Der Periodenabschluss (Monatsabschuss) erfolgt je Mandant und Periode. Wird ein Periodenabschluss angefordert, so wird zunächst nur eine Abschlussanforderung in das System gestellt. Der Status der Periode wird auf ‚1' (temporär gesperrt) gesetzt. Der eigentliche Periodenabschluss wird vom Journallauf aktiviert.
Im Periodenabschluss werden ein Journal über alle Buchungen der Periode, eine Saldenliste Sachkonten, Debitoren und Kreditoren (Periodenzahlen und für das Jahr kumulierte Werte) gedruckt. Der Druck der Kontenblätter kann über den Firmenstamm gesteuert werden. Über die Tabellen VRLF26 und VRLF27 kann gesteuert werden, ob auf der Saldenliste Sachkonten bzw. auf der Saldenliste Personenkonten auch die Konten ohne Bewegungen gedruckt werden sollen.
Der Periodenabschluss setzt den Status der Periode auf '2' = endgültig abgeschlossen. In die Periode kann nicht mehr gebucht werden.
Der Periodenabschluss wird nach den gleichen Kriterien wie der Journallauf abgestimmt.
Erfolgt der Abschluss der letzten Periode eines Wirtschaftsjahres, wird maschinell die Möglichkeit geschaffen in eine Abschlussperiode (13. Periode) zu buchen. Die Buchungen der Abschlussperiode können im vorläufigen Jahresabschluss dokumentiert werden.
Der Periodenabschluss hat folgende Funktion:

• Druck Monatsjournal
• Druck Saldenliste Sachkonten
• Druck Saldenliste Personenkonten
• Kennzeichnung der abgeschlossenen Einzelbewegungen
• Aktualisierung Status der Periodendatei
• Initialisierung der Vortragskorrekturfelder
• Optionaler Druck der Kontenblätter der abgeschlossenen Periode

Daneben gibt es eine Reihe von Abschlussaktivitäten, die auf internationalen Erfordernissen beruhen. In Einzelnen ist dies derzeit (Stand September 2010):

• Abschluss Spanien
• Abschluss Portugal
• Abschluss Italien
• Journal Frankreich
• Journal Rumänien
• Journal Polen

Periodenabschlüsse verwalten (FB50330R)

Mit diesem Programm werden für eine oder mehrere ausgewählte Firmen Abschlüsse aufgerufen. In Abhängigkeit von dem aufgerufenen Menüpunkt werden

• Periodenabschlüsse,
• vorläufige Jahresabschlüsse (Abschlussperioden) oder
• endgültige Jahresabschlüsse

aktiviert.
Die mit diesem Programm angeforderten Abschlüsse werden beim nächsten Journallauf durchgeführt.


Grundsätzlich ist zu beachten, dass der Abschluss der Materialwirtschafts-Periode (EKS, VKS, LBS, usw) vor dem Abschluss der Fibu-/ FAB und Kore Perioden zu erfolgen hat.

Abgrenzungen im Periodenabschluss

Im Rahmen der Rechnungserstellung werden Aufwände und Erträge über das Buchungsdatum einer Buchungsperiode zugeordnet. Sollen solche Aufwände oder Erträge anteilig auf mehrere Perioden umgelegt werden, so geschieht das über eine Abgrenzungsbuchung, die den Aufwand oder Ertrag in der Periode der Rechnungsstellung auf ein sogenanntes Abgrenzungskonto umbucht und das Abgrenzungskonto zu einem oder mehreren späteren Zeitpunkten wieder entlastet.
Vorbereitung der Abgrenzungen
Beim Buchen von Belegen, beim Buchen von Dauerbelegen und bei Dauer- und Wartungsverträgen wird definiert, dass der gebuchte Aufwand oder Ertrag abgegrenzt werden soll. Dies geschieht über die Angabe einer Abgrenzung und eines Datums, bis zu dem die Abgrenzung erfolgen soll. Die Abgrenzungsart entscheidet über aktive oder passive Abgrenzung. Das Abgrenzungsdatum muss das Periodenende einer Buchungsperiode sein. Die Perioden bis zum Abgrenzungsdatum müssen offen sein.
Unterjährige Abgrenzung
Die erste Abgrenzungsbuchung wird zum Periodenende der Periode gebucht. Mit dieser Buchung wird der Abgrenzungsbetrag vom eigentlichen Aufwands- oder Ertragskonto auf das unterjährige Abgrenzungskonto umgebucht. Die Entlastung des Aufwands- oder Ertragskontos erfolgt mit den vollständigen Kontierungen (GB/Kostenstelle, Kostenträger, Auftrag, Projektabrechnungskreis, Investitionsnummer, Wirtschaftsgutnummer) der originären Sachbuchung. Die Belastung des Abgrenzungskontos erfolgt mit dem GB der Aufwands- oder Ertragsbuchung, ansonsten ohne Zusatzkontierungen.
Für jede Folgeperiode wird das Aufwands- bzw. Ertragskontokonto mit dem n-ten Teil des Abgrenzungsbetrags belastet und das Abgrenzungskonto wieder entlastet, dabei ist n = die Anzahl der Abgrenzungsperioden. Die Buchung erfolgt jeweils zum Periodenende. Die Belastung des Aufwands- oder Ertragskontos erfolgt mit den vollständigen Kontierungen (GB/Kostenstelle, Kostenträger, Auftrag, Projektabrechnungskreis, Investitionsnummer, Wirtschaftsgutnummer) der originären Sachbuchung. Die Entlastung des Abgrenzungskontos erfolgt mit dem GB der Aufwands- oder Ertragsbuchung, ansonsten ohne Zusatzkontierungen.
Bei der Ermittlung der letzten Entlastung des Abgrenzungskontos wird überprüft, ob der abgegrenzte Betrag mit dem n-fachen monatlichen Entlastungsbetrag übereinstimmt. Abweichungen können durch die Rundung bei der Ermittlung des monatlichen Abgrenzungsbetrags entstehen. Stimmen die Beträge nicht überein, wird der letzte Entlastungsbetrag entsprechend erhöht oder vermindert.
Über das Programm ‚Abgrenzungen verwalten' werden die Sachbuchungen angezeigt, die einer Abgrenzungsart zugeordnet sind und noch nicht vollständig abgegrenzt wurden. Diese Abgrenzungen können verwaltet (z.B. Sperren, Änderung der Abgrenzungsparameter). Über den Filter werden verschiedene Selektionen zur Verfügung gestellt.

