oxaion unterstützt den Benutzer beim Controlling und bei der Nachverfolgbarkeit des Prozesses. Denn nach wie vor obliegt die Nachweispflicht des Verbringens beim Versender, dem es mit oxaion ermöglicht wird, den Erhalt der Gelangensbestätigung pro Lieferschein zu bestätigen und eine Gelangensbestätigung zu erfassen.

Lieferscheinverwaltung

Die Lieferscheinverwaltung wurde so erweitert, dass Gelangensbestätigungen über den Lieferscheinkopf erfasst und verfolgt werden können.
Über die Selektionsmaske lässt sich direkt nach einer Gelangensbestätigungsnummer oder nach dem Status selektieren.

Statusfeld Gelangensbestätigung

In der Lieferscheinverwaltung gibt es ein neues Statusfeld ‚Gelangensbestätigung'. Dieses Feld kann fünf verschiedene Ausprägungen haben:

  • 0: Gelangensbestätigung nicht nötig (bspw. Bei Drittland- oder Inlandsgeschäften)
  • 1: Eingang Gelangensbestätigung steht noch aus
  • 2: Gelangensbestätigung eingegangen
  • 3: Eingang für Sammelbeleg steht noch aus
  • 4: Gelangensbestätigung für Sammelbeleg eingegangen

Ob, und wenn ja, welche Gelangensbestätigung nötig ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

  • In der in diesem Auftrag verwendeten Versandart (FRD 151) muss das Kennzeichen ‚Gelangensbestätigung nötig' gesetzt sein, da die Ausstellung einer Gelangensbestätigung nur nötig ist, wenn kein anderer Nachweis (bspw. CMR-Frachtbrief) erbracht werden kann.
  • Beim Verlassen des Lieferscheins wird die Steuerfindung durchgeführt. Gelangt diese zu einem Steuerschlüssel, der INTRASTAT-relevant, deren Meldeart keine sonstigen Leistungen sind und die Lieferung ins Ausland geht, dann ist eine Gelangensbestätigung nötig.
  • Kommen die obigen Prüfungen zu dem Ergebnis, dass eine Gelangensbestätigung nötig ist, so wird anhand des Kennzeichens im Kundenstamm ermittelt, welche Art der Gelangensbestätigung genutzt wird. Bei Sammelbestätigungen wird beim Lieferschein den Status ‚3' und bei Einzelbestätigungen der Status ‚1' vergeben.

Führen die Prüfungen auf die Versandart und den Steuerschlüssel zu dem Ergebnis, dass keine Gelangensbestätigung nötig ist, so erhält der Lieferschein den Status ‚0'.

Rückmeldung der Gelangensbestätigung

Über das Kontextmenü können sowohl für die Einzel-, wie auch die Sammelbestätigungen die Rückmeldungen erfasst werden. Bei der Rückmeldung kann noch ein Rückmeldetext mitgegeben werden, welcher im Lieferscheinkopf angezeigt wird.
Bei der Rückmeldung wird der Sachbearbeiter, welcher die Rückmeldung erfasst und das Datum der Rückmeldung im Lieferscheinkopf vermerkt.
Wurde ein fehlerhafter Status gesetzt, lässt sich über das Kontextmenü nicht nur der Eingang der Gelangensbestätigung erfassen, sondern auch der Status ändern oder den Eingang oder die Druckanforderung zurücknehmen.
Der Einleseprozess kann auch maschinell unterstützt werden. Näheres dazu im Kapitel 4.

Controlling

Dabei gibt es für den Benutzer zwei Möglichkeiten, den Erhalt der Gelangensbestätigung zu steuern.
Da dieses neue Statusfeld auch über die Selektionsmaske der Lieferscheinverwaltung filterbar ist, so kann sich der User einen Filter abspeichern, mit dem er sich alle Lieferscheine zur Ansicht bringen kann, zu denen eine Gelangensbestätigung noch aussteht. Über die Kontaktdaten des jeweiligen Kunden im Geschäftspartnerexplorer kann nachgefasst werden.
Für komplexere Steuerungsabläufe wurde in diesem Zuge auch die Workflow-Funktion in die Lieferscheinverwaltung aufgenommen. Somit können auch andere Sachbearbeiter oder gar andere Abteilungen mit dem Controlling betraut werden. Außerdem kann über den Workflow eine Erinnerungsfunktion aktiviert werden, sodass in regelmäßigen Abständen die Gelangensbestätigung angemahnt werden kann.

Erstellung Gelangensbestätigung

In oxaion gibt es mehrere Möglichkeiten die Gelangensbestätigungen zu erzeugen.
Handelt es sich um eine Einzelbestätigung wird beim Druck des Lieferscheins automatisch eine Gelangensbestätigung erzeugt.
Um eine Gelangensbestätigung für einen Sammelbeleg zu erzeugen, ist der Druck der Rechnung Voraussetzung. Anschließend können über ein eigenes Programm die Sammelbestätigungen erzeugt werden. Hier stehen mehrere Eingrenzungsmöglichkeiten, wie z.B. der Zeitraum, die Kundennummer oder die Lieferanschrift zur Verfügung.

Stammdaten

Versandarten (Tabelle FRD151)

Ob eine Gelangensbestätigung nötig ist, hängt auch von der Versandart ab. Das Häkchen ‚Gelangensbestätigung nötig' muss gesetzt sein:

Steuerschlüssel verwalten (Programm US15100R)

Da eine Gelangensbestätigung lediglich bei EU-Lieferung nötig ist, hängt es auch vom Steuerschlüssel ab, ob bei der Lieferscheinerstellung eine Gelangensbestätigung gefordert wird:

Wenn der Steuerschlüssel Intrastat-relevant ist und als Meldeart nicht ‚Sonstige Leistungen' eingestellt hat, ist eine Gelangensbestätigung nötig.

Kundenstamm (Programm VK10100R)

Im Kundenstamm könnte man trotz erfolgreicher Prüfungen auf Versandart und Steuerschlüssel die Notwendigkeit einer Gelangensbestätigung noch unterlaufen werden. Außerdem kann man an dieser Stelle auswählen, ob zu diesem Kunden eine Einzel- oder Sammelbestätigung gedruckt werden soll.

Status Gelangensbestätigung (Tabelle FRDGLB)

In dieser Tabelle sind die einzelnen Statuswerte hinterlegt, die ein Lieferschein zum Thema Gelangensbestätigung erhalten kann.

Außerdem ist zu den Statuswerten ‚0', ‚1' und ‚3' als Selektionswert ‚1' hinterlegt. Dies bedeuten, dass mit der Funktion ‚Zurücksetzen' von Status auf diese Statuswerte zurückgesetzt werden kann. Also ist ein Zurücksetzen auf die Statuswerte ‚2' oder ‚4' nicht möglich.

Workflowarten (Tabelle FRDWFA)

Bei der Nachverfolgung von Gelangensbestätigungen kann man sich auch Unterstützung durch Workflows holen. In der FRDWFA gibt es zwei neue Workflow-Arten ‚VL' (für Lieferscheine) und ‚KVL' (als Kopiervorlage für Lieferscheine).

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