Kontoauszüge übernehmen
Die Daten der Kontoauszüge müssen aus dem Vorsystem in die jeweiligen Arbeitsdateien gestellt werden.
Es stehen unterschiedliche Typen der Schnittstelle zur Verfügung:
| Typ | Ergebnis |
|---|---|
| Weiterverarbeitungsdateien der Bank im TXT-Format (variabler Aufbau) | Arbeitsdateien FEASZP und FEUSZP |
| TXT-Datei mit Daten im SWIFT-Format MT 940 | Arbeitsdatei FESWFP |
| XML-Datei im Format camt.053 | Die zu konvertierenden XML-Dateien sind in einem Verzeichnis abzulegen. Der Pfad für die Ablage in der Registrierungsdatei zum Eintrag Anwendung FBU, PATH_FOR_EBANKING hinterlegt. Die XML-Dateien werden nach erfolgreicher Konvertierung in die Arbeitsdatei FECAMP übertragen und anschließend in den Unterordner Ablage übertragen |
Die Funktion "Kontoauszüge übernehmen" umfasst mehrere Verarbeitungsschritte:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Kontoauszugsdaten konvertieren | Die Daten aus den Schnittstellendateien werden in die Datenbank übertragen Die Regeln und ggf. die Feldanordnung für die Konvertierung werden aus den Stammdaten des Electronic-Bankings ermittelt. |
| Sach- und Personenkonten zuordnen | Die Zuordnung erfolgt an Hand der Bankverbindung bzw. an den hinterlegten Bankverbindungen im System. |
| Rechnungen suchen und zuordnen | Die Rechnungssuche wird über die hinterlegten Parameter des jeweiligen Geschäftsvorfallcodes der Kontoauszugsposition bzw. der Vorlauftabelle VRLF70 gesteuert. Die Angaben zur Rechnungssuche werden aus den vorhandenen Inhalten der Verwendungszweckzeilen einer Auszugsposition extrahiert. Jede Rechnung, die einer Auszugsposition zugeordnet wird, wird mit den Schlüsselinformationen des Kontoauszugs markiert. |
| Umlaufende Zahlungsträger suchen und zuordnen | Die Suche der umlaufenden Zahlungsträger wird über die hinterlegten Parameter des jeweiligen Geschäftsvorfallcodes der Kontoauszugsposition gesteuert. Alle zusammengehörenden Zahlungsträger, die einer Auszugsposition zugeordnet werden, werden mit den Schlüsselinformationen des Kontoauszugs markiert. |
| Vorkontierung über Textschablonen erstellen | Die Angaben bzgl. der Vorkontierung der Kontoauszugsbuchung werden aus den hinterlegten Werten der Textschablonen über den jeweiligen Geschäftsvorfallcode und den vorhandenen Inhalten der Verwendungszweckzeilen einer Auszugsposition bestimmt. |
| Kontoauszüge prüfen | Es erfolgt eine Prüfung des Kontoauszugs und der Auszugspositionen bzgl. der Konsistenz, der Vollständigkeit und möglicher Abhängigkeiten der Daten. |
| Protokoll erstellen | Es wird eine Druckausgabe zur Ablage und als Kennzeichnung für Ende der Verarbeitung erstellt. |
Kontoauszüge verwalten
Die Einzelpositionen des Kontoauszuges können über diese Funktion angezeigt und geändert werden.
Die verschiedenen Auswahlen bzw. Funktionen werden über eine Baum(Explorer)-Struktur und über das Funktionsmenü zu Verfügung gestellt.
Für einen Kontoauszug stehen diese Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Kontoauszug mit/ohne Protokoll prüfen | Es erfolgt eine Überprüfung des Kontoauszugs und aller der Kontoauszugsposition bzgl. Konsistenz und Vollständigkeit. Nach Beendigung sind die Daten mit einem entsprechenden Status markiert und ggf. wurde ein Protokoll erstellt. |
| Fehlerinformation anzeigen | Über diese Funktion kann der Klartext zu einem Fehlercode des Kontoauszugs angezeigt werden. |
Im Hauptfenster wird, je nach gewähltem Element der Baumstruktur, das entsprechende Format bzw. die Maske zur weiteren Verwaltung angeboten.
