Übersicht Übergabe elektronischer Eingangsrechnungen an Seeburger (Pufferdatei)

Mit diesem Listprogramm können sich die an Seeburger übergebenen Eingangsrechnungen mit der jeweils von Seeburger übermittelten Tracking-IDs und dem jeweiligen aktuellen Konvertierung-Status angezeigt werden.

Sobald eine Eingangsrechnung vom Mailscanner als elektronische Rechnung (bspw. X-Rechnung oder ZUGFeRD) identifiziert wurde, wird sie von oxaion heraus an Seeburger zur Umwandlung in unser eigenes Inhouse-Format übertragen.
Dazu wird zunächst ein Datensatz in der Schnittstellendatei UBTIDP erzeugt und sobald die Übertragung erfolgreich war, quittiert dies Seeburger mit einer Trackingnummer.
Der Datensatz erhält dann den Konvertierungsstatus = "A" (wie "angefordert").

Ein zweiter zyklisch laufender Job prüft nun in einstellbaren Zeit-Intervallen, ob Seeburger die übermittelten Eingangsrechnungen bereits konvertiert hat, indem dies mit den jeweils gepufferten Trackingnummern abgefragt wird.
Sobald Seeburger die Konvertierung in das oxaion Inhouse-Format erfolgreich vollendet hat, holt sich der Job diese konvertierten Daten ab und quittiert den Datensatz mit dem Konvertierungsstatus= "K" (wie "konvertiert").
Die konvertierten Daten werden dann dem Eingangsrechnungsworkflow (ERW) übergeben und können dort prozesstechnisch weiter in oxaion verarbeitet werden.

Treten bei der Konvertierung auf Seeburger Seite jedoch Fehler auf, so erhält der Datensatz den Konvertierungsstatus "F" (wie "fehlerhaft") und es wird zusätzlich der Fehlercode sowie die Fehlernachricht in dem Satz abgelegt.

Ab 08/2026 können von oxaion heraus auch empfangene E-Mails mit mehreren Eingangsrechnungen als Anlagen empfangen werden. Aus diesem Grund wird sich sowohl der Dateiname der Mailanlage als auch ein intern gebildeter SHA256 Hash-Wert dazu in der Schnittstellendatei UBTIDP gemerkt.
Über diesen gebildeten Hashwert wird eine Mehrfachübertragung zu Seeburger ausgeschlossen, sofern einzelne Anlagen bei der Übergabe an Seeburger Fehler hervorrufen, andere hingegen korrekt übertragen werden können.

Ablauf: Eingehende E-Rechnungs-Mails prüfen und an Seeburger übergeben

Bevor eine Eingangsrechnung wie oben beschrieben in der UBTIDP gepuffert wird, muss sie zunächst als elektronische Rechnung in einer eingehenden E-Mail erkannt werden. Das folgende Diagramm zeigt diesen vorgelagerten Schritt aus Anwendersicht: den automatischen Job, der die hinterlegten E-Mail-Postfächer nach E-Rechnungen durchsucht.

Ablauf, sobald der Job für eine Firma mit aktiviertem E-Rechnungseingang startet: jede neue E-Mail im hinterlegten Postfach wird geprüft, erkannte E-Rechnungen werden zur Konvertierung übergeben, und die Mail landet je nach Ergebnis im Erfolgs- oder Fehlerordner.

Legende

  • ■ Systemschritt
  • ■ Entscheidung
  • ■ Erfolg
  • ■ Fehler
  • ■ Hinweis / gestrichelt = weiterführender, separater Ablauf

Gut zu wissen

Mail im Fehlerordner: In der oxaion-Mailbox (der internen Nachrichtenbox im Programm, nicht das E-Mail-Postfach) steht die genaue Ursache. Sie hilft zu klären, warum eine Anlage nicht übergeben werden konnte.

Erneuter Versuch ist gefahrlos: Enthält eine Mail mehrere Rechnungsanhänge und schlägt nur ein Teil davon fehl, merkt sich oxaion die bereits erfolgreich übergebenen Anhänge (siehe UBTIDP). Verschieben Sie die Mail zurück in den Posteingang, werden nur die noch offenen Anhänge erneut übergeben – kein Doppel-Versand.

Viele unbearbeitete Mails im Posteingang: Werden auffällig viele Mails ohne erkannte E-Rechnung übersprungen, meldet oxaion das automatisch über die interne Mailbox. Das ist ein guter Anlass, das Postfach auf themenfremde E-Mails zu prüfen.

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