Anlage eines Kassenblattes

Um ein Kassenblatt anzulegen muss der Explorer „Kasse verwalten" gestartet werden. Im Explorer werden alle im Kassenstamm hinterlegten Kassen mit der internen Kassennummer und der Kassenbezeichnung angezeigt.

Mit der Funktion „Kassenblatt erfassen" müssen im Arbeitsfenster das Anfangsdatum und das Enddatum des Kassenblattes erfasst werden. Das Beginn- und das Enddatum müssen zwingend in einer Buchungsperiode liegen. Je Kasse kann immer nur ein offenes Kassenblatt in der Kassenverwaltung geführt werden. Dadurch ist die lückenlose Belegnummernvergabe je Kassenblatt gewährleistet.
Die Belegnummernermittlung erfolgt über den Buchungskreis der Kassen in der Nummernkreisdatei.
Nach der Erfassung wird im Explorer der Kassenkopf angezeigt. Die Belegkopfdaten beinhalten folgende Informationen.

1.) Beginn des Kassenblattes: 04.11.14
2.) Ende des Kassenblattes: 05.11.14
3.) Kassenstatus: 0
4.) Anfangssaldo des Kassenblattes: 2.000,00
5.) Errechneter Endsaldo des Kassenblattes:1.850,00
6.) Errechneter Kassenbestand: 1.850,00
7.) Saldo der erfassten Belegpositionen:150,00
8.) Kassenblatterfasser: T. Kayis
Der Belegkopf der Kasse kann folgende Kassenstatus bekommen:

Erfassung von Kassenbelegen (Kassenpositionen)

Erfassung mit der Erfassungsart „Neue Zahlung mit Kontierungsvorlage"

Eine Art der Erfassung in der Kassenverwaltung ist die Erfassung über Kontierungsvorlagen. Die Kontierungsvorlagen sollten durch den betreuenden Buchhalter im Unternehmen, im Kontierungsvorlagenstamm, definiert werden.
Die Erfassung wird im Kassenexplorer auf dem Kassenkopf ausgewählt.

Folgende Felder stehen in der Erfassungsmaske zur Verfügung:

1. Belegdatum: Hier muss das Datum der Ein- oder Ausgabe erfasst werden.
2. Kontierungsvorlage: Hier sind zwei Eingabevarianten möglich. Die Erfassung über die interne Kontierungsvorlagennummer oder über den im Stamm definierten Suchbegriff. Die Eingabe eines generischen Suchbegriffes (z.B. PORT*) ist möglich. Die kompletten Zusatzkontierungen werden aus dem Stammsatz gefüllt.
3. Zahlungsart Kasse: Hier kann eingeben werden ob es sich bei der Einnahme um eine Bar-, Scheck- oder Kreditkartenzahlung handelt. Ausgaben sind generell Barzahlungen. Der Unterlassungswert kommt aus dem Kassenstamm.
4. Einnahmebetrag: Bei Kasseneinnahmen wird der Bruttobetrag der Einnahme in Kassenwährung angegeben. Bei Ausgaben bleibt das Feld leer.
5. Ausgabebetrag: Bei Kassenausgaben wird der Bruttobetrag der Ausgabe in Kassenwährung angegeben. Bei Einnahmen bleibt das Feld leer.
6. Erhaltener Betrag: Sollte der Kunde oder Lieferant dem Kassenführer einen abweichenden Betrag vom Einnahmen- oder Ausgabebetrag geben, so wird daraus das Wechselgeld errechnet. Das Wechselgeld wird dem Kassenführer entweder in der Erfassungsmaske oder in einem übergelagerten Fenster angezeigt.
7. Wechselgeld: Das Wechselgeld wird berechnet, sofern ein erhaltener Betrag eingegeben wird.
8. Zusatztext 1: Hier können freie Texte eingegeben welche später im Zusatztextfeld der Sachbuchungen stehen. Der Text wird aus der Kontierungsvorlage eingestellt, kann aber überschrieben werden.
9. Zusatztext 2: Hier können freie Texte eingegeben welche nur beim Druck des Kassenbuches ausgegeben werden.
10. Kassenberichtszeile: Dieses Feld dient der Zuordnung zu einer Kassenberichtszeile. Der Kassenbeleg wird beim Druck des Kassenberichtes in der zugeordneten Zeile zusammengefasst ausgewiesen. Das Feld wird bei dieser Erfassungsart aus der Vorlage gefüllt.