- Auflistung der Kontoauszüge
- Auflistung der Auszugspositionen
- Detailformat einer Auszugsposition
In den Detailmasken einer Kontoauszugsposition werden
- die aus der Übernahme konvertierten Informationen
- die aus Konten- u. Rechnungssuche usw. ermittelten Angaben
angezeigt bzw. zur Bearbeitung angeboten.
Für eine Kontoauszugsposition stehen folgende Auswahlen zur Verfügung:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Verwendungszwecke anzeigen | In einem Fenster werden die vorhandenen Verwendungszweckzeilen der Auszugsposition angezeigt. |
| Zuordnungen offene Posten oder umlaufende Zahlungsträger Anzeigen bzw. verwalten | In einem Fenster werden die, der Auszugsposition, bereits zugeordneten offene Posten bzw. umlaufende Zahlungsträger angezeigt. Die Zuordnungen können in diesem Fenster gelöscht oder bei Personenkonten auch nachträglich erfasst werden. |
| Bankverbindung speichern und löschen | Mit diesen Auswahlen können die zusätzlichen, gelernten Bankverbindung gelöscht oder mit einer neuen Zuordnung zu einem Personenkonto gespeichert werden. |
| Fehlerinformation anzeigen | Über diese Funktion kann der Klartext zu einem Fehlercode der Kontoauszugsposition angezeigt werden. |
Kontoauszüge drucken
Es können die übernommenen Kontoauszüge mit den dazugehörigen Einzelpositionen nach verschiedenen Sortierkriterien gedruckt werden.
Bei Ausführung wird eine Druckausgabe erstellt, die je nach Abruf unter anderem folgende Angaben enthält:
- Status der Kontoauszug u. Auszugsposition
- Schlüsselangaben des Kontoauszugs (d.h. Auszugsnummer, Datum u. Bank)
- Anfang- u. Endsaldo
- Geschäftsvorfallcode
- Bankinformationen bzgl. Auftraggeber oder Empfänger
- Betrag und Wertstellung
- Zusatzkontierungen
- Verwendungszweckzeilen
- Informationen bzgl. zugeordneter Rechnungen oder umlaufender Zahlungsträger
Kontoauszüge buchen
Es werden die im Modul "Electronic-Banking" vorhandenen und als fehlerfrei markierten Kontoauszüge in der Finanzbuchhaltung gebucht.
Die zu verarbeitenden Kontoauszüge können bzw. das erforderliche Buchungsdatum muss beim Abruf angegeben werden.
Beim Buchen der Kontoauszüge werden, je nach Parametereinstellungen aus Geschäftsvorfallcode und Vorlauftabelle VRLF70, verschiedene Aktionen ausgeführt:
| Aktionen | Beschreibung |
|---|---|
| A-Cto-Buchung I | in der Auszugsposition ist ein Personenkonto enthalten der Auszugsposition ist keine Rechnung zugeordnet |
| A-Cto-Buchung II | in der Auszugsposition ist ein Personenkonto enthalten der Zahlungsbetrag stimmt nicht mit dem Rechnungsbetrag überein Restbuchungen sind nicht zugelassen |
| Rechnungsausgleich | in der Auszugsposition ist ein Personenkonto enthalten der Auszugsposition ist eine Rechnung zugeordnet der Zahlungsbetrag stimmt mit dem Rechnungsbetrag überein |
| Rechnungsausgleich mit Rest-OP-Bildung | in der Auszugsposition ist ein Personenkonto enthalten der Auszugsposition ist eine Rechnung zugeordnet der Zahlungsbetrag stimmt nicht mit dem Rechnungsbetrag überein Restbuchungen sind zugelassen |
| Auszifferung umlaufende Zahlungsträger | in der Auszugsposition ist ein entsprechendes Bankzwischenkonto enthalten der Auszugsposition sind umlaufende Zahlungsträger zugeordnet |
| Sachkontenbuchung mit/ohne Steuerbuchung | in der Auszugsposition ist ein Sachkonto vorhanden das Sachkonto entspricht nicht einem Zwischenkonto der Bank in der Auszugsposition ist einen entsprechenden Steuerschlüssel enthalten |
| Bebuchung Durchlaufkonto | in der Auszugsposition ist das Zwischenkonto Electronic-Banking der Bank vorhanden; i.d.R. erfolgt diese Buchung immer steuerfrei, es sei denn über die Funktion "Kontoauszüge verwalten" wurde ein abweichender Steuerschlüssel eingestellt. |
Aus den Daten der Aktionen "A-Cto-Buchung" und "Bebuchung Durchlaufkonto" kann optional ein Belegvorschlag für die Dialogbearbeitung, d.h. ein Arbeitsvorrat für zu klärende Positionen, mit dem Programm "Buchen Banken/Geldverkehr" erstellt werden.
