Defaults Mailboxsteuerung
Die Defaults dienen zur Festlegung, mit welcher Priorität und an wen evtl. auftretende Fehlermeldungen und andere Mitteilungen zu senden sind. Die Hinterlegung von Defaults kann firmenübergreifend oder firmenspezifisch, programmspezifisch und auf bestimmte Meldungen bezogen erfolgen.
Als Empfänger kann ein Sachbearbeiter oder eine Abteilung fest vorgegeben werden. Für den Empfänger ist der Sonderwert '*SAKZ' zulässig, in diesem Fall wird der Bearbeiter als Empfänger abgesetzt, der die Meldung erzeugt. Alternativ kann auch ein Teilestamm- oder Kundenstammbearbeiter vorgegeben werden, dann ist die Ermittlung des Empfängers abhängig vom in den Stammdaten hinterlegten Bearbeiter.
Die Ermittlung der Steuerung der Meldung an den/die Empfänger erfolgt in folgender Reihenfolge und Zugriffsinformationen:
| 1. | Firma | Sendeprogramm | Fehercode |
|---|---|---|---|
| 2. | Sendeprogramm | Fehlercode | |
| 3. | Firma | Sendeprogramm | |
| 4. | Sendeprogramm | ||
| 5. | Firma | Fehlercode | |
| 6. | Fehlercode | ||
| 7. | Firma | ||
| 8. |
Werden übereinstimmende Sätze gefunden, wird entsprechend der Einstellung mit der Nachricht umgegangen. Sind bspw. zwei Adressaten angegeben, wird die Mailbox-Nachricht für jeden der beiden Adressaten geschrieben. Ausnahme: Wenn beim Absetzen der Mailbox-Nachricht bereits ein fixer Empfänger übermittelt wird, wird lediglich dieser verwendet. Wenn bei der Übereinstimmung keine Angabe zum Empfänger hinterlegt wurde, wird damit erreicht, dass diese Meldung nicht mehr ausgegeben wird.
Hinweis
Mailboxausgabe
Hier können Sie die Angaben für eine Mailboxnachricht oder eine Gruppe von Mailboxnachrichten pflegen. Durch Angabe einer Abteilung oder eines Sachbearbeiters werden die zugehörigen Nachrichten an die vorgegebene Adresse geschickt.
Durch Angabe einer Sachbearbeiterfunktion wird der Empfänger in Abhängigkeit des Teilestammsatzes und des dort hinterlegten Bearbeiters ermittelt. Falls der entsprechende Bearbeiter nicht hinterlegt ist, wird der Disponent verwendet.
Durch Angabe des Kennzeichens Sachbearbeiter / Kundendiensttechniker können Sie den Empfänger in Abhängigkeit des im Kundenstamm, Lieferantenstamm oder Einkaufsbeleg hinterlegten Bearbeiters ermitteln. Bei nicht angegebenem Bearbeiter wird der Kundendiensttechniker, bei nicht angegebenem Kundendiensttechniker der Sachbearbeiter verwendet. Wenn die Ermittlung in Abhängigkeit anderer Daten erfolgen soll und aufgrund fehlender Informationen nicht erfolgen kann, wird die Nachricht an die angegebene Default-Abteilung gesendet. Bei nicht angegebener Default-Abteilung wird die Nachricht in diesen Fällen nicht ausgegeben!
Wenn alle Werte außer der Priorität leer gelassen werden, so bedeutet dies, dass die zugehörige Meldung nicht mehr ausgegeben wird.
Mailbox-Ausgabe-Art
Hier können Sie die Angaben zur Ausgabesteuerung einer Mailbox-Nachricht hinterlegen.
