Anwendungsspezifisches Anlegen von Texten für Geschäftspartner
Das Anlegen von Texten für Lieferanten und Kunden läuft jeweils identisch ab. Im Folgenden wird daher das Anlegen von Karteikarten und Texten für Belege nur an jeweils einem Beispiel erläutert.
Karteikarte
Generelles
Eine Karteikarte ist dadurch definiert, das ihr Text nur am Bildschirm angezeigt wird, aber nicht auf Ausdrucken erscheint.
Anlegen einer Karteikarte
Im Geschäftspartnerexplorer kann über die rechte Maustaste z.B. auf den Knoten „Kunde" und „Karteikarten verwalten" die Verwaltung der Karteikarten geöffnet werden.
Im „freien" Bereich Rechtsklick und „Neu" auswählen
Auf der Maske „Text" wird nun der Text für die Karteikarte eingegeben. Auf der Maske „Steuerkennzeichen" steht der Parameter „Textverwendung auf „002" für Karteikarte. Über die Parameter „Gültig ab" und „Gültig bis" kann eingestellt werden innerhalb welchen Zeitraums die Karteikarte angezeigt werden soll. Die restlichen Parameter der Maske Steuerkennzeichen sind für die Karteikarte ohne Bedeutung.
Erfasst nun ein Sachbearbeiter einen Verkaufsauftrag, so wird bei diesem Kunden automatisch die eben angelegte Karteikarte eingeblendet.
Texte auf Belegen
Generelles
Das folgende Beispiel demonstriert die Vorgehensweise zum Anlegen eines Zusatztextes für einen Geschäftspartner der auf verschiedenen Belegen angedruckt wird. Das Einrichten von Texten die auf Belegen, unabhängig vom Empfänger, angedruckt werden sollen, wird im Abschnitt Arbeiten mit Textbausteinen beschrieben.
Folgender Text soll für einen Kunden immer auf allen Belegen angedruckt werden.
Anlegen eines Zusatztextes
Zusatztexte für Kunden werden über die rechte Maustaste auf dem Knoten „Kunde" im Programm „Geschäftspartner" und Auswahl von „Texte verwalten" angelegt. Es öffnet sich die Textverwaltung für den ausgewählten Kunden.
Ein neuer Text kann nun wie im Abschnitt „Karteikarte" beschrieben angelegt werden.
Für den Kunden kann der Text eingegeben werden, der auf den Belegen für den Kunden angedruckt werden soll. Anschließend ist die Maske Steuerkennzeichen zu bearbeiten.
Die Druckzone gibt die Position des Textes auf dem Ausdruck vor. Zur Erläuterung der Druckzone dient die Grafik in Kapitel 5.1.2 Druckzone.
Zur Bearbeitung der „Drucksteuerung" ist das Kontextmenü zu öffnen und „Drucksteuerung ändern" auszuwählen. Es öffnet sich das Fenster mit der Drucksteuerung.
Die Einstellungen der Radiobuttons „nicht drucken" und „ist zu drucken" werden automatisch in den Zahlencode im Feld Drucksteuerung ��bersetzt.
Damit der Text beim Erfassen eines Kundenbeleges automatisch ermittelt wird muss der Parameter „Text automatisch ermitteln" gesetzt sein. Ist der Parameter nicht gesetzt, ist der Text zwar beim Kunden hinterlegt, muss bei der Anlage eines Beleges aber manuell durch den Sachbearbeiter dem Beleg zugewiesen werden.
Mit der Anlage eines Auftrages für den Kunden, wird der Text als Unterknoten in der Belegverwaltung angezeigt und auf den entsprechenden Belegen angedruckt.
Anlegen von Texten für Teile
Die folgenden Beispiele erläutern das anwendungsspezifische Anlegen von Texten für Teile. Diese können allgemeingültig im Teilestamm oder für ausgewählte Geschäftspartner im Kundenteilstamm bzw. Lieferantenteilestamm angelegt werden.
Karteikarte
Generelles
Eine Karteikarte ist dadurch definiert, dass ihr Text nur am Bildschirm angezeigt wird, aber nicht auf Ausdrucken angedruckt wird. Als Beispiel für eine Karteikarte dient folgender Hinweistext.
