Körperliche Inventuren

Mit diesem Programm können alle Schritte initiiert werden, die im Zusammenhang mit körperlichen Inventuren anfallen:

Erläuterungen zum Ablauf:

Allgemein: Körperliche Inventuren dienen dazu, die im System gehaltenen Buchbestände mit den tatsächlichen Lagerbeständen abzugleichen und bei Abweichungen die Buchbestände den Ist-Beständen anzupassen.

Prinzipiell sind die oben aufgelisteten Punkte in der Reihenfolge abzuarbeiten, wie sie aufgeführt sind. Zwischen (2) und (4) kann beliebig oft hin- und hergesprungen werden; erst mit (5) erlangt die Inventur einen Status, mit dem Änderungen nicht mehr vorgenommen werden können.

Zu (1) Körperliche Inventuren und Zähllisten erstellen: Das Erstellen einer neuen körperlichen Inventur erfolgt über Transaktion 1. Körperliche Inventuren können im Prinzip in beliebiger Anzahl erstellt werden; es gibt -abgesehen bei einer Inventur für ein aktiv chaotisches Lager (ACL)- keinerlei Beeinträchtigung des Tagesgeschäfts. Bei einem ACL besteht die Beschränkung, dass in der Inventurdatei befindliche Lagerhilfsmittel nicht vollständig ausgebucht werden können; es dürfen nur Teilentnahmen vorgenommen werden. Weitere Informationen können der Bedienerhilfe des dann aufgerufenen Programms entnommen werden.

Zu (2) Zählbestände erfassen: Das Eingeben der Zählbestände erfolgt mittels der Transaktion 2 mit Folgemaske PO in der Zeile der entsprechenden Inventur. Weitere Informationen zur Eingabe der Zählbestände können der Bedienerhilfe des dann aufgerufenen Programms entnommen werden. Mit Transaktion 2 und Folgemaske KO wird in die Verwaltung des Inventurkopfsatzes verzweigt. Hier können nur noch die Inventurbezeichnung und der Default-Wert für die Sortierreihenfolge geändert werden. Beide Folgemasken sind auch mit Transaktion 5 aufrufbar, wobei dieselben Programme aufgerufen werden, dann aber im Anzeigemodus. Für die ordnungsgemäße Ermittlung von Inventurdifferenzen sind das Inventurdatum (Zähltag) und gegebenenfalls auch die Zählzeit außerordentlich wichtige Größen. Die Ermittlung der Inventurdifferenzen erfolgt über die Solllagerbestandsermittlung, auf deren Arbeitsweise und beachtenswerte Punkte unter 'zu (4)' näher eingegangen wird. Punkt (2) kann auch nach Ausführung von (3) oder (4) immer wieder aufgerufen werden. In der Regel wird nach Ausführung von (2) die Ermittlung der Solllagerbestände erforderlich sein, damit sich die Inventurdifferenzen dem neuesten Datenstand entsprechend darstellen. Dieses wird durch eine entsprechende Anpassung des Inventurstatus dokumentiert.

Zu (3) Nicht erfasste Inventurpositionen drucken/löschen: Mit Transaktion 2 und Folgemaske TD beziehungsweise TL werden die Positionen gedruckt beziehungsweise gelöscht, für die keine Zählbestände erfasst sind oder die zur Löschung vorgesehen sind. Es wird dringend empfohlen, in jedem Fall sich vor dem eigentlichen Löschlauf eine Liste der zu löschenden Positionen erstellen zu lassen, da bei lagerplatzorganisierten Lagerorten beziehungsweise chargenpflichtigen Artikeln auch Positionen betroffen sein können, die schon erfasst worden sind. Der Hintergrund ist der folgende: im Rahmen der körperlichen Inventur erhält jeder Artikel das Attribut 'gezählt auf Lagerort xyz am tt.mm.jj'. Das versteht sich so, dass jeder Artikel mit allen auf dem Lagerort befindlichen Chargen und/oder auf jedem Lagerplatz erfasst worden ist, auf dem es laut Inventurdatei liegt. Wenn nun auch nur eine Position eines Artikels auf dem Lagerort nicht erfasst wurde, werden alle (auch die restlichen, schon erfassten) Positionen wieder aus der Inventurdatei herausgelöscht. Die Liste der nicht erfassten Positionen gibt auch diese eigentlich schon erfassten, aber gegebenenfalls doch zu löschenden Positionen wieder. Transaktion 5 mit der Folgemaske TD bewirkt ebenfalls einen Abruf der Liste der nicht erfassten Positionen. Nach Durchführung des Löschlaufes wird der Inventurstatus entsprechend hochgesetzt. Punkt (3) kann auch immer wieder durchgeführt werden, so lange die Inventur noch nicht verbucht ist (Punkt (5)).