Wird bei der Erfassung im Feld „Zahlungsart Kasse" die Zahlungsart Scheck gewählt, so sind folgende Felder zu füllen:

1. Schecknummer: Angabe der Schecknummer die auf dem Scheckformular des Kunden steht.
2. Ländernummer Bankverbindung: Angabe der Ländernummer des Landes für den der Scheck ausgefüllt wurde. Diese Angabe dient der Eingabe der Bankleitzahl, da über die Ländernummer der Bankleitzahlenmatchcode des entsprechenden Landes gestartet wird, sofern es dort so definiert wurde.
3. Bankleitzahl: Angabe der Bankleitzahlennummer die auf dem Scheckformular des Kunden steht.
4. Kontonummer: Angabe der Bankkontonummer die auf dem Scheckformular des Kunden steht.
5. Freie Bankbeschreibung: Dies Angabe erfolgt nur, wenn keine Bankleitzahl/Kontonummer zur Verfügung steht.
   Erfassungsbeispiele:
   Auswahl: ‚Neue Zahlung mit Kontierungsvorlage
   
   
   Eingabe der Kontierungsvorlage:
   Erfassung
   mit Nummer der Kontierungsvorlage
   oder mit freiem Suchbegriff z.B. PORTO
   
   Eine generische Eingabe des Suchbegriffes ist möglich z.B. POR*
   
    

Erfassung mit der Erfassungsart „Neue Zahlung mit Sachkontierung"

Eine weitere Art der Erfassung in der Kassenverwaltung ist die Erfassung mit Sachkontierung. Bei dieser Art der Erfassung werden buchhalterische Kenntnisse vorausgesetzt, da sowohl das Sachkonto als auch die notwendigen Zusatzkontierungen (Geschäftsbereich, Kostenstelle, Kostenträger, Investitionsnummer usw.) eingegeben werden müssen.
Die Erfassung wird im Kassenexplorer auf dem Kassenkopf ausgewählt.
Folgende Felder stehen in der Erfassungsmaske zur Verfügung:

