Kontoauszugsinformationen aufbereiten und übernehmen
Mit dem Programm "Kontoauszüge übernehmen" werden die Daten automatisch in mehreren Schritten aus den Eingangsschnittstellen/Arbeitsdateien übernommen, aufbereitet, analysiert und verarbeitet.
Gesteuert über die Parameter der Vorlauftabelle VRLF74 kann die Verarbeitung der Datenübernahme mandantenübergreifend oder mandantenspezifisch durchgeführt werden (mandantenspezifisch: die Verarbeitung erfolgt nur für den aktuellen Mandant, mandantenübergreifend: Verarbeitung erfolgt über alle Mandanten).
Über die Parameter wird ebenfalls das Verhalten des Ablaufs bei nicht behebbaren Fehler definiert. So kann z.B. der fehlerhafte Kontoauszug ausgelassen und die Verarbeitung mit dem nächsten Kontoauszug fortgesetzt werden
Aufbereitung und Übernahme
Bei der Übernahme werden die Datensätze der Arbeitsdateien gelesen und je nach Schnittstellenart (variabel oder genormt) in einzelnen Felder aufgeteilt. Im Anschluss wird der Dateninhalt jedes Felds überprüft und in das jeweilige Datenbankfeld im Electronic-Banking konvertiert.
Aus den zentralen Angaben eines Kontoauszugs, d.h. dem Suchbegriff aus Bankleitzahl u. Bankkontonummer, werden über die Basisdaten die Firma (Mandant), der Bankenschlüssel, das Gegenkonto (immer das Bankkonto), der Buchungskreis, die Belegnummer und der Textschlüssel ermittelt. Die Angabe für den Textschlüssel muss in der Tabelle VRLF70 hinterlegt sein.
Die Belegnummer wird aus dem Jahr, der Banknummer und der Nummer des Kontoauszugs automatisch zusammengesetzt.
Beispiel: In 2018 wird der Kontoauszug 10047 für die Bank mit der Nummer 23 gebucht. Die Belegnummer würde in diesem Fall 2018230047 lauten. D.h. 2018 (vierstelliges Jahr) + 23 (zweistellige Hausbankkennung) + 0047 (fünfstellige Auszugsnummer, wobei hier nur die letzten vier Stellen übernommen werden).
Bei der Konvertierung auftretende Fehler werden auf einer Liste protokolliert.
Kontenfindung
Das zu buchende Konto wird bei fehlerfreien Kontoauszugspositionen ermittelt.
Kontenfindung über Geschäftsvorfallcodes
Zuerst wird geprüft, ob für den Geschäftsvorfallcode der Auszugsposition ein Eintrag in unter dem Stammdatenexplorer Electronic-Banking – Geschäftsvorfallcode vorhanden ist. Ist dies der Fall, wird als zu buchendes Konto das Konto aus den Basisdaten eingestellt.
z.B. Buchung (1)
Kontoauszugposition mit GVC 020(Überweisungsauftrag)
12.345,00 EUR H
Kontenfindung über zusätzliche Bankverbindungen
Ist kein Konto unter dem Geschäftsvorfallcode hinterlegt, wird geprüft, ob ein zu bebuchendes Konto aufgrund der Bankverbindung des Auftraggebers ermittelt werden kann.
Die Prüfung erfolgt gegen die Basisdatei der zusätzlichen Bankverbindungen, in der vorrangig zu verwendenden Sach- und Personenkonten hinterlegt sind.
z.B. Buchung (2)
Kontoauszugposition mit Personenkonto 3001466
5.000,00 EUR S
Kontenfindung über Bankverbindungen von Personenkonten
Wurde bislang kein Konto übernommen, wird wiederum geprüft, ob ein Personenkonto aufgrund der Bankverbindung des Auftraggebers ermittelt werden kann.
Die Prüfung erfolgt diesmal gegen die Basisdatei der Bankverbindungen, die hinterlegten Bankverbindungen im Personenkontenstamm und CPD-Kontenstamm.
z.B. Buchung (3)
Kontoauszugposition mit Personenkonto 6001608
22.000,00 EUR S
Keine Kontenfindung / A-Cto-Buchung
Eine Zuordnung über die Bankverbindung im Personenkontenbereich wird nur dann durchgeführt, wenn die Adresse eindeutig zuordenbar ist und es die Ablaufsteuerung entsprechend zulässt.
