Bestätigungsverfahren
Neben der buchmäßigen Nachweispflicht der USt-IdNr. des Auftraggebers, beispielsweise anhand einer Rechnung, muss diese zusätzlich auf Richtigkeit/Gültigkeit geprüft werden. Diese Prüfung gehört zu den Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns. Das steuerliche Risiko bei einer fehlerhaften Umsatzsteuer-Abwicklung, durch falsche Angaben der USt-IdNr., liegt beim Lieferanten bzw. dem Dienstleister.
Das Bundeszentralamt für Steuern bestätigt auf Anfrage:
1. | dem Unternehmer im Sinne des § 2 UStG. die Gültigkeit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie den Namen und die Anschrift der Person, der die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von einem anderen Mitgliedstaat erteilt wurde; |
|---|---|
2. | dem Lagerhalter im Sinne des § 4 Nr. 4a UStG. die Gültigkeit der inländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie den Namen und die Anschrift des Auslagerers oder dessen Fiskalvertreters. |
Die Anfrage nach einer Bestätigung einer USt-IdNr. wird an das Bundeszentralamt für Steuern gerichtet. Dabei ist zwischen einer einfachen und einer qualifizierten Bestätigungsanfrage zu unterscheiden. Bei einer einfachen Bestätigungsanfrage wird lediglich der Aufbau der USt-IdNr. des Auftraggebers auf Korrektheit überprüft, und ob diese im USt-IdNr.-System registriert ist. Wird eine qualifizierte Bestätigungsanfrage durchgeführt, so wird neben der USt-IdNr. des Kunden zusätzlich die komplette Firmenanschrift mit angegeben. Die mitgegebene Firmenanschrift wird in Kombination mit der USt-IdNr. des Kunden geprüft, ob diese entsprechend registriert ist. Dabei kann bspw. ein korrekter USt-IdNr.-Aufbau gegeben sein, jedoch die Adressanschrift von der zur Identifikationsnummer hinterlegten Adresse abweichen (Firmenname inkl. Rechtsform, Straße, PLZ, Ort). Laut Umsatzsteuergesetz (UStG) in Verbindung mit der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) ist eine qualifizierte Prüfung der USt-IdNr. im Rahmen von innergemeinschaftlichen Lieferungen Pflicht. Diese muss laut §17c UStDV in Verbindung mit §73 UStDV buchmäßig nachgewiesen werden. Im Falle einer ungültigen Prüfung der USt-IdNr. muss der Geschäftspartner kontaktiert werden, um die korrekten Angaben über Identifikationsnummer und Anschrift anzufordern. Ist der Geschäftspartner bei seinen Angaben unsicher, kann dieser bei der zuständigen Behörde im jeweiligen EU-Mitgliedstaat die Daten seiner Registrierung erfragen.
Funktionsumfang / Restriktionen
Aktuell gibt es in oxaion nur eine Prüfungsmöglichkeit beim Bundeszentralamt für Steuern in Deutschland.
Eine weitere Prüfschnittstelle, beispielsweise über den FinanzOnline–Webservice des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) in Österreich, ist vom oxaion-Framework vorgesehen und kann über eine kundenindividuelle Programmerweiterung bei Bedarf zur Verfügung gestellt werden.
Voraussetzungen
In der server.xml des oxaion JET-Servers kann die Konfiguration bzgl. eines ggf. vorhandenen Proxy-Servers vorgenommen werden. Dabei kann sowohl ein Benutzer als auch ein zugehöriges Passwort für die Anmeldung an dem Proxy-Server eingestellt werden. Dies ist wichtig, damit die Kommunikation mit der USt-IdNr.-Prüfschnittstelle über das Internet erfolgen kann. 
Einstellungen in oxaion
Die Voreinstellungen zur Prüfung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern in oxaion können über die Vorlauftabelle
VRLUID vorgenommen werden. Über diese Vorlauftabelle kann eingestellt werden, ob bei der Erstellung eines Verkaufsauftrags für einen bestimmten Kunden eine davon abhängige gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummern-Prüfung vorliegen muss. Dies wird über eine Checkbox gesteuert, die angibt, ob die USt-IdNr.-Prüfung „aktiv" oder „inaktiv" ist. 
Um für zukünftige Erweiterungen in Bezug auf Umsatzsteuer-Identifikationsnummern-Prüfungsschnittstellen in anderen Ländern flexibel zu sein, wird über die Steuerungstabelle eine eindeutige dreistellige Landnummer angegeben, die in oxaion einem entsprechenden Land bzw. Ländernamen zugeordnet ist. Da die Schnittstelle vorerst nur in Deutschland verwendet werden kann, ist dieser Wert mit der Landnummer „004" (Deutschland) vorbelegt.
Liegt bei der Neuanlage eines Verkaufsauftrags für die betreffende Kundenadresse eine ungültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummern-Prüfung vor, so kann der Auftrag nach der Anlage für weitere Bearbeitungen ggf. automatisch gesperrt werden. Diese Funktion kann über den Tabellenparameter „VKS-Sperre" (Checkbox „J"/„N") abgebildet werden.
Abschließend kann in der Vorlauftabelle VRL UID ein zweistelliger Wert angegeben werden, der die Gültigkeitsdauer der letzten Prüfung in Tagen angibt, um dem Benutzer die Freiheit zu lassen, wie oft eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummern-Prüfung durchgeführt werden muss.
Weitere ergänzende Informationen zu den einzelnen Tabellenparametern finden Sie in der jeweiligen Tabellenbedienerhilfe.