Nummernkreise
In der Nummernkreisdatei werden alle automatisch zu vergebenden Nummern gespeichert (z. B. Auftragsnummern bei der Auftragserfassung, Rückmeldebelegnummern, Seriennummern usw.).
Damit eine Nummer maschinell hochgezählt werden kann, muss also ein entsprechender Satz in dieser Datei angelegt worden sein.
Ein Satz in der Nummernkreisdatei wird firmen- und anwendungsspezifisch vergeben.
Weiteres Selektionsmerkmal ist das sogenannte Argument, das programmspezifisch aus unterschiedlichen Merkmalen zusammengesetzt sein kann.
In der Regel befindet sich auf der ersten Stelle des Arguments ein Kennzeichen (der 'Nummernkreis'), auf den Stellen 2 und 3 das laufende Jahr. Es können aber durchaus auch andere Verschlüsselungen vorliegen.
Die notwendigen Sätze sind zumindest für ein Jahr angelegt. Beim Jahreswechsel können sie dann einfach in das laufende Jahr kopiert werden.
Felder
Angaben zum Nummernkreis
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Bezeichnung | Die Bezeichnung dient zur näheren Erläuterung eines Schlüsselbegriffs. Sie wird in der Regel in Programmen, die den zugehörigen Schlüsselbegriff verwenden, als Klartext angezeigt. |
| Aktueller Wert | Das Feld enthält den aktuellen Wert einer Nummer, die in Programmen maschinell hochgezählt wird (z.B. Bestellnummer in der Bestellverwaltung). Der Feldinhalt sollte daher in der Regel nicht geändert werden. Beim Anlegen eines Satzes ist darauf zu achten, dass der hier eingetragene Wert innerhalb der definierten Ober- und Untergrenzen liegt. Er darf um eins kleiner sein als die Untergrenze, da die Routine zum Ermitteln der laufenden Nummer den aktuellen Wert immer um eins erhöht und beim ersten Aufruf damit die Untergrenze erreicht wird. |
| Untergrenze | Der hier angegebene Wert wird bei einer automatischen Nummernvergabe nicht unterschritten. Dies ist dann relevant, wenn ein Überlauf auftritt (d. h. die Obergrenze erreicht wird) und die Nummerierung wieder von vorne beginnt. |
| Obergrenze | Der hier angegebene Wert wird bei einer automatischen Nummernvergabe nicht überschritten. Wird die Obergrenze erreicht, so beginnt die Nummerierung wieder bei der Untergrenze (falls die Option "Umlauf" aktiviert wurde) ansonsten erfolgt in dem entsprechenden Programm eine Fehlermeldung. |
| Verwaltung gesperrt | Es gibt Nummernkreise, die aus Gründen der Revisionssicherheit oder auch aus technischen Gründen nicht geändert werden dürfen. Mit diesem Kennzeichen wird gesteuert, ob es sich um so einen Nummernkreis handelt. In diesem Fall können keine manuellen Änderungen vorgenommen werden. |
| Umlauf | Mit diesem Kennzeichen (Wrap around) wird festgelegt, wie sich die Zugriffsroutine für die Nummernkreisdatei verhalten soll, wenn beim Hochzählen des aktuellen Wertes die Obergrenze erreicht wird.