Verläuft auch die Prüfung gegen die Bankverbindung des Auftraggebers negativ, wird als zu buchendes Konto das Zwischenkonto für Electronic-Banking aus dem Bankenstamm eingestellt.
Mit der Buchungsart "E" bzw. mit dem automatischen Belegvorschlag können diese Positionen über das Buchungsprogramm für Banken und Zahlungsverkehr von dem Zwischenkonto auf ein Personen- oder Sachkonto, inkl. der Offenen-Posten-Bearbeitung, umgebucht werden.
z.B. Buchung (4)
Kontoauszugposition mit 10.000,00 EUR S
Wird mit umlaufenden Zahlungsträgern gearbeitet, können diese mit der Buchungsart 'E' auf das Bankzwischenkonto genauso umgebucht werden, wie dies bei der manuellen Verbuchung von Kontoauszügen üblich ist.
Kontoauszugsprüfung
Die einzelnen Positionen des Kontoauszugs werden auf ihre sachliche Richtigkeit überprüft. Ferner wird geprüft, ob die Anzahl der Einzelpositionen und die Summe aller Positionsbeträge mit den Angaben des Kopfsatzes übereinstimmen.
Falls Fehler auftreten, werden die entsprechende Position und der Kopfsatz mit einem Statuskennzeichen versehen, das eine Verbuchung der Sätze verhindert.
Zuordnung der offenen Posten
Über die Verwendungszweckzeile (Mehrzweckfeld) wird das Vergleichsfeld selektiert. Das Vergleichsfeld wird im Geschäftsvorfallcode festgelegt. Über das Vergleichsfeld wird die Datei der offenen Posten durchsucht.
Es erfolgt in diesem Verarbeitungsschritt keine Überschreibung eines bereits in der Auszugposition angegebenen Kontos.
Entweder werden alle offenen Posten oder nur die offenen Posten des Personenkontos durchsucht. Dies wird über den Geschäftsvorfallcode, bzw. über die Tabelle VRLF70 gesteuert.
Die zugeordneten Posten werden für die weitere Dialogverarbeitung gesperrt.
Werden offene Posten eines Verbandes gefunden, erfolgt die Verbuchung der Zahlung immer über das Zentralenkonto.
Zuordnung der umlaufenden Zahlungsträger
Über den Geschäftsvorfallcode wird das Zwischenkonto der umlaufenden Zahlungsträger ermittelt. Es erfolgt eine Prüfung, ob das Zwischenkonto im Bankenstamm hinterlegt ist. Falls dies gewährleistet ist, wird über die Positionen der umlaufenden Zahlungsträger, mit den Kriterien Buchungskreise, Belegnummer und Buchungsdatum eine Summe gebildet. Diese Summe wird mit dem Posten des Kontoauszuges verglichen. Stimmen diese beiden Beträge überein, erfolgt eine Zuordnung. Die zugeordneten Posten werden für die weitere Dialogverarbeitung gesperrt.
Zuordnung über Textschablonen
Es erfolgt eine Prüfung der in der Textschablone hinterlegten Zeichenkette mit der Verwendungszweckzeile aus dem Kontoauszug.
Wird eine Übereinstimmung festgestellt, werden das entsprechende Konto (Sach- oder Personenkonto) mit den hinterlegten Zusatzinformationen wie z.B. Geschäftsbereich, Kostenstellen, Textschlüssel, Steuerschlüssel usw. in die Position eingestellt. Bei hinterlegten Personenkonten erfolgt generell keine erneute Rechnungssuche und im Buchungslauf wird eine A-Cto-Buchung erstellt.
Kontoauszugsprüfung
Die einzelnen Positionen des Kontoauszugs werden, wegen möglicher Änderungen aus den vorherigen Abläufen, erneut auf ihre sachliche Richtigkeit überprüft.
Falls Fehler auftreten, werden die entsprechende Position und der Kopfsatz mit einem Statuskennzeichen versehen, das eine Verbuchung der Sätze verhindert.