1. Belegdatum: Hier muss das Datum der Ein- oder Ausgabe erfasst werden.
2. Sachkontonummer: Hier muss eine gültige Sachkontonummer eingegeben werden. Zur Ermittlung steht der Sachkontenmatchcode zur Verfügung.
3. Zahlungsart Kasse: Hier kann eingeben werden ob es sich bei der Einnahme um eine Bar-, Scheck- oder Kreditkartenzahlung handelt. Ausgaben sind generell Barzahlungen. Der Unterlassungswert kommt aus dem Kassenstamm.
4. Einnahmebetrag: Bei Kasseneinnahmen wird der Bruttobetrag der Einnahme in Kassenwährung angegeben. Bei Ausgaben bleibt das Feld leer.
5. Ausgabebetrag: Bei Kassenausgaben wird der Bruttobetrag der Ausgabe in Kassenwährung angegeben. Bei Einnahmen bleibt das Feld leer.
6. Erhaltener Betrag: Sollte der Kunde oder Lieferant dem Kassenführer einen abweichenden Betrag vom Einnahmen- oder Ausgabebetrag geben, so wird daraus das Wechselgeld errechnet. Das Wechselgeld wird dem Kassenführer entweder in der Erfassungsmaske oder in einem übergelagerten Window angezeigt.
7. Wechselgeld: Das Wechselgeld wird berechnet, sofern ein erhaltener Betrag eingegeben wird.
8. Zusatztext 1: Hier können freie Texte eingegeben welche später im Zusatztextfeld der Sachbuchungen stehen.
9. Zusatztext 2: Hier können freie Texte eingegeben welche nur beim Druck des Kassenbuches ausgegeben werden.
10. Kassenberichtszeile: Dieses Feld dient der Zuordnung zu einer Kassenberichtszeile. Der Kassenbeleg wird beim Druck des Kassenberichtes in der zugeordneten Zeile zusammengefasst ausgewiesen.
11. Dupliziersteuerung: Hier kann ein Duplizierkennzeichen eingegeben werden, um die Daten des Beleges in den nächsten Beleg zu kopieren. Die Steuerung welche Felder dupliziert werden erfolgt über die Tabelle FRDDUP
12. Textschlüssel: Hier kann ein gültiger Textschlüssel eingegeben werden. Zur Ermittlung steht der Textschlüsselmatchcode zur Verfügung.
13. Geschäftsbereich: Hier kann ein gültiger Geschäftsbereich eingegeben werden. Zur Ermittlung steht der Geschäftsbereichsmatchcode zur Verfügung.
14. Kostenstelle: Hier kann eine gültige Kostenstelle eingegeben werden. Zur Ermittlung steht der Kostenstellenmatchcode zur Verfügung.
15. Kostenträger: Hier kann ein gültiger Kostenträger eingegeben werden. Zur Ermittlung steht der Kostenträgermatchcode zur Verfügung.
16. Wirtschaftsgutnummer: Hier kann eine Wirtschaftsgutnummer eingegeben werden. Zur Ermittlung steht der Wirtschaftsgutnummernmatchcode zur Verfügung. Wird eine Wirtschaftsgutnummer eingegeben, muss auch ein für die Anlagenbuchhaltung zugelassener Textschlüssel eingegeben werden.
17. Auftragsnummer: Hier kann eine gültige Auftragsnummer eingegeben werden. Zur Ermittlung steht der Auftragsnummernmatchcode zur Verfügung.
18. Investitionsnummer: Hier kann eine gültige Investitionsnummer eingegeben werden. Zur Ermittlung steht der Investitionsnummernmatchcode zur Verfügung.
19. Steuerschlüssel: Hier kann eine gültiger Steuerschlüssel eingegeben werden. Zur Ermittlung steht der Steuerschlüsselmatchcode zur Verfügung. Sollte kein Steuerschlüssel angegeben werden, so wird als Unterlassungswert bei Einnahmen „9U" und bei Ausgaben „9V" eingestellt. Bei einem Steuerschlüssel mit einem Steuersatz größer 0,00 wird im Feld „errechnete Steuer" der Steuerbetrag ausgewiesen.

Wird bei der Erfassung im Feld „Zahlungsart Kasse" die Zahlungsart Scheck gewählt, so sind noch folgende Felder zu füllen:

1. Schecknummer: Angabe der Schecknummer die auf dem Scheckformular des Kunden steht.
2. Ländernummer Bankverbindung: Angabe der Ländernummer des Landes für den der Scheck ausgefüllt wurde. Diese Angabe dient der Eingabe der Bankleitzahl, da über die Ländernummer der Bankleitzahlenmatchcode des entsprechenden Landes gestartet wird, sofern es dort so definiert wurde.
3. Bankleitzahl: Angabe der Bankleitzahlennummer, die auf dem Scheckformular des Kunden steht.
4. Kontonummer: Angabe der Bankkontonummer, die auf dem Scheckformular des Kunden steht.
5. Freie Bankbeschreibung: Dies Angabe erfolgt nur, wenn keine Bankleitzahl/Kontonummer zur Verfügung steht.

Erfassungsbeispiele:
Auswahl: ‚Neue Zahlung mit Sachkontierung

Erfassung von Zahlungen unter Angabe aller Kontierungen (Sachkontonummer und Zusatzkontierung)

Erfassung mit der Erfassungsart „Neue Zahlung mit OP-Ausgleich"

Eine weitere Art der Erfassung in der Kassenverwaltung ist die Erfassung mit OP-Ausgleich. Bei dieser Art der Erfassung werden buchhalterische Kenntnisse vorausgesetzt, da auf Debitorenkonten offene Rechnung/Gutschriften ausgeglichen und Abzüge ein- oder ausgebucht werden.
Die Erfassung wird im Kassenexplorer auf dem Kassenkopf ausgewählt.
Folgende Felder stehen in der Erfassungsmaske zur Verfügung:

