lagerbestand ermitteln:
  Ist diese Option ausgewählt, wird für jeden Artikel der freie Lagerbestand als zusätzliche Information ermittelt. Da dies Performance-intensiv ist, sollte diese Option mit Bedacht gewählt werden. Zudem ist zu beachten, dass bei der Ermittlung der Menge jede Position für sich geprüft wird, d. h. wenn einen Artikel in mehreren Aufträgen mit identischem Lagerort vorkommt, dann wird als freier Bestand immer derselbe Wert ausgewiesen und nicht bei der Ermittlung für den x-ten Auftrag die Menge der vorhergehenden Aufträge abgezogen.

• Auftragsart
  Auswahl, ob nur Informationen zu Abrufaufträgen oder zu Einzelaufträgen oder zu allen Auftragsarten angezeigt werden.

• Berechnungskennzeichen berücksichtigen
  Diese Option ermöglicht die Auswahl, auf welcher Basis bei Abrufaufträgen die Berechnung der offenen Menge erfolgen soll (siehe auch Kennzeichen Mengenberechnung LA/FA). Die Option Auftrag bedeutet, dass die Berechnung so erfolgt, wie es im Abrufauftrag hinterlegt ist.

• Detaillierungsgrad Abrufaufträge
  Auswahl, ob bei Abrufaufträgen nur ein kumulierter Satz ausgegeben wird oder die einzelnen Liefereinteilungen angezeigt werden.

Selektionsmaske:

Ergebnis:
 

Versandmonitor

Dieses Programm dient dazu, den Versandprozess für zu liefernde Auftragspositionen anzustoßen, indem für diese Entnahmescheine erstellt werden. Dafür werden alle noch offenen und zur Lieferung freigegebenen Auftragspositionen gemäß Selektionsvorgaben (s. u.) aufgelistet. Die zu versendenden Positionen können per Check-Box ausgewählt werden, eine Mengenänderung ist möglich.
Über entsprechende Buttons können dann die ausgewählten Positionen entweder auf einen bestehenden Entnahmeschein übernommen werden oder es kann dafür ein neuer Entnahmeschein erstellt werden. Die zuletzt vergebene Entnahmescheinnummer wird im Kopf des Programms angezeigt. Sie kann geändert werden, wenn Positionen an einen anderen, bereits bestehenden Entnahmeschein angehängt werden sollen.

Selektion:
 
Ergebnis:
 
Nach der Anwahl von entweder: „Auf Entnahmeschein übernehmen" oder „Neuer Entnahmeschein", werden die markierten Versandpositionen übernommen. Die im oberen Teil gezeigte Gewichtsberechnung ermittelt die Gewichte des Materials und der Verpackung und setzt diese ins Verhältnis zu einer Tonnage-Vorgabe, z. B. 24 Tonnen. Angezeigt wird die Differenz des Gesamtgewichtes zur Gewichtsvorgabe. Es entstehen die folgenden Dokumente:

Ergebnis 1: Auslieferungsauftrag ( Versandauftrag )

Ergebnis 2: Entnahmeschein

Entnahmeschein verwalten

• Dieses Programm ist im oxaion-Standardmenü Vertrieb zu finden.
• Entnahmescheine (ES) werden für die Abwicklung von Materialtransaktionen (Aus-, Umlagerungen und Entnahmen) aus den verschiedenen Anwendungsgebieten (Einkauf, Vertrieb, Produktion, Lager) herangezogen. 
• Es werden alle Lagerorganisationen unterstützt, d. h. Sie können Reservierung bzw. Bewegungen für chargenpflichtige Artikel, für lagerplatzpflichtige Lagerorte (passiv chaotisches Lager) und für Lagerorte, die aktiv chaotisch organisiert sind, für Seriennummernpflichtige Artikel und für Artikel mit Bestandsführung inkl. Packmittel durchführen.
• Entnahmescheine bestehen aus Kopfinformationen, zu denen aus den jeweiligen modulspezifischen Anwendungsprogrammen Positionsdaten (Bedarfe) und Unterpositionsdaten (Ressourcen) angelegt werden.
  Bei Bestandsführung inkl. Packmittel kommen noch die entsprechenden Verpackungsinformationen hinzu.
• Die Positionsdaten repräsentieren im Allgemeinen die Bedarfsmengen aus VKS-Positionen oder PPS-Materialpositionen. Auch die PUS-Nummer wird eingetragen.
• Die Unterpositionen repräsentieren die zugeteilten Ressourcen (Chargen-, Lagerplatzbestände).
• Für Artikel, die weder chargenpflichtig noch seriennummernpflichtig sind und auf Lagerorten bewegt werden, die nicht Lagerplatzpflichtig sind, werden keine Unterpositionen angelegt.

Kommissionieren / Kommissionierauftrag zurückmelden

• Dieses Programm ist im oxaion-Standardmenü Vertrieb zu finden.
• Es dient der Rückmeldung eines Kommissionierauftrages.
• Zur Anmeldung werden der Packplatz, die Kommissionierauftragsnummer und die Sachbearbeiterkennung des Rückmeldenden benötigt.
• Anschließend werden die Positionen des Kommissionierauftrags aufgelistet und können rückgemeldet werden.

Kommissionierauftragspositionen verpacken

• Über dieses Programm werden die zurückgemeldeten Kommissionierauftragspositionen verpackt.
• Dazu werden Packstücke erstellt bzw. die Positionen bereits bestehenden, noch nicht abgeschlossenen Packstücken zugeordnet.
• Dabei kann die Menge einer Position auf beliebig viele Packstücke verteilt werden. Eine Verpackung auch wieder storniert werden. 

Packstücke verwalten

• Dieses Programm ist im oxaion-Standardmenü Vertrieb (Versand/Packstücke) zu finden.
• Werden viele Positionen für Verkaufsaufträge oder Projekte im Versand zwischengelagert und ausgeliefert, dann muss ein geordneter Ablauf mit einem Materialfluss zu organisiert werden.
• Die Nutzung der Packstück- und Sendungsverwaltung unterstützt die Arbeiten in den Bereichen Kommissionierung und Versand.
• Über die Auswahl der entsprechenden Option im Kontextmenü des Packstücks, kann ein Lieferschein erstellt werden.

Ladescheine erstellen

Mit der Funktion "Lieferschein erstellen" kann direkt aus dem Entnahmeschein ein Lieferschein, aber auch ein Ladeschein erstellt werden. Hier werden Lieferungen mit gleicher PUS-Nummer auf einen Ladeschein zusammengefasst. Gibt es also beim Ausführen dieser Position noch ein Ladeschein mit gleicher PUS-Nummer, der noch nicht versendet wurde, so soll die Erstellung eines neuen Ladescheins unterbunden werden. Der Lieferschein wird dann genau diesem Ladeschein zugeordnet.

Lieferscheine verwalten

Mit diesem Programm ist es möglich, einen kompletten Auftrag, bestimmte Positionen eines Auftrages oder Teilmengen einer Position zur Lieferung freizugeben.

Pro Lieferung wird ein Lieferscheinkopfsatz angelegt.

Nach der Vergabe der Lieferscheinnummer werden folgende Lieferinformationen abgespeichert:

• Frachtinformationen
• Verpackungsinformationen
• Versandinformationen
• Positionen mit gelieferter Menge