Kurzprotokoll vom Kontoauszug
Es werden je Kontoauszug die Einzelpositionen gedruckt. Bei zugeordneten Personenkonten und umlaufenden Zahlungsträgern werden weitere Informationen ausgegeben
Kontoauszüge anzeigen und ändern
Mit dem Programm 'Kontoauszüge verwalten' können übernommene Kontoauszüge angezeigt werden. Mit der Funktion 'Auszugsposition ändern' kann die Kontierung einer Kontoauszugsposition geändert werden.
Innerhalb der Verwaltung stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Verwendungszwecke | Hier können alle Verwendungszweckzeilen der Kontoauszugsposition angezeigt werden. |
| Zuordnung umlfd. Zahlungsträger | Hier kann für die Kontoauszugsposition die Zuordnung der umlaufenden Zahlungsträger angezeigt und geändert werden. |
| Zuordnung offene Posten | Hier können für eine Kontoauszugsposition die zugeordneten offenen Posten verwaltet werden. Es kann die Zuordnungen aufgehoben oder neu erstellt sowie die Detailangaben von OPs geändert werden. |
| Bankverbindung speichern | Hier wird eine neue Bankverbindung für ein Personenkonto gespeichert. |
| Bankverbindung löschen | Hier wird eine gespeicherte Bankverbindung gelöscht. |
| Fehlerinformationen | Hier kann die textliche Beschreibung eines vorhandenen Fehlercodes angezeigt werden. |
Nach der Bearbeitung eines Kontoauszugs ist es erforderlich, dass die Daten auf ihre Konsistenz hin überprüft werden. Über die Funktion "Kontoauszug mit/ohne Protokoll prüfen" aus dem Kontextmenü des Kontoauszugs wird dieser Bearbeitungsschritt initiiert.
Die einzelnen Positionen des Kontoauszugs werden auf ihre sachliche Richtigkeit und Abhängigkeiten hin überprüft. Falls dabei Fehler auftreten, werden die entsprechende Position und der Kopfsatz mit einem Statuskennzeichen zur Markierung eines Fehlers versehen.
Mit der Verbuchung kann nur fortgefahren werden, wenn alle Positionen und der Kopfsatz als fehlerfrei markiert sind.
Anzeige der Verwendungszweckzeilen
Über die Auswahl "Verwendungszwecke" des Funktionsmenüs kann je Kontoauszugsposition der originäre Inhalt für den Verwendungszweck, so wie er durch die Bank übermittelt wurde, angezeigt werden.
Hinweis: Das Anzeigen der Verwendungszweckzeilen ist auch im Programm ‚Banken buchen/Geldverkehr' möglich.
Zuordnung "Offene Posten" anzeigen/verwalten
Über die Auswahl "Offene Posten der Auszugsposition ändern" des Funktionsmenüs können die Zuordnungen von Rechnungen zu einer Kontoauszugsposition angezeigt und verwaltet werden.
Für die Verwaltung stehen folgende Funktionen zu Verfügung:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Zuordnung löschen | Hier können alle bestehenden Rechnungszuordnungen zu einer Auszugsposition auf einmal entfernt werden. |
| Offene Posten anzeigen/verbergen | Über diese Funktion kann zwischen der Anzeige von den bereits zugeordneten Rechnungen und der noch verfügbaren Rechnungen hin und her gewechselt werden. |
| Zuordnung erstellen | Mit dieser Transaktion kann für eine einzelne Rechnung eine Zuordnung zu der Kontoauszugs-position erstellt werden. |
| Zuordnung entfernen | Mit dieser Transaktion kann für eine einzelne Rechnung die Zuordnung zu der Kontoauszugsposition entfernt werden. |
| Offenen Posten verwalten | Über diese Transaktion kann die Verwaltung des offenen Postens aufgerufen werden. Es können so z.B. die Angaben für Zahlungsbedingung und Skonto geändert werden. |
| Detailanzeige | Hier werden die Detailinformationen zu einem offenen Posten angezeigt. |
Zuordnung "Umlaufende Zahlungsträger" anzeigen/verwalten
Über die Auswahl "Umlaufende Zahlungsträger der Auszugsposition ändern" des Funktionsmenüs können die Zuordnungen der Zahlungsträgerinformation (z.B. Ausgangsüberweisungen, Schecks) zu einer Kontoauszugsposition angezeigt und verwaltet werden.
