Programm zur Archiv-Vollständigkeitskontrolle
Mit diesem Programm werden die mathematisch streng aufsteigenden Druckbelegnummern, die in einem der 10 Indexfeld stehen, auf Lücken in der Reihenfolge geprüft (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung).
Grundsätzlich wird zwischen Belegen mit numerischen Aufbau (= einer Nummer) und Belegen mit belegspezifischen Aufbau (z. B.: A2000/00045) unterschieden. Die Angabe erfolgt über das Feld Prüfart.
Die Selektionsfelder EASY-Lagerort, EASY-Archivname, Prüfindexnummer und Prüfart sind Pflichtfelder für die numerische Vollständigkeitskontrolle.
Für die belegspezifische Prüfung werden zusätzlich noch die Felder Index für Mandant und Anwendung benötigt.
Das Programm erzeugt eine Fehler-Liste, d.h. es wird nur die Anzahl Druckbelege angedruckt, die in der Reihenfolge fehlen. Da auch der dazugehörende Vorgänger und der Nachfolger gedruckt werden, ist die Identifizierung eindeutig.
Weiterhin werden auch mehrfach vorhandene Belegdrucke mit gleichem Indexwert gedruckt, da die jeweilige Belegdrucknummer (Indexwert) nur einmal vorkommen darf.
Generell wird am Anfang der Liste der kleinste Druckbeleg ausgegeben und am Ende der Liste der größte Druckbeleg.
Bei der "Prüfart = B" werden sowohl Belegartwechsel als auch Änderung der Jahreszahl berücksichtigt. Zusätzlich wird der letzte Druckbeleg vor dem Wechsel angedruckt und der erste kleinste gefundene Druckbeleg nach dem Wechsel. Voraussetzung dafür ist der entsprechende Belegaufbau.
Bei Angabe "Nur archvierte Dokumente prüfen = N" werden alle Dokumente unabhängig davon überprüft, ob diese endgültig archiviert sind oder nicht. Allerdings werden die noch nicht endgültig archivierten Druckbelege ebenfalls zur Information gedruckt.
Ergeben sich bei der Vollständigkeitskontrolle keine Lücken, steht auf der erzeugten Liste lediglich der kleinste Druckbeleg (Startwert) und der größte Druckbeleg.
Felder
Selektionskriterien eingeben
| Feldbezeichnung | Erklärung | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Anwendung | Unter einer Anwendung werden Programme und Dateien zusammengefasst, die ein bestimmtes Cockpit betreffen (z.B. Einkaufssystem oder Finanzbuchhaltung). Die gültigen Anwendungen sind in Tabelle Anwendung (FRDANW) hinterlegt. | ||||
| Prüfart | Die Prüfart für das Indexfeld, was mit der Prüfindexnummer ausgewählt wurde, kann folgende Parameter enthalten:
Hinweis: Die Prüfung kann nur bei rein numerisch aufgebauten Feldern erfolgen oder bei Feldern, die einen gewissen anwendungsspezifischen Belegaufbau haben. Der Belegaufbau ist mandantenabhängig und wird pro Anwendungsgebiet definiert. Somit ist die Angabe des Indexfeldes, in dem der Mandant (Firma) steht, sowie die Angabe der Anwendung notwendig. | ||||
| Firma | Das System ist mehrmandantenfähig, d.h. es kann mit verschiedenen Firmen gearbeitet werden, sofern dies erforderlich ist. Die zulässigen Firmen sind im Firmenstamm hinterlegt und können über den List-Button angezeigt werden, wenn das Feld ein Eingabefeld ist. Über die Firmenberechtigungsdatei wird bestimmt, welche Sachbearbeiter mit welcher Firma arbeiten dürfen. Es können jedoch programmspezifische Einschränkungen vorliegen. Die Firmennummer darf alphanumerisch sein, jedoch keine Sonderzeichen enthalten. | ||||
| Archiv-Lagerort | Innerhalb Easy-Archiv repräsentiert der Lagerort einen Platzhalter für eine absolute Pfadangabe. Ein Lagerort kann mehrere Archive enthalten. | ||||
| Archivname | Name der Ablage, in der die archivierten Dokumente in EASY abgespeichert wurden. Ein Archiv befindet sich immer in einem Lagerort. Beide Parameter (Lagerort und Archiv) bezeichnen zusammen einen eindeutigen Pfad, in dem die Archivdateien zu finden sind. In einem Archiv werden Mappen (z.B. Druck oder Scandokumente) abgespeichert. | ||||
| Startwert | Innerhalb der Prüfindexnummer wird mit dem Startwert auf den entsprechenden Indexwert aufgesetzt. Es ist kein Pflicht-Eingabefeld.
Wird ein Startwert vorgegeben, so muss er entsprechend der im Feld Prüfart hinterlegten Weise aufgebaut sein; numerisch oder belegspezifisch. Ist dieser Indexstartwert nicht vorhanden, so wird der nächst höhere Indexwert herangezogen. Ist kein Startwert angegeben, wird der Indexwert des ersten Satzes aus der angegebenen Prüfindexnummer ermittelt und als Startwert festgelegt. Der erste gefundene Indexwert sowie der letzte Indexwert werden immer angedruckt. | ||||
| nur arch. Dok. prü. | Hier wird angegeben, ob alle oder nur die archivierten Dokumente geprüft werden sollen.
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