Allgemeines

Bei Nutzung der Schnittstelle zwischen Lager und Finanzbuchhaltung (Einstellung im Firmenstamm auf der Lasche "Installationskennzeichen") werden ein oder mehrere "Ware vor Rechnungskonten" geführt.

Ein Saldo auf dem "Ware vor Rechnungskonto" gibt die zu erwartenden Verbindlichkeiten aus Materiallieferungen der Lieferanten wieder.

Durch die Definition des "Ware vor Rechnungskontos" als OP geführtes Sachkonto ist es möglich den Saldo auf einzelne Beschaffungsvorgänge zurückzuführen Die Definition erfolgt im Sachkontenstamm auf der Lasche "Stammdaten II". 

Auszifferung eines OP-geführten "Ware vor Rechnungskontos"

Manuelle Auszifferung

Per Programm FB20400R können Wareneingangsbuchungen und die Buchung der Eingangsrechnung einander zugeordnet werden und bei Null-Saldo der Buchungen auch ausgeglichen (ausgeziffert) werden. 

 

Maschinelle Auszifferung

Per Programm FB50251R können Ausgleiche für bestimmte Abläufe maschinell durchgeführt werden.
Ein maschineller Ausgleich ist möglich:

  • Für externe Wareneingänge die über eine Rechnungsprüfung abgeschlossen werden.
  • Für interne Wareneingänge die über eine Intercompany-Abrechnung abgeschlossen werden ( mandantenübergreifende Geschäftsprozesse).
  • Für Wareneingänge, die durch spätere Löschung erledigt werden.
  • Bei Stornierung einer ersten Eingangsrechnung und Prüfung einer neuen Eingangsrechnung.
  • Für Entnahmen aus Lieferantenkonsignations-Lägern die gegen die entsprechende periodische Abrechnung ausgeziffert werden.

Hinsichtlich der Einbindung der maschinellen Auszifferung in die Nachtverarbeitung gibt es Unterschiede zwischen oxaion open (oo) und oxaion business solution (obs).

Während in oxaion open das Auszifferungsprogramm durch Aufruf des FB50850R in den UST-Tagesabschluss eingebunden werden kann, erfolgt in obs die Einbindung in den FBU-Journallauf durch entsprechende Parametrisierung der Tabellen VRL F22 und F93.

In obs kann die maschinelle Auszifferung im Tagesabschluss der Finanzbuchhaltung mit Parameter 2 der Tabelle VRL F22 aktiviert werden.

wird in obs gemäß der Tabelle VRL F93 mit der früheren Abschlussmimik gearbeitet, muss pro Mandant, für den die maschinelle Auszifferung durchgeführt werden soll, ein Eintrag in der Datei FBAABP existieren. Die Pflege der Datei erfolgt per Programm FB50600R.

Notwendige Einstellungen für bestmöglichen Erfolg einer maschinellen Auszifferung

Hinterlegung "Ware vor Rechnungskonto" in der Tabelle FRD AVK

Unter einer fortlaufenden Nummer als Argument wird in der mandantenspezifischen Tabelle FRD AVK pro "Ware vor Rechnungskonto" des Mandanten ein Eintrag erfasst.

Diese Einträge müssen vor der ersten Verbuchung der Lager-FBU-Schnittstelle vollständig angelegt sein

In den Buchungskreisen 1 bis 9 werden die Buchungskreise hinterlegt , welche in der Rechnungsprüfung Verwendung finden, Als Buchungskreis 10 wird der Buchungskreis hinterlegt, welcher gemäß den Intercompany-Steuerdaten (Datei UMUGPP ; Verwaltung per US20810R) für den Mandanten als Eingangsbuchungskreis Verwendung findet. Nur wenn das Feld "Ausgleich Ausführen" aktiviert ist, wird der automatische Ausgleich auch durchgeführt, ansonsten erfolgt nur eine Listausgabe.

Buchungsnummer pro MAWI-Belegnummer

Für den in der Tabelle VRL U15 hinterlegten Buchungskreis für die Buchungen der Schnittstelle Lager-Finanzbuchhaltung


muss in Tabelle FRD BKR hinterlegt sein, dass der Buchungskreis keine automatische Belegnummernvergabe vorsieht, dies hat im Falle der Lager/Finanzbuchhaltung-Schnittstelle die Bedeutung, dass pro MAWI-Belegnummer eine eigene Buchungsnummer vergeben wird. 

Zusatztext als Raffkriterium

Die Berücksichtigung des Zusatztextes als Raffkriterium bei der Verdichtung der Schnittstellendaten aus dem Lager zur Finanzbuchhaltung ist möglich.

 

Zusätzlich ist es notwendig, dass das "Ware vor Rechnungskonto" laut Sachkontenstamm Zusatztexte zulässt.

 

Sind diese Einstellungen gegeben, so können Wareneingangslöschungen maschinell ausgeziffert werden. 

