Allgemeines

Wenn das Angebot in einen Auftrag übernommen wird, so überarbeitet in der Regel die Auftragsabwicklung die aufgeführten Projektpositionen und vergibt unter Umständen echte Artikelnummern, die der Konstruktion als Arbeitsvorrat für Stücklisten und Zeichnungen benannt werden. Durch die zahlreichen Änderungen der Auftragsabwicklung werden stets die Plankosten verändert und können erheblich von den ursprünglichen Planwerten der Angebotsphase, die den Verkaufspreisen zugrunde lagen, abweichen. Damit die ursprünglichen Planwerte weiterhin vorhanden sind, können die Plankosten "eingefroren" und an die Kostenrechnung übergeben werden. Dort werden sie verschiedenen Kostenarten über Konten zugeordnet. Wird die Struktur eines Projektes erheblich verändert, so stehen die ursprünglichen Projektkosten aus der Angebotsphase zumindest im Projektkopf weiterhin zur Verfügung. In der Kostenrechnung können detaillierte Analysen in einem Auftragsreport vorgenommen werden.
Der Anwender hat die Möglichkeit, Projektpositionen auf verschiedene Arten zur Ausführung anzustoßen oder zu beschaffen. Das Projekt muss im Auftragsstatus den Wert "4 – Projekt freigegeben" bzw. "5 – Auftrag aktiv" führen (Ausnahme: Haupt- und Einzelanfragen an Lieferanten können auch schon in der Angebotsphase – Auftragsstatus "1" – erstellt werden).
Über das Freigabekennzeichen der Projektposition kann im Falle einer Überschriftenposition eine ganze Baugruppe bzw. Strukturebene zur Ausführung freigegeben werden.
Es ist aber auch möglich, eine Sperre auszusprechen. Sind z.B. noch nicht alle technischen Einzelheiten definiert oder sind Rücksprachen mit dem Auftraggeber erforderlich, so kann eine ganze Ebene von der Ausführungsfreigabe ausgeschlossen sein.
Bei der Neuanlage einer Projektposition wird das Beschaffungskennzeichen Projekt aus dem Artikelstamm vorbelegt. Dieser Default kann generell vor erfolgter Beschaffungsfreigabe und nach erfolgter Beschaffungsfreigabe (während der Stati BV, BR, FV, TV) überschrieben werden. Interne Dienstleistungen können nicht freigegeben werden, da hier kein Beschaffungsvorgang vorliegt. Nachfolgend werden mögliche Beschaffungskennzeichen aufgezählt.

• Projektspezifische Bestellung (PB), externe Dienstleistungen und Material
• Projektspezifische interne Dienstleistungen (DL)
• Projektspezifische interne Dienstleistungen bzw. Fertigung (PF)
• Reservierung auf Positions-Lager (PR), d.h. der Artikel wird auf dem in der Projektposition angegebenen Lager reserviert
• Projektspezifische Bestellung, Strecke (PS)
• Lagerentnahme von Lager "n" (P"n"); auch als Transfer bezeichnet, mit Umlagerung auf ein Projektlager

Interne Dienstleistungen

Interne Dienstleistungen werden oft für die zu leistenden Aufgaben für Konstruktion, Entwicklung und Musterbau benötigt. So kann die Menge der Stunden im Projekt definiert werden. Diese internen Dienstleistungen sind mit der Positionsart "D" zu hinterlegen. Eine Artikelnummer, die für Dienstleistungen erforderlich ist, erlaubt die Anlage verschiedener Positionen. Wurden bereits Rückmeldungen gebucht, dann darf die Position nicht gelöscht werden. Die interne Dienstleistung kann nicht "beschafft" werden und lässt damit auch keine Beschaffungsfreigabe zu.
Neben den geplanten Werten sind für das Projektcontrolling die bereits geleisteten Arbeiten wichtig.
Die Ist-Werte gelangen über die Erfassung der Tagesberichte (US23000R) sowohl in die Kostenrechnung als auch in das Projekt. Über Lohnarten (z.B. Ingenieurstunden) werden kostenrelevante Bewertungen der Mengen vorgenommen.
An die Tagesberichtserfassung sind nachfolgende Anforderungen gestellt:

