Rechnungen maschinell erstellen
Mit diesem Programm werden Rechnungen maschinell erstellt, abhängig von den in den ausgewählten Aufträgen und den zugehörigen Auftragsarten hinterlegten Steuerungskennzeichen und Fakturierungsparametern.
Rechnungen werden zu Aufträgen erstellt, deren Auftragsart besagt, dass Rechnungen nach Aufwand erstellt werden ('Kennzeichen Fakturierung' = 'J' und 'Rechnunsgart' = '0'). Außerdem müssen zu dem Auftrag Auftragspositionen existieren, die den Selektionskriterien der im Auftragskopf hinterlegten Auftragsart sowie den Angaben 'von-bis' des Belegdatums entsprechen.
Werden Rechnungen erstellt, wird die Rechnungsnummer maschinell vergeben. Wird zu einem ausgewählten Auftrag keine Rechnung erstellt, wird ein Hinweis auf einem Protokoll erzeugt.
Abläufe beim Erstellen von Rechnungen
Aus dem angegebenen Auftrag werden folgende Informationen in den Rechnungskopf übernommen:
- CPD-Nummer
- Steuerschlüssel
- Erlöskonto
- Personenkonto
- Zahlungsbedingung
- Zielkontierung
Über die im Auftrag hinterlegte Auftragsart werden folgende Informationen in den Rechnungskopf übernommen:
- Kennzeichen Rechnungsart
- Selektionart Material
- Selektionart Fremdleistung
- Selektionart Lohn
- Selektionart Fuhrpark
Mit dem Personenkonto wird die Rechnungsanschrift ermittelt.
In den Rechnungskopf werden Rechnungsanschrift, Auftragsnummer, maschinell ermittelte Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Valuta-Datum sowie ein Platzhalter für den Austausch gegen das Datum des Rechnungsdruckes eingestellt. Die Zusammenstellung von Rechnungspositionen erfolgt in Abhängigkeit der angegebenen Selektionsarten. Aus den Auftragspositionen werden nach folgendem Schema Rechnungspositionen gebildet:
| o | Keine Zusammenfassung von Auftragspositionen Belegdatum, Menge, externer Preis und externer Betrag werden auf der Rechnung als Position ausgewiesen. Der Zusatztext ergibt den Text der Rechnungsposition. |
| o | Zusammenfassung von Auftragspositionen Die externen Beträge der Auftragspositionen werden zum Nettobetrag der Rechnungsposition summiert, gesondert nach der Kostenartengruppe und in folgender Reihenfolge:
Auf der Rechnung werden der Positionstext und der Nettobetrag ausgewiesen. Der Positionstext bezieht sich auf die Zusammenfassung der Auftragspositionen. |
| o | Zuschläge In den Auftragspositionen hinterlegte Lohnzuschläge sowie Einzel- oder Gesamtzuschläge aus dem Auftragskopf werden auf der Rechnung gesondert ausgewiesen und zum Nettobetrag addiert. Unterschiedliche externe Preise oder Lohnzuschläge der Auftragspositionen bewirken bei Lohn- und Fuhrparkpositionen eine Unterbrechung der Zusammenfassung. Die Gesamtzuschläge aus dem Auftragskopf werden bei totaler Zusammenfassung je Kostenartengruppe wirksam, in jedem andern Fall werden die Einzelzuschläge verwendet. |
| o | Verwendete Steuerschlüssel, Erlöskonten Bei der Bildung der Rechnungspositionen werden Steuerschlüssel und Erlöskonto aus dem Auftragskopf verwendet. Für Lohn- und Fuhrparkpositionen werden diese Informationen aus den speziellen Feldern entnommen. Sind dort keine Angaben hinterlegt, wird auf die allgemeinen Felder zurückgegriffen. |
Felder
Grenzen zur Rechnungserstellung eingeben
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Auftrag | Dieser Auftrag wird als unteres Selektionskriterium verwendet.
Der Auftrag bildet zusammen mit der Firma, dem Auftragskennzeichen und dem Auftragsjahr die eindeutige Erkennung eines Auftrags. |
| Buchungsdatum | In diesem Feld wird das Belegdatum angegeben, ab dem die Verarbeitung erfolgen soll.
|
| Rechnungsdatum | Kennzeichnet das Erstellungsdatum der Eingangs- oder Ausgangsrechnung. Ist in der Zahlungskondition kein "B" im Kennzeichen "Buchungs/Rechnungsdatum" eingetragen, ist dieses Datum Basis für die Ermittlung der Skonto- und Fälligkeitsfristen. Das Datum muss in der Kalenderdatei hinterlegt sein. |
| Valuta-Datum | Kennzeichnet das Datum, an dem die in der Zahlungsbedingung hinterlegten Fälligkeitsfristen starten. Wird das Valutadatum direkt eingegeben, so verlieren die in der Kondition hinterlegten Valutatage ihre Gültigkeit. Das Valutadatum muss in der Kalenderdatei hinterlegt sein. |