Die Ausgabe kann direkt in die Mailbox, an einen E-Mail-Empfänger oder als SMS-Nachricht an ein Mobiltelefon verschickt werden. Soll die Nachricht ausgegeben werden, müssen Sie mindestens eines dieser Kennzeichen markieren. Für die Ausgabe an einen Mailempfänger und ein Mobiltelefon werden die E-Mail-Adresse und die Handy-Nummer des Ansprechpartners übernommen. Ist keine E-Mail-Adresse vorhanden, wird die Adresse des Adressaten verwendet. Ist keine Handynummer hinterlegt, werden die Werte aus dem Feld 'Mobiltelefonnummer' herangezogen.
Zudem können Mailbox-Einträge in den Workflow oder auf die Pinnwand umgeleitet werden.
Felder
Defaults
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Abteilung | Einer Abteilung kann eine organisatorische Einheit aus Dokumentations- und Berechtigungsgründen zugeordnet werden. Über den List-Button werden alle gültigen Werte angezeigt. Die Werte wurden in der Tabelle FRDATN (Abteilung) hinterlegt. |
| Adressat | Angabe des Kennzeichens des Sachbearbeiters, an den die Nachricht oder Fehlermeldung gerichtet ist.
|
| Funktion des Sachb. | Mit der Funktion des Sachbearbeiters wird gesteuert, für welche Aufgaben der Sachbearbeiter herangezogen wird wie z.B. Einkäufer oder AV-Verantwortlicher (verantwortlich für die Arbeitsvorbereitung). Die möglichen Ausprägungen sind in oben genannter Tabelle hinterlegt und können Über den List-Button angezeigt werden. Argumente, die mit Alpha-Zeichen beginnen, haben steuernde Auswirkungen. Numerische Argumente dienen lediglich zur Information. |
| Mailbox-Senden | Das Kennzeichen steuert, ob eine kundenstammbezogene Fehlermeldung (Mailboxeintrag) an den zuständigen Sachbearbeiter oder an den zuständigen Kundendiensttechniker gesendet werden soll. Die zulässigen Werte sind in der Tabelle FRDSKT hinterlegt und können über den List-Button angezeigt werden. |
| Default Abteilung | Wenn bei einer Nachricht der Bearbeiter aus Teilestamm, Kunde, Lieferant oder Beleg ermittelt werden soll und nicht ermittelt werden kann, weil er entweder nicht hinterlegt ist oder andere Informationen fehlen, wird die Nachricht an die Default-Abteilung gesendet. Die möglichen Werte sind in der Tabelle FRDATN (Abteilung) hinterlegt. |
| Fehlerpriorität | In diesem Feld wird die Fehlerwertigkeit oder Bearbeitungspriorität der gesendeten Nachricht oder Fehlermeldung angegeben. Das Feld wird auf die oben angegebene Tabelle geprüft. Über die Tabelle wird unter anderem gesteuert, nach welcher Zeit eine Nachricht automatisch gelöscht wird. |
| Berechtigungsstufe | Hier wird angegeben, welche Mailboxeinträge ein Anwender bearbeiten oder verwalten darf. Ein Anwender darf nur die Mailboxeinträge bearbeiten, deren Berechtigungsstufe kleiner oder gleich der im Kennwort hinterlegten Berechtigungsstufe ist. Zulässig sind die Werte 0 bis 9.
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| Zuletzt geändert von | Hier wird der Name des Sachbearbeiters angegeben, der den Satz zuletzt geändert hat. Die Eintragung erfolgt automatisch bei der Verwaltung des Stammsatzes.
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| Änderungsdatum | Dieses Datum wird bei jeder Änderung eines Datensatzes zusammen mit dem Sachbearbeiterkennzeichen bzw. Sachbearbeiternamen vom System automatisch vergeben.
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Mailbox-Ausgabe-Steuerung
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Ausgabe in Mailbox | In diesem Kennzeichen wird hinterlegt, ob eine Ausgabe in die Mailbox erfolgen soll oder nicht.