1. Belegdatum: Hier muss das Datum der Ein- oder Ausgabe erfasst werden.
2. Personenkontonummer/CPD-Nummer: Hier muss ein gültiges Personenkonto /CPD-Konto eingegeben werden. Zur Ermittlung steht der Personenkontenmatchcode zur Verfügung.
3. Zahlungsart Kasse: Hier kann eingeben werden ob es sich bei der Einnahme um eine Bar-, Scheck- oder Kreditkartenzahlung handelt. Ausgaben sind generell Barzahlungen. Der Unterlassungswert kommt aus dem Kassenstamm.
4. Einnahmebetrag: Bei Kasseneinnahmen wird hier der Bruttobetrag der Einnahme in Kassenwährung angegeben. Bei Ausgaben bleibt das Feld leer.
5. Ausgabebetrag: Bei Kassenausgaben wird hier der Bruttobetrag der Ausgabe in Kassenwährung angegeben. Bei Einnahmen bleibt das Feld leer.
6. Erhaltener Betrag: Sollte der Kunde oder Lieferant dem Kassenführer einen abweichenden Betrag vom Einnahmen- oder Ausgabebetrag geben, so wird daraus das Wechselgeld errechnet. Das Wechselgeld wird dem Kassenführer entweder in der Erfassungsmaske oder in einem übergelagerten Fenster angezeigt.
7. Wechselgeld: Das Wechselgeld wird berechnet, sofern ein erhaltener Betrag eingegeben wird.
8. Zusatztext 1: Hier können freie Texte eingegeben welche später im Zusatztextfeld der Sachbuchungen stehen.
9. Zusatztext 2: Hier können freie Texte eingegeben welche nur beim Druck des Kassenbuches ausgegeben werden.
10. Kassenberichtszeile: Dieses Feld dient der Zuordnung zu einer Kassenberichtszeile. Der Kassenbeleg wird beim Druck des Kassenberichtes in der zugeordneten Zeile zusammengefasst ausgewiesen.
11. Textschlüssel: Hier kann ein gültiger Textschlüssel eingegeben werden. Zur Ermittlung steht der Textschlüsselmatchcode zur Verfügung.
12. Geschäftsbereich: Hier kann ein gültiger Geschäftsbereich eingegeben werden. Zur Ermittlung steht der Matchcode ‚Geschäftsbereich' zur Verfügung.
13. Kostenstelle: Hier kann eine gültige Kostenstelle eingegeben werden. Zur Ermittlung steht der Kostenstellenmatchcode zur Verfügung.
14. Kostenträger: Hier kann ein gültiger Kostenträger eingegeben werden. Zur Ermittlung steht der Kostenträgermatchcode zur Verfügung.
15. Wirtschaftsgutnummer: Hier kann eine Wirtschaftsgutnummer eingegeben werden. Zur Ermittlung steht der Wirtschaftsgutnummernmatchcode zur Verfügung.
16. Auftragsnummer: Hier kann eine gültige Auftragsnummer eingegeben werden. Zur Ermittlung steht der Auftragsnummernmatchcode zur Verfügung.
17. Investitionsnummer: Hier kann eine gültige Investitionsnummer eingegeben werden. Zur Ermittlung steht der Investitionsnummernmatchcode zur Verfügung.
18. Steuerschlüssel: Hier muss eine gültiger Steuerschlüssel eingegeben werden. Zur Ermittlung steht der Steuerschlüsselmatchcode zur Verfügung. Sollte kein Steuerschlüssel angegeben werden, so wird als Unterlassungswert bei Einnahmen „9U" und bei Ausgaben „9V" eingestellt. Bei einem Steuerschlüssel mit einem Steuersatz größer 0,00 wird im Feld „errechnete Steuer" der Steuerbetrag ausgewiesen.

