Sachkontenstamm
Basisdatei der erfassten Sachkonten in einem Mandant.
Hier muss das Bankzwischenkonto für Electronic-Banking angelegt werden.
Bankverbindungen
Basisdatei der erfassten Bankverbindungen für Personenadressen bzw. -konten und CPD-Konten.
Kann der Auftraggeber einer Kontoauszugsposition nicht über den Personenkontenstamm bzw. CPD-Kontenstamm ermittelt werden, wird über diese Basisdatei geprüft, ob eine eindeutige Verbindung zu der Bankverbindung hinterlegt ist.
Personenkontenstamm
Basisdatei der vorhandenen Personenkonten in einem Mandant.
Um den Auftraggeber einer Kontoauszugsposition zu ermitteln, wird geprüft, ob die bei dieser Position angegebene Bankverbindung des Auftraggebers im Personenkontenstamm hinterlegt ist.
CPD- Kontenstamm
Basisdatei der vorhandenen CPD (Diverse)-Konten in einem Mandant.
Zur Ermittlung des Auftraggebers einer Kontoauszugsposition wird die Bankverbindung der Kontoauszugsposition auch gegen den CPD-Kontenstamm geprüft.
Bankenstamm
Basisdatei der eingerichteten Banken in einem Mandant.
Je Bank ist das Zwischenkonto für Electronic-Banking für die Abstimmung und als Unterlassungskonto zu hinterlegen.
Alle Kontoauszugspositionen, die maschinell keinem Konto zugeordnet werden können, werden auf dieses Konto gebucht und können von hier aus entsprechend umgebucht werden.
Bei der Einführung muss geprüft werden, ob im Bankenstamm alpha-numerische Banknummern vorhanden sind. Bei der späteren Nummernvergabe im Electronic-Banking kann das sonst zu Problemen führen, da die Verarbeitung eine Konvertierung des Bankschlüssels in einen numerischen Wert voraussetzt!
Das Übernahmeprogramm für Kontoauszüge ist in diesem Fall anzupassen!
Kostenstellen, Kostenträger, Aufträge
Die hier hinterlegten Basisdaten werden ggf. als Zusatzkontierungen in die Positionen eines Kontoauszugs eingestellt, entsprechend geprüft und bei den zu erstellenden Buchungen im Electronic-Banking verwendet.
Steuerschlüssel
Basisdatei für die vorhandenen Steuerschlüssel in einem Mandant.
Grundsätzlich wird im Bereich der Personenkonten innerhalb des Electronic-Banking bei Zahlungseingängen immer der Schlüssel "9U" und bei Zahlungsausgängen immer der Schlüssel "9V" verwendet.
Im Bereich der Sachkonten wird sofern nichts Anderes angegeben wurde immer der Schlüssel "9U" verwendet.
Feldzuordnung der Kopfdaten
Mit dem Programm "Reihenfolge der Auszugsdatei verwalten" wird die Feldanordnung der Eingangsschnittstellendatei "Kopfdaten FEASZP" unter einer Kennung definiert.
Die Kennung der hier definierten Feldanordnung muss ggf. unter den "Definitionen Electronic-Banking" je Firma und Bank im Stammdatenexplorer Electronic-Banking entsprechend hinterlegt werden.
Voraussetzung für die spätere Übernahme ist, dass die beiden ersten Felder der Arbeitsdateien die Bankleitzahl und die Kontonummer der Hausbank enthalten und diese in der Feldanordnung entsprechend hinterlegt sind.
Feldzuordnung der Positionsdaten
Mit dem Programm "Reihenfolge der Umsatzdatei verwalten" wird die Feldanordnung der Eingangsschnittstellendatei "Positionsdaten FEUSZP" unter einer Kennung definiert.
Die Kennung der hier definierten Feldanordnung muss ggf. unter den "Definitionen Electronic-Banking" je Firma und Bank im Stammdatenexplorer Electronic-Banking entsprechend hinterlegt werden.
Voraussetzung für die spätere Übernahme ist, dass die beiden ersten Felder der Arbeitsdateien die Bankleitzahl und die Kontonummer der Hausbank enthalten und diese in der Feldanordnung entsprechend hinterlegt sind.
Zusätzliche Bankverbindung pro Personenkonto
Basisdatei für die Funktion zum Lernen von Bankverbindungen im Electronic-Banking.
