Textbausteine, Standardtextbausteine

Textbausteine können in oxaion sowohl manuell als auch automatisch einem Vorgang zugeordnet werden. Damit die möglicherweise große Anzahl von Textbausteinen gezielt abgerufen werden können, legt man diese am besten mit dem Programm „Textverwendung verwalten" an.
Typische „Vertreter" für solche Textbausteine sind Anschreiben/„Eröffnungstexte" oder kaufmännische Schlussformulierungen.

Musterbeispiel Standardtext für Belege erstellen

Generelles

Mittels der Textverwaltung bietet sich die Möglichkeit, für jedes Anwendungsgebiet mehrere „Eröffnungstexte" als Art Anschreiben zu hinterlegen. Hierzu werden im Programm „Textverwendung verwalten" (US15350) Standardtextbausteine angelegt. Dabei kann nach dem Belegkennzeichen unterschieden werden, da z.B. ein Angebot und ein Auftrag unterschiedliche „Eröffnungstexte" benötigen.

Textbaustein zur automatischen Belegübernahme

Nachfolgend ist ein Beispiel für den Eröffnungstext im Vertrieb beschrieben. Das Belegkennzeichen ist „OV". Der Text soll automatisch bei der Neuanlage eines Angebots im Belegprogramm zur Verfügung stehen.

Über die Steuerkennzeichen wird festgelegt, wo der Text gedruckt werden soll. So kann neben dem „Eröffnungstext" auch eine „kaufmännische Schlussformulierung" sinnvoll sein.
Die Textobjektart muss in Abhängigkeit vom Anwendungsgebiet korrekt zugeordnet werden:

• AUNRART: Vertriebsbeleg (VKS)
• BENRART: Einkaufsbeleg (EKS)
• ATNRART: Serviceauftragsbeleg (SAS)
• IBKZART: Projektbeleg (BIA)
• VRNRART: Servicevertragsbeleg (SAS)

Das Feld Text-Objekt-Id nimmt das gewünschte Belegkennzeichen auf, z.B. „BE" für Bestellung. Die Festlegung der Belegkennzeichen finden Sie in den Verfahrenshandbüchern des jeweiligen Anwendungsgebietes.

Die möglichen Druckzonen bei diesen Belegen sind:

• Anschreiben
• Vor der ersten Position
• Nach der letzten Position
• Am Ende nach allen Informationen

Die Druckzone wird im Textbaustein definiert und kann später im Vorgang aber abgeändert werden.
Da z.B. im Vertrieb neben der Angebotsbestätigung bzw. Auftragsbestätigung weitere Belege existieren, muss in der Drucksteuerung festgelegt werden, welche Belegausgaben betroffen sind.
Beispiel Vertrieb (VKS)

Es können – wie oben bereits ausgeführt -auch mehrere Bausteine definiert werden.

Standardtextbausteine belegneutral anlegen

Für die spätere Zuordnung im Beleg können vorab Standardtextbausteine so angelegt werden, dass sie schnell ermittelt und für den entsprechenden Vorgang dem Beleg zugeordnet werden können.
In der Regel werden Standardtextbausteine als eine Sammlung von Textvorlagen verstanden, die im Einzelfall ausgewählt und belegspezifisch überarbeitet wird. So werden oftmals ergänzende Texte für Funktionsbeschreibungen einer Produktlinie oder die Ausführung der angebotenen Dienstleistungen benötigt.
Mit dem Programm „Textverwendung verwalten" können Sie die Neuanlage eines Standardtextbausteins starten.
Nachfolgend finden Sie als Muster die Beschreibung für das Projektmodul.
Es wird die spätere Verwendung im Beleg bereits „angedacht", damit die Auswahl auf das nötigste beschränkt bleibt.
Dabei wird das Anwendungsgebiet „BIA" festgelegt und die Textobjektart kann nachfolgende Werte annehmen:
Spätere Verwendung:

• BIA IBNR: Auftragskopftext
• BIA PJPM: Projektposition
• BIA PRM_POSI: Projektrechnung Positionen
• BIA PRM_RENR: Projektrechnung Kopf
• BIA TXAA: E-Mail Versand
• BIA WORKFLOW: Workflowposition

Im Beispiel wird ein Standardtextbaustein für die Projektpositionen angelegt.