Abruf Buchungslauf für unterjährige Abgrenzungen.

Abgrenzung im Jahresabschluss
Sofern ein Vorgang über den Jahresabschluss hinaus abgegrenzt werden soll, wird das unterjährige Abgrenzungskonto zum Wirtschaftsjahresende um den zum Wirtschaftsjahresende abgegrenzten Betrag entlastet und auf das transitorische Konto gebucht. Am ersten Tag des neuen Wirtschaftsjahres wird genau diese Buchung wieder rückgängig gemacht, d.h. das transitorische Konto wird entlastet und das Abgrenzungskonto wieder belastet. Die Buchungen erfolgen mit dem GB der originären Aufwands- oder Ertragsbuchung, ansonsten ohne weitere Kontierungen.
Hinweis: Sofern bereits unterjährig das aktive oder passive Rechnungsabgrenzungskonto der Bilanz als Abgrenzungskonto verwendet wird, ist beim Jahresabschluss keine zusätzliche Abgrenzung mehr erforderlich.
Wird die Abgrenzung maschinell im Abschluss gebucht, kann die Abgrenzung nur in die 12. Periode erfolgen. Sollen die Buchungen in die Abschlussperioden erfolgen, kann das Programm nicht in den Abschluss integriert werden.
Abruf Buchungslauf für Abgrenzungen im Jahresabschluss.


 

Periodenprüfungen

LBS - Materialbewegungen

Bei maschinell erzeugten Lagerbewegungen (z.B. Lagerzu- und –abgänge aus PPS, Lieferscheine VKS, Wareneingänge EKS) wird in oxaion gegen den Periodenstatus der LBS-Periode geprüft. Liegt das Buchungsdatum in einer gesperrten Periode, wird automatisch der 1. der nächst offenen LBS-Periode als Buchungsdatum in die Bewegung eingestellt.
Bei manuell erfassten Lagerbewegungen über das Lagerbuchungsprogramm, findet die Periodenprüfung bei der Beleg- und Positionserfassung statt. Eine Fehlermeldung weist auf die gesperrte Periode hin. Das Buchungsdatum muss manuell im Belegkopf geändert werden.

Lager-Fibu-Schnittstelle

Grundsätzlich ist zu beachten, dass der Abschluss der LBS-Periode vor dem Abschluss der Fibu-/ FAB und Kore Perioden zu erfolgen hat. Wird diese Vorgabe nicht eingehalten, bleiben Lagerbewegungen aus der Materialwirtschaft bei der Verbuchung der Lager-Fibu-Schnittstelle als fehlerhaft hängen. Die Daten können zu dem vorgegebenen Buchungsdatum nicht mehr ins Rechnungswesen übernommen werden.

Rechnungsübergabe an Fibu

Bei der Rechnungsübergabe an die Finanzbuchhaltung aus den Anwendungsgebieten EKS, VKS und SAS, wird in der jeweiligen Vorlauftabelle über den Parameter ‚Periodenprüfung' bzw. ‚Periodenanpassung' gesteuert, ob bei gesperrter Fibu-Periode, die nächst offene FBU-Periode zur Verbuchung herangezogen werden soll oder, ob der Beleg aufgrund ungültigem Datum als fehlerhaft von der Verbuchung zurückgestellt wird.
Vorlauftabellen:
EKS-Rechnungsübergabe:Tabelle VRLE20 (Parameter ‚Periodenprüfung')
VKS-Rechnungsübergabe:Tabelle VRLV23 (Parameter ‚Periodenanpassung')
SAS-Rechnungsübergabe:Tabelle VRLS23 (Parameter ‚Periodenanpassung')