Details zur Transaktion "Prüfen"

• Je nach Ausgang der Ermittlung/Prüfung und Einstellungen in der Tabelle VRLGAZ (Parameter Abweichung zulässig und Automatisch freigeben) bekommt die Gutschriftsanzeige danach den Status Fehlerhaft, Fehlerfrei, Fehlerfrei mit Abweichung oder Freigegeben.
• Über den Parameter Sofort prüfen der Tabelle VRLGAZ kann gesteuert werden, ob bereits bei der EDI-Übernahme die Prüfung erfolgen soll oder erst im Verwaltungsprogramm.
  Hinweis: Tritt bei der Prüfung ein Fehler auf, so wird der Satz aber trotzdem in die Schnittstellendatei übernommen, jedoch als fehlerhaft gekennzeichnet und muss nachbearbeitet werden.
• Für die Prüfung auf Übereinstimmung von Werten aus der Gutschriftsanzeige mit den Werten aus den Verkaufs-Ausgangsrechnungen gilt folgendes:
  o Rechnungskopf: Es wird nur der Warenwert der Positionen verglichen, weil die Gutschriftsanzeige die Kopf-Zu-/Abschläge nicht pro Rechnung enthält.
  o Rechnungspositionen: Diese könnten zwar prinzipiell geprüft werden (stimmen alle hinsichtlich Artikel, Menge und Werten überein), allerdings müsste dazu in der Gutschriftsanzeige die Positionsnummer des Lieferanten übermittelt werden, wofür es kein eindeutiges Pflichtfeld gibt. Zudem sind Differenzen auf Positionsebene zweitrangig, wenn die Kopfwerte übereinstimmen. Ansonsten muss der Sachbearbeiter sich sowieso die Rechnung im Detail anschauen. Daher wird hier nichts geprüft.
  o Steuer: Es müssen die Steuerbeträge pro Steuersatz aus der Gutschriftsanzeige mit der Summe der Steuerwerte aus den Verkaufs-Ausgangsrechnungen übereinstimmen. Jeder Steuersatz, der in einer Rechnung vorkommt, muss auch in der Gutschriftsanzeige enthalten sein.
  o Skonto: In der Gutschriftsanzeige können Skontowerte stehen, in den Verkaufs-Ausgangsrechnungen stehen aber keine. Zudem steht der Skontowert nur im Kopf der Gutschriftsanzeige, d.h. als Summe über alle damit gutgeschriebenen Verkaufs-Ausgangsrechnungen. Damit ist ein direkter Vergleich nicht möglich. Daher werden Skontowerte gar nicht geprüft. Über den Parameter Skontoabzug sofort der Tabelle VRLGAZ kann gesteuert werden, ob in der Buchhaltung generell Skonto gezogen werden soll oder nicht.
  
  Ob eine Wert-Abweichung zu einem Fehler oder nur zu einem Hinweis führt (und somit die Freigabe trotzdem möglich ist), kann über den Parameter Abweichung zulässig der Tabelle VRLGAZ gesteuert werden. Bei einer Übergabe einer Gutschriftsanzeige mit Differenzen an die Buchhaltung müssen diese im Programm Buchen Banken/Geldverkehr ausgeglichen werden.
• Die Ermittlung der zu einem in der Gutschriftsanzeige enthaltenen Lieferschein gehörenden Rechnung läuft in folgenden Schritten ab:
  o Anhand der übermittelten Lieferscheinnummer wird die Rechnungsnummer aus der Verkaufs-Ausgangsrechnungsdatei ermittelt. Wenn die Lieferscheinnummer leer sein sollte oder dazu kein Satz in der Lieferscheindatei gefunden wurde, wird über die Kundenbestellnummer der oxaion-Auftrag ermittelt und geprüft, ob es dazu einen fakturierten und an die Buchhaltung übergebenen Lieferschein gibt, der noch in keiner anderen Gutschriftsanzeige vorkommt. Gibt es genau einen, wird dessen Rechnungsnummer übernommen.
  o Wenn die Rechnungsnummer nicht ermittelt werden konnte -> Fehler
  o Wenn die Rechnung bereits einer anderen nicht ausgeschlossenen Gutschriftsanzeige zugeordnet ist -> Fehler
  o Wenn die Währung nicht übereinstimmt -> Fehler
  o Wenn der Kunde bzw. der Debitor nicht übereinstimmt und es sich auch nicht um einen Verband handelt -> Fehler
  o Wenn es eine Gutschrift, Anzahlung, Sammelrechnung, Proforma-Rechnung, stornierte- oder Stornorechnung ist -> Fehler
  o Wenn die Rechnung noch nicht an FBU übergeben wurde -> Fehler
  o Prüfung Wertabweichung (s.o.) -> Fehler / Hinweis

Details zum Status einer Gutschriftsanzeige (Tabelle FRDSSS)

Über ein Statusfeld auf Kopf-Ebene ist erkennbar, in welchem Zustand sich eine Gutschriftsanzeige befindet. Der Status beschreibt den Durchlauf einer Gutschriftsanzeige vom Empfang bis in die Buchhaltung.

Hinweis: Jede Änderung an einer Gutschriftsanzeige setzt den Status wieder auf Ungeprüft zurück.

Verarbeitungsprozess einer Gutschriftsanzeige

So gehts:

1. Transaktion Prüfen aufrufen (ggf. mehrfach wiederholen, wenn Fehler auftreten und Änderungen vorgenommen werden müssen)
2. Transaktion Freigeben aufrufen (ist der Parameter Automatisch freigeben der Tabelle VRLGAZ angehakt, dann entfällt dieser Schritt)
3. Transaktion Übernehmen aufrufen
4. Programm Buchen Banken/Geldverkehr aufrufen und die Gutschriftsanzeige verbuchen (ist der Parameter Sofort buchen der Tabelle VRLGAZ angehakt, dann entfällt dieser Schritt)