Das Programm vergibt die „Text-Objekt-Id" also die Textbausteinnummer selbst und setzt an den Anfang der Nummer „STD.".

Hinweise:

• Das Feld „Beschreibung" sollten Sie sinnvoll ergänzen, da Sie später den Standardtextbaustein darüber wiederfinden müssen
• Standardtextbausteine können über die Textobjektart für Projektköpfe („IBNR") oder Projektpositionen („PJPM") bereits klassifiziert werden. Wenn im konkreten Projekt ein Standardtextbaustein ermittelt werden soll, so wird bereits die Suchfunktion gezielt nach sinnvollen Standardtextbausteinen voreingestellt
• Die Drucksteuerung ändern Sie über die Lasche „Steuerkennzeichen" Auf der Lasche können Sie zwei weitere Suchbegriffe eintragen. Sowohl für die „Beschreibung" als auch für die weiteren Suchbegriffe sollten Sie eine unternehmensweite „Normierung" festlegen, damit alle Anwender die Standardtextbausteine auffinden können

Im Abschnitt 5.1 „Textobjektarten verwalten" finden Sie weitere Beispiele für die Anwendungsgebiete Einkauf, Vertrieb und Service und Produktion.

Standardtextbausteine im Beleg zuordnen

Im Beleg wird über das Kontextmenü die Verwaltung von belegspezifischen Zusatztexten angefordert. Das Programm erkennt, an welcher Stelle der Zusatztext gewünscht wird und schränkt den Umfang der auswählbaren Standardtextbausteine bereits ein. Nachfolgend wird als Muster eine Projektposition dargestellt.


Wird dieser Standardtextbaustein zugeordnet und nicht geändert, so wird im Verwendungsnachweis der Beleg mit seiner Nummer hinterlegt.

Hinweis:

• Eine Änderung in der Bausteinverwaltung würde bewirken, dass eine Änderung auch auf den Beleg durchschlagen würde
• Wird der Text jedoch belegspezifisch abgeändert, so hat die Änderung im Standardtextbaustein keinen Einfluss mehr auf den Belegtext

Textbausteine im Beleg zuordnen

Manchmal kann es sinnvoll sein, dass ein Text, der z.B. in einem anderen Anwendungsgebiet oder in einem anderen Beleg erstellt wurde, für den gegenwärtigen Beleg genutzt werden soll. Grundsätzlich wird jeder Text unter einer eindeutigen Bausteinnummer abgespeichert. Es ist dabei egal, ob er als Standardbaustein oder als „freier" Text erfasst wurde.
Im Laufe der Zeit gibt es eine sehr große Anzahl solcher Textbausteine. Wird ein Text mit einer sinnvollen Beschreibung oder einem der freien Suchbegriffe klassifiziert, so kann dieser Baustein ermittelt und zugeordnet werden. Ist die Textbausteinnummer bekannt (z.B. weil Sie die Nummer in einem anderen Beleg ermittelt haben) kann der Textbaustein schnell zugeordnet werden.

Über die Selektion kann die Auflistung weiter eingeschränkt werden.

Auch hier gilt:
Hinweis:

• Eine Änderung in der Bausteinverwaltung würde bewirken, dass eine Änderung auch auf den Beleg durchschlagen würde
• Wird der Text jedoch belegspezifisch abgeändert, so hat die Änderung im Standardtextbaustein keinen Einfluss mehr auf den Belegtext

QS-Texte

QS-Texte werden als Standardtexte für die Anwendung ‚UST' und die Textobjektart ‚QSTEXT' angelegt. Die Text-Objekt-Id entspricht dabei den Argumenten aus der Tabelle FRD541, damit die Zuordnung beim Drucken eines solchen QS-Kennzeichens funktioniert.
Es muss bei der Erfassung darauf geachtet werden, dass die Textverwendung auf ‚Druck' (000) eingestellt ist.