Wird während der Verarbeitung ein Fehler festgestellt, wird das auf einem entsprechenden Protokoll vermerkt und u.U. eine Meldung in die zentrale Mailbox abgesetzt.
Wird der Buchungslauf nach der Fehlerbehebung erneut gestartet ( Wiederanlauffunktion), werden alle noch ausstehenden Buchungen der vorherigen Verarbeitung ausgeführt.
Kontoauszüge löschen
Über "Kontoauszüge löschen" (FB60650) ist es möglich die in der Anwendung vorhandenen Kontoauszüge zu löschen.
Für die weitere Verarbeitung muss der Kontoauszug entsprechend über die Bank, die Auszugsnummer und das Auszugsdatum selektiert werden. Es werden alle zu dem Kontoauszug gehörenden Verknüpfungen bzgl. anderer Bewegungsdaten, d.h. Rechnungen u. umlaufende Zahlungsträger, entfernt und die Auszugsdaten aus der Anwendung gelöscht.
Kontoauszüge nachbearbeiten
Die Nachbearbeitung der Kontoauszüge erfolgt über das Programm "Buchen Banken/Geldverkehr" im Menü "Finanzbuchhaltung/Tagesgeschäft".
Die Funktion "Kontoauszüge buchen" erstellt dafür einen entsprechenden Belegstapel, d.h. einen Arbeitsvorrat für die zu klärenden Positionen.
Als zu bebuchende Konten werden entweder das Personenkonto aus der Auszugsposition oder das Sachkonto aus der Tabelle VRLF96 eingestellt. 
Bei der weiteren Bearbeitung dieses Buchungsvorschlags stehen alle Funktionen der manuellen, normalen Bearbeitung im Geldverkehr zur Verfügung. Zusätzlich können bei den generierten Buchungspositionen über spezifische Transaktionen die Verwendungszweckzeilen angezeigt und der Kontentyp, d.h. Personen- oder Sachkonto, gewechselt werden.
Sperrkonzept im Electronic Banking
In der Tabelle VRLF74 steuert der Parameter ‚alle Mandanten verarbeiten' die Verarbeitungsart der Kontoauszugsdaten (mandantenspezifisch/ mandantenübergreifend).
Je nach gewählter Option kann die parallele Verarbeitung von Kontoauszugsdaten wie folgt erfolgen:
- Bei einer mandantenübergreifenden Verarbeitung ist die parallele, manuelle Bearbeitung (Verwalten, Löschen, Buchen) von Kontoauszugsdaten zulässig
- Bei einer mandantenspezifischen Verarbeitung innerhalb verschiedener Mandanten sind alle Verarbeitungsschritte, mit Ausnahme der Abläufe "Daten laden" und "Daten konvertieren", parallel zulässig
- Bei einer mandantenspezifischen Verarbeitung innerhalb des gleichen Mandanten ist nur die parallele, manuelle Bearbeitung eines Kontoauszugs zulässig.