Für die Kostenplanung und die Simulation verschiedener Betriebszustände stehen innerhalb der oxaion-Kostenrechnung Versionen (US12200) zur Verfügung. Diese gehören zu den übergeordneten Stammdaten der gesamten Anwendung, da alle Kostenrechnungsmodule (BAR, BKR und BDR) darauf zurückgreifen. Die Kostenplanung findet also immer in Planversionen statt. Um hier die notwendige Flexibilität zu gewährleisten, können beliebig viele Planversionen erfasst werden. Dadurch kann die Anpassung der Planung an verschiedene Betriebszustände mit unterschiedlichen Beschäftigungsgraden vollzogen werden. Dabei besteht die Möglichkeit, für eine Planversion nur die Bewegungsdaten zu erfassen, während die Stammdaten der Ist-Version mit benutzt werden. Ungeachtet dessen kann allerdings auch mit unterschiedlichen Stammdaten im Ist und im Plan gearbeitet werden. Die Stammdaten können also auch versionsabhängig geführt werden.

Automatischer Versionswechsel

Für Programme, welche nur in einer bestimmten Version aufgerufen werden dürfen, wird im Programm ein automatischer Versionswechsel durchgeführt. Beispielsweise befindet sich der Anwender in der Planversion und möchte die Ist-Umlage aufrufen. Dieser Programmaufruf erfolgt in Zukunft automatisch mit der Ist-Version. Ein manueller Versionswechsel durch den Anwender ist nicht notwendig. Dieser Versionswechsel hat auf danach neu aufgerufene Programme keinen Einfluss, da dieser nur das Programm betrifft, welches die Ist-Version erfordert. Der umgekehrte Fall des automatischen Wechsels in eine Planversion erfordert, dass es nur eine aktive Planversion gibt. Diese aktive Planversion muss auch in den Firmenstamm eingetragen werden, es erfolgt dann ein Versionswechsel in die Planversion aus dem Firmenstamm. Existieren dagegen mehrere aktive Planversionen, wird das Programm mit der Planversion aufgerufen, in welcher der Anwender in der aktuellen Sitzung zuletzt gearbeitet hat. Das Handling der Programme wird dadurch erheblich vereinfacht.

Versionen kopieren/löschen

Mit den Programmen Versionen kopieren und löschen (Kostenstellenrechnung BA70500) und Versionen kopieren und löschen (Kostenträgerrechnung BK70500) können entweder bestehende Daten einer Version gelöscht werden oder es können durch Kopieren Daten aus einer bestehenden Version in eine Planversion kopiert werden.

Nach dem Erfassen einer neuen Version im Versionsstamm der übergreifenden Stammdaten müssen nicht alle Daten für diese Version neu erfasst werden. Hierzu steht dieses Programm zur Verfügung. Es dient also gleichermaßen als machtvolles Hilfsmittel bei der Erstellung von Plandaten. Die Kosten einer neuen Planung können beispielsweise aus den Ist-Daten des Vorjahres oder aus einem weiteren Plan gewonnen werden, ohne dass hierzu ein Erfassungsaufwand notwendig wird.
In der Abrufmaske kann die Version, aus der die Daten kopiert werden sollen und die Version, in die die Daten kopiert werden sollen, angegeben werden. Ferner kann das Jahr, aus dem die zu kopierenden Bewegungsdaten stammen sowie das Wirtschaftsjahr, in das diese Bewegungsdaten kopiert werden sollen, eingegeben werden.
Ob die Daten kopiert oder gelöscht werden sollen, wird über die Verarbeitungsart festgelegt. Das Feld "Ist nach Plan" muss markiert werden, wenn Daten der Ist-Version in eine Planversion kopiert werden sollen.

Versionen löschen

Zum Löschen von Daten einer Version muss diese im Versionsstamm als abgeschlossen gekennzeichnet sein. Die Eingaben in den Feldern "Von" und "Nach" Version' sowie "Von" und "Nach" Jahr müssen übereinstimmen, das heißt es können immer nur die Daten einer Version und eines Jahres gelöscht werden. Die Verarbeitungsart "Löschen" ist zu markieren.