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| Ausgabe als E-Mail | In diesem Kennzeichen wird hinterlegt, ob eine Ausgabe der Nachricht an die E-Mail-Adresse des Sachbearbeiters versendet werden soll.
|
| Ausgabe als SMS | In diesem Kennzeichen wird hinterlegt, ob die Nachricht als SMS auf ein Mobiltelefon versendet werden soll.
|
| Workflow-Ausgabe | Der Parameter steuert, dass die Mailbox-Nachricht als Workflow (Aufgabe) ausgegeben werden soll. Das ist nur möglich, wenn in Tabelle FRD766 eine Umschlüsselung der Primärschlüssel-Kennung hinterlegt ist. Falls die Workflowausgabe nicht möglich ist, wird unabhängig von sonstigen Einstellungen ein Mailbox-Satz geschrieben. Im Workflow sind die Informationen der Mailbox nur teilweise enthalten. Es wird deshalb empfohlen, ggfs. sowohl Mailbox wie auch Workflow auszugeben. Mailbox-Einträge mit Bezug zu einem Fertigungsauftrag werden bei jeder Neuplanung gelöscht (und ggfs. im Rahmen der Neuplanung frisch ausgegeben). Workflow-Einträge werden nicht maschinell gelöscht. |
| Pinnwand-Ausgabe |
Dieses Feld definiert, ob der Mailboxeintrag auf einer Pinnwand ausgegeben werden soll.
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| App-Ausgabe |
Über dieses Feld kann gesteuert werden ob dieser Mailbox-Satz von der Systemmanagement-App angezeigt wird.
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| Adressnummer | Diese Nummer identifiziert die abweichenden Adressen für jeden Kunden oder Lieferanten. Es können je Kunde bzw. Lieferant bis zu 99.999 abweichende Anschriften hinterlegt werden. Die ersten beiden Stellen der Nummer müssen mit "XX" beginnen. Bei Neuanlage wird diese Nummer automatisch mit der nächsten freien Nummer fortgeschrieben. |
| Ansprechpartner | Die zu einer Adresse hinterlegten Ansprechpartner werden laufend nummeriert. Dadurch wird ein Ansprechpartner durch die 7-stellige Adressnummer, die Filialnummer sowie eine laufende Nummer eindeutig identifiziert.
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| Mobiltelefonnummer | Hier wird die Mobiltelefonnummer (Handy-Nummer) eines Ansprechpartners angegeben. Diese Telefonnummer enthält nicht die Vorwahl. Die Vorwahl wird in einem separaten Feld abgespeichert.
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| E-Mail-Adresse | Hier wird eine Identifikation für "Electronic Mail" angegeben. Dies kann z.B. eine Internet-Adresse sein. |
| BPM-Nachricht | Hier wird ein Begriff angegeben, der der Initiierung eines BPM-Prozesses dient. |
| Bemerkung | Das Textfeld (50 stellig) dient zur näheren Beschreibung. Das Feld hat informativen Charakter.
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Überschriftsformat
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Firma | Das System ist mehrmandantenfähig, d.h. es kann mit verschiedenen Firmen gearbeitet werden, sofern dies erforderlich ist. Die zulässigen Firmen sind im Firmenstamm hinterlegt und können über den List-Button angezeigt werden, wenn das Feld ein Eingabefeld ist. Über die Firmenberechtigungsdatei wird bestimmt, welche Sachbearbeiter mit welcher Firma arbeiten dürfen. Es können jedoch programmspezifische Einschränkungen vorliegen. Die Firmennummer darf alphanumerisch sein, jedoch keine Sonderzeichen enthalten. |
| Sendeprogramm | Programm/Klasse, aus dem die Nachricht, Fehlermeldung und ähnliches gesendet wurde. Die Information kann für den oxaion-Mitarbeiter bei Problemen sehr wichtig sein. |
| Fehlercode | In diesem Feld wird der in einer Nachrichtendatei hinterlegte Fehlernachrichtencode angegeben. Dieser wird dann bei Auftreten des Fehlers angezeigt.
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