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| Aut.Neuanl.Jahresw. | Hier wird angegeben, ob der Nummernkreis in Abhängigkeit eines Kalender- bzw. Wirtschaftsjahres geführt wird, und falls ja, ob bei der Anforderung einer Nummer für ein neues Jahr automatisch ein neuer Nummernkreis erzeugt wird. Wenn der Nummernkreis in Abhängigkeit eines Kalender- bzw. Wirtschaftsjahres geführt werden soll, so muss dieses Jahr am Ende des Restschlüssels angegeben werden (vierstellig). Wird das Feld gekennzeichnet und wird durch ein Programm eine neue Nummer angefordert für ein Jahr, für das noch kein Eintrag in der Nummernkreisdatei vorhanden ist, so wird der Eintrag für das vorherige Jahr automatisch in das laufende Jahr kopiert und der aktuelle Wert auf die Untergrenze gesetzt. Wird das Feld nicht gekennzeichnet und der Nummernkreis wird trotzdem in Abhängigkeit eines Kalender- bzw. Wirtschaftsjahres geführt, so ist der Anwender selbst dafür verantwortlich, dass mit dem Jahreswechsel ein neuer Nummernkreis in der Nummernkreisdatei angelegt wird. Nummernkreise für Rechnungsnummern (Anwendung FBU, Restschlüssel "BLNR + Buchungskreis + vierstelliges Jahr") werden abweichend von diesen Regeln bei maschineller Anlage grundsätzlich mit Untergrenze JJJJ000001 und Obergrenze JJJJ999999 erzeugt, wobei JJJJ das vierstellige Jahr bedeutet. Für andere Unter- und Obergrenzen ist der Nummernkreis für das erste Jahr manuell anzulegen oder derjenige für das aktuellen Jahr entsprechend zu ändern. Möchte man die Rechnungsnummern unabhängig vom Jahr hochzählen, dann muss vor der ersten Buchung ein Belegnummernkreis für die Anwendung FBU und den Restschlüssel "BLNR + Buchungskreis" (ohne Jahr) manuell angelegt werden. Ob das Kalender- oder das Wirtschaftsjahr herangezogen wird, hängt von der jeweiligen Anwendung ab. Im oxaion-Standard wird das Kalenderjahr verwendet. |
| J-Anf.im Restsschl. | Wenn der Nummernkreis in Abhängigkeit eines Wirtschafts- oder Kalenderjahres geführt werden soll, so muss dieses Wirtschafts- oder Kalenderjahr am Ende des Restschlüssels angegeben werden (zwei-, drei- oder vierstellig). Den Ziffern für das Wirtschafts- oder Kalenderjahr dürfen also ausschließlich Leerzeichen nachfolgen. Hier wird angegeben, an welcher Stelle das Jahr innerhalb des Restschlüssels beginnt. Gültige Angaben sind die Stellen 1 bis 9. Wird der Nummernkreis in Abhängigkeit eines Wirtschafts- oder Kalenderjahres geführt und hier kein Wert angegeben, so wird die letzte zusammenhängende Ziffernfolge von mindestens zwei Ziffern am Ende des Restschlüssels als Jahresangabe interpretiert. (Die Angabe ist also dann notwendig, wenn unmittelbar vor einer zwei- oder dreistelligen Jahresangabe weitere Ziffern vorangestellt sind.) Wird der Nummernkreis nicht in Abhängigkeit eines Wirtschafts- oder Kalenderjahres geführt, so darf hier keine Angabe erfolgen. |
| Gruppierung | Die Gruppierung wird durch das Nummernkreisgruppierungskennzeichen vorgenommen. Es dient zum Sicherzustellen, dass nur vollständig und richtig angelegte Sätze für die Vergabe einer neuen Nummer genutzt werden. Es wird im Programm Nummernkreise verwalten (US60200) einem Nummernkreis zugeordnet. Die Kontrolle, ob der definierte Nummernkreis auch tatsächlich für den ausgeführten Vorgang gültig ist, erfolgt über die rufenden Programme und wird immer beim Hochzählen einer Nummer kontrolliert (XXNMRD). Wird ein neuer Satz in der Nummernkreisdatei von einem Anwendungsprogramm angelegt, so prüft die Routine, ob ein Satz aus dem Vorjahr existiert und übernimmt das Nummernkreisgruppierungskennzeichen aus dem Vorjahr. Über das Nummernkreisgruppierungskennzeichen können mehrere Belegartenkennzeichen zu einer Gruppe zusammengefasst werden, deren zugehörige Belege in der gleichen Datei gespeichert werden (z.B. Auftrag, Angebot, K-Auftrag, Rahmenauftrag und Gutschriften in der Auftragskopfdatei). Die Gruppierungskennzeichen sind fest vorgegeben und dürfen nicht geändert werden. Eine Auflistung der gültigen Gruppierungskennzeichen erhalten Sie nach dem Drücken des List-Buttons auf diesem Feld. Die Von/Bis-Bereiche der Nummernkreise einer Gruppe dürfen sich nicht überschneiden, falls das Belegkennzeichen kein Bestandteil der Aufbereitungsschablone ist, da ansonsten die automatische Hochzählung einer Nummer vom Programm nicht durchgeführt werden kann (z.B. die Nummer 1 wird für Aufträge und Angebote vergeben). Ein Beispiel ist unter NGRP Detail beschrieben. |
Überschriftsformat
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Anwendung | Unter einer Anwendung werden Programme und Dateien zusammengefasst, die ein bestimmtes Cockpit betreffen (z.B. Einkaufssystem oder Finanzbuchhaltung). Die gültigen Anwendungen sind in Tabelle Anwendung (FRDANW) hinterlegt. |
| Argument | Der Restschlüssel kann nach unterschiedlichen Informationskriterien aufgebaut sein, in Abhängigkeit von den Programmen, die das Feld verwenden.
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