Als periodische Aufgaben werden Tätigkeiten und Programmabläufe bezeichnet, die in der Regel nicht permanent, sondern nur in einem bestimmten zeitlichen Rhythmus durchgeführt werden, d.h. einmal pro Tag oder einmal pro Woche usw.
In den nachfolgenden Unterkapiteln sind die innerhalb des Moduls Einkauf unter diesen Begriff fallenden Programmaufrufe aufgeführt.

Belegübermittlung an Lieferanten

Die Übermittlung der Beleginformation kann

• Per Druck und Versand des Beleges
• Durch direktes Faxen des Beleges
• Per elektronischer Übermittlung der Daten mit EDI
• Per E-Mail als Anhang

erfolgen.
Unter Belegdruck wird der Druck der Bestellungen, Anfragen und Absagen verstanden. Der Druck der Belege kann aus dem Menü jederzeit oder innerhalb des Tagesabschlusslaufes periodisch aufgerufen werden. Grundsätzlich besteht auch die Möglichkeit, jeden einzelnen Beleg aus der Dialogverwaltung sofort auszudrucken. In diesem Fall erfolgt die Freigabe des Drucks über die Endemaske der Dialogbestellverwaltung.
Wenn bei einem Lagerort eine abweichende Lieferanschrift angelegt wird, so kann diese, abhängig von einem Parameter im Firmenstamm angedruckt werden. Dann werden alle Positionen, die an den jeweiligen Lagerort gehen, zusammen gedruckt. Wenn diese Form des Druckes gewählt ist wird zusätzlich noch innerhalb des Lagerortes nach Anlieferstelle gruppiert und sortiert, wenn a) eine Anlieferstelle auf der Position angegeben ist und b) eine Sortierung und Gruppierung nach Lagerort und Anlieferstelle laut Vorlauftabelle VRLE05 gewünscht ist.
Die Belege an Lieferanten, die per Fax angesprochen werden können, werden bei einer Fax-Anbindung automatisch gefaxt. Dazu wird die Nummer aus dem Belegkopf entnommen. Ist hier keine Nummer hinterlegt, wird eine Druckausgabe des Fax-Beleges erzeugt, analoges gilt bei EDI.
Sind die technischen Voraussetzungen gegeben, so können die Belege auch als Fax oder E-Mail ausgegeben werden.
Weitere Informationen sind im „Handbuch oxaion Print" zu entnehmen.
 

Eingangsrechnungen übernehmen

Mit dem Aufruf des Programms 'Rechnungen an FIBU übergeben' werden die mit dem Rechnungsprüfungsprogramm eingegeben Eingangsrechnungen der Lieferanten an die Schnittstelle der Finanzbuchhaltung übergeben.
Mit dieser Übergabe erfolgt gleichzeitig die Fortschreibung verschiedener Umsatzfelder im Lieferanten- und Lieferantenteilestamm. Weichen die eingegebenen Rechnungswerte von den Werten der Bestellung ab, so werden entsprechende Korrekturbuchungen, z.B. auf den Durchschnittspreis, mit diesem Übergabelauf durchgeführt.
Der in der Rechnungsprüfung eingegebene bzw. bestätigte Preis wird in Abhängigkeit von Parameter 10 der Tabelle VRLE20 im Lieferantenstamm und/oder einer lieferantenbezogenen Preisliste abgelegt, falls das Steuerkennzeichen in der Rechnungsprüfung entsprechend gesetzt wurde.
Übergeben werden alle Eingangsrechnungen, deren Rechnungsdatum bis zu der in der Aufrufmaske eingegebenen Periode (Monat/Jahr) liegen. Fehlerhafte Daten werden nicht übergeben, sondern auf einem Fehlerprotokoll aufgelistet. Über die Vorlauftabelle VRLE20 wird gesteuert, ob Fehlermeldungen mehrfach protokolliert werden oder nur einmalig.
Das Buchungsdatum wird vor Übergabe gegen die Periode der Finanzbuchhaltung geprüft. Ist die Periode des Datums bereits geschlossen, wird als Buchungsdatum das Anfangsdatum der nächsten geöffneten Periode eingestellt. Dies jedoch nur, wenn in der VRLE20 eine entsprechende Einstellung vorliegt.
Die übergebenen Daten werden protokolliert.
Bei dem Aufruf zur Rechnungsübergabe werden vor der eigentlichen Übergabe aus der Gutschrifterfassung und der Schnellbelegerfassung Rechnungssätze erstellt. Anschließend werden diese Daten sofort mit an die Schnittstelle übergeben. Ab diesem Zeitpunkt können die Gutschrift- und Schnellbelege nicht mehr geändert werden.
Die Übergabe kann auch asynchron erfolgen. Der Anstoß erfolgt in den jeweiligen Erfassungsprogrammen.