• Positionsnummer ist Pflicht, die Positionsnummer im Projekt kann über die Listfunktion gesucht werden
• Projektposition muss die Positionsart "D" haben
• Projektstatus (Projektkopf FRDTSA Parameter 3 > 0) muss Buchung zulassen
• Lohnart muss für das Anwendungsgebiet BIA zugelassen sein
• Die Mengeneinheit der Projektposition und der zugehhörigen Lohnart müssen übereinstimmen
• Minusmengen sind zulässig, damit können Fehlbuchungen wieder ausgeglichen werden
• Sofern ein Angebot mit zugehörigem Kostensammler hinterlegt wird, wird automatisch der Kostensammler in das Feld Auftragsnummer eingestellt, damit die angefallenen Kosten abgerechnet werden können. Eine detaillierte Beschreibung zur Abrechnung der Kostensammler befindet sich im Handbuch "Verfahrenshandbuch oxaion Innerbetriebliche Auftragsabrechnung".

Die Übergabe der Tagesberichtsdaten erfolgt mit dem Schnittstellenprogramm der Kostenrechnung (BI60200) mit der Kostenartengruppe "3 - Lohn".
Die bewerteten Zeiten werden in der Projektposition als Ist-Wert, aktuelle Kosten und Rückmeldemenge sichtbar. Der durchschnittliche Ist-Preis wird stets neu berechnet.

Externe Dienstleistungen

Diese Positionen werden im Rahmen der Einkaufsabwicklung bestellt. Solche Dienstleistungen können das Aufstellen eines Gerüstes oder die Bestellung eines Spezialtransportes sein – um nur einige Beispiele zu nennen.

Materialbestellung

Wurde die Freigabe zur Beschaffung aus dem Projekt heraus ausgesprochen, so wird sofort ein Bestellvorschlag angelegt und gelangt damit in den "Arbeitsvorrat" des Einkaufs. Es ist also kein Papier in Form einer manuellen Bedarfsmeldung erforderlich. Die Aktionen Bestellung, Wareneingang und Rechnungsprüfung führen stets zu verdichteten Informationen (Preis, Mengen, Termin) im Projekt. Einzelheiten sind dem Verfahrenshandbuch EKS zu entnehmen.

Eigenfertigung

Wurde die Freigabe zur Produktion aus dem Projekt heraus ausgesprochen, so wird sofort ein Fertigungsvorschlag angelegt und gelangt damit in den "Arbeitsvorrat" des Arbeitsvorbereiters. Die Aktionen Übernahme in den Fertigungsauftragsbestand, Rückmeldungen (Zeiten, Material) sowie Fertigmeldungen führen stets zu verdichteten Informationen im Projekt. Im Rahmen der Auftragsnachkalkulation wird das Projekt mit aktuellen Kosten versorgt. Einzelheiten sind dem "Verfahrenshandbuch PPS" zu entnehmen.

Montageabwicklung

Die Montageabwicklung kann als Auftragsart im Rahmen der Abwicklung von Fertigungsaufträgen angesehen werden. Die Montagezeiten werden über das Rückmeldesystem der Produktionsprogramme von oxaion erfasst. Die Auftragsnachkalkulation bewertet die erbrachten Leistungen und übergibt die konzentrierten Daten an die jeweilige Projektposition.

Sonderformen der Beschaffung: Mietgerätepark und Lagerentnahmen

Mietgerätepark, Mietposition über Projekt
Werden Mietgeräte aus dem Gerätepark für ein Projekt entnommen, so erfolgt - bei Nutzung der Thekenaus- und Rücklieferung - eine Aktualisierung des Projekts.

Ungeplante Mietpositionen

Bei der Thekenauslieferung, die als spontaner Bedarf gilt, legt das Programm automatisch eine Projekt- und Mietposition an und trägt Menge und Termin sowie Artikelnummer ein. Die Projektebene, unter der das Mietgerät im Projekt abgelegt wird, steht in der Tabelle FRDAPE.

Geplante Mietpositionen

Werden Mietgeräte geplant, so erfolgt mit der Freigabe der ersten Mietposition automatisch die Anlage eines Mietvertragskopfes. Die erste und alle nachfolgenden Mietpositionen werden automatisch im Mietvertrag angelegt.
Bei Vermietung werden Mietrechnungen aus dem Mietvertrag heraus erstellt. Die Werte aus der Mietrechnung werden bei internen Vermietungen als Kosten summarisch in der Projektposition gesammelt, bei externen Vermietungen wird der Rechnungswert als Erlös im Projekt dargestellt.
Jede Rücklieferung wird automatisch im Projekt und im Mietvertrag registriert.

