Von der Anfrage bis zum Abschluss eines Projektes werden verschiedene Phasen durchlaufen. In Abhängigkeit dieser Phasen sind diverse Prüfungen hinterlegt. So sind z. B. Beschaffungsmaßnahmen nur eingeschränkt möglich, wenn der Status der Projektfreigabe noch nicht erreicht ist oder es sind Änderungen an Projektpositionen unzulässig, wenn das Projekt bereits vollständig abgerechnet wurde.

In oxaion werden der Projektstatus ( = Auftragsstatus) und der Anwenderstatus unterschieden.

• Der Auftragsstatus wird vorwiegend für die programmtechnische Kontrolle der Aktivitäten genutzt. Er ist daher nur eingeschränkt änderbar und darf nur nach Rücksprache mit der oxaion gmbh überarbeitet werden.
• Der Anwenderstatus ermöglicht eine feinere Gliederung, die vollständig dem Sprachgebrauch des Unternehmens angepasst werden kann.

Sowohl der Auftragsstatus als auch der Anwenderstatus werden auf Wunsch in der Historie registriert. Damit kann der Termin und der Verursacher eindeutig nachgewiesen werden.

Projektstatus / Auftragsstatus

Der Projektstatus wird in der Tabelle FRDTSA definiert.

Das Argument ist einstellig und kann nicht frei definiert werden. Je nach Umfang sollte der benötigte Status eine Ausprägung zwischen 1 und 9 haben.

Der interne Auftragsstatus steuert, in welcher Reihenfolge ein Auftrag die diversen Statuswerte durchlaufen kann. Der interne Status darf bei einem Statuswechsel des Auftrages in der Regel nicht kleiner werden.
Die internen Statuswerte 8 und 9 müssen belegt sein. Der interne Status 8 kennzeichnet einen Auftrag, der abgerechnet werden soll, der interne Status 9 bedeutet, dass der Auftrag abgerechnet wurde.

Folgende Auftragsstatuswerte (Projekt) werden benutzt:
1 - Projektierungsphase
2 - Auftrag ist geplant
3 - Auftrag genehmigt
4 - Projekt freigegeben
5 - Auftrag ist aktiv
6 - Nachbuchungen nach Abrechnung
7 - Temporär gesperrt
8 - Soll abgerechnet werden
9 - Ist abgerechnet

Soll beispielsweise von der Projektierungsphase (dies ist in der Regel der Fall, wenn bisher nur ein Angebot erstellt wurde) in die Auftragsplanung gewechselt werden, so müssen Informationen zum frühesten Anliefertermin, Projektlagerort und Auftragstext vorhanden sein.

Soll das Projekt in die Phase "Auftrag genehmigt" gelangen, so sind die projektspezifischen Sachbearbeiter (Gesamtverantwortlicher, Projektleiter und -genehmiger sowie Sachbearbeiter Beschaffung) einzutragen.

Anwenderstatus

Der Anwenderstatus ermöglicht es, eine feinere Strukturierung der diversen Projektphasen vorzunehmen. Bis zu 20 Werte können definiert werden. Hierzu erfolgt über die Tabelle FRDAWS eine Beschreibung der einzelnen Phasen.

Zusätzlich kann definiert werden, ob ein Vorgängerstatus erreicht sein muss und ob eine Nachricht an einen bestimmten Personenkreis geschickt werden soll. Diese Nachricht gelangt dann in die zentrale Nachrichtenverarbeitung "Mailbox", in der die Art der Ausgabe (Mailboxanzeige, E-Mail, SMS) beschrieben ist. Der Text, welcher der Nachricht mitgegeben werden soll, kann ebenfalls definiert werden. Bei einem Versand über SMS sind die technischen Restriktionen zu beachten.

Gibt es keine feste Person, die bei einer Statusänderung zu informieren ist, dann können auch Platzhalter eingetragen werden, die dann mit den tatsächlichen Personen belegt werden. Diese Personen werden aus dem jeweiligen Projekt ermittelt.

Platzhalter sind:

Statushistorie

Während der Systemstatus dazu dient die Geschäftsprozesse in Abhängigkeit vom Projektfortschritt zu überprüfen und bei Bedarf Aktionen zu unterbinden, ist der Anwenderstatus für die unternehmensinterne Definition von Projektphasen vorgesehen. Beide sind hinsichtlich der Änderungen wichtig und werden in der Statushistorie registriert. Damit kann stets nachvollzogen werden, wer an welchem Tag und zu welcher Zeit welche Statusänderung durchgeführt hat.