Allgemein

Die INTRASTAT-Meldung aus oxaion heraus ist an den Rechnungsdateien aufgehängt. Dabei werden solche Rechnungen berücksichtigt, die:

  • die mindestens einen EG-Steuerschlüssel haben
  • die schon an die Finanzbuchhaltung als übergeben gemeldet sind

Gemeldet werden als:

Eingang:        Wareneingänge aus Einkauf, Retouren mit Warenbewegungen aus Verkauf und Service
Versendung:  Lieferungen aus Verkauf (Projekt), Ersatzteilverkauf/-lieferungen aus dem Service, Belastungen mit Warenbewegungen aus Einkauf

Dabei ist es möglich, pro oxaion-Mandant unter unterschiedlicher Steuernummer zu melden. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn Lagerorte oder Betriebsstätten im Ausland betrieben werden. Dann ist auch eine Intrastat-Meldung (Eingang wie Versendung) unter abweichender Steuernummer nötig.
Eine Besonderheit stellen Belege ohne Warenbewegung dar (Belastung ohne Retoure, Wertgutschrift). Diese müssen neben den obigen Bedingungen noch folgende erfüllen:

  • Es muss ein Referenzbeleg zugeordnet sein
  • Dieser Referenzbeleg ist INTRASTAT-relevant

Dann wird ermittelt, ob der Referenzbeleg schon gemeldet ist. Ist dies nicht der Fall, wird der Referenzbeleg korrigiert. Ist er schon gemeldet, wird ein Duplikat dieses Satzes in den INTRASTAT-Dateien abgelegt mit den korrigierten Werten. Über das Programm 'Berichtigung der Anmeldung kann dann eine Korrekturmeldung gedruckt werden.

Belege ohne Warenbewegung können nicht für sich allein gemeldet werden! 

Gemeldet wird, einfach formuliert:

WerSteuernummer
WannBezugsmonat, Anmeldemonat/Jahr
WasZusammengefasst unter Warennummer
WarumEndgültiger Verbleib, Rücksendung usw.
VonLand bei Eingang, Bundesland bei Versendung
NachBundesland bei Eingang, Land bei Versendung
ÜberHafen, Flughafen; nur wenn mit Schiff oder Flugzeug
WieLKW, Schiff, PKW usw.
Wie vielMenge, Wert


Ablauf

Allgemein

Es wird davon ausgegangen, dass die Grunddaten gepflegt sind. Dazu gehören:

