Oftmals muss in der Angebotsphase der Verkauf in Zusammenarbeit mit dem Kunden verschiedene Lösungsmöglichkeiten darstellen.
So kann ein Messgerät mit diversen Auswerteeinheiten und Zubehörteilen angeboten werden. Zwei verschiedene Auswerteeinheit erfordern jedoch unterschiedliche Zubehörteile. Es kommt auch vor, dass Staffelmengen bei einzelnen Angebotspositionen gebraucht werden.
Diese Variationsmöglichkeiten sind nachfolgend als

• Angebote ohne Versionen
• Angebote mit Versionen (hier wird ein Angebot als Ganzes verändert)
• Angebot mit alternativen Positionen (bis 9 Alternativkennzeichen)
• Angebot mit Staffelmengen zu einzelnen Positionen
• Angebot mit Positionsstrukturnummer (mit Möglichkeit von Gruppenbildung)
• Angebot mit Mehrfachabruf

beschrieben. Alle Variationsformen sind (abgesehen von Positionsstrukturnummer) grundsätzlich nur in der Angebotsphase zulässig.
Es wird in der Regel nicht sinnvoll sein, eine Mischform aus diesen Variationen zu bilden. Nachfolgend sind die Abhängigkeiten aufgeführt:
Wird mit Versionen gearbeitet, so muss der Parameter Mehrfachabruf (VRLV03) „J" sein.

Wird aus einem solchen Angebot ein Auftrag generiert, so ist die Eindeutigkeit zwingend, damit die nachfolgenden Reservierungen und Lieferungen auch klar sind.
Begriffe wie Varianten, Alternativen oder Ausführungsarten werden auch in der Praxis nicht ganz klar voneinander getrennt. Nachfolgend sind Variationen so beschrieben, wie sie innerhalb von oxaion verwendet werden.
Wichtige Einstellungen:

• Tabelle VRLV03, mit dem Eintrag „Angebote mit Versionen" J wird die Nummernvergabe bei Angeboten grundsätzlich in 10-Schritten durchgeführt, dann ist auch ein Buchungstext für das ersetzte Angebot möglich
• Tabelle FRD161, „Angebot mit Alternativpositionen" auf „J" gesetzDas Belegkennzeichen muss über die Tabelle FRD161 für diese Angebotsvariation „Angebot mit Alternativpositionen zugelassen sein. Nur wenn dieser Parameter auf „J" gesetzt wird, sind Alternativ-Kennzeichen auch zulässig.
  Es sollte daher im Unternehmen im Vorfeld die Anforderung an Angebote und deren Variationsmöglichkeiten ermittelt und in oxaion eingestellt werden.
  Beim Arbeiten mit Angebotsvariationen besteht im Rahmen der Auswertungen die Gefahr, dass der Angebotswert (z.B. pro Vertreter oder Kunde) zu hoch ist.
  Der Kunde will ein Messgerät mit Zubehör, er ist sich nur noch nicht im Klaren, welches Messgerät in welcher Variation er kaufen will. Darum muss für die Bewertung festgelegt werden, welche der Variationen (Angebotsversion oder Alternative) zu verwenden ist.
  Steuerung über die Tabelle VRL V03:
  In dieser Tabelle erfolgt die Einstellung, wie mit Versionen gearbeitet wird. Es werden hier die Buchungsschlüssel für die Statistik gepflegt. Diese Buchungsschlüssel sind für die Buchungen in der Statistik relevant, wenn eine neue Version eines Angebots erstellt wird. Mit einem Buchungsschlüssel wird der Wert der alten Version aus der Statistik ausgebucht und mit dem anderen Schlüssel wird die neue Version eingebucht.
  
  

  Angebotsversionen

Zu einem Angebot können bis zu 9 Versionen erstellt werden. Hierfür ist es notwendig, dass die Belegnummer von Angeboten in 10er-Schritten geführt wird. Mit der Funktion „Angebotsversion erstellen" im Kontextmenü kann eine neue Version durch Kopieren erstellt werden.
Die Version erhält dann die Belegnummer des Originalangebots um jeweils eins erhöht. Jede weitere Version erhält dann eine um 1 erhöhte Belegnummer (bis zu insgesamt 9 Versionen).
z. B.OriginalangebotOV14/000810
Version 1 OV14/000811
Version 2 OV14/000812
In der Version wird die Belegnummer der Originalversion gespeichert (Feld KOORAN). Dieses Feld kann auf Bedarf in der variablen Übersicht der Auftragsverwaltung oder in entsprechenden Auskunftsprogrammen angezeigt werden.
Hinweis für die oxaion-Funktion „Angebotsverfolgung"
Bei Anlage einer neuen Version werden das Originalangebot und alle bisher angelegten Versionen auf einen neuen Status gesetzt „59 = Angebot abgesagt/ abgeschlossen".
Die Belegnummer des Originalangebots wird im Versionssatz gespeichert. Dieses Feld kann auch als Filter für die Angebotsübersicht verwendet werden, somit können Auswertungen über ein Angebot mit zugehörigen Versionen erfolgen.
Sobald das Original bzw. eine Version zum Auftrag wird, erhält dieser Beleg den Abschlussstatus „58 = Angebot wurde zu Auftrag". Die anderen abhängigen Belege erhalten den Status „59 = Angebot abgesagt/ abgeschlossen".
Wird das Angebot verloren und der entsprechende Abschlussstatus gesetzt, erhalten alle anderen Versionen automatisch den gleichen Status und die Felder „Grund Verloren", „Verloren an" entsprechend die gleichen Ausprägungen.
 