Wird über die Dialogbearbeitung Electronic-Banking oder dem jeweiligen Nachbearbeitungsbeleg einer Kontoauszugsposition als zu buchendes Konto manuell ein Personenkonto zugeordnet, speichert das System diese Information ab, sofern sie nicht bereits vorhanden ist.
Es können somit mehrere bzw. zusätzliche Bankverbindungen je Personenkonto im System hinterlegt und bei späteren Kontenbewegungen, mit einer der Bankverbindung, der Auftraggeber automatisch ermittelt werden.
Mit dem Programm "Zusätzliche Bankverbindungen verwalten" können diese Daten verwaltet werden.
Registry-Daten eBanking verwalten
Mit dieser Funktion kann auf die Systeminformationen des Moduls zugegriffen werden. I.d.R. werden die Werte einmalig bei der Einrichtung geprüft bzw. angepasst.
Bedeutung der Felder:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Sperrkennzeichen | Kennzeichen für einen fehlerhaften Programm- oder Datenzustand, das die Ausführung ohne eine Systemprüfung verhindert. |
| Pfad eBanking | Pfadangabe, entsprechend dem Dateisystem, für den Ort an dem die PC-Datenschnittstellen (eBanking- Dateien) abgelegt werden. Es muss ein absoluter Pfad in der Registry ANWG / FBU / PATH_FOR_EBANKING verwendet werden. Die von der Bank-Software generierten Dateien auszug.txt und umsatz.txt (oder swift.txt) werden in diesem definierten PC- Pfad abgelegt. |
Namenskonventionen der Schnittstellendateien zur Übergabe der Kontoauszugsdaten an oxaion
MT940 Format: SWIFT.txt
variables Format bestehend aus
- Auszugsinformationen: AUSZUG.txt
- Umsatzinformationen UMSATZ.txtESR (Schweiz): ESR.txt
CAMT054 (Schweiz): CAMT054 / camt.054-ESR*.xml (*freie Vergabe)
CREMUL (Österreich): CREMUL.txt
Stammdatenexplorer Electronic-Banking
Der "Stammdatenexplorer Electronic-Banking" umfasst verschieden Verwaltungsfunktion im Bereich der Basisdaten.
Für einen ordnungsgemäßen Ablauf und Verarbeitung in dem Modul müssen die Daten entsprechend gepflegt werden.
Definition Electronic-Banking
Hier werden die grundsätzlichen, notwendigen Angaben für eine Verarbeitung im Electronic-Banking hinterlegt.
Für die korrekte Zuordnung der Kontoauszüge wird auf der Maske "Allgemeine Stammdaten festlegen" pro Mandant (Firma) und Hausbank die Bankverbindung (Bankleitzahl und Kontonummer) eindeutig zugeordnet.
Es werden nur Daten bearbeitet für die hier eine Zuordnung hinterlegt wurde.
Bedeutung bzw. Beschreibung der einzelnen Felder:
| Felder | Beschreibung |
|---|---|
| Identifikation Bankverbindung | Eindeutige Kennung eines Bankkontoauszugs in der Eingangsschnittstelle, die im Übernahmeprogramm identifiziert und hier eindeutig einem Mandant u. der Hausbank zugeordnet wird.
|
| Datumsformat | Format der Datumsfelder des Kontoauszugs in der Eingangsschnittstelle. |
| Trennzeichen Nachkommastellen | Zeichen mit dem die Trennung von Vor- und Nachkommastellen angezeigt wird. In der Regel wird ein "," (Komma) oder ein "." (Punkt) verwendet. |
| Buchungskreis | Buchungskreis unter dem die automatischen Belege aus dem Electronic-Banking in der Finanzbuchhaltung erstellt werden sollen. |
| Geschäftsvorfall-Code | Unterlassungswert der bei einer kundenspezifischen Entwicklung verwendet werden kann. |
| Identifikation Kontoauszug | Interne Kennzeichnung der Definition, z.B. um die Art der Schnittstelle oder für eine Kundenentwicklung eine andere Information zu hinterlegen. |
| Identifikation Feldanordnung Auszug & Umsatz | Hier muss ggf. die Kennung für den Feldaufbau Kopfdaten & Positionsdaten der Eingangsschnittstelle angegeben werden. Die Information ist dann erforderlich, wenn der Datenimport mit einem individuellen Satzaufbau erfolgt. |
| Kennzeichen Übernahme Kontoauszug (entsp. Verarbeitungsart) | Mit diesem Steuerkennzeichen wird die Verarbeitungsart für die Kontoauszüge der jeweiligen Identifikation festgelegt. Die zur Verfügung stehenden Auswahlen sind fest vorgegeben und bilden definierte Abläufe innerhalb des Moduls ab. |
| Bezeichnung | Freies Textfeld für eine weitere Beschreibung. |
Geschäftsvorfallcodes
Die Kontoauszugspositionen werden i.d.R. mit dreistelligen Codes versehen, die den Vorgang charakterisieren.
