Beschreibung

Ausgangssituation

Im oxaion-Standard gibt es im Verkauf keinen Freigabeprozess für Angebote.

Anforderung

Sobald ein Angebot einen bestimmten Wert erreicht, soll eine Benachrichtigung an befugte Benutzer versendet werden, sodass das Angebot freigegeben oder abgelehnt werden kann, bevor dem Kunden das Angebot zugesendet wird.

Lösung

Es gibt einen automatisierten Freigabe-Prozess bei der Angebotserstellung für den Verkauf. Folgende Stufen sind hierfür vorgesehen:

Allerdings muss der Freigabeprozess manuell angestoßen werden:

1.  Angebotsersteller erhält Aufgabe in Crossfeed, wenn das Angebot den Wert über 20.000 oder 100.000 übersteigt.
   
   
   
   
2. Mit Klick auf den Button "Freigabeprozess starten" wird der Prozess entsprechend angestoßen und die Aufgaben werden an Teamleiter und fest definierte Personen verteilt.
   
   

Das Angebot kann solange nicht gedruckt werden, bis der Freigabeprozess vollständig durchgeführt wurde und nicht mehr unter dem Knoten „Workflow“ im Angebot angezeigt wird. Bei der Druck-Auswahl im Angebot wird eine Fehlermeldung ausgegeben, dass der „Freigabeprozess läuft“.

Auch bei einem Massendruck über das Programm „Auftragsbestätigungen (Verkauf) drucken“ (VK20200) wird das Angebot nicht mitgedruckt. Es wird eine Mailbox-Nachricht ausgegeben, dass sich das Angebot im Sperrstatus befindet.

Auch ein Abruf des Angebotes zu bspw. einem Auftrag ist, solange der Freigabeprozess nicht beendet wurde, nicht möglich.

• Freigabeprozess ab 20.000 EUR
  
  

  Der Teamleiter und eine definierte Person erhalten eine Aufgabe in Crossfeed sowie eine E-Mail mit Link zu dem Angebot.
  Folgender Text wird in der E-Mail mit entsprechenden Variablen (Angebotsnummer, Angebotstext, Kundenname sowie Angebotswert) ausgegeben.

  
  
  
  

  Über die Pinnwand-Buttons kann dann das Angebot freigegeben oder abgelehnt werden.
  
  
  

  Soll das Angebot noch einmal überarbeitet werden, erhält der Prüfer die Aufgabe, auf der Pinnwand unter dem Angebot den Hinweis zur Bearbeitung als separater Eintrag zu hinterlassen. Hat der Prüfer den Hinweis erfasst, kann er über den Button „Erledigt“ dem Angebotsersteller die Aufgabe geben, das Angebot zu überarbeiten. Wurde das Angebot überarbeitet, so kann erneut der Freigabeprozess gestartet werden.

  Unter gewissen Umständen können die befugten Personen nun zweimal dieselbe Aufgabe erhalten, bspw. das Angebot zu überprüfen, da die vorherige Aufgabe nicht gelöscht wird. Eine Freigabe reicht allerdings pro befugte Person, sodass der Freigabeprozess beendet wird.

  
  Haben beide befugte Personen zugestimmt, so erhält der Angebotsersteller die Information in seinen Crossfeed-Aufgaben, dass das Angebot freigegeben wurde. Die Freigabe wurde zum einen als Pinnwand-Nachricht unter dem Angebot erfasst und bleibt auch nach Beenden des Prozesses zur Nachvollziehbarkeit bestehen.

  

  Des Weiteren wird ein Statushistoriensatz im Angebot mit dem Status neu ist gleich „FR“ (Freigabe) oder „AL“ (Ablehnung) fortgeschrieben.

  

  Nach der Freigabe von beiden befugten Personen, wird die Signatur des Teamleiters automatisch in das Feld „Unterschrift rechts“ eingefügt.

  Der Angebotsersteller erhält eine Pinnwand-Aufgabe, dass das Angebot freigegeben wurde. Über den Button „Freigabeprozess beenden“ wird der Prozess beendet und das Angebot kann nun gedruckt und an den Kunden versendet werden.