Für die Verwaltung stehen folgende Funktionen zu Verfügung:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Zuordnung löschen | Hier können alle bestehenden Zuordnungen zu einer Auszugsposition auf einmal entfernt werden. |
| Detailanzeige | Hier werden die Detailinformationen zu einer Zahlungsträgerposition angezeigt. |
Kontoauszüge buchen
Die Verbuchung der Kontoauszüge wird mit dem Programm "Kontoauszüge buchen" durchgeführt. Es erfolgt eine unterschiedliche Verarbeitung beim Bebuchen von Sach- und Personenkonten.
Das System versucht offene Posten auf den Personenkonten zuzuordnen und auszugleichen. Dabei werden die im offenen Posten hinterlegten Zahlungsbedingungen und aus den Stammdaten die Karenztage sowie die Ausbuchungstoleranzen berücksichtigt, sofern dies in der Tabelle VRLF70 so parametrisiert ist.
Werden übergebührliche Abweichungen oder Differenzbeträge festgestellt, erfolgt automatisch eine A-Cto-Buchung dieser Beträge.
Beispiele für verschieden Ausgleichs- bzw. Buchungsvarianten je nach Parametrisierung bei Personenkonten mit OP-Zuordnung für Zahlungseingänge:
bei Überzahlung
Vorgang Ausgleich Ausgleich ohne Skonto Ausgleich ohne Skonto oder Ausgleich mit Skonto und Rest Ausgleich mit korrigiertem Skonto Ausgleich mit Skonto und Rest oder A-Cto Zahlungsbetrag 980,00 850,00 750,00 940,00 640,00 Rechnungsbetrag 980,00 850,00 750,00 950,00 650,00 Skonto 0,00 20,00 20,00 20,00 20,00 Skonto verfallen ― Nein Ja Nein Nein Skonto mit Karenz gültig ― ― Ja ― ― Ausbuchungstoleranzüberschritten ― ― ― Nein Ja bei Unterzahlung
Vorgang Ausgleich mit korrigiertem Skonto Ausgleich mit korrigiertem Skonto Ausgleich mit Skonto und Rest oder A-Cto Ausgleich mit Ausbuchung via Skonto Zahlungsbetrag 975,00 825,00 725,00 940,00 Rechnungsbetrag 980,00 850,00 750,00 950,00 Skonto 0,00 20,00 20,00 20,00 Skonto verfallen ― Nein Nein Ja Skonto mit Karenz gültig ― ― ― ― Ausbuchungstoleranzüberschritten Nein Nein Ja Nein
Der Bereich der Sachkontenbuchungen teilt sich in umlaufende Zahlungsträger und sonstige Sachbuchungen auf.
Wurden umlaufende Zahlungsträger zugeordnet, so erfolgt die Auszifferung der offenen Posten und Umbuchung vom Bankzwischenkonto, automatisiert. Bei sonstigen Sachbuchungen wird, entsprechend der in den Kontenzuordnung hinterlegten Kontierungsinformationen, gebucht.
Sachkonten, die als umlaufende Zahlungsträgerkonten definiert wurden, werden i.d.R. nicht direkt gebucht. Das System prüft daher vorhandene Zuordnungen bzgl. vorhandener, umlaufender Zahlungsträger und ändert, sofern erforderlich, das Sachkonto auf das Zwischenkonto für electronic Banking.
Optional kann bei der Verbuchung der Kontoauszüge ein Belegvorschlag für die noch zu klärenden Positionen erstellt werden. Die Erstellung solch eines Nachbearbeitungsbelegs erfolgt, insofern in der Tabelle VRLF70 die Parameter ‚Nachbearbeitungspositionen EB-Zwischenkonto' bzw. ‚Nachbearbeitungspositionen A-Konto PK' ausgewählt sind.
Der Nachbearbeitungsbeleg wird im Programm "Buchen Banken/Geldverkehr" unter Buchungsart "E Electronic Banking (eingehend)" aufgeführt. Die Kontoangaben und die verschiedenen Vorkontierungen werden aus den Informationen der Kontoauszugsposition und der Vorlauftabelle VRLF96 übernommen.