Mahnläufe

Ein wichtiges Kriterium für Mahnungen ist das Mahnkennzeichen. Dieses Kennzeichen hat verschiedene Ausprägungen und ist in Tabelle FRD128 hinterlegt.
Das Mahnkennzeichen wird im Lieferantenstamm und Lieferantenteilestamm hinterlegt und von dort als Vorschlagswert in die Bestellung übertragen. Das Mahnkennzeichen steuert, ob eine Bestellung grundsätzlich angemahnt wird und legt die dazu zu verwendenden Mahnarten fest.
Das Modul Einkauf in oxaion kennt folgende Mahnarten:

• Lieferanmahnungen

Mit einer Lieferanmahnung werden überfällige Lieferungen aufgrund des Liefertermins angemahnt.

• Bestätigungsanmahnungen

Mit einer Bestätigungsanmahnung werden all die Bestellungen angemahnt, für die noch keine Lieferbestätigung (Bestätigungsdatum oder Bestätigungsnummer) und keine Lieferung eingegangen sind.

• Voranmahnungen

Mit Voranmahnungen sollen Lieferanten an demnächst fällige und bereits bestätigte Lieferungen erinnert werden.

• Anfragenanmahnung

Mit Anfrageanmahnungen werden Lieferanten an noch ausstehende Angebote erinnert.

• Abgangsanmahnung

Mit einer Abgangsanmahnung werden all die Bestellungen angemahnt, für die noch keine Abgangsbestätigung (Abgangsdatum) und keine Lieferung eingegangen sind.
In der Vorlauftabelle für Mahnungen VRLE08 sind Karenztage für die erste, zweite und alle weiteren Mahnungen zu hinterlegen. Die zweite und alle weiteren Mahnungen erfolgen nur, wenn das Aufrufdatum der Mahnungen gleich oder größer dem letzten Mahndatum zuzüglich der Karenztage aus der Tabelle ist.
Die Mahnprogramme sind abschlussfähig.
Für nähere Informationen über die Rahmenabwicklung wird auf die Dokumentation 'Mahnwesen Einkauf' verwiesen.

Mahndaten bearbeiten

Die zur Mahnung anstehenden Bestellungen können über ein zur Verfügung stehendes Dialogprogramm verwaltet werden. Verwaltet werden können hier die Mahnsperre und pro Mahnart die Mahnstufe und das Mahndatum; jeweils auf Kopf- und Positionsebene.

Mahnungen drucken

Je Mahnart gibt es verschiedene Druckaufrufmöglichkeiten. Alle Mahnarten können nach folgenden verschiedenen Kriterien aufgerufen werden:

• Nach Lieferantennummer von-bis
• Nach Bestellnummer von-bis
• Nach Lieferdatum/-woche.

Pro Druckaufruf kann die Sortierfolge gewählt werden, und zwar entweder nach Sachbearbeiter oder nach Belegnummer. Bestellungen können über die Vorgabe eines Mindestbestellwertes bei Druckaufruf von Mahnläufen ausgeschlossen werden.
Bei jedem Druckaufruf muss außerdem die Entscheidung getroffen werden, ob der Mahnlauf positionsbezogen oder auf Bestellkopfebene durchgeführt werden soll.

Protokolle durchgeführter Mahnungen

Mit den Listprogrammen 'Angemahnte Lieferungen drucken' und 'Angemahnte Bestätigungen drucken' kann sich der Anwender bereits angemahnte Bestellungen auflisten lassen. Die Druckauswahl ist nach Sachbearbeiter, nach Bestellnummer von-bis und/oder Lieferantennummer von-bis möglich.
Angegeben werden muss die Mahnstufe, die aufgelistet werden soll, und ob die Auflistung nur die Belegkopfdaten oder auch positionsbezogene Daten enthalten soll.