Die Geschäftsvorfallcodes können entsprechend je Mandant und Bank mit einer Bezeichnung erfasst werden.
Bedeutung bzw. Beschreibung der einzelnen Felder:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Geschäftsvorfallcode (GVC) | In diesem Feld wird beim Erfassen der Daten die eindeutige Kennzeichnung vergeben. |
| Bezeichnung | Klartext zur Beschreibung des GVC |
| Sachkontonummer | Über die Angabe eines Sachkontos wird festgelegt, ob die Ermittlung der Personenkonten bzw. der offenen Posten erfolgt oder die Buchung direkt auf diesem Konto erstellt wird. |
| Steuerschlüssel | Mit der Angabe wird festgelegt, ob bei der Verbuchung von Kontoauszugspositionen mit diesem GVC bei angegebenen Sachkonten ggf. eine Steuerbuchung erzeugt werden soll. |
| Geschäftsbereich & Kostenstelle, Kostenträger, Auftrag, Textschlüssel | Hier können die verschiedenen Zusatzkontierungen bzgl. des GVC für die zu erstellenden Buchungen mitgegeben werden. |
| Kennzeichen Positionsverarbeitung | Über dieses Kennzeichen wird gesteuert, ob der Ausgleich der offenen Posten erfolgen soll oder ob umlaufende Zahlungsträger ausgeglichen werden sollen. |
| Kennzeichen Positionssuche | Mit diesem Kennzeichen wird die Suche und Ermittlung von offenen Posten, d.h. innerhalb eines Personenkontos oder über alle der Personenkonten, gesteuert. |
| Vergleichsfeld | Über diese Eingabe wird festgelegt welche Information aus den Verwendungszweckzeilen einer Kontoauszugsposition zur Suche von offenen Posten verwendet werden soll. |
Textschablonen
Die Textschablonen sind eine Erweiterung eines Geschäftsvorfallcodes und werden dazu verwendet, an Hand einer feststehenden Zeichenfolge aus den Verwendungszeilen einer Kontoauszugsposition, im Electronic-Banking eine abweichende Verarbeitung einzuleiten bzw. die Verbuchung der Auszugsposition auf ein Vorgegebenes Konto durchzuführen.
Textschablonen werden immer explizit für einen Geschäftsvorfallcode angelegt. Der Abgleich mit den Verwendungszweckzeilen erfolgt immer von links beginnend.
Bedeutung bzw. Beschreibung der einzelnen Felder:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Textschablone | Zeichenfolge die mit den Verwendungszweckzeilen abgeglichen wird. |
| Sachkontonummer | Hier kann ein Sachkonto für die spätere Verbuchung im Electronic-Banking festgelegt werden. |
| Personenkontonummer & CPD-Nummer (Diverse) | Hier kann ein Personenkonto bzw. die CPD-Nummer für die spätere Verbuchung im Electronic-Banking angegeben werden. |
| Steuerschlüssel | Mit der Angabe wird festgelegt, ob bei der Verbuchung von Kontoauszugspositionen die diese Textschablone verwenden, ggf. eine Steuerbuchung erzeugt werden soll. |
| Geschäftsbereich & Kostenstelle, Kostenträger, Auftrag, Textschlüssel | Hier können die verschiedenen Zusatzkontierungen bzgl. der Textschablone für die zu erstellenden Buchungen mitgegeben werden. |
| Zusatztext | In diesem Feld kann ein individueller Text eingegeben werden. Stimmt die Verwendungszweckzeile aus dem Kontoauszug mit der in der Textschablone hinterlegten Zeichenkette überein, wird der Zusatztext der Textschablone bei der Übernahme des Kontoauszugs in die entsprechende Kontoauszugsposition übertragen. Damit wird dieser Zusatztext nach der Verbuchung im Electronic-Banking, in die verschiedenen, erstellten Bewegungen der Finanzbuchhaltung eingestellt. |