  1. Stammdaten, Tabellen
  2. Bestellerfassung, Erfassung Wareneingang, Rechnungsprüfung (Einkauf) bzw. Auftragserfassung, Lieferscheinerstellung, Rechnungserstellung (Verkauf/Service) und Übergabe der Rechnungsdaten an die FIBU
  3. INTRASTAT-Daten übernehmen
    1. Prüflauf mit US45000R (Übernahmelauf)
      Eingabe des Abgrenzungsdatums und Anmeldeform und Eingabe Echtlauf = Nein
      Jetzt werden die Daten, die gemeldet werden sollen, geprüft. Sämtliche Fehler eines Datensatzes werden angedruckt und im Anhang beschrieben, sowie ein Hinweis zur Fehlerbeseitigung
    2. Wenn der Prüflauf ohne Fehler ist können die Daten mit demselben Programm, aber mit Auswahl Echtlauf = Ja übernommen werden.
  4. Rücknahme INTRASTAT-Daten übernehmen
    Hier kann eine Übernahme aus den Rechnungsdaten nochmals zurückgenommen werden und nochmals durchgeführt werden. Dies kann dann notwendig sein wenn die Daten fehlerhaft sind und man die Grunddaten korrigieren will um dann die Übernahme nochmals fehlerfrei durchzuführen. Die Rücknahme muss mit dem Datum, an dem die Daten übernommen wurden, durchgeführt werden.
  5. INTRASTAT-Daten gegebenenfalls verwalten
    Hier können INTRASTAT-Daten noch korrigiert und gelöscht werden, sofern sie noch nicht gemeldet wurde. Hiermit ist folgendes möglich:
    Gibt es z.B. Wareneingänge, für die es erst in x Monaten eine Rechnung geben wird, so sollten diese trotzdem in dem Monat des Wareneinganges gemeldet werden (Beispiel: Wareneingänge von Januar 2012 müssen spätestens mit der Februarmeldung gemeldet werden). Diese Sätze können/sollten mit diesem Programm erfasst werden. Wenn dann die Rechnung in x Monaten kommt, wird dieser Satz beim Übernahmelauf nicht berücksichtigt, da an der Wareneingangsnummer erkannt wird, dass schon ein solcher Satz gemeldet wurde. Eine Doppelmeldung wird damit vermieden.
  6. INTRASTAT-Daten prüfen und melden
    Dies bedeutet, dass die Datensätze, bei denen alle Daten bis auf die Wertedaten gleich sind, zusammengefasst und auf das gewünschte Medium ausgegeben werden. Anmeldeperiode, Anmeldeform und das Medium kann vorgegeben werden (Textdatei für Meldung über PC und CD, ASCII-Datei für Meldung über Internet und Formular).
    An dieser Stelle wird auch die Steuernummer angegeben, unter der die Meldung erfolgen soll. Da diese bereits bei der Funktion „Intrastat-Daten übernehmen" ermittelt wird, werden dann nur die Daten gemeldet, die der eingegeben Steuernummer entsprechen. Eingetragen können nur Steuernummern, die im Programm ‚UIDs je Mandant' (US10620) hinterlegt sind.
    Ebenso wird angegeben, ob eine formale Datenprüfung durchgeführt werden soll. Ist ein Satz formal nicht korrekt, wird die Meldung komplett nicht erstellt. 
    Über die Ausgabeform kann auch eine interne Liste ausgewählt werden. Es wird eine tabellarische Liste für interne Zwecke ausgegeben, sie kann nicht für die Meldung beim Statistischen Bundesamt genutzt werden. 
      Empfehlung
      Erst einen Lauf für die interne Liste durchführen, dann die eigentliche Meldung auf dem gewünschtem Medium abgeben.
      Wenn auf über PC gemeldet werden soll, ist folgenderma��en vorzugehen:
      Verdichten mit Auswahl 'D' = Datei
      Für Österreich:
      Die Datei UIDEPP auf den PC übertragen
      Diese Datei unter einem beliebigem Name auf eine Diskette oder Festplatte kopieren, die Endung sollte SDF lauten (z.B. UIDEPP.SDF)
      Mit dem PC-Programm IDEP/KN8 die Daten einlesen und weiterverarbeiten.
      Für Deutschland:
      Die Datei XXXXX.ASC auf den PC übertragen oder direkt auf CD. XXXXX ist dabei die Materialnummer für Eingangs- oder Versendung, diese kommt aus der Vorlauftabelle VRLU62.
  7. INTRASTAT-Datei reorganisieren
    Hier können Meldungen aus der Vergangenheit, die nicht mehr im System bleiben sollen, gelöscht werden. Die zu löschenden Sätze müssen schon gemeldet sein.
  8. INTRASTAT-Meldung zurücksetzen
    Ist eine Meldung schon erstellt, aber noch nicht verschickt worden und es sollen noch weitere Daten auf die Meldung kommen, so kann mit INTRASTAT-Meldung zurücksetzen diese Meldung zurückgenommen werden. Danach ist wieder der Punkt 6 durchzuführen, es werden dann alle Daten neu gemeldet. Hier ist zu beachten, dass nur die letzte Meldung zurückgenommen werden kann.
  9. INTRASTAT-Datei melden (Wiederhollauf)
    Sollte es bei einer Originalmeldung ein Problem geben haben (Spool gelöscht, Datei verloren gegangen) oder aus anderen Gründen eine Wiederholung der Meldung notwendig sein, so kann mit diesem Programm eine 1:1-Kopie der Originalmeldung vorgenommen werden. Neben der Ausgabeform und der Anmeldeform muss auch das Meldedatum angegeben werden.
  10. Druck Berichtigung INTRASTAT-Meldung
    Sollte es Wertgutschriften, Belastungen ohne Retouren geben, deren Referenzbelege schon gemeldet waren, so kann man Korrekturmeldungsbelege drucken. Hier werden komplett der gemeldete Referenzbeleg und der Korrekturbeleg mit den abweichenden Werten zum Referenzbeleg angedruckt.