Intrahandelsstatistik

Mittels der Intrahandelsstatistik (im Folgenden kurz INTRASTAT genannt) werden die wirtschaftlichen Verflechtungen zwischen den Mitgliedsstaaten der Europäischen Gemeinschaft abgebildet.
Grundlage für die INTRASTAT ist die Verordnung (EWG) Nr. 3330/91 des Rates vom 7. November 1991.
Mit den zur Verfügung stehenden Programmen ist eine Meldung an das Statistische Bundesamt per Datenträger oder per Meldeformular möglich.
Grundsätzlich meldepflichtig sind Eingänge und Versendungen. Das begriffliche Pendant in oxaion für das Modul Einkauf ist der Wareneingang.
Als Basis für die INTRASTAT-Meldung benutzen wir die Daten der 'geprüften Rechnung'.
Über die Stapelprogramme zur Erstellung der INTRASTAT hinaus steht ein Dialogprogramm zur manuellen Eingabe von zu meldenden Daten zur Verfügung. Mit diesem Programm können auch die maschinell zusammengestellten Daten korrigiert werden.
Mit den Programmen für die Intrahandelsstatistik wird ein Handbuch 'Intrahandelsstatistik aus oxaion' ausgeliefert. In diesem Handbuch werden die Funktionen der Programme sowie die erforderlichen Tabellen und die Vorarbeiten, die durch den Anwender durchzuführen sind, ausführlich beschrieben.

ABC-Bewertung der Lieferanten

Das Einkaufssystem stellt ein Programm zur Durchführung einer 'ABC-Bewertung' der Lieferanten nach Umsatz zur Verfügung. Logisch läuft die ABC-Bewertung in zwei Schritten ab - der Ermittlung der Bewertungsdaten und der Durchführung der Klassifizierung.

Ermittlung der Bewertungsdaten

Die Ermittlung der Bewertungsdaten ist die Grundlage für die ABC-Klassifizierung, d.h. die Bewertung ist immer vor der Klassifizierung durchzuführen.
Die Ermittlung der Bewertungsdaten ist eine kumulierte Berechnung der aufgelaufenen Umsätze der ausgewählten Lieferanten über einen vorgegebenen Zeitraum.
Als Zeiträume können wahlweise das Vorjahr, das laufende Wirtschaftsjahr oder das Vorjahr und das laufende Wirtschaftsjahr vorgegeben werden.
Neben der Abspeicherung der Bewertungsdaten in einem Datensegment wird gleichzeitig eine Bewertungsliste erstellt. Die Bewertungsliste ist absteigend bezüglich der Lieferantenumsätze sortiert, so dass der Lieferant mit dem höchsten Umsatz an erster Stelle steht, der mit dem niedrigsten an letzter. Auf der Liste werden unter anderem folgende Informationen aufgeführt:

• Lieferantennummer/-name
• Fortlaufende Nummerierung der Lieferanten
• Prozentuale kumulierte Lieferantenanzahl
• Bewertungsumsatz des einzelnen Lieferanten
• Kumulierter Umsatz aller Lieferanten
• Prozentualer kumulierter Umsatz
• ABC-Klasse, die Einstufung des Lieferanten bei der letzten Klassifizierung

Die Daten des Bewertungslaufes bilden die Grundlage für den Klassifizierungslauf.

ABC-Klassifizierung

Um die Klassifizierung durchführen zu können, muss vorab eine Bewertung vorgenommen worden sein. Beim Aufruf der Klassifizierung muss auf das Ergebnis eines Bewertungslaufes Bezug genommen werden. Diese Bezugnahme erfolgt durch Auswahl des entsprechenden Datensegmentes.
Die Klassifizierung teilt die Lieferanten anhand von vorgegebenen Kriterien in verschiedene Klassen ein.
Der Anwender gibt bei Programmaufruf die Wertgrenzen als absolute Umsatzgrenze oder Prozentsatz für die A- und B- Lieferanten vor. Alles, was unter den Grenzen der B-Lieferanten liegt, wird als C-Lieferant eingestuft. Die Wertvorgaben in absoluten oder Prozentzahlen können sowohl durch eine Und- als auch durch eine Oder-Bedingung verknüpft werden.
Es erfolgt eine Auflistung analog der Bewertung, bei der die Reihenfolge jedoch das Klassifizierungsergebnis ist, d.h. zuerst werden die A-, dann die B-, dann die C-Lieferanten aufgeführt. Die Liste trägt die aktuellen Klassifizierungskennzeichen, und auf Wunsch wird der jeweilige Klassifizierungsstand in den Lieferantenstamm zurück geschrieben.