Anlegen einer Karteikarte
Das Anlegen einer Karteikarte für ein Teil wird über das Programm „Teile verwalten" vorgenommen. Da sich das Vorgehen bei der Anlage einer Karteikarte für die unterschiedlichen Bereiche Vertrieb, Einkauf, Projekt, usw. identisch ist, wird nachfolgend exemplarisch nur das Anlegen für den Bereich Einkauf beschrieben.
Auf das gewünschte Teil ist mit Rechtsklick die Funktion „Zusatztexte verwalten" „Zusatztexte Einkauf" auszuwählen. Es öffnet sich nun die Textverwaltung für das ausgewählte Teil.
Ein neuer Text kann nun wie im Abschnitt „Karteikarte" beschrieben angelegt werden.
Auf der Maske „Steuerkennzeichen" ist der Parameter „Textverwendung" von „000" Druck auf „002" für Karteikarte zu ändern. Weiterhin kann über die Parameter „Gültig ab" und „Gültig bis" eingestellt werden innerhalb welchen Zeitraums die Karteikarte angezeigt werden soll.
Die restlichen Parameter der Maske Steuerkennzeichen sind für die Karteikarte nicht von Bedeutung.
Erfasst nun ein Sachbearbeiter eine Bestellung für dieses Teil, wird automatisch die eben erfasste Karteikarte eingeblendet.
Texte auf Belegen
Generelles
Mittels der Textverwaltung ist es möglich für ein Teil Texte zu hinterlegen, die auf den Belegen aus den Bereichen Einkauf (EKS), Vertrieb (VKS) usw. angedruckt werden. Da sich das Vorgehen für das Anlegen der Texte nicht unterscheidet, wird hier exemplarisch das Anlegen eines Textes für die Bestellung aufgezeigt. Der folgende Text soll für ein Teil auf allen Belegen des Bereichs Einkauf gedruckt werden.
Anlegen eines Zusatztextes
Ein neuer Text kann nun wie im Abschnitt „Karteikarte" beschrieben angelegt werden. Anschließend ist die Maske Steuerkennzeichen zu bearbeiten.
Die Druckzone gibt die Position des Textes auf dem Ausdruck vor. (Zur Erläuterung der Druckzone dient die Grafik in Kapitel 5.1.2 Druckzone).
Die „Drucksteuerung" kann über den Eintrag „Drucksteuerung ändern" im Kontextmenü angepasst werden.
Die Einstellungen der Radiobuttons „nicht drucken" und „ist zu drucken" werden automatisch in den Zahlencode im Feld Drucksteuerung übersetzt.
Damit der Text zum Teil beim Erfassen einer Bestellposition automatisch ermittelt wird muss der Parameter „Text automatisch ermitteln" gesetzt sein. Ist der Parameter nicht gesetzt, ist der Text zwar hinterlegt, wird auf Belegen aber nur angedruckt, wenn er vom Sachbearbeiter explizit eingefügt wird.
Wird nun für das Teil eine Bestellung erfasst, so erscheint der entsprechende Text je nach Einstellung auf dem Belegen.
Texte für Sachmerkmale
Generelles
Mittels der Textverwaltung ist es möglich Texte für Sachmerkmalsausprägungen zu hinterlegen, die auf den Belegen aus den Bereichen Einkauf (EKS), Vertrieb (VKS) usw. angedruckt werden. Da sich Vorgehen für das Anlegen der Sachmerkmalstexte identisch ist, wird hier die Beschreibung nicht mehr im Detail erläutert.
Anlegen eines Zusatztextes
Das hinterlegen eines Zusatztextes für eine Sachmerkmalsausprägung wird im Programm „Sachmerkmalsausprägungen verwalten" vorgenommen (US15200). Die Sachmerkmalsausprägung, für die ein Text hinterlegt werden soll, ist mit der linken Maustaste auszuwählen. Nun kann über „Funktion" in „Zusatztexte Verkauf" verzweigt werden.
