Auskunftssystem, Projektüberwachung

Es stehen mit dem Auskunftssystem zahlreiche Programme zur Verfügung. Dazu zählen:

  • Projekte je Firma
  • Projektpositionen je Firma
  • Zahlplanpositionen
  • Rechnungen je Firma
  • Projekte je Kunde
  • Projektkalkulationen
  • Machbarkeitsanalyse Projektpositionen
  • Kaufmännisches Controlling Projektpositionen
  • Prüfen unvollständige Leistungsberechnungen
  • Lieferscheine, Lieferscheinpositionen (bei "Direkter Auslieferung")
  • VKS-Lieferscheine (bei Auslieferung über VKS-Modul)
  • Packstücknachweis
  • Personal/Ressourcen je Projekt (Leitstand Personal bei internen Dienstleistungen)
  • Tagesberichtsdaten je Projekt
  • Bestellvorschläge je Projekt
  • Bestellpositionen je Projekt
  • Wareneingangspositionen ohne abgeschlossene Eingangsrechnung je Projekt
  • Fertigungsvorschläge je Projekt
  • Fertigungsaufträge je Projekt
  • Auftragskalkulation für Fertigungsaufträge je Projekt
  • Auftragsnetz bei Produktions- und Beschaffungsvorgängen
  • Mietpositionen je Projekt
  • Mietverträge je Projekt
  • Aufgaben mit rückständigem Starttermin
  • Aufgaben mit rückständigem Endtermin
  • Projektstrukturanzeige als Gantt-Darstellung
  • Vergleich Angebotsversionen

Aus einem Programm heraus können oftmals vertiefende Informationen über das Kontextmenü abgerufen werden.
Auskünfte werden über das Auskunftsprogramm Projekte, als Menüposition oder aus der Projektverwaltung (Kontextmenü "Zusatzinfos Projekt") aufgerufen.
Für Projekte kann der Benutzer sich ein eigenes "Frühwarnsystem" aufbauen, welches als eigenständiges Dashboard aber auch als Startdashboard genutzt werden kann. Dabei wird das "Frühwarnsystem" vorwiegend Auskünfte darstellen, die einen Eingriff unter Umständen erforderlich machen. Eine Einschränkung auf einzelne Projekte oder z.B. alle Projekte eines Projektleiters ist dabei sinnvoll, wenn eine größere Anzahl von Projekten oder Projektleitern existiert.
Elemente eines solchen Frühwarnsystems könnten sein:

  • Terminkritische Projektpositionen
  • Ungeplante Positionen
  • Anstehende Zahlplanpositionen
  • Unvollständige Leistungsabrechnungen
  • Kritische Deckungsbeiträge von Projektpositionen
  • Workflowpositionen
  • mit rückständigem Starttermin
  • mit rückständigem Endtermin
  • Offene Bestellvorschläge des Projektes, die kritisch sind
  • Offene Bestellpositionen des Projektes, die bereits geliefert werden müssten
  • Offene WE-Positionen, die nicht final rechnungsgeprüft sind (hier fehlen die Istkosten)
  • Offene Rechnungspositionen Einkauf je Projekt (Rechnung nicht in Finanzbuchhaltung)
  • Offene Produktionsaufträge je Projekt inkl. Planaufträge (sinnvoll obgleich das Auftragsnetz aufgerufen werden kann), direkt über Status erkennbar
  • Erledigte Produktionsaufträge je Projekt mit fehlender Auftragsnachkalkulation (Kennzeichen nicht final, es fehlen die Istkosten)
  • Offene Ausgangsrechnungen (hinsichtlich Projektrechnungen) mit fälligem Zahlungstermin

Die aufgeführten Auskunftsprogramme beinhalten bereits zahlreichen vordefinierte Selektionsfilter, die individuell erweitert und abgeändert werden können.
Nachfolgend ist für das Programm "Projektpositionen je Firma" (BI30750) die Selektionsauswahl aufgeführt:

Da die terminliche Überwachung anders betrachtet werden muss als die Kosten- und Erlösseite, gibt es hierzu ein eigenes Auskunftsprogramm (BI30795):

Während der Projektausführungsphase können Einflüsse von "außen" das Projekt gefährden. Hat sich die Bestandssituation im Lager verschärft? Werden die internen Leistungen zügig abgearbeitet? Sind die Istkosten durch Eingangsrechnungen bereits abgesichert?
Für die Analyse dieser Fragestellungen kann eine Machbarkeitsprüfung für Artikelpositionen (BI30790) spontan pro Projekt aber auch generell z.B. als tägliche Nachtverarbeitung gestartet werden. Jede analysierte Position erhält ein Kennzeichen zur erfolgten Prüfung. Bei internen Dienstleistungen wird geprüft, ob der geplante Start erfolgt ist und Einträge in den Tagesberichtsdaten vorliegen. Aufgrund der Rückmeldungen wird der theoretische Endtermin ermittelt. Bei dieser Berechnung wird unterstellt, dass die Abarbeitung linear erfolgt.
Für die Beurteilung eines Projektes können noch die Programme "Wareneingangspositionen je Firma" (EK30445R) und "unvollständige Leistungsberechnungen" (BI30880R) hilfreich sein.

Wichtig können ebenfalls die Analyse der Zahlplanpositionen (BI30740 = Zahlpläne je Firma) sowie der Ausgangsrechnungen (BI30720 = Rechnungen je Firma) sein.

Startdashboard

Für eine Gesamtübersicht kann die Funktionalität "Dashboard" eingesetzt werden. Bei einem Dashboard können für einen Anwender gezielt Auskunftsprogramme Kennzahlen/Statistiken aus einer Liste von "Gadgets" zusammengestellt werden.

