ACHTUNG: der Import von Excel-Dateien liegt im Verantwortungsbereich des Anwenders. Es muss sichergestellt sein, dass stimmige und konsistente Daten importiert werden. Der Anwender muss sich auch im Klaren sein, was er wie importieren muss, sodass die gewünschte Änderung eintritt. Eine Missachtung führt zu falschen Daten, die unter Umständen nicht mehr geändert werden können. Es empfiehlt sich daher, den Datenbestand zu sichern, wenn kritische Änderungen hochgeladen werden.
Was ist aus technischer Sicht zu beachten:
Das Hochladen bedient sich der gleichen Programmroutinen wie die Verwaltung. Allerdings neben der möglichen Masse an Daten, die geladen werden können, besteht beim Hochladen keine Prüfung auf die verfügbaren bzw. sichtbaren Felder. So können unter Umständen Werte beim Laden verändert werden die in der Maske nicht zur Verfügung stehen und die beim normalen Geschäftsprozess durch Folgeaktivitäten verändert werden würden.
Beispiel:
Kalkabschluss und Übernahmeinformation im Leitstand im Fertigungsauftrag:

Restriktionen:

• Auswählbare Felder in der Sicht, die nicht in der Datei an sich vorkommen dürfen nicht ausgegeben werden (z.B. TLBEZG beim Import der Bestellvorschläge).
• Felder dürfen nicht gejoint sein.
• Updatezähler dürfen nicht in der Datei enthalten sein, da ansonsten die Meldung „Datensatz wurde inzwischen geändert" protokolliert wird (z.B. beim Hochladen von Plankostensätzen)

Der Excel-Import ist für bestimmte Programme (open: alle XX1 Stammdaten, BS: ausgewählte XX1 Programme) möglich. Die Excel-Datei kann in Auflistungen zu den XX1 Programmen importiert werden, (näheres in Kapitel 4.2) Dort kann auch eine bereits vordefinierte Excel-Datei mit den aktuell angezeigten Daten ausgegeben werden (näheres in Kapitel 4.1).
Diese beiden Funktionen können in open wie folgt über das entsprechende Menü des Listprogrammes aufgerufen werden:

In obs kann dann die Excel-Datei über das Funktionsmenü der Stammdatenverwaltungsprogramme importiert werden:

Eine vordefinierte Excel-Datei, mit den aktuell angezeigten Daten kann über die Funktion „Excel-Ausgabe" und der Auswahl der Sicht „ForImport" ausgegeben werden.
Anforderungen an die zu importierende Excel-Datei:

• Die Feldnamen der oxaion Datei müssen in der Spaltenüberschrift (erste Zeile) stehen. Darunter folgen zeilenweise die zu importierenden Datensätze.
• Alle Schlüsselfelder des XX1 Programmes müssen als Spalte übertragen werden, ansonsten erscheint beim Import eine Hinweis- bzw. Mailboxmeldung.
• Die einzelnen Zellen (auch Datumsfelder oder numerische Werte) müssen als Text formatiert sein. Mit einem vorangestellten Hochkomma, oder über die Änderung des Zahlenformates innerhalb des Funktionsmenüs „Start" können die Zellen zu einem Textfeld umgewandelt werden.
• Sollen Schlüsselfelder geändert werden (z.B. Menge oder Gültigkeitszeitraum in der oxaion Preislistentabelle), müssen die Originalwerte ausgegeben werden. Die Originalwerte haben Als Spaltenschrift den Namen O_<Feldname>.
• Die Excel-Datei darf, abhängig von verschiedenen Faktoren eine Größe zwischen 4 und 10 MB nicht überschreiten. Bei einer aufkommenden Meldung muss die Datei in kleinere Dateien aufgeteilt werden.

Excel Ausgabe für Import

Für diese Ausgabe wird eine spezielle Sichtart *FORIMPORT verwendet, in der folgende Felder vorhanden sein sollen:

• Schlüsselfeldern der Datei
• Felder die geändert werden sollen

Sollen die Originalfelder für eine Änderung der Schlüsselfelder ausgegeben werden, muss in der Sichtart *FORIMPORT im Feld Formatoptionen der Sonderwert *key angegeben werden. Die Originalfelder werden, wie schon in Kapitel 4 beschrieben in einer zusätzlichen Spalte ausgegeben, die den Namen O_<Feldname> hat.
Ein Beispiel, welche Auswirkungen der Import ohne und mit den Schlüsselfeldern, in Kombination mit der Aufrufart hat, wird in Kapitel 4.3 dargestellt.

Excel Import

Nach der Auswahl der Funktion „Excel Import" (zu finden, wie unter Kapitel 4 beschrieben) folgt ein Dialog, in dem die zu importierende Excel Datei und die Verarbeitungsart ausgewählt werden kann.

Nach Bestätigung kann in open der Import sofort (durch löschen der Jobwarteschlange) oder interaktiv (über eine Jobwarteschlange) ausgeführt werden. In obs wird der Import sofort durchgeführt.

Bei interaktivem Import wird eine Mailboxmeldung, ansonsten eine Hinweismeldung ausgegeben, die über die Anzahl der verarbeiteten bzw. nicht verarbeiteten Sätze oder den Grund des nicht durchgeführten Imports informiert.
Im gleichen Pfad wird eine Protokolldatei mit dem Namen <name>_Protokoll.txt angelegt.
In jedem Fall wird im gleichen Pfad, in dem die zu importierende Datei <name>.xls oder <name>.xlsx eine Protokolldatei <name>_Protokoll.txt angelegt, in der für jeden Datensatz protokolliert wird, ob er erfolgreich importiert werden konnte oder welcher Fehler aufgetreten ist.
In obs werden csv Dateien importiert. Eine Fehlerliste wird als Spool ausgegeben.

Beispiel Excel Import (Preislisten)

Die folgenden Beispiele sollen verdeutlichen, wie der Import die Preise verändert, abhängig davon, ob Originalfelder vorhanden sind oder nicht.
Gegebenheiten: in der VRLU08 ist der Parameter „Auto. Endedatumkorr. Preise" angehakt. Die Exceldatei wird am 30.06. ins das System hochgeladen
Transaktion „nur bestehende Datensätze"

Transaktion „nur neue Datensätze übernehmen"

Transaktion „bestehende und neue Datensätze"
Bei vorhandenen Originalfeldern verhält sich das System wie unter „nur bestehende Datensätze". Sind diese nicht vorhanden, verhält sich das System wie unter „nur neue Datensätze übernehmen" beschrieben.