Für die Sachmerkmalsausprägung kann nun der Text eingegeben werden, der auf den Belegen angedruckt werden soll, sowie eine Beschreibung hinterlegt werden. Anschließend ist die Maske Steuerkennzeichen zu bearbeiten. Die weitere Vorgehensweise erfolgt so, wie es in den Kapiteln „Texte auf Belegen" bereits beschrieben wurde,
Die Druckzone gibt die Position des Textes auf dem Ausdruck vor. (Zur Erläuterung der Druckzone dient die Grafik in Kapitel 5.1.2 Druckzone.)
Zur Bearbeitung der „Drucksteuerung" ist das Kontextmenü zu öffnen und „Drucksteuerung ändern" auszuwählen.
Damit der Text zur Sachmerkmalsausprägung beim Erfassen einer Auftragsposition automatisch ermittelt wird muss der Parameter „Text automatisch ermitteln" gesetzt sein. Ist der Parameter nicht gesetzt, ist der Text zwar hinterlegt, wird auf Belegen aber nur angedruckt, wenn er vom Sachbearbeiter explizit eingefügt wird.
Wird nun für das Teil mit der Sachmerkmalsausprägung ein Vorgang erfasst, so wird der Sachmerkmalstext auf den Belegen angedruckt.
Belegspezifische Texte
Belegspezifische Texte können in oxaion an verschiedenen Stellen angelegt werden. Über die verschiedenen Steuerungsdaten wird die Festlegung getroffen, was mit den Texten erfolgen soll.
Notizen
In oxaion ist es möglich beim Anlegen oder Bearbeiten von Belegen, diese mit Notizen zu versehen. Diese Notizen können von den Sachbearbeitern eingesehen werden, werden aber nicht auf den Belegen angedruckt. Im Gegensatz zu Karteikarten die z. B. an Kunden gebunden sind und automatisch immer dann eingeblendet werden, wenn der Kunde verwendet wird, sind Notizen immer an einen bestimmten Beleg gebunden. So kann z. B. für den Bestellkopf die Notiz hinterlegt werden, dass in Absprache mit dem Lieferanten Sonderpreise vereinbart wurden.
Das Anlegen einer Notiz ist für alle Belege gleich. Da sich das Anlegen einer Notiz auf Kopfebene vom Anlegen einer Notiz auf Positionsebene in den Grundlagen nicht unterscheidet, wird im Folgenden nur das Vorgehen zum Anlegen einer Bestellnotiz auf Kopfebene demonstriert.
Um für eine Bestellung eine Notiz zu hinterlegen ist der Beleg mit rechter Maustaste auszuwählen und auf „Belegtext" „Notiz zum Beleg" zu klicken. Es öffnet sich das Fenster für die Textverwaltung.
Für die Bestellung kann nun eine Notiz hinterlegt werden. Auf der Maske „Steuerkennzeichen" ist der Parameter „Textverwendung" automatisch auf „001" für Notiz gesetzt. Durch Anklicken des „OK" Buttons wird die Notiz hinterlegt. Der Vorgang erhält nun das Kennzeichnen „Notiz hinterlegt".
Belegtexte
Das Anlegen von Zusatztexten auf Belegebene ist identisch mit den Anlegen von Zusatztexten im Geschäftspartnerexplorer (siehe Anlegen eines Zusatztextes). Die Textverwaltung wird über die rechte Maustaste auf dem „Belegkopf --> Texte --> Texte verwalten" geöffnet.
Der Unterschied besteht darin, dass hier hinterlegte Texte nur Auswirkungen auf den Beleg selbst und seine direkten Folgebelege (z.B. Lieferschein/Rechnung) haben.
Positionstexte
Das Anlegen von Zusatztexten auf Positionsebene ist identisch mit dem Anlegen von Zusatztexten auf Teileebene (siehe Anlegen eines Zusatztextes) Die Textverwaltung wird über die rechte Maustaste auf dem Teil --> „Text" --> „Positionstexte" geöffnet.
Der Unterschied besteht darin, dass hier hinterlegte Texte nur für diesen Beleg selbst und seine direkten Folgebelege (z.B.: Lieferschein/Rechnung) relevant sind. Alle anderen Belege, die dasselbe Teil verwenden, berücksichtigen diesen Text nicht.