Vorabdisposition

Die Vorabdisposition dient der besseren Planung von so genannten Langläuferartikeln, also Artikeln mit langen Wiederbeschaffungszeiten. Das Problem besteht dahingehend, dass für solche Artikel der Beschaffungsprozess schon eingeleitet werden soll, bevor das dahinter stehende Projekt oder die Stückliste freigegeben bzw. konstruktiv fertig formuliert ist.

Dazu wird nun ein Vorabdispositionsbeleg erfasst. Hinter diesem Beleg verbirgt sich eine Materialliste, die sich auf einen bestimmten Verursacher (Referenzauftragsnummer) bezieht. Diese Referenzauftragsnummer kann sein:

• Ein Projekt
• Eine bestimmte Projektposition
• Ein Verkaufsauftrag
• Eine bestimmte Verkaufsauftragsposition.

Der Einfachheit halber wird im weiteren Verlauf dieser Beschreibung bei Erwähnung der möglichen Verursacher immer nur noch von einem Projekt gesprochen. Auch in der Praxis wird die Vorabdisposition am häufigsten im Zusammenhang mit einem Projekt eingesetzt.

Wird unter einem solchen Vorabdispositionsbeleg eine Materialposition mit der benötigten Menge erfasst, wird sofort im Zuge einer Einzelplanung eine Beschaffungsmaßnahme in Form eines Bestell- oder Fertigungsvorschlags ausgelöst; die Vorabdisposition die Beschaffung über den internen Werksbezug mittels so genannter Transfervorschläge ist aktuell nicht möglich.

Wenn später das hinter dem Vorabdispositionsbeleg stehende Projekt freigegeben wird, werden die tatsächlichen Bedarfe mit den schon laufenden Beschaffungsmaßnahmen aus dem zugehörigen Vorabdispositionsbeleg verrechnet.

Beispiel: Vereinfacht dargestellte Nettoübersicht

Zunächst wird ein Vorabdispositionsbeleg mit einer Materialposition "VD-1" über einen Bedarf von 100 Stück erfasst. Der vom System sofort generierte Bestellvorschlag wird vom zuständigen Sachbearbeiter in eine Bestellung übernommen: 

Nun wird zu einem späteren Zeitpunkt eine Projektposition mit einem Bedarf von 20 Stück für Artikel "VD-1" freigegeben (weitere Bedarfe für Artikel "VD-1" bestehen noch in weiteren Projektpositionen desselben Projekts, die aber noch nicht freigegeben wurden). Danach stellt sich die Nettoübersicht folgendermaßen dar: 

Die freigegebene Projektposition stellt sich also nicht als zusätzliche Nachfrage dar, sondern verrechnete sich mit der Nachfrage aus der Vorabdisposition, die für dieses Projekt angelegt war. Folglich wurde auch kein weiterer Bestellvorschlag ausgelöst.

Erfassung eines Vorabdispositionsbelegs

Ein Vorabdispositionsbeleg besteht aus den Kopfinformationen und einer oder mehreren Materialpositionen und wird mit dem Programm Vorabdisposition (DI23000) verwaltet. Auf Kopfebene wird die Referenzauftragsnummer (Verursacher) hinterlegt, mit der die vorab disponierten Artikel später verrechnet werden sollen. Zusätzlich kann eine Beschreibung und ein Projektschlagwort angegeben werden. 

Zu jeder Materialposition sind die Bedarfsmenge, Bedarfsdatum und Reservierungslager anzugeben. Außerdem können weitere Informationen wie Anforderer, Anforderungsnummer, Projektklassifizierung und bei Kaufartikeln eine Lieferantennummer mitgegeben werden.
Defaultwerte, wie zum Beispiel das Belegkennzeichen des Vorabdispositionsbelegs und weitere Parameter in Zusammenhang mit der Vorabdisposition, sind in der Vorlauftabelle VRLD38 zu pflegen.

Weiterer Ablauf nach Erfassung des Vorabdispositionsbelegs

Für jede erfasste Materialposition des Vorabdispositionsbelegs wird sofort vom System ein Bestell- oder Fertigungsvorschlag über die angegebene Bedarfsmenge generiert. Diese Vorschläge werden vom zuständigen Sachbearbeiter in Bestellungen oder Fertigungsaufträge übernommen, und irgendwann wird die Ware im Zuge eines Wareneingangs beziehungsweise einer Rückmeldung dem Lager zugebucht. Dieser Ablauf erfolgt völlig losgelöst von den Aktivitäten in dem Projekt, das dem Vorabdispositionsbeleg zugeordnet ist.