Die Auswahl "Ist nach Plan" darf beim Löschen von Versionsdaten nicht markiert sein.
Im Versionsstamm wird das Feld 'Versionsstatus' maschinell auf 'GE' gesetzt, um die Version als gelöscht zu kennzeichnen.

Das Löschen von Stammdaten ist nur möglich, wenn gleichzeitig auch die Bewegungsdaten gelöscht werden.

Zu den zu löschenden Stammdaten der Kostenstellenrechnung gehören:

• Kostenarten
• Kostenstellen
• Bezugsgrößen
• Ergänzungen zu diesen drei Punkten (abweichende Leistungsabhängigkeiten, direkte Bezugsgrößenzuordnung, abweichende Kostenarten, Kostenstellenplanungsparameter)
• Kostenstellenverdichtungen
• Berichtsdefinitionen (Schemata, BAB-Spalten und -zeilen, Kontenzuordnungen)
• Partielle Kostensätze
• Verrechnungs- und Buchungstabellen
• Zuschläge und Zuschlagsbefreiungen

Zu den zu löschenden Stammdaten der Kostenträgerrechnung gehören:

• Aufträge
• Kostenträger
• Deckungsbeitragsverdichtungen
• Kostenträgerverdichtungen
• Berichtsdefinitionen (Berichtszeilen und -spalten, Kontenzuordnungen)
• Zuschlagsbefreiungen für Aufträge

Selbstverständlich können Stammdaten nur gelöscht werden, wenn die Stammdaten versionsabhängig geführt werden. Falls die Stammdaten der zu löschenden Version auf die einer anderen Version referenzieren, bleiben die Stammdaten der Referenzversion natürlich bestehen.

Die zu löschenden Bewegungsdaten der Kostenstellenrechnung bestehen aus:

• Planbeschäftigungen
• Kalkulationssätzen
• Verrechnungstabellen
• Primär- und Sekundärkosten
• Plandirektvorgaben
• Partiellen Kostensätzen

Die zu löschenden Bewegungsdaten der Kostenträgerrechnung bestehen aus:

• Einzel-, Gemein-, und Statistikkosten sowie Beständen für Aufträge
• Einzel-, Gemein-, und Statistikkosten sowie Beständen für Kostenträgerverdichtungen
• Einzel- und Gemeinkosten für Artikel
• Einzel- und Gemeinkosten für Deckungsbeitragsverdichtungen

Versionen kopieren

Durch die Eingaben "Von" und "Nach" für die Version und das Wirtschaftsjahr wird festgelegt, welche Datensätze wohin zu kopieren sind. Vor dem Kopieren werden alle Bewegungsdaten und Stammdaten, sofern diese versionsabhängig geführt werden, der zu erstellenden Version gelöscht. 
Dazu muss die Version "Nach" bereits angelegt und im Versionsstamm als abgeschlossen gekennzeichnet sein. Die Verarbeitungsart "Kopieren" ist zu markieren.

Da die Bewegungsdaten immer jahresbezogen kopiert werden, ist die Eingabe eines Wirtschaftsjahres erforderlich. Die Stammdaten, die kopiert werden, sind die gleichen, die bereits im Punkt "Versionen löschen" aufgeführt wurden. Das Kopieren der Bewegungsdaten umfasst:

• Beschäftigungen
• Kalkulationssätze
• Verrechnungstabellen
• Primärkosten

Die Primärkosten werden dabei in die Planvorgabedatei kopiert und erst mit der Durchführung einer Verrechnung in die Schnittstelle zur Kostenrechnung gebucht. Bei der Verrechnung werden die Sekundärkosten und die partiellen Kostensätze ohnehin berechnet und abgespeichert, so dass diese im Kopierprogramm nicht berücksichtigt werden.