Mit dem Aufruf des Programms Rechnungen an FIBU übergeben werden die mit dem Rechnungsprüfungsprogramm eingegeben Eingangsrechnungen der Lieferanten in die Schnittstelle der Finanzbuchhaltung übertragen.
Mit dieser Übergabe erfolgt gleichzeitig die Fortschreibung verschiedener Umsatzfelder im Lieferanten- und Lieferantenteilestamm. Der in der Rechnungsprüfung eingegebene bzw. bestätigte Preis wird in Abhängigkeit des Parameters Ort der Preisfortschreibung der Tabelle VRLE20 im Lieferantenstamm und/oder einer lieferantenbezogenen Preisliste abgelegt, falls das Steuerkennzeichen in der Rechnungsprüfung entsprechend gesetzt wurde.
Übergeben werden alle Eingangsrechnungen, deren Rechnungsdatum bis zu der in der Aufrufmaske eingegebenen Periode (Monat/Jahr) liegen. Fehlerhafte Daten werden nicht übergeben, sondern auf einem Fehlerprotokoll aufgelistet. Über den Parameter Mehrfache Protokollierung Vorlauftabelle VRLE20 wird gesteuert, ob Fehlermeldungen bei jeder neuen Rechnungsübergabe protokolliert werden oder nur einmalig.
Das Buchungsdatum wird vor Übergabe gegen die Periode der Finanzbuchhaltung geprüft. Ist die Periode des Datums bereits geschlossen, wird als Buchungsdatum das Anfangsdatum der nächsten geöffneten Periode eingestellt. Dies geschieht jedoch nur, wenn der Parameter Periodenprüfung VRLE20 eine entsprechende Einstellung aufweist.
Bei der Übergabe werden diverse Protokolle erzeugt.
Beim Aufruf zur Rechnungsübergabe werden vor der eigentlichen Übergabe aus der Gutschrifterfassung, der Schnellbelegerfassung und der Vorauszahlungserfassung Rechnungssätze erstellt. Anschließend werden diese Daten sofort mit an die Schnittstelle übergeben. Ab diesem Zeitpunkt können die Gutschrifts-, Schnellbeleg- und Vorauszahlungsrechnungen nicht mehr geändert werden, sofern nicht in den Parametern Belastungen sperren, Schnellbelege sperren bzw. Vorauszahlung sperren der Vorlauftabelle VRLE20 geregelt ist, dass die erzeugten Rechnungen zunächst in eine Sperre laufen sollen. In einem solchen Fall können die Rechnungen zur jeweiligen Belegart wie alle anderen Rechnungen verwaltet werden und müssen danach explizit für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung freigegeben werden.
Die Übergabe kann auf 2 Arten vorgenommen werden:

  • Im Batch
  • Asynchron


Übergabe im Batch

Dieses Programm kann im Dialog aufgerufen werden, aber auch innerhalb der Nachtverarbeitung laufen und übergibt Rechnungen an die Schnittstelle der Finanzbuchhaltung, die den Selektionskriterien entsprechen.

Es werden dabei diverse Protokolle erzeugt

  • Nicht übergebene Eingangsrechnungen
  • Rechnungseingangsbuch
  • Übernahmeprotokoll USNIEP/USNINP Liste der als fehlerhaft abgewiesenen Buchungen
  • Übernahmeprotokoll USNIEP/USNINP Liste der übernommenen Bewegungen
  • Protokoll gelöschter Rechnungen (sofern vorhanden)


Asynchron

Es kann auch eine Rechnung asynchron an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.
Voraussetzung: In der Tabelle VRLU24 ist ein Satz für EKS hinterlegt und bei diesem Satz ein Haken gesetzt für asynchrone Rechnungsübergabe.
Die asynchrone Rechnungsübergabe kann manuell aus der Rechnungsprüfung zu einer Rechnung heraus angestoßen werden.

Nach Auswahl erscheint, wenn laut Parameter Asynchron verbuchen der Vorlauftabelle VRLE16 so eingestellt, ein Bestätigungsfenster.

Dieses Fenster erscheint auch dann, wenn man die Verwaltung einer Rechnung verlässt und diese Rechnung fehlerfrei und nicht gesperrt ist.
Unterschiede zur Rechnungsübergabe im Batch:

  • Die Sätze werden nicht in die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung geschrieben sondern direkt in die Finanzbuchhaltung übergeben, sie können sofort in der Finanzbuchhaltung eingesehen werden


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