Alternativen in Angeboten

Bei Angeboten mit Alternativen handelt es sich um eine spezielle Angebotsart. Es können bis zu neun Alternativen in einem Angebot erfasst werden, jede Alternative kann mehrere Positionen enthalten.
Die Kennzeichnung, welches Belegkennzeichen für ein Angebot mit Alternative gültig ist, erfolgt in der Tabelle FRD 161 – VKS – Nummernkreise. In dem entsprechenden Parameter wird festgelegt, ob es sich um ein Belegnummernkreis (= Belegkennzeichen) für normale Angebote oder mit Alternativen handelt.

Positionsverwaltung

Die Zuordnung einer Materialposition in einem Angebot erfolgt in den Verwaltungsmasken für die Materialpositionen. Hier wird die jeweilige Variante angeklickt, zu welcher diese Position gehört. Es können mehrere Varianten angegeben werden. Wird keine Variante angegeben, handelt es sich um eine
„Globale Position"
Die globalen Positionen gehören zu den Basispositionen eines Angebots und sind somit für jede Variante gültig.
Positionserfassungsmaske
Ausführlich:


Kurz: :
Bei dem Beispiel in der ausführlichen Maske handelt es sich um eine globale Position, da keine Variante angegeben wurde.
In den auftragsspezifischen Benutzeroptionen kann hinterlegt werden, ob Varianten bei Anlage einer Materialposition immer wieder initialisiert werden oder stehen bleiben sollen.
Beim Kopieren einer Position werden die Variantenkennzeichen mitkopiert.

Summenbildung im Belegkopf

Summenbildung bei Ende der Auftragsverwaltung
Bei Beendigung des Auftrags werden die Gesamtsummen (Brutto und Netto) pro Alternative errechnet und in neuen Feldern im Auftragskopf gespeichert. Weiterhin wird die Summe der globalen Positionen (ANVG = 1) errechnet und in einem neuen Feld gespeichert. Wichtig ist, dass die Enderabatte berücksichtigt werden. Enderabatte können keiner Alternative zugeordnet werden, sondern gelten global.
Die Endezu-/abschläge aus dem Auftragskopf gelten ebenfalls für alle Alternativen.
∑ Alternative n := ∑ globale Position (ANVG =1) + ∑ Alternative n (ANVn = 1) + Zu/Abschläge aus Kopf + Endekonditionen (anteilsmäßig)
Summenfelder in Auftragskopfdatei
Das Errechnen bzw. Füllen der bisherigen Summenfelder für Angebotsmenge bzw. Angebotswerte ist bei Angeboten mit Alternativen nicht sehr sinnvoll und unterbleibt deshalb.
Nur die Felder, welche für die Weitergabe für die Angebotsverfolgung relevant sind, sollten gefüllt werden. Über einen neuen Parameter in der Vorlauftabelle VRL V03 kann gesteuert werden, ob der

• Wert der Alternative mit der höchsten Summe
• Wert der Alternative mit der niedrigsten Summe
• Wert der Alternative 1

in diese Felder übertragen wird.

Auskunftsprogramme

Wird eine Alternative ausgewählt oder handelt es sich um eine globale Position wird dies folgend in den entsprechenden Felder in den Dateien gespeichert. Diese Information ist wichtig für die Auskunftsprogramme und Selektionen.
Globale Position : Auftragskopf: Feld KOAV0 =J Auftragsposition:Feld PSALTP = J
Variante x : Auftragskopf: Feld KOAVAx =J Auftragsposition:Feld PSAVAx = J
 