Lieferantenbewertung

Hinweis: Die Lieferantenbewertung ist in oxaion open noch nicht verfügbar.
Im Modul Einkauf ist eine Lieferantenbewertung möglich. Die Abläufe und Funktionen können dem Handbuch zur Lieferantenbewertung entnommen werden.

Bonusermittlungen

Hinweis: Die Bonusermittlungen sind in oxaion open noch nicht verfügbar.
Das Programm zur Bonusermittlung ermittelt den bonusfähigen Umsatz pro Lieferant und Teil.
Mit dem Programm zur Hinterlegung von Konditionen können vereinbarte Bonussätze pro Lieferant und/oder Lieferant und Teil oder pro Bonusklasse hinterlegt werden (Bonusklassen können sowohl dem Lieferanten als auch dem Teil zugeordnet werden). Je nach Bonusfolge werden hinterlegte Zu- und Abschläge kumuliert.
Grundlage ist der bonusfähige Umsatz abzüglich des bonusfähigen Umsatzes der letzten Bonusabrechnung im Lieferanten- und Lieferantenteilestamm. Die bonusfähigen Umsätze werden durch die Rechnungsprüfung/-eingabe in den Stammsätzen fortgeschrieben.
Bei der Bonusermittlung werden die hinterlegten Bonusvereinbarungen in der Konditionendatei pro Lieferant und Lieferantenteil ermittelt. Für Lieferanten und Lieferantenteile, für die keine Bonusdaten hinterlegt wurden, wird auch keine Bonusberechnung durchgeführt.
Das Ergebnis ist eine Auflistung der ermittelten Bonuszahlen.
Das Programm kann wahlweise mit und ohne Fortschreiben aufgerufen werden. Wird die Auswahl 'Daten fortschreiben' getroffen, so wird der Umsatz, der zu dieser Bonusermittlung führte, festgehalten, damit er beim nächsten Bonuslauf nicht wieder mit herangezogen wird.

Verkehrszahlen umschichten

Am Ende eines Wirtschaftsjahres und vor Eröffnung der ersten Periode des neuen Wirtschaftsjahres sollte das Umschichten der Verkehrszahlen durchgeführt werden. Das hierzu zur Verfügung stehende Programm überträgt die Wertfelder wie Umsätze, Zugänge, Abgänge usw. aus den Wertesegmenten der Dateien wie Teilestamm, Lieferantenstamm usw. vom laufenden Jahr in die Vorjahresfelder.
Das Programm benötigt die betroffenen Dateien exklusiv. Deshalb sollten parallel keine anderen Verarbeitungsläufe aktiv sein. Vor Durchführen der Umschichtung sollten die Daten vom Anwender unbedingt gesichert werden.
Außerdem ist es empfehlenswert, dass sich der Anwender vor Start des Programms nochmals anhand der Online-Bedienerhilfe über die Abläufe und die zu beachtenden Punkte informiert.

Reorganisation der Datenbestände

Um das Datenvolumen durch erledigte Vorgänge nicht unnötig groß zu halten, sollten in regelmäßigen Abständen Reorganisationsläufe durchgeführt werden. Der Zeitabstand dieser Reorganisationsläufe ist dem Anwender überlassen und abhängig von der Plattenkapazität und dem Wunsch, wie lange abgearbeitete Vorgänge noch zur Einsichtnahme zur Verfügung stehen sollen.
Es stehen Reorganisationsläufe für Stamm- und Bewegungsdaten zur Verfügung. Durch sie werden die bereits zum Löschen vorgemerkten Datensätze physisch aus dem System entfernt. Im Folgenden werden die zur Verfügung stehenden Reorganisationsprogramme kurz aufgeführt.