Direkte Lagerentnahmen

Mit dem Lagerbuchungsprogramm können auch spontane Entnahmen gebucht werden. Wird hierzu die Projektnummer in das Feld Referenz eingetragen, so legt das Buchungsprogramm sofort die Projektposition mit Menge, Datum, Preis und Status an. Der Buchungsschlüssel muss für die Buchungen für das Projekt zugelassen sein. Auf diese Weise können auch Rücklieferungen zum Projekt (im Sinne einer Kostenentlastung) angelegt werden.

In der Tabelle FRDAPE wird die Projektebene, unter der die Lagerbuchungen abgelegt werden sollen, hinterlegt. Diese Entnahmen gelten sofort als Verbrauch.
 

Starten der Ausführungsfreigabe bzw. Beschaffung

Um eine Ausführung oder einen Beschaffungsprozess anzustoßen, müssen die entsprechenden Projektpositionen freigegeben werden.
Voraussetzung hierfür ist, dass der Auftragsstatus im Projektkopf die Ausprägung 4 oder 5 hat.
Ausnahme ist die Erstellung von Haupt- und Einzelanfragen an Lieferanten. Dies ist bereits in der Angebotsphase (Auftragsstatus 1) und ohne Freigabe der Projektposition möglich.
Das System bietet dem Anwender die Möglichkeit, sowohl Einzel- als auch Massenfreigaben vorzunehmen. Wird z.B. eine Überschriftenposition (übergeordnete Ebene) zur Beschaffung bzw. Auslieferung freigegeben, dann werden automatisch alle Projektpositionen auf den untergeordneten Ebenen dieser Überschriftenposition ebenfalls freigegeben, falls diese nicht schon zuvor separat freigegeben wurden.
Die Freigaben können generell von zwei Stellen aus erfolgen:

• Über den Projektexplorer durch Markieren der Projektposition und Auswahl der Funktion aus dem Kontextmenü
• aus der Detailansicht der Projektpositionen durch den entsprechenden Eintrag im Feld "Freigabekennzeichen" = 0 Freigabe zur Beschaffung

Restriktionen bei Ausführung der Freigabe:

• Projektposition

Bevor eine Projektposition freigegeben werden kann, muss ein Beschaffungsdatum (Termin bis zu dem etwas erledigt oder geliefert sein soll) und ein Beschaffungskennzeichen angegeben werden.

• Überschriftenpositionen

Bei einer Freigabe zur Beschaffung einer Überschriftenposition reicht es aus, wenn auf der Ebene der Überschrift ein Beschaffungsdatum angegeben wird. Es werden dann alle Positionen der untergeordneten Ebene/Ebenen freigegeben, sofern in der Projektposition auch die Beschaffungsart Projekt gefüllt ist und zum Beschaffungsdatum der übergeordneten Ebene beschafft. Dies gilt nur, wenn auf den untergeordneten Ebenen keine abweichenden Beschaffungsdaten angegeben wurden.
Wurden dagegen auf den untergeordneten Ebenen abweichende Beschaffungsdaten angegeben, dann bewirkt eine Beschaffungsfreigabe die Beschaffung dieser Positionen zu den jeweils angegebenen Daten.
Fehlen Beschaffungsdatum und/oder Beschaffungsart in einer untergeordneten Position, dann wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben und es erfolgt in keiner Position eine Freigabe.

• Komponenten

Komponenten einer Stückliste können nicht separat freigegeben werden.