Auftragsstücklistenarchiv

Werden Maschinen und Anlagen über den Vertrieb (Module Verkauf oder Projekt) ausgeliefert, so kann es für den Ersatzteilbedarf wichtig sein, dass die Strukturstückliste, die in der Produktion eingesetzt wurde, abgespeichert wird. So kann der Service den Bauzustand erkennen und im Falle von Reparaturen oder Umbauten aktualisieren. Zum Stücklistenarchiv gibt es einen Explorer, bei dem der aktuelle Bauzustand dargestellt wird. Während der Bearbeitung, aber spätestens mit der Auslieferung, kann so eine Strukturdarstellung aktiviert werden, die nicht nur die Projektstückliste sondern auch die Fertigungsstücklisten darstellt.
Werden im späteren Betrieb Änderungen bei einzelnen Positionen vorgenommen, so kann eine Umbauversion mit ausführlicher Dokumentation abgespeichert werden.
 

Grafische Projektstrukturanzeige

In den zurückliegenden Abschnitten wurden die Projektpositionen mit den verschiedenen Terminen sowie den Workflowpositionen beschrieben. Bei komplexen Projekten kann die Anzahl der Positionen und Aufgaben sehr groß werden. Die grafische Projektstrukturanzeige unterstützt die Anwender bei der Analyse des Projektes.
Dazu werden Workflowpositionen und Projektpositionen in einer Anzeige zusammengefasst. Aus dem Projektkopf heraus kann über das Kontextmenü die "Projektstruktur" aufgerufen werden.


Bei sehr vielen Positionen kann die Anzeige auch tabellarisch dargestellt werden. Über die Selektion kann die Einschränkung z.B. auf alle Einkaufs- oder Produktionsteile eingeschränkt werden. Über die Verwaltung der Sichten können die Anzeigen angepasst werden. Die Gantt-Anzeige stellt die geplanten Termine in Abhängigkeit von der Positionsart zur Verfügung:

  • Workflow
  • Beginn Geplanter Start
  • Endegeplantes Endedatum

Sind die Termine nicht gefüllt, so erfolgt keine Ausgabe in der Projektstrukturanzeige.

  • Überschrift/Materialposition/interne Dienstleistung
  • Beginn
  • geplante Beschaffungsfreigabe oder
  • Beschaffungsdatum
  • Ende
  • geplante Lieferung an den Kunden

Ist bei einer Materialposition die geplante Beschaffungsfreigabe leer, so wird diese aus dem Beschaffungsdatum abzüglich der Wiederbeschaffungszeit aus dem Teilestamm ermittelt.
Hinweis:
Die Strukturanzeige ist natürlich nur sinnvoll, wenn mit Terminen geplant wird.
In der Projektstrukturanzeige werden nur Positionen aufgeführt, die für die Planung von Bedeutung sind. Dies sind:

  • Workflowpositionen mit Terminen
  • Überschriften (Positionsart "U")
  • Materialposition (Positionsart "blank": Einkauf, Produktion, externe Dienstleistungen)
  • Interne Dienstleistungspositionen (Positionsart "D")
  • Mietpositionen (Positionsart "M")


Anpassung der Gantt-Anzeige:
Die Balkenbeschriftung sowie der Tooltipp können in der Tabelle FRDHBA ebenso wie die Farbe definiert werden.
Bitte beachten Sie hierzu die Online-Bedienerhilfe. Dort werden die Schlüsselworte, die für die Definition benötigt werden, aufgeführt.
Der Balkenstatus zum Zeitpunkt des Aufrufs kann mit einem Icon versehen werden. Hierzu wird in der Tabelle FRDHBS die Position und das gewünschte Icon hinterlegt.



Arbeiten mit Historiendaten:
Soll der Stand der Terminplanung abgespeichert und für spätere Analysen ausgewertet werden, so kann auf Wunsch eine Historie eröffnet werden. In der Selektionsmaske wird hierzu das Häkchen gesetzt.


Unter dieser Historiennummer kann der Stand der Terminplanung auch später noch nachvollzogen werden. Eine Auflistung der Projekthistorien ist mit dem Programm BI30870R möglich.

Verzweigungsmöglichkeiten:
Mit einem Doppelklick auf dem Balken oder über das Kontextmenü kann in die Detailanzeige verzweigt werden. Es werden die Inhalte zum Zeitpunkt des Aufrufs angezeigt. Wenn die Strukturanzeige aus einer Historie stammt, so stammen die Details aus dem Zeitpunkt des Historieneintrags.
Über das Kontextmenü kann die Anzeige und die Verwaltung des Workflows aufgerufen werden. Ist dieser bereits abgeschlossen, dann steht nur noch die Anzeige des Workflows zur Verfügung.
Ebenfalls über das Kontextmenü kann die Anzeige und die Verwaltung der Projektposition aufgerufen werden. Ist diese bereits abgeschlossen, dann steht auch in diesem Fall nur noch die Anzeige der Projektposition zur Verfügung.
Arbeiten mit der Projektstrukturanzeige:
Die Anzeige wird in Abhängigkeit vom gesamten Zeitrahmen dynamisch aufgebaut. Dies bedeutet, dass bei einem großen "Zeitfenster" (z.B. einem Jahr) die Anzeige im Monatsraster erfolgt.
Über die Selektionsmaske kann der Zeitrahmen eingeschränkt werden. Ebenso kann als Periodenraster Tag, Woche oder Monat gewählt oder über den Zoomfaktor die Größe beeinflusst werden.
Über die Selektionsmaske kann aber auch die Darstellung in der Gantt-Anzeige derart geändert werden, dass einzelne Bereiche ausgeblendet oder hervorgehoben werden können.

 

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