Lieferantenerklärungs-Text

Der Text, welcher beim Druck der Lieferantenerklärung angedruckt wird, wird unter der Anwendung ‚EKS' und der Textobjektart ‚IDNRLINR' erfasst. Die Text-Objekt-Id wird in diesem Fall leer gelassen, damit ein Standardtext erzeugt wird.
Bei der Erfassung ist darauf zu achten, dass die Textverwendung ‚Lieferantenerklärung' (LFE) eingestellt wird, andernfalls kann es vorkommen, dass dieser Text einem Beleg automatisch zugeordnet wird.

ISO-Zertifikat-Texte 

Der Text, welcher für das Anschreiben Zertifikat anfordern (EK10550) angewendet werden, sind bei den Textbausteinen mit Freier Suchbegriff 1 "ZERT" und Freier Suchbegriff 2 "XZER" erfasst. 

Dort finden sich die Texte für die Erstanforderung und die Mahnungen

Mahntexte im Einkauf

Texte, die bei Mahnungen angedruckt werden sollen, werden unter der Anwendung „EKS" und der Textobjektart „MAHNTEXT" erfasst. Die Text-Objekt-Id setzt sich aus der Mahnart und der Mahnstufe zusammen.

• Anfrageanmahnung, 1. Stufe → A1
• Anfrageanmahnung, 2. Stufe → A2
• Anfrageanmahnung, 3. Stufe → A3
• Bestätigungsanmahnung, 1. Stufe → B1
• Bestätigungsanmahnung, 2. Stufe → B2
• Bestätigungsanmahnung 3. Stufe → B3
• Lieferanmahnung, 1. Stufe → L1
• Lieferanmahnung, 2. Stufe → L2
• Lieferanmahnung, 3. Stufe → L3
• Voranmahnung, 1. Stufe → V1
• Voranmahnung, 2. Stufe → V2
• Voranmahnung, 3. Stufe → V3
• Abgangsanmahnung, 1. Stufe → H1
• Abgangsanmahnung, 2. Stufe → H2
• Abgangsanmahnung, 3. Stufe → H3

Textbausteine in der Finanzbuchhaltung

Für Mahntexte, die als Zahlungserinnerung an Personenkonten gehen sollen, sowie für die Saldenbestätigung können allgemeine Textbausteine hinterlegt werden. Der Textbaustein wird unter dem Anwendungsgebiet „FBU" und Textobjektart „MAHNTEXT" bzw. „SLDBEST" erfasst.
Die Textobjekt-Id. nimmt im Falle des Mahntextes die Mahnstufe auf.

Komplettlieferung

Solange ein Auftrag mit dem Kennzeichen „Komplettlieferung" noch nicht vollständig geliefert ist, enthalten Lieferscheine die gedruckt werden keine Positionen sondern nur einen Hinweistext. Dieser Text hat als Kennzeichen die Anwendung „VKS", die Textobjektart „LFNR" und die Text-Objekt-Id „Komplettlieferung".

Vertragskündigung Service

Bei Wartungsverträgen im Service kann bei Kündigungen ein Kündigungsgrund mit gegeben werden und ein Kündigungsschreiben gedruckt werden. Dabei wird für das Kündigungsschreiben anhand des Kündigungsgrundes ein Text ermittelt.
Hierfür ist in der Textbausteinverwendung für jeden Kündigungsgrund eine Textverwendung zu hinterlegen. Dabei ist als Anwendungsgebiet „SAS" und als Textobjektart „FRDKUE" mitzugeben. Im Feld Text-Objekt-Id ist das Argument des Kündigungsgrundes aus der Tabelle FRDKUE anzugeben.
Nachfolgend Beispiele für verschiedene Texte in Abhängigkeit vom Kündigungsgrund:

Dokumente über E-Mail verschicken

In zahlreichen Anwendungen kann z.B. ein Dokument (Word, Excel, PDF, etc) über E-Mail verschickt werden. So könnte eine eingehende Reklamation im „Help Desk" erfasst werden. Möchte man nun dem Kunden einen Retourenbeleg (RMA), bei dem die Problemmeldung näher beschrieben werden soll, zukommen lassen, so kann das Dokument mit einem Baustein versehen werden.

