Bewegungsdaten reorganisieren
Mit diesem Programm können die Bewegungsdaten für das Anwendungsgebiet Einkauf (EKS) reorganisiert werden, um die Datenmengen zu reduzieren.
Beachten werden muss in diesem Zusammenhang eine eventuell bestehende Aufbewahrungspflicht für Dokumente und Belege.
Vor Ausführung sollte unbedingt eine Sicherung der aufgeführten Dateien erfolgen.
Die ausgelagerten Datensätze in den (Z*Dateien) sollten unbedingt gesichert werden, da bei durchgeführter Sicherung eine fehlerhafte Reorganisation später wieder rückgängig gemacht werden kann.
Die Vorbelegung der Bildschirmfelder erfolgt über VRLE37 (Vorlaufdaten für das Programm EK55000).
Unter einer Reorganisation wird eine Aufspaltung der betreffenden Informationen verstanden, und zwar in solche, die der weiteren Verarbeitung noch zur Verfügung stehen, deshalb auch verwaltet werden müssen, und solche, die aufgrund mangelnder Aktualität für das Tagesgeschäft nicht mehr notwendig sind, und deshalb auch die Rechnerkapazität nicht belasten sollten. Dabei kann der Grad an Aktualität für die laufende Anwendung sowie der Informationsgehalt der als nicht mehr aktuell eingestuften Daten bestimmt werden. Die Aktualität wird durch den Zeitpunkt bestimmt, ab dem die nicht mehr aktuellen Informationen ausgesondert werden, der verbliebene Informationsgehalt wird über die Art der Reorganisation gesteuert. Die Reorganisation erfolgt dadurch, dass die nicht mehr aktuellen Daten aus den Dateien für das Tagesgeschäft ausgesondert und in andere Dateien (Sicherungsdateien) überführt werden, die dann auf Band gesichert und anschließend aus dem System gelöscht werden können.
Es können nur die Bestellungen reorganisiert werden, deren Löschdatum vor dem eingegeben Datum liegt bzw. mit diesem identisch ist und wenn die Rechnungen schon an die FiBu übergeben wurden. Dazu wird mit der Bestellnummer über die Rechnungspositionen gelesen und auf den Rechnungskopf zugegriffen. Nur wenn der Rechnungskopf erledigt ist (Übergabe-KZ an FiBu RKUBKZ = "1") werden die Bewegungsdaten reorganisiert.
Wird eine Bestellung reorganisiert, dann wird auch in der Lagerbewegungsdatei (LPSDAP) für alle Positionen, die auf diese Bestellung referenzieren, ein Löschkennzeichen gesetzt, sodass diese Positionen bei der nächsten Reorganisation der LPSDAP gelöscht werden.
Bei der Reorganisation von Bestellpositionen, die Einmalartikel betreffen, wird für diese Artikel das Löschkennzeichen im Artikelstamm gesetzt, damit sie bei der nächsten Artikelstammreorganisation ebenfalls gelöscht wird.
In die Reorganisation sind folgende Dateien eingebunden, die bestellspezifische Datensätze enthalten:
| Datei | Sicherungsdatei | |
|---|---|---|
| EKOPFP | Belegkopfdatei | EZKOPP |
| EPSDAP | Belegpositionsdatei | EZPSDP |
| EBEZKP | Zusatzkontierungen zum Beleg | EZBEZP |
| EBEIPP | Beistellpositionen zum Beleg | EZBEIP |
| ETEXTP | Abweichende Adressen zum Beleg | EZTEXP |
| EACHAP | Chargen/Lagerplätze zum Beleg | EZACHP |
| ELKOPP | Lieferscheinkopfdatei | EZLKOP |
| ELPOSP | Lieferscheinpositionsdatei | EZLPOP |
| ELEIBP | Verbräuche an Beistellmaterialien | EZLEIP |
| EMHISP | RMA-Statushistoriendatei | EZMHIP |
| ERKOPP | Rechnungskopfdatei | EZRKOP |
| ERPOSP | Rechnungspositionsdatei | EZRPOP |
| ERZUSP | Zu-/Abschläge zur Rechnung | EZRZUP |
| ERSZKP | Zusatzkontierungen zur Rechnung | EZRSZP |
| EVORPP | Bestellvorschlagsdatei | EZVORP |
| EANFRP | Anfragedatei | EZANFP |
| UAUSTP | RMA-Austauschdatei | UZAUSP |
| UTXBSP | Textbausteindatei | UZTXBP |
| UTEXTP | Textdatei zur Textbausteindatei | UZTEXP |
| UVPOSP | Verpackungspositionendatei | UZVPOP |
Das Programm wird in zwei Etappen ausgeführt. Der erste Job dient der eigentlichen Reorganisation. Im Anschluss daran findet die Sicherung der ausgelagerten Dateien (s.o.) statt. Wird die Reorganisation im Batch (z.B. nachts) durchgeführt, so ist es sinnvoll den Sicherungsjob auf den nächsten Werktag zu datieren.
Felder
Abgeschlossene Bestellungen löschen bis
| Feldbezeichnung | Erklärung |
|---|---|
| Datum | Bei Bestellungen wird in diesem Feld das Datum der letzten Rechnung als erledigtes Datum eingetragen. Diese Information wird dann bei der Reorganisation der erledigten Bestellungen herangezogen. Es werden alle Bestellungen mit dem zugehörigen Wareneingängen und Rechnungen reorganisiert, deren Erledigtdatum vor der eingegebenen Grenze liegen.
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| Sicherungsdat. vor Bearb. löschen | Durch eine Angabe in diesem Feld kann festgelegt werden, ob der Inhalt der Sicherungsdateien vor der Reorganisation gelöscht wird. Weitere Informationen unter EK55000_EK55000_CLRV Detail. |
| Protokoll drucken | In diesem Feld kann angegeben werden, ob ein Protokoll im Anschluss an die Reorganisation erstellt werden soll. Auf dem Protokoll sind Informationen über die reorganisierten Bestellungen, Wareneingänge oder Rechnungen im Detail aufgeführt. Außerdem wird aufgelistet, wie viele Datensätze in den Rettdateien vorhanden sind.
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