Nachbearbeitungsbeleg abarbeiten
Die Bearbeitung erfolgt über das Programm "Buchen Banken/Geldverkehr" unter der Buchungsart "E Electronic Banking (eingehend)". Es stehen die gleichen, umfangreichen Funktionen zur Verfügung, wie sie bei der Bearbeitung von manuellen Zahlungsein- und -ausgängen vorhanden sind.
- Diverse Möglichkeiten für den Ausgleich von offene Posten
z.B. Ausgleich mit verschiedenen Skontobedingungen, Ausbuchungen, A-Cto usw.
- Umbuchung umlaufende Zahlungsträger
Nach der Bearbeitung muss der Beleg abgestimmt und die Verbuchung initiiert werden.
Bei der Bearbeitung einer Zahlungsverkehrsposition ist folgendes zu beachten. Im Fenster für die Zuordnung der OP führt die Funktion ‚Vorgang annullieren' dazu, dass in der Nachbearbeitungsposition die Information des Personenkontos verloren geht. Die Information des Personenkontos geht nicht verloren, wenn die ‚ Zuordnung der OP' durch Schließen des Fensters bzw. mit ESC verlassen wird.
Status auf Zahlungsverkehrspositionsebene
Besitzt der Nachbearbeitungsbeleg viele Positionen, so besteht das Problem, dass die Übersicht darüber verloren gehen kann, welche Positionen bereits bearbeitet sind und welche nicht. Die im Electronic Banking generierten Positionen erhalten daher einen Status, über den farblich markiert werden kann, welche Positionen noch zu bearbeiten sind und welche Positionen bereits bearbeitet wurden.
Beschreibung der Position | Status | Farbe | Farbdefinition |
|---|---|---|---|
noch zu bearbeiten | Leerzeichen | rot | Bis 5 |
bearbeitet | 5 | grün | Bis 9 |
Kontextbezogene Funktionen
Bei den Positionen eines Nachbearbeitungsbelegs werden zwei zusätzliche, kontextbezogene Funktionen angeboten:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Kontentyp ändern | Über diese Funktion kann der Typ der Belegposition geändert werden, d.h. es erfolgt ein Wechsel zwischen Personenkonto und Sachkonto. Bei dem Vorgang werden ggf. vorhandene Daten automatisch aktualisiert und die Position gespeichert, d.h. die Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. |
| Verwendungszweckzeilen anzeigen | Mit dieser Auswahl kann eine Anzeige der vorhandenen Verwendungszweckzeilen der Auszugsposition, die den Belegvorschlag erzeugt hat, aufgerufen werden. Auf Grund dieser Information erhält man eine zusätzliche Möglichkeit der Rechnungszuordnung zur vorliegenden Zahlung. |
Verarbeitung Verwendungszwecke von Nachbearbeitungsbelegen
Bei der Bearbeitung von Nachbearbeitungsbelegen aus dem E-Banking besteht die Möglichkeit im Rahmen der OP-Zuordnung über das Funktionsmenü ein Fenster aufzurufen, das die zur Auszugsposition gehörenden Verwendungszweckzeilen zur Information ausgibt. Über den Parameter ‚autom.Anz.Verwendungszwecke EB' der Tabelle VRLF11 wird gesteuert, ob dieses Fenster mit den Verwendungszweckzeilen bei der OP- Zuordnung automatisch angezeigt wird oder nicht. Die Informationen aus den Verwendungszweckzeilen können dann für den manuellen Ausgleich genutzt werden.
Lernen von Bankverbindungen
Im E-Banking wird optional (Parameter ‚Lernen Bankverbindung' der Vorlauftabelle VRLF70) die Bankverbindung, die über die Bank mitgeteilt wird, vom System „gelernt". Beim Buchen werden neue Bankverbindungen den maschinell ermittelten und auch den manuell zugeordneten Personenkonten zugeordnet. Sofern für die neue Bankverbindung bereits ein anderes Konto hinterlegt ist, entscheidet der Parameter ‚automatische Änderung der Bankverbindung' der Vorlauftabelle VRLF70 darüber, ob die bisherige Bankverbindung durch das Personenkonto des aktuellen Kontoauszugs überschrieben wird.