Die Standardtextbausteinnummer wird in der Textverwendung unter der Textobjektart „TXAA" und dem entsprechenden Anwendungsgebiet hinterlegt.
Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für solche Standardtextbausteine:

Beleg über E-Mail versenden

In zahlreichen Anwendungen kann der Vorgangsbeleg anstatt als Papierausdruck auch als PDF-Datei für den E-Mailversand ausgegeben werden. Damit die E-Mail nicht nur aus dem Anhang besteht, kann automatisch ein Anschreiben hinzugefügt werden.
Hierzu können Kundenspezifische Texte hinterlegt werden. Um die Teste in der E-Mail zu verwenden, muss das Kennzeichen „Anschreiben E-Mail/Fax" entsprechend ausgewählt werden.
Nachfolgende ein Beispiel für die Definition, welcher Textbaustein beim Versenden einer Auftragsbestätigung per E-Mail verwendet werden soll.

Verwendung von Variablen

Variablen in Textbausteinen

Nur bei der Verwendung eines Textes als Drucktext können „fixe Variablen" verwendet werden, welche zum Druck des Beleges gegen den eigentlichen Inhalt ausgetauscht werden. Für Karteikarten und Notizen steht diese Funktion nicht zur Verfügung.
Als Variablen können jeweils die Inhalte der Felder aus der Belegerfassungsmaske verwendet werden. Hierzu kann mittels „ALT" + „rechter Maustaste" und Auswahl von „Feldinformationen anzeigen" der „Feldname" ermittelt werden. Dieser Feldname kann als &VAR(Feldname) im Text verwendet werden.
Beispiel
Wenn innerhalb des Belegkopftextes die Kundenbestellnummer in den Text eingefügt werden soll, kann die Variable wie oben beschrieben ermittelt werden.

Anschließend wird der Feldname angezeigt.

Die Variable wird im Textbaustein wie folgt eingebaut:

Und beim Druck gegen die Kundenbestellnummer aus dem Auftrag getauscht.

Formeln als Variablen

Auch Formeln im Zusammenhang mit Sachmerkmalen können in den Zusatztext eingebunden. Über die Formel wird entschieden, ob und welcher Textabschnitt innerhalb des Zusatztextes gedruckt wird.
Somit können für die Fertigung und den Vertrieb Artikelstammzusatztexte in Abhängigkeit der ausgewählten Sachmerkmale gedruckt werden.
Wenn man eine Formel im Zusatztext hinterlegen möchte, hat das folgenden Aufbau:
&FORM(<Formelkennung>, <Formelidentifikation>, <Text>)
Dabei können im Textfragment wiederum Variablen (siehe oben) enthalten sein.
Beispiel:

In diesem Text wird die Formelkennung ‚P6' aufgerufen und dort die Formelidentifikation ‚0807'. Die Formel liefert lediglich ‚true' oder ‚false' zurück. Nur im Falle von ‚true' wird der mitgegebene Text gedruckt.

Variablen bei DATANORM

Für die Verwendung von Variablen in Textbausteinen bei DATANORM ist das gesonderte Handbuch zu DATANORM zu beachten.

Zolltexte

Für den Andruck von Zolltexten werden im Verkauf für verschiedene Artikel immer die gleichen Grundtexte benötigt. Der Aufbau der Texte unterscheidet sich dabei, nach dem Land, in das die Lieferung geht. Hierfür können entsprechende Texte im Programm „Textverwendung verwalten" angelegt werden.
Hierbei müssen die folgenden Einträge als Schlüsselwerte beachtet werden:

Sobald nun ein Verkaufsauftrag mit dem entsprechenden Belegkennzeichen und der Lieferadresse im entsprechenden Land erzeugt wird, wird der so definierte Text jeder Belegposition automatisch hinzugefügt.
Beispiel:
Bei jeder Materialposition in einem Verkaufsauftrag mit dem Belegkennzeichen AB, soll bei Lieferadresse in England (006) ein Text für den Zoll angedruckt werden. Dieser ist wie folgt zu hinterlegen.

Screenshot mit deutscher Textübersetzung
Die jeweiligen Werte der Variablen werden dann beim Druck durch die korrekten Werte des jeweiligen Artikels automatisch ausgetauscht.

Zolltexte, die Artikelunabhängig angedruckt werden sollen, können über die Textobjektart LANRAUKZKO erfasst werden. Dies funktioniert analog der Positionstexte, wird jedoch nur einmal pro Beleg angedruckt.