Besonderheit Beistellungen im Einkauf

Beistellungen werden im INTRASTAT-Ablauf als Versendung (an den Lieferanten) gemeldet, sofern der zugehörige Einkaufsbelegvorgang INTRASTAT-relevant ist. Der Wert errechnet sich über den Durchschnittspreis des Beistellteiles zum Zeitpunkt des Wareneinganges.

Besonderheit Wertgutschriften und Stornorechnungen

Bei diesen Belegen können so genannte Korrektursätze angelegt werden. Diese Korrektursätze werden bei der eigentlichen Meldung (US45200R) verarbeitet. Diese eigentliche Meldung arbeitet zweistufig:

  1. Verarbeitung der „regulären" Sätze
  2. Verarbeitung der Korrektursätze

Bei der Verarbeitung der regulären Sätze werden Verdichtungen vorgenommen. Danach werden im zweiten Lauf die Korrektursätze verarbeitet, d.h. zu einem Verdichtungssatz aus Lauf 1 Werden Korrektursätze gesucht und in Abzug gebracht.
Über die Vorlauftabelle VRLU62 kann ein Rückschauhorizont angegeben werden über den definiert wird, wie viel Monate zurück (Anmeldezeitraum) Korrektursätze berücksichtigt werden sollen. Korrektursätze können als nicht verarbeitet stehen bleiben wenn es zu in dem Zeitraum keine passenden (Verdichtung) Meldesätze gibt.

Wertgutschriften 

Bei Wertgutschriften wird zuerst versucht einen Referenzbeleg zu ermitteln.

Mit Referenzbeleg

Prüfung, ob dieser schon mit dem Übernahmelauf verarbeitet wurde, also in der INTRASTAT-Datei steht.
Ist dies nicht der Fall, wird die Wertgutschrift in diesem Lauf nicht verarbeitet.
Ist dies der Fall, wird geprüft ob die Referenzrechnung schon gemeldet wurde.

  • Ja → es wird ein Korrektursatz angelegt
  • Nein → die Referenzrechnung wird korrigiert und die Wertgutschrift nicht gemeldet

Im Fall der Korrektur der Rechnung wird geprüft, ob die Rechnung im Wert dadurch auf 0-Wert heruntergerechnet wird (komplette Wertkorrektur). Ist dies der Fall, wird der INTRASTAT-Satz geparkt und mit der nachfolgenden Korrekturrechnung wieder hochgerechnet und gemeldet.
Gibt es keine nachträgliche Korrekturrechnung müssen derart auf geparkt stehende Sätze (Kennzeichen Berichtigung der Anmeldung steht auf ‚P') individuell entschieden werden, entweder sind sie zu löschen oder von Hand zu korrigieren und zu melden.

Ohne Referenzbeleg

Es wird ein Korrektursatz angelegt.

Stornorechnungen

Bei Stornorechnungen wird zuerst geprüft, ob die Ursprungsrechnung schon mit dem Übernahmelauf verarbeitet wurde, also in der INTRASTAT-Datei steht.
Ist dies nicht der Fall, wird die Stornorechnung in diesem Lauf nicht verarbeitet.

Ist dies der Fall, wird geprüft ob die Ursprungsrechnung schon gemeldet wurde.

  • Ja → es wird ein Korrektursatz angelegt
  • Nein → die Ursprungsrechnung wird gelöscht und die Stornorechnung nicht gemeldet

Besonderheit Komponenten im Verkauf

Über die Tabelle VRLU62 lässt sich steuern, ob in der Versendungsmeldung der Baukasten oder die einzelnen Komponenten gemeldet werden sollen.