Alternativ hierzu kann auf den Haken in der VRL F43 bei "Zusatztexte berücksichtigen" verzichtet werden, wenn das OP-geführte Sachkonto die Einstellung "Zusatztextkennzeichen = muss" aufweist.

 Organisation des Tagesabschlusses im Hinblick auf gute Ergebnisse der maschinellen Auszifferung.

Um möglichst viele Buchungen zeitnah ausziffern zu können, wird folgende Programmreihenfolge im Tagesabschluss empfohlen:

  • Übernahme Eingangsrechnungen in FBU-Schnittstelle  EK50100R
  • Übernahme Lagerbuchungen in FBU-Schnittstelle  US54100R
  • Abholung der FBU-Schnittstellen in die FBU  FB50400C
  • Tagesjournale  FB50800C

Mögliche Prüfungen bei nicht erfolgter Auszifferung eines Vorganges

Wird ein Vorgang nicht maschinell ausgeziffert obwohl er vollständig abgewickelt wurde, sollte die Ursache in folgender Reihenfolge recherchiert werden:

  • Ist betreffender Prozess für eine maschinelle Auszifferung vorgesehen? (vgl. Maschinelle Auszifferung)
  • Sind alle betreffenden Buchungen aus den Schnittstellen verbucht worden? (Einkaufs- FBU- Schnittstelle bzw. Lager-Finanzbuchhaltungs-Schnittstelle)
  • Ist die Tabelle FRD AVK korrekt angelegt worden? Sind die Buchungskreise vollständig und korrekt hinterlegt worden?
  • Ist das Programm FB50251R in der letzten Nachtverarbeitung gelaufen?
  • Erfolgte eine falsche manuelle Auszifferung, welche die folgende maschinelle Auszifferung verhinderte? Die Auszifferung muss bei gelöschten Wareneingängen auf Positionsebene erfolgen.

Konnte bislang die Ursache für die fehlende Auszifferung nicht ermittelt werden, so ist der Vorgang aufwändig zu prüfen.
Bei Erledigung des Wareneinganges durch eine Rechnungsprüfung extern oder intern (Intercompany bzw. MÜGP):

  • Ist die Buchungsnummer der Eingangsrechnung in der Datei FSCOPP vorhanden?
  • Stimmt der Betrag?
  • Sind alle bestandsrelevanten Artikelkontosätze zu den mit der Eingangsrechnung abgeschlossenen Wareneingangspositionen an die Schnittstelle zur FBU übergeben worden?
  • Ist die Kontierung der Artikelkontosätze korrekt?  Prüfung der Konteneinstellung in der Kontengruppe und den Buchungsschlüsseln.

Abstimmung der FBU-Daten mit den basierenden MAWI-Daten

Für externe Wareneingänge existiert im Einkauf ein Listprogramm (EK22240R) mit dem offene Wareneingänge aufgelistet werden.

Die Summe der offenen Wareneingänge muss bei ausschließlicher Existenz externer Wareneingänge (Keine Intercompany-Abwicklung) mit dem Saldo des "Ware vor Rechnungskontos" aktuell übereinstimmen.

Aktuell soll heißen: nach Durchführung der letzten Nachtverarbeitung und vor Beginn des Tagesgeschäftes (der Wareneingangsverwaltung)

 

Eine Eingrenzung über Lagerorte macht nur Sinn, wenn es eine lagerortbezogene Kontenfindung mit unterschiedlichen "Ware vor Rechnungskonten" gibt. 

Als Wareneingangsdatum sollte als Bis-Datum das aktuelle Tagesdatum und als Von-Datum das Datum an dem die Lager-FBU-Schnittstelle aktiviert wurde, eingetragen werden.

Eine nachträgliche Abstimmung zu einem Monatssaldo der Vergangenheit ist nicht möglich, da durch die Periodenabschlüsse eine Zuordnung der Wareneingänge in bestimmte Perioden nachträglich nicht möglich ist.

Technische Vorgehensweise der Auszifferung

Der Auszifferungsversuch erfolgt in folgender Weise:

Aufsummierung von Datensätzen mit einem in Tabelle FRD AVK für dieses Konto hinterlegten Buchungskreis.

Nach Aufsummierung der Werte für den Rechnungsbeleg, werden die zugehörigen Rechnungspositionen gelesen und die Wareneingangsnummer incl. Position ermittelt. Dann erfolgt pro Wareneingangsposition über den Zusatztext der Datei FSCOPP eine Summenbildung pro Position. 

Nachdem dieser Vorgang für alle Positionen der Rechnung durchgeführt wurde, wird die Gesamtsumme gebildet und mit der Rechnungssumme verglichen.

Stimmen diese überein wird ausgeziffert. Wenn nicht, erfolgt der Andruck auf der Liste der nicht aufgehenden Ausgleiche.

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