  
  
  
  
• Freigabeprozess größer 100.00 EUR
  

  Hierbei erhalten eine befugte Person & der Teamleiter eine E-Mail sowie eine Crossfeed-Aufgabe, um den Auftrag freizugeben. Zudem erhalten zwei weitere definierte Personen eine E-Mail sowie die Abteilung „GF“ eine Crossfeed-Aufgabe, um das Angebot freizugeben.

  Bei dem Freigabeprozess zwischen 20.000 € & 100.000 € Ablauf müssen eine fest definierte Person und der Teamleiter zustimmen. In diesem Ablauf müssen Teamleiter, erste definierte Person sowie einer der Mitglieder der Pinnwand-Gruppe „Geschäftsführung“ zustimmen. Haben alle Personen zugestimmt, so wird die Signatur des Mitglieds der Gruppe „Geschäftsführung“, welche das Angebot freigegeben hat, in das Feld „Unterschrift rechts“ im Angebot automatisch eingefügt.

  Alle Freigaben oder Ablehnungen werden in der Angebotshistorie fortgeschrieben sowie separat auf der Pinnwand des Angebotes dokumentiert.

  Auch hier erhält der Angebotsersteller eine Pinnwand-Aufgabe, dass das Angebot freigegeben wurde. Über den Button „Freigabeprozess beenden“ wird der Prozess beendet und das Angebot kann nun gedruckt und an den Kunden versendet werden.
  
  
  
  

• Ablehnungsprozess
  

  Der Teamleiter & die jeweiligen befugten Personen können einzeln das Angebot ablehnen, dann darf das Angebot nicht an den Kunden versandt werden. Der Angebotsersteller erhält eine Information über die Crossfeed-Aufgabe, dass das Angebot abgelehnt wurde. Über den Button „Kunden absagen“ kann direkt in das jeweilige Angebot gesprungen werden, um dieses manuell zu stornieren. Der Freigabeprozess bleibt bei der Aufgabe „Angebot ablehnen und Kunden absagen“ stehen. Somit kann das Angebot bei einer Ablehnung nicht gedruckt werden.

  Falls eine Freigabe und eine Ablehnung vorhanden sind, kann das Angebot dennoch nicht gedruckt werden.

  Es gibt die Möglichkeit direkt unter der Pinnwand des Angebotes ein Ablehnungsgrund als zusätzliche Nachricht zu hinterlassen. Dieser bleibt dann auf der Pinnwand bestehen.

Voraussetzung

• Voraussetzung für diesen Prozess ist Crossfeed sowie das Release open 5.0

• Um den Prozess flexibel an die Kundenanforderungen anpassen zu können, muss der BPM-Modeler installiert sein.

• Zudem muss eine Anbindung zum Mail-Server existieren.

• Die Extension „freig_ang“ muss aktiv sein.

• Der BPM-Prozessname muss "Freigabeprozess Auftragswert" bleiben, da ansonsten die Extension zum Sperren des Angebotsdrucks nicht mehr funktioniert. 

Restriktionen

• Der Prozess gilt nur für Angebote aus dem Verkauf.
• Es sind im Moment bis auf den Angebotsersteller sowie den Teamleiter, welcher über FRD ATN im Benutzer gesteuert ist, alle zu benachrichtigende Personen fest hinterlegt, diese müssen entsprechend den Anforderungen beim Kunden angepasst werden.
• Bisher finden keine Berechtigungsprüfungen im Prozess statt, ob die freigebende Person das Angebot freigeben darf. Es kann somit jeder das Angebot freigeben, wenn er über das Kontextmenü den entsprechenden Button klickt.
• Das Angebot kann zu jedem Zeitpunkt verändert werden. Nur wenn der Angebotswert verändert wird, wird der Freigabeprozess erneut angestoßen.
• Der Prozess sieht nur drei Wertbereiche vor, diese können allerdings im BPM-Prozess angepasst werden.

Konfiguration

• Die entsprechende Wertgrenzen können im Prozess an die Kundenanforderung angepasst werden. Hierzu müssen die Statusausprägungen, die erste Aufgabe sowie die Entscheidungsknoten entsprechend angepasst werden.
  