Bewegungsdaten reorganisieren

Beim Aufruf dieses Programms muss ein Datum angegeben werden. Dieses Datum legt fest, dass alle Datensätze, deren Löschdatum gleich oder älter ist, zu entfernen sind.
Entfernt werden alle Bestelldaten, die erledigt sind und ein Löschdatum im Bestellkopf haben. Das Löschdatum wird bei der Übernahme der Rechnungen in die Finanzbuchhaltung automatisch gesetzt oder kann durch den Programmaufruf 'Löschdatum setzen' durch eine entsprechende Stapelverarbeitung mit Datumsvorgabe angegeben werden.
Alle Liefersätze, Texte und Rechnungsdaten, die zu der zu entfernenden Bestellung gehören, werden sofort mit reorganisiert.
Davon sind folgende Datenbankdateien betroffen:

• Bestellkopf und -positionen
• Bestellhistorie
• Abweichende Anschriften zu der Bestellung
• Wareneingangsdaten mit Lieferkopf und -positionen
• Rechnungskopf und -positionen
• Vormerkdatei
• Anfragedatei
• Zu- und Abschläge auf Rechnungsende
• Belegbezogene Zusatztexte
• Belegbezogene Sachmerkmale

Vor der physischen Löschung in der Originaldatei werden die Sätze in Reorganisationsdatenbankdateien ausgelagert und zur Datensicherung auf externe Datenträger zur Verfügung gestellt.
Am Ende des Reorganisationslaufes werden alle Dateien physisch reorganisiert.
Für die Durchführung dieses Reorganisationslaufes ist es erforderlich, dass die Dateien diesem Programm exklusiv zur Verfügung stehen, d.h. es dürfen keine anderen Verarbeitungen aus dem Modul Einkauf aufgerufen werden.
Weiterführende Informationen sind in der Bedienerhilfe zum Reorganisationsprogramm zu finden.

Lieferantenstamm reorganisieren

Durch Vorgabe eines 'Löschdatums bis' wird bei Aufruf des Programms vorgegeben, dass alle Lieferantenstammsätze physisch zu entfernen sind, deren Löschdatum gleich oder kleiner dem eingegebenen Datum ist.
Gleichzeitig wird mit dem Aufruf angegeben, ob die Bestellhistorie und die Statistikdaten ebenfalls entfernt werden sollen oder noch erhalten bleiben.
Das Programm prüft vor der physischen Entfernung, ob für die aufgrund des Datums in Frage kommenden Lieferanten keine Bewegungsdaten mehr vorhanden sind. Ist dies der Fall, wird der Datensatz trotz Löschdatum nicht entfernt.
Gleichzeitig mit dem Lieferantenstammsatz werden der Lieferantenwertestammsatz und alle Sätze des Lieferanten in den nachfolgend aufgeführten Dateien entfernt:

• Lieferantenteilestammdatei
• Lieferantenteilewertestamm
• Lieferantenteilesachmerkmale (nicht in oxaion open vorhanden)
• Textdokumente zu diesem Lieferanten
• Textdatei
• Rabattdatei
• Preis- und Verfahrensdatei
• Mailbox-Daten

Sofern explizit gewünscht, werden auch die Statistikdaten und die Bestellhistorie entfernt. Nicht davon betroffen sind Adresse und Personenkonto. Diese Reorganisationen werden separat aufgerufen.

Lieferantenteilestamm reorganisieren

Bei Aufruf dieses Programms wird ein Löschdatum angegeben, bis zu welchem als gelöscht gekennzeichnete Lieferantenteilestammsätze entfernt werden sollen.
Das Programm prüft vor der physischen Entfernung, ob keine Bewegungsdaten mehr für diesen Lieferanten/dieses Teil vorhanden sind. Sind noch Bestelldaten vorhanden, wird die physische Entfernung ignoriert.
Mit der Entfernung des Lieferantenteilestammsatzes werden ebenfalls die Lieferantenteilewertesegmente, Lieferantenteilesachmerkmale (nicht in oxaion open) und für das Lieferantenteil hinterlegte Zusatztexte entfernt.
Das Programm protokolliert die entfernten Sätze.

INTRASTAT-Dateien reorganisieren

Bei Aufruf dieses Programms werden alle INTRASTAT-Dateien physisch reorganisiert. Entfernt werden alle Datensätze, die aufgrund ihres Kennzeichens bereits an das Statistische Bundesamt gemeldet wurden, und deren Datum gleich oder kleiner einem vorgegebenen Löschdatum ist.
Auf Wunsch wird vor der Entfernung ein Prüfprotokoll gedruckt.