Gesetzliche Aspekte der Datenmigration

Unternehmen sind verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfristen werden in Deutschland weitestgehend in der AO (Abgabenordnung) und im HGB (Handelsgesetzbuch) festgelegt. In den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist geregelt, wie die ordnungsgemäße Aufbewahrung steuerlich und handelsrechtlich relevanter Daten und Dokumente in elektronischer Form erfolgen muss. Die GoBD regeln die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen nicht nur an das eigentliche Buchführungssystem sondern ausdrücklich auch an Vor- und Nebensysteme der eigentlichen Finanzbuchführung.
In den GoBD ist unter anderem geregelt, dass die aufbewahrungspflichtigen Daten während der Aufbewahrungspflicht nur dann nicht im ursprünglichen System vorgehalten werden müssen, wenn diese Daten quantitativ und qualitativ gleichwertig in das neue System überführt werden. Bei einer Datenmigration darf ausschließlich das Format der Daten umgesetzt werden, eine inhaltliche Änderung der Daten ist unzulässig. Änderungen unterliegen der Dokumentationspflicht. Das neue System muss in qualitativer und quantitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen der aufbewahrungspflichtigen Daten ermöglichen wie das vormalige Produktivsystem.
Diese Regelungen haben Auswirkungen auf die Planung einer Datenmigration im Hinblick auf die Auswahl der zu migrierenden Stamm- und Bewegungsdaten einerseits und auf den Zeitraum, für den Bewegungsdaten in das neue System übernommen werden müssen, andererseits.
Das vorliegende Handbuch beschäftigt sich ausschließlich mit der Technik der Datenübernahme. Die Definition der zu übernehmenden Daten unter dem Aspekt der Aufbewahrungspflicht muss bereits vor der eigentlichen Datenübernahme erfolgt sein. Die notwendige Klärung der einzelnen Sachverhalte erfordert erfahrungsgemäß einige Zeit. Wir empfehlen daher eine frühzeitige Planung der Datenmigration unter diesem Aspekt.