  
• Die zu benachrichtigende Personen müssen im BPM-Prozess angepasst werden
  • E-Mail-Adresse
  • Abteilungsschlüssel in Prozessbahn
  • Namentlich in Crossfeed-Aufgabe erwähnte Benutzer
    
    
• Pinnwandgruppe „Geschäftsführung“
  • in Crossfeed anlegen
  • als privat markieren
  • entsprechend befugte Personen der Gruppe hinzufügen
  • Empfehlung: Personen sollten der Pinnwand „folgen“, um Neuigkeiten auf Ihrer Pinnwand zu erhalten
    
    
• Tabelle FRD ATN
  • Der Verantwortliche als Teamleiter muss gepflegt sein
  • Abteilung „GF“ muss vorhanden sein, da diese als Zuständigkeit im BPM-Prozess definiert wurde, sowie mit einer entsprechenden Pinnwandgruppe „Geschäftsführung“ verknüpft sein
    
    
• Benutzereinstellungen MN10640
  • Abteilung
  • E-Mail-Adresse
    
    
• Tabelle FRD 406
  • Freigabe
    • Auftragsstatus = FR
    • Bezeichnungen = Freigabe
    • Icons = ok_button.png
  • Ablehnung
    • Auftragsstatus = AL
    • Bezeichnung = Ablehnung
    • Icons = cancel.png
      
      

In Kurzform

Standard

• Im oxaion-Standard gibt es im Verkauf keinen Freigabeprozess für Angebote

CAPS

Es gibt einen automatisierten Freigabe-Prozess bei der Angebotserstellung für den Verkauf. Folgende Stufen sind hierfür vorgesehen:

Der Freigabeprozess manuell angestoßen werden:

• Teamleiter und eine definierte Person (ab 20.000 EUR) bzw. definierte Personen in Pinnwandgruppe (ab 100.000 EUR) erhalten eine Aufgabe in Crossfeed und eine E-Mail mit Link zum Angebot
• Über einen Pinnwand-Button kann das Angebot freigegeben oder abgelehnt werden. Zudem kann das Angebot zur Bearbeitung an den Ersteller zurückgesendet werden
  
• Über die Pinnwand sowie die Statushistorie werden die Freigaben fest dokumentiert. 
• Haben alle befugte Personen zugestimmt, so erhält der Angebotsersteller die Information, dass die Personen das Angebot freigegeben haben und kann, nach Beenden des Prozesses, das Angebot drucken
• Ablehnung: 
  - Der Teamleiter & die jeweiligen befugten Personen können einzeln das Angebot ablehnen, dies wird in der Pinnwand sowie in der Statushistorie fortgeschrieben
  - Über die Pinnwand kann zudem der Ablehnungsgrund erfasst werden
  - Das Angebot kann somit nicht an den Kunden versandt werden
  - Der Angebotsersteller erhält eine Information, dass das Angebot abgelehnt wurde
  - Über den Button „Kunden absagen“ kann direkt in das jeweilige Angebot gesprungen werden, um dieses manuell zu stornieren
  

Restriktionen

• Voraussetzung für diesen Prozess ist Crossfeed, das Release open 5.0 und die Extension "freig_ang".

• Der Prozess gilt nur für Angebote aus dem Verkauf.

• Um den Prozess flexibel an die Kundenanforderungen anpassen zu können, muss zudem der BPM-Modeler installiert sein.

• Es sind im Moment bis auf den Angebotsersteller sowie den Teamleiter, welcher über FRD ATN im Benutzer gesteuert ist, alle zu benachrichtigende Personen fest hinterlegt, diese müssen entsprechend den Anforderungen beim Kunden angepasst werden.
• Bisher finden keine Berechtigungsprüfungen im Prozess statt, ob die freigebende Person das Angebot freigeben darf. Es kann somit jeder das Angebot freigeben, wenn er über das Kontextmenü den entsprechenden Button klickt.
• Das Angebot kann zu jedem Zeitpunkt verändert werden. Nur wenn der Angebotswert verändert wird, wird der Freigabeprozess erneut angestoßen.
• Der Prozess sieht nur drei Wertbereiche vor, diese können allerdings im BPM-Prozess angepasst werden.