Sperren

Es können sowohl Einzelsperren als auch Massensperren vorgenommen werden. Wird z.B. eine Überschriftenposition (übergeordnete Ebene) zur Beschaffung gesperrt, so werden automatisch alle dazugehörigen Projektpositionen auf den untergeordneten Ebenen ebenfalls gesperrt, falls diese Projektpositionen noch nicht separat gesperrt wurden.
Eintrag im Feld "Freigabekennzeichen" = 3  Beschaffung gesperrt
 

Rückmeldungen, Projektfortschreibung

Mit der Ausführungsfreigabe werden Projektpositionen an die nachgelagerten Bereiche von oxaion übergeben. Wesentliche Änderungen sind im Projekt sichtbar. Details können stets über die verschiedenen Auskunftsprogramme eingesehen werden.
Im Projekt sichtbar sind:

Beschaffungsstatus

Abhängig davon, in welchem Stadium des Beschaffungsprozesses sich die Projektposition befindet, kann der Beschaffungsstatus folgende Ausprägungen annehmen:

Änderungen genehmigt

Dieser Status wird bei der Neuanlage einer Projektposition mit Blank als Default vorbelegt. Tritt eine Änderung außerhalb der Projektverwaltung auf (z.B. Änderung von Termin oder Menge in Bestellvorschlägen, Bestellungen, Fertigungsvorschlägen, Fertigungsaufträgen etc.), so wird das Kennzeichen "Änderungen genehmigt" auf "N" (nicht im Plan) gesetzt. Damit verbunden werden die Felder "geänderte Menge", "geändertes Datum" und "Letzte Änderung Menge/Datum" mit den aktuellen Werten gefüllt.
Der Anwender hat dadurch die Möglichkeit, externe Änderungen einer Beschaffungsmaßnahme zu lokalisieren, indem er über die Filterfunktion alle Projektpositionen mit unbestätigten Änderungen (z.B. durch den Projektleiter) selektiert.
Bestätigt der Sachbearbeiter (durch Setzen des Kennzeichens "Änderungen genehmigt" auf "J") diese externe Änderung, so werden die Felder "bestätigte Menge", "bestätigtes Datum" und "Datum Genehmigung" gefüllt.

Termine

Es werden bestätigte Termine, Informationen zur letzten Lieferung (Datum und Menge) sowie Datum der letzten Verfügbarkeitsprüfung geführt. Details können über die speziellen Programme wie die Anzeige der Bestellungen mit Bezug zum Projekt. 

Freigabekennzeichen

Nachdem die erste Kommissionierung oder Auslieferung stattgefunden hat, wird das Freigabekennzeichen maschinell aktualisiert. Dabei lassen sich die nachfolgende Kennzeichen unterscheiden:

• Kommissionierung hat durch Verbuchung der betreffenden Entnahmescheinposition stattgefunden  Freigabekennzeichen hat die Ausprägung 6
• Auftragsmenge > gelieferte Menge  Freigabekennzeichen hat die Ausprägung 8 (Auslieferungen erfolgt)
• Auftragsmenge = gelieferte Menge  Freigabekennzeichen hat die Ausprägung 9 (Position komplett erledigt)

Auslieferungsstatus

Ebenfalls nachdem die erste Kommissionierung oder Auslieferung stattgefunden hat, wird vom System automatisch der Auslieferungsstatus aktualisiert. Der Auslieferungsstatus kann folgende Ausprägungen annehmen:

Mengen

Sobald eine Kommissionierung durchgeführt wurde, wird die bisher kommissionierte Menge in dem Feld "Kommissionierte Menge" ausgewiesen.
Werden Projektpositionen ausgeliefert, so werden die ausgelieferten Mengen in dem Feld "gelieferte Menge" kumuliert.
Trägt der Anwender im Feld "auszuliefernde Menge" keinen Wert ein, so wird automatisch die bis dahin rückgemeldete Menge ausgeliefert. Der Anwender hat auch die Möglichkeit Teilauslieferungen zu initiieren. Dazu muss er im Feld "auszuliefernde Menge" genau die Menge eintragen, die er ausliefern möchte. Bei einer erneuten Teillieferung hat er analog zur ersten Teillieferung vorzugehen. Bei Teillieferungen werden die Mengen ausgeliefert, welche im Feld "auszuliefernde Menge" eingetragen wurden.

Projektfortschreibungen aus Prozessdaten

Das Projekt steht zur direkten Auswertung von Geschäftsprozessen zur Verfügung. Insbesondere die Projektleitung benötigt einen zeitnahen Überblick über die jeweiligen Prozessvorgänge. Es werden, falls vorhanden, die Istwerte von untergeordneten Projektpositionen in die entsprechenden Felder der dazugehörigen Überschriftenposition kumuliert.
Rücknahmewerte und Kostenpositionen werden ebenfalls berücksichtigt.