Besonderheit Lohnveredelung Einkauf

Bei einer Lohnveredelung werden dem Statistischen Wert die Werte der Beistellpositionen hinzugeschlagen. Ob eine Position eine Lohnveredelung darstellt, wird über die Art des Geschäftes geregelt. Diese ist im Einkauf auf Bestellpositionsebene verwaltbar.
Siehe auch Dokumentation des Statistischen Bundesamtes, beispielsweise das Merkblatt zur INTRAHANDELSSTATISTIK, Kapitel Lohnveredelung.

Besonderheiten Projekt

Innerhalb des Projektmoduls getätigte Auslieferungen können unter gewissen Voraussetzungen gemeldet werden. Hierfür muss die Auslieferung über den Verkauf erfolgen. Die Abrechnung wird aber weiterhin über das Projektmodul abgewickelt. Für die im Verkauf erstellten Auslieferungen muss jedoch der Rechnungsdruck aufgerufen werden. Die Rechnungen werden als Belege erstellt, aber nicht ausgedruckt. Diese Verkaufsrechnungen müssen zusätzlich einem Buchungskreis zugeordnet werden, der eine Übernahme in die Finanzbuchhaltung tatsächlich unterbindet. Aufgerufen muss die Rechnungsübergabe dieser Rechnungen dennoch, damit diese als „Übergeben" gekennzeichnet und damit für die INTRASTAT-Meldungen berücksichtigt werden.

Ermittlung der Preise: In die Rechnung werden die Nettopreise aus dem Projekt eingestellt. Existieren keine Nettopreise, wird eine Preisfindung Verkauf durchgeführt. Ist immer noch kein Preis ermittelbar, wird der Durchschnittspreis aus dem Teilestamm eingestellt. 

Zu beachten ist: Da die INTRASTAT-Meldung in Teilschritten mit der Auslieferung erfolgt und die Zusammenfassende Meldung erst mit der Schlussrechnung fällig ist, kann es bei längeren Projekten zu Abweichungen im Quartal oder Monat kommen. Diese könnten von den Ämtern nachgefragt werden, sind aber durch die vorausgehende Problematik zu erklären und werden dann auch akzeptiert.

Notwendige Einstellungen:

  • VRLB26
  1. Direkte Auslieferung ist nicht aktiv
  2. Buchungstext Auslieferung (z.B.: PA) verweist auf FRD 224:
    1. "Rechnung zulässig" auf "P"
    2. Buchungsschlüssel: "ZZ"
  3. Buchungstext Auslieferung (z.B.: PA) verweist auf FRD 222:
    1. Keine Eintragungen
  4. Nummernkreis Auslieferungsauftrag (z.B.: AA) verweist auf FRD 161:
    1. Nummernkreis für Lieferschein
    2. Nummernkreis für Rechnung


INTRASTAT im Service

Ab Release open 5.1 sind INTRASTAT-Meldungen auch aus dem Service möglich.

Die Ausgabe der INTRASTAT-Meldung erfolgt hier als XML, da dies der aktuelle Standard ist.

Gemeldet werden generell - wie im Einkauf/Verkauf - Rechnungen/Rechnungskorrekturen aus Reparatur-, Wartungs- und Inbetriebnahme-Aufträgen. Hierbei werden nur Ersatzteile und keine Dienstleistungen oder Technikerbelege berücksichtigt, da es sich nur bei den Ersatzteilen um tatsächlichen (innergemeinschaftlichen) Warenverkehr handelt. Es erfolgt keine maschinelle Unterscheidung hinsichtlich Verbrauchsmaterial und Ersatzteilen. Die muss der Sachbearbeiter bei Bedarf manuell durch eine abweichende Art des Geschäfts vornehmen. Ansonsten wird die INTRASTAT-Meldung im Service analog zum Verkauf, das heißt als "Versendung" durchgeführt. Rechnungskorrekturen werden - wie im Verkauf auch - als "Eingang" gemeldet. Nicht berücksichtigt bei der INTRASTAT-Meldung sind derzeit Teilebewegungen im Bereich der Mietabwicklung.