Wird bei der Erfassung im Feld „Zahlungsart Kasse" die Zahlungsart Scheck gewählt, so sind noch folgende Felder zu füllen:

1. Schecknummer: Angabe der Schecknummer die auf dem Scheckformular des Kunden steht.
2. Ländernummer Bankverbindung: Angabe der Ländernummer des Landes für den der Scheck ausgefüllt wurde. Diese Angabe dient der Eingabe der Bankleitzahl, da über die Ländernummer der Bankleitzahlenmatchcode des entsprechenden Landes gestartet wird, sofern es dort so definiert wurde.
3. Bankleitzahl: Angabe der Bankleitzahlennummer die auf dem Scheckformular des Kunden steht.
4. Kontonummer: Angabe der Bankkontonummer die auf dem Scheckformular des Kunden steht.
5. Freie Bankbeschreibung: Dies Angabe erfolgt nur, wenn keine Bankleitzahl/Kontonummer zur Verfügung steht.

Nach der Erfassung der Felder verzweigt das Programm in das Fenster „Zuordnung Personenkonten OP's". In diesem Programm können Ausgleichs-, Umbuchungs- und Ausbuchungsfunktionen genutzt werden, welche aus der Bedienung des Geldverkehrsexplorers bekannt sind. Nachdem der Zahlbetrag verbraucht wurde, kann das Programm mit der Funktionstaste „ESC" verlassen werden. Wird das Programm mit der Funktion „F9 = Vorgang annullieren" verlassen, so wird der Kassenbeleg als storniert (grau unterlegt) im Kassenexplorer angezeigt.
Erfassungsbeispiele:
Zahlung mit OP-Ausgleich

Erfassung von Zahlungen mit Ausgleich von offenen Posten auf Personenkonten:

Hinweis: virtuelle OPs werden in der Kassenverwaltung angezeigt, sofern sie innerhalb der gleichen ‚Zahlungsart Kasse' erstellt wurden.

Erfassung mit der Erfassungsart „Neue Zahlung mit Barverkaufsrechnung"

Eine weitere Art der Erfassung in der Kassenverwaltung ist die Erfassung mit Barverkaufsrechnung. Bei dieser Art der Erfassung werden Kenntnisse im Verkaufsmodul von oxaion vorausgesetzt, da ein kompletter Verkaufsauftrag mit Rechnungsdruck im Verkaufsmodul abgewickelt werden muss.
Die Erfassung wird im Kassenexplorer auf dem Kassenkopf ausgewählt.
Folgende Felder stehen in der Erfassungsmaske zur Verfügung:

1. Belegdatum: Hier muss das Datum der Ein- oder Ausgabe erfasst werden.
2. Kundennummer Barverkauf: Hier muss eine gültige Kundennummer eingegeben werden. Zur Ermittlung steht der Personenkontenmatchcode zur Verfügung.
3. Zahlungsart Kasse: Hier kann eingeben werden ob es sich bei der Einnahme um eine Bar-, Scheck- oder Kreditkartenzahlung handelt. Ausgaben sind generell Barzahlungen. Der Unterlassungswert kommt aus dem Kassenstamm.
4. Einnahmebetrag: Der Einnahmebetrag wird aus der Verkaufsrechnung übernommen, deshalb keine Eingabe.
5. Erhaltener Betrag: Sollte der Kunde dem Kassenführer einen abweichenden Betrag vom Einnahmebetrag geben, so wird daraus das Wechselgeld errechnet. Das Wechselgeld wird dem Kassenführer entweder in der Erfassungsmaske oder in einem übergelagerten Window angezeigt.
6. Wechselgeld: Das Wechselgeld wird berechnet, sofern ein erhaltener Betrag eingegeben wird.
7. Zusatztext 1: Der Zusatztext 1 wird aus der Verkaufsrechnung fix belegt, deshalb keine Eingabe.
8. Zusatztext 2: Der Zusatztext 2 wird aus der Verkaufsrechnung fix belegt, deshalb keine Eingabe.
9. Kassenberichtszeile: Dieses Feld dient der Zuordnung zu einer Kassenberichtszeile. Der Kassenbeleg wird beim Druck des Kassenberichtes in der zugeordneten Zeile zusammengefasst ausgewiesen.