Angebotsdruck bei Angeboten mit Alternativpositionen

Bei Angeboten mit Alternativen wird der Beleg nach folgender Struktur gedruckt, wobei die Primärsortierung der Angebotspositionen nach den Alternativen erfolgt, innerhalb einer Alternative wird nach der Positionsnummer sortiert:
Es werden nur die Veränderungen aufgezeigt:
Angebotskopf wie bisher
Angebotspositionen
Positionen Alternative 1: (Überschrift)
00020 Materialposition (Positionsdruck mit Texten, Rabatten wie bisher, Positionen mit ANV1 = 1)
00040 Materialposition
Summe Positionen der Alternative 1 : 99999999,99
Positionen Alternative 2: (Überschrift)
00030 Materialposition (Positionsdruck mit Texten, Rabatten wie bisher, Positionen mit ANV2 = 1)
00040 Materialposition
Summe Positionen der Alternative 2 : 99999999,99
… weitere Alternativen wenn ANVn = 1
Angebotsende
Endetexte wie bisher
Kopfkonditionen (Fracht/Versand/Verpackung)
Angebotsummen wobei gilt Alternative n := ∑ globale Position (ANVG =1) + ∑ Alternative n (ANVn = 1)
Bruttogesamtsumme Alternative 1 : 999999999,99
Enderabatte bezüglich Alternative 1
Nettogesamtsumme Alternative 1 : 999999999,99
Bruttogesamtsumme Alternative 2 : 999999999,99
Enderabatte bezüglich Alternative 2
Gesamtsumme Alternative 2 : 999999999,99
…
die bisherigen Summenangaben entfallen.

 

Erstellen Auftrag aus Angebot (Referenzabruf)

Wenn aus dem Angebot ein Auftrag erstellt werden soll, sollte dies über die Funktion Referenzabruf erfolgen. Mit dieser Funktion wird auch die Angebotsverfolgung fortgeschrieben.

In der folgenden Auswahlmaske werden dann nur die globalen Materialpositionen und die Materialpositionen der eingegebenen Alternative angezeigt. Die Reihenfolge erfolgt nach der Positionsnummer. Wird keine Alternative ausgewählt, werden nur die Grundpositionen des Angebots angezeigt.
In den auftragsspezifischen Benutzeroptionen kann auf der Lasche „Unterlassungswerte 2" hinterlegt werden, ob die Positionsnummer beibehalten oder neu vergeben werden sollen.
Wurde in obiger Maske ein Liefertermin eingegeben, wird dieser als Unterlassungswert eingestellt. Wurde kein Termin vorgegeben und beim Angebot ist ein Lieferzeitraum hinterlegt (zum Beispiel „2 Wochen"), so wird als Liefertermin der letzte Tag des Zeitraums eingestellt, wobei das aktuelle Datum als Basis verwendet wird. Beim Lieferzeitraum ‚Auf Anfrage' wird kein Datum eingestellt.
Die Angebotsnummer wird in das Feld „Kundenbestellnummer" im Auftrag gestellt. Wird eine Alternative bei der Umwandlung mitgegeben, wird die Nummer der Alternative als Suffix „ / n" hinter die Angebotsnummer in Kundenbestellnummer geschrieben.
 

Staffelmengen in einer Angebotsposition

Zu einer Angebotsposition können mehrere Staffelmengen mit Brutto- und Nettopreisen angeboten werden. Diese Staffelmengen sind aber nicht für die Angebotssumme relevant.
Die Funktion „Staffelmenge verwalten" kann über das Kontextmenü einer Materialposition aufgerufen werden:
Im Verwaltungsprogramm können dann die Staffelmengen eingegeben werden. Die Anlage erfolgt über das Kontextmenü, welches im Übersichtsteil aktiv ist.
Regeln:
Mindesteingabe Staffelmenge
Preisfindung Es wird die Preisliste aus der Hauptposition verwendet bzw. es findet eine Preisermittlung statt.
Es kann auch ein Preis manuell hinterlegt werden. Es gelten bezüglich Preis, Preismengeneinheit, Preisdimension und Preis manuell die gleichen Regeln wie bei der manuellen Preispflege in einer Hauptposition. Der Wert wird auch in der Unterposition gespeichert.
RabattfindungEs findet auch eine Rabattfindung statt. Es werden die gleichen Parameter wie bei der Hauptposition für die Rabattfindung verwendet. Es wird nur der kumulierte Wert aus allen gefundenen Rabatten angezeigt und gespeichert.
Für Enderabatte spielen die Staffelmengen keine Rolle
Bevor ein Staffelsatz gespeichert wird, erfolgt eine Prüfung ob die Staffelmenge und/oder Nettopreis sinnvoll ist  Hinweismeldung wenn die Hinterlegung nicht sinnvoll ist.
Die Staffelmengen werden bei der Auftragssumme nicht berücksichtigt.

Nach der Anlage der ersten Staffelmenge wird ein Knoten „Staffelmenge" im Auftragsexplorer angezeigt:
Die Staffelmengen werden im Druckprogramm unter der jeweiligen Hauptposition gedruckt.