PDF-Formulare können von oxaion automatisiert eingelesen werden. Der Vorgang des Einlesens wird dabei über Batch-Jobs gesteuert. Für jeden Formulartyp gibt es einen eigenen Batch-Job, welcher alle PDF-Formulare des jeweiligen Typs einliest, die sich in dem Verzeichnis befinden, das in den Job-Daten spezifiziert wird. Abbildung 14 zeigt den Batch-Job zum Einlesen von Gelangensbestätigungen. In den Job Daten wird dabei in dem Tag folderToScan der Pfad des Verzeichnisses definiert, in welchem sich die einzulesenden Formulare befinden.
Abbildung 14: Batch-Job zum Einlesen von Gelangensbestätigungen.
Im Tag programmForProcessing wird das Programm für den jeweiligen Formulartyp angegeben. Folgende stehen zur Verfügung:
- Gelangensbestätigung: US64301
- Lieferantenerklärung: US64302
Über das Zeitintervall kann gesteuert werden, wann und wie oft der Batch-Job ausgeführt werden soll. Es muss außerdem darauf geachtet werden, dass die richtige Jobwarteschlange sowie die korrekte Firma angegeben sind. Sollen die Gelangensbestätigungen in mehreren Mandanten eingelesen werden, muss der Job in all diesen Mandanten eingerichtet werden.
Erfolgreich eingelesene Formulare werden im Dokumenten-Management-System (DMS) von oxaion abgelegt. Bei der Gelangensbestätigung werden die Formulare im Dokumente-Knoten des zugehörigen Lieferscheins (s. Abbildung 15) abgelegt, bei der Lieferantenerklärung im Geschäftspartner für den entsprechenden Lieferanten.
Abbildung 15: Eingelesene Gelangensbestätigung im Dokumente-Knoten eines Lieferscheins.
Es muss darauf geachtet werden, dass sich in dem Verzeichnis mit den einzulesenden Formularen ein Ordner „Fehler" befindet.
Tritt beim Einlesevorgang ein Fehler auf, wird das Formular in einen Fehler-Ordner des in den Job-Daten angegebenen Verzeichnisses verschoben. Außerdem wird ein Eintrag in der Mailbox erzeugt, der den aufgetretenen Fehler so detailliert wie möglich beschreibt. In Abbildung 16 ist ein derartiger Mailbox-Eintrag zu sehen.
Abbildung 16: Mailbox-Eintrag nach aufgetretenem Fehler beim Einlesen eines PDF-Formulars.