Analog zum Verkauf gibt es im Serviceauftrag auf der Lasche "Ausführungs- und INTRASTAT-Angaben" die Felder für die INTRASTAT-Meldung. Die zentrale Steuerung, ob eine INTRASTAT-Meldung erfolgt, geschieht über das Feld "Art des Geschäfts" über den Parameter "INTRASTAT-relevant" der dahinterstehenden Tabelle FRDADG. Außerdem müssen der Steuerschlüssel und die Teileklasse als INTRASTAT-relevant gekennzeichnet und die Rechnung an die Finanzbuchhaltung übergeben worden sein. Das Feld "Art des Geschäfts" gibt es auch in der Ersatzteilposition auf der Lasche "Ersatzteildetails 2", da es durchaus unterschiedliche Arten von Ersatzteilen geben kann und somit die Möglichkeit gegeben ist, hier pro Ersatzteilposition zu differenzieren. Der Default kommt immer aus dem Auftragskopf.


Dadurch, dass unter "Versendung" nun Verkaufs- und Servicebelege fallen und unter "Eingang" Einkaufs- und Servicebelege, müssen die Belegnummernschablonen identisch sein. Das galt allerdings für Einkauf und Verkauf bereits vorher schon, denn im Programm zur Verwaltung der INTRASTAT-Daten wird bei einer "Versendung" fest die Schablone für Verkauf verwendet und beim "Eingang" die für Einkauf (in der Selektionsmaske und bei manueller Anlage eines Satzes). Da Retouren im Einkauf als "Versendung" gemeldet werden und Rechnungskorrekturen im Verkauf/Service als "Eingang", passt das sonst nicht. Rechnungskorrekturen werden im Einkauf, Verkauf und Service fix an der Art des Geschäfts ("21") identifiziert.


Besonderheit - Auslieferung von Ersatzteilen direkt im Service oder über den Verkauf

Im Service erfolgt die Auslieferung der Ersatzteile entweder durch Änderung des Status der Materialbuchung in der Ersatzteilposition (Lagerabgangsbuchung), wenn der Servicetechniker das Ersatzteil vor Ort aus seinem Fahrzeuglager entnimmt und beim Kunden einbaut. In diesem Fall werden die für die INTRASTAT-Meldung benötigten Daten aus dem Serviceauftragskopf (Versandart&Lieferkondition) und der Dienstleistungsposition (Leistungsadresse) ermittelt. Als Belegnummer wird hier die Serviceauftragsnummer verwendet.

Es gibt im Service auch die Möglichkeit der Auslieferung über einen Verkaufsauftrag (wenn zum Beispiel das Ersatzteil für einen Transport im Servicefahrzeug zu groß ist). In diesem Fall wird ein speziell zu steuernder Lieferschein im Verkauf erstellt und die für die INTRASTAT-Meldung benötigten Daten werden aus diesem ermittelt. Wichtig bei der Auslieferung über einen Verkaufsauftrag ist, dass der Lieferschein für diese Ersatzteillieferung über den Buchungstext für Auftrag und Lieferschein so gesteuert ist, dass keine Rechnung erzeugt wird. Der Parameter "Rechnung zulässig" muss für die Buchungstexte (Auftrag und Lieferschein) in der Tabelle FRD224 hier also Nein (N) sein.

Die Fakturierung wird also in beiden Fällen über den Service durchgeführt, das bedeutet, dass die INTRASTAT-Meldung erst möglich ist, wenn der Serviceauftrag fakturiert und die Rechnung an die Finanzbuchhaltung übergeben wurde.


Begriffsdefinition

Eingang

  • Wareneingänge aus Einkauf
  • Retouren mit Warenbewegungen aus Verkauf, Service

Versendung

  • Lieferungen aus Verkauf, Service
  • Belastungen mit Warenbewegungen aus Einkauf

Intercompany

  • Lieferungen innerhalb oxaion-Mandanten

Innergemeinschaftlicher Warenverkehr

  • Lieferungen von Lagerorten zu Lagerorten in verschiedenen EU-Ländern


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