Zu (4) Inventurdifferenzen ermitteln und kontrollieren: Die Kontrolle der Inventurdifferenzen erfolgt im Wesentlichen über die Differenzenliste, die zusammen mit der Bewertungsliste über Transaktion 2 (oder 5) zusammen mit Folgemaske BM (Mengen und Werte) oder Folgemaske BO (nur Mengen, keine Bewertung der Mengen) zu haben ist. Bei Aufruf dieser Listen sollte auch die Solllagerbestandsermittlung angefordert werden, die vor dem Druck dafür sorgt, dass das System die Solllagerbestände (=Buchbestände zum Inventurstichtermin) aktuell ermittelt, auf deren Grundlage sich die Inventurdifferenzen ergeben: Sollbestand - Zählbestand.

Solllagerbestandsermittlung: Der Solllagerbestand eines Artikels (einer Charge) auf einem Lag.ort (eines Lagerplatzes, bei einem ACL: eines durch die Lagerhilfsmittelnummer eindeutig identifizierten Lagerhilfsmittels) wird in der Weise bestimmt, dass zunächst der aktuelle Lagerbestand festgestellt wird und dann über das Artikelkonto alle Buchungen gegengerechnet werden, deren Belegdatum größer als der Stichtag ist. Diese stichtagsbezogene Mimik erfährt noch folgende Differenzierung: Wenn das Verbuchungsdatum ("Wann wurde gebucht?") mit dem Belegdatum ("Für wann wurde gebucht?") übereinstimmt, dann wird die Verbuchungszeit als 'Belegzeit' interpretiert und es werden alle Buchungen gegengerechnet, deren Verbuchungszeit größer als Stichtermin (Inventurdatum + Zählzeit) ist.

Beispiel: Artikel 4711 auf Lagerort 000001. Aktueller Lagerbestand (am 10.10.jj): 1000 St. Letzte Buchungen: Verb.datum -zeit Belegdatum Vorgang Menge

Daraus ergeben sich die Sollbestände für folgende verschiedene Stichtermine:

Fall Inv.datum Zählzeit Solllagerbestand (a) 06.10.jj 11:00 1000 St (b) 05.10.jj 08:00 600 St (c) 05.10.jj 12:00 600 St (d) 04.10.jj 08:00 300 St (e) 04.10.jj 12:00 600 St

Bemerkungen: zu (a): Es ist keine Bewegung zurückzurechnen. zu (b) und (c): Es ist der spätere Wareneingang über 400 St zurückzurechnen (die Zählzeit ist wegen Verbuchungsdatum Belegdatum irrelevant) zu (d): Es sind beide Wareneingänge zurückzurechnen, da Verbuchungsdatum = Belegdatum und die Zählzeit vor der 'Belegzeit' liegt zu (e): Es ist wieder nur der erste Wareneingang zurückzurechnen, weil Verbuchungsdatum = Belegdatum, aber die Zählzeit erst nach der 'Belegzeit' liegt. Ende des Beispiels

Punkt (4) kann auch immer wieder durchgeführt werden, so lange die Inventur noch nicht gelöscht ist (Punkt (6)).

Zu (5) Inventuren verbuchen: Mit Transaktion 2 und Folgemaske BV wird die entsprechende Inventur zur Verbuchung geschickt. Dieses sollte in jedem Fall erst erfolgen, nachdem die Differenzenliste gewissenhaft geprüft worden ist. Wenn die Differenzenliste in dieser Weise geprüft ist, sollte beim Verbuchungslauf die Solllagerbestandsermittlung nicht angefordert werden, weil dieses gegebenenfalls die Sollbestände und damit auch die (schon geprüften) Inventurdifferenzen verändern könnte.

Mit Transaktion 4 können Inventuren gelöscht werden. Nach Bestätigen der Löschanforderungsmaske wird in ein Löschprogramm verzweigt, auf deren Leitdatenmaske noch über das Löschen des Inventurkopfsatzes beschieden werden kann. Weitere Informationen können der Bedienerhilfe des dann aufgerufenen Programms entnommen werden.