Ebenso unabhängig vom Status der eingeleiteten Beschaffungsmaßnahmen in der Vorabdisposition werden nun bei Freigabe des Projekts die Mengen aus der Vorabdisposition mit den aktuellen Bedarfen verrechnet. Nur wenn die Nachfrage aus dem Projekt größer als die vorab disponierte Menge ist, wird vom System über die Differenz ein zusätzlicher Bestell- oder Fertigungsvorschlag generiert. 

Im umgekehrten Fall (Nachfrage aus dem Projekt ist kleiner als die vorab beschaffte Menge) wird die Restmenge aus der Vorabdisposition späteren Bedarfen oder nachträglich erhöhten Bedarfen desselben Projekts zugeordnet. Stellt sich heraus, dass zuviel Material vorab disponiert wurde, dann ist die überschüssige Bedarfsmenge über eine Funktion, die auf Kopf- oder Positionsebene in der Vorabdisposition zur Verfügung steht, wieder auszubuchen. Dabei ist es unerheblich, ob die eingeleitete Beschaffungsmaßnahme aus der Vorabdisposition schon zu einem echten Angebot (Bestellung, Fertigungsauftrag) wurde oder gar zu einem Warenzufluss geführt hat. Nur durch das Ausbuchen kann das zuviel beschaffte Material anderweitig verwendet und zur freien Verfügbarkeit auf Lager gelegt werden.

Wird ein Bedarf aus einem Projekt mit einer zugehörigen Beschaffungsmaßnahme der Vorabdisposition verrechnet, so wird vom System eine entsprechende Zuordnung generiert. Diese Zuordnungen werden im Verwaltungsprogramm zur Vorabdisposition unter jeder Materialposition angezeigt. Außerdem wird bei der Materialposition die schon insgesamt zugeteilte Menge aktualisiert und angezeigt. Es ist ratsam nach der Freigabe eines Projekts die zugeteilten Mengen in der Vorabdisposition zu kontrollieren.

Beispiel für die Vorabdisposition

Projekt PXX/0000032 enthält folgende Projektpositionen, die aber noch nicht freigegeben sind:

Es wird ein Vorabdispositionsbeleg mit Belegnummer WXX/0000006 erfasst und obiges Projekt PXX/0000032 (Anwendungsgebiet "BIA") als Referenzauftragsnummer eingetragen. Zu diesem Vorabdispositionsbeleg werden folgende Materialpositionen erfasst:

Nach Erfassung der Materialpositionen werden vom System sofort Vorschläge für VD-1, VD-3 und VD-4 über die entsprechenden Mengen generiert. 

Zu einem späteren Zeitpunkt werden alle Positionen des Projekts PXX/0000032 freigegeben. Die Bedarfe des Projekts werden dabei umgehend mit den laufenden Beschaffungsmaßnahmen der Vorabdisposition verrechnet und nur für die zusätzlichen Bedarfe des Projekts werden zusätzliche Vorschläge generiert. Nach Freigabe des Projekts ergibt sich also folgendes Bild bezüglich der Vorschläge: 

Die Vorschläge für VD-1 über 15 Stück, VD-3 über 20 Stück und VD-4 über 50 Stück stammen dabei aus der Vorabdisposition. Die Vorschläge für VD-2 über 100 Stück und VD-3 über 5 Stück wurden vom System erst nach Freigabe des Projekts generiert, wobei hier unterstellt wurde, dass der Artikel DEP-gesteuert ist.
Wie sich später herausstellt, wird der vorab disponierte Bedarf für VD-4 von 50 Stück im Projekt PXX/0000032 gar nicht benötigt. Dieser überschüssige Bedarf ist über die entsprechende Funktion in der Vorabdisposition wieder auszubuchen. Solange der Vorschlag noch nicht in ein echtes Angebot (Bestellung / Fertigungsauftrag) übernommen wurde, wird er automatisch vom System wieder gelöscht. Im anderen Fall kommen diese 50 Stück auf das Lager und können anderweitig verwendet werden.