Wird bei der Erfassung im Feld „Zahlungsart Kasse" die Zahlungsart Scheck gewählt, so sind noch folgende Felder zu füllen:

1. Schecknummer: Angabe der Schecknummer die auf dem Scheckformular des Kunden steht.
2. Ländernummer Bankverbindung: Angabe der Ländernummer des Landes für den der Scheck ausgefüllt wurde. Diese Angabe dient der Eingabe der Bankleitzahl, da über die Ländernummer der Bankleitzahlenmatchcode des entsprechenden Landes gestartet wird, sofern es dort so definiert wurde.
3. Bankleitzahl: Angabe der Bankleitzahlennummer die auf dem Scheckformular des Kunden steht.
4. Kontonummer: Angabe der Bankkontonummer die auf dem Scheckformular des Kunden steht.
5. Freie Bankbeschreibung: Dies Angabe erfolgt nur, wenn keine Bankleitzahl/Kontonummer zur Verfügung steht.
   Nach der Erfassung der Felder (Belegdatum, Kundennummer Barverkauf und Zahlungsart Kasse) öffnet das Programm in einem neuen Programmreiter die Auftragsverwaltung des Verkaufsmoduls von oxaion. Es wird automatisch der komplette Auftragskopf angelegt, welcher mit der Entertaste noch bestätigt werden muss. Die notwendigen Informationen wie Auftragsnummernkreis, Buchungstextnummer (FRD224 Std. Argument 52 oder 53) und Rechnungsstellungskennzeichen werden aus dem Kassenstamm übernommen. Zu beachten ist, dass die Zahlungsbedingung für Barzahlung (sofort fällig) eingestellt werden muss. Die interne Kassennummer, Kassenbelegnummer, Kassenpositionsnummer und das Kassenerfassungsdatum werden ebenfalls in den Auftragskopf übernommen.
   Im Auftragsexplorer können nun die Auftragspositionen erfasst werden. Der Lieferschein wird bei einem Barverkaufsauftrag mit dem Speichern des Auftragskopfes automatisch generiert. Nach der Erfassung der Positionen muss der Druck der Barverkaufsrechnung erfolgen.
   
   Bei der Buchungstextauswahl „52 = Rechnung (Barzahler mit Groschenausgleich)" erscheint ein Fenster in dem ein abweichender Rechnungsbetrag angegeben werden kann. Die Differenz zwischen Rechnungsbetrag errechnet und erfasst wird auf ein separates Sachkonto (Sachkonto ist im Sachkontenstamm des Kassenkontos hinterlegt!) gebucht.
   
   Nach dem Druck der Barverkaufsrechnung erfolgt generell eine asynchrone Übergabe an die Finanzbuchhaltung. Bei der Rechnungsübergabe werden der Auftrag und die Rechnung geschlossen und die folgenden Buchungen in die Schnittstelle „USNIEP" von oxaion eingestellt. Auf das Debitorenkonto werden eine ausgeglichene Rechnung und die zugehörige Zahlung auf das Kassenzwischenkonto gebucht.
   Buchungsbeispiel:
   a.) Erzeugte Buchungen Barverkaufsrechnung in USNIEP :
   Personenkonto1.190,00 Euro Soll (mit Ausgleichsnummer)
   Erlöskonto 1.000,00 Euro Haben
   MWST. 190,00 Euro Haben
   b.) Erzeugte Buchungen Zahlung Barverkaufsrechnung in USNIEP :
   Personenkonto1.190,00 Euro Haben (mit Ausgleichsnummer)
   Bankzwischenkonto1.190,00 Euro Soll
   c.) Buchung die sich bei der Verbuchung der Kasse ergibt.
   a.) 1.000,00a.) 1.190,00b.) 1.190,00a.) 190,00MWST.ErlösePersonenkonto
   
   KassenzwischenkontoKassenkonto
   c.) 1.190,00b.) 1.190,00c.) 1.190,00
   
   
   Kommt es bei der asynchronen Buchung zu einem Fehler (dies ist die Ausnahme), so muss nach dem Beheben des Fehlers die Übergabe der Rechnung mit dem Batch - Übergabeprogramm (VK50100R) manuell oder in der UST- Nachtverarbeitung erfolgen.
   Nach der asynchronen Buchung der Barverkaufsrechnung werden die Informationen Kassenbelegnummer, Rechnungsnummer, Personenkontonummer, Sachkontennummer (Kassenzwischenkonto aus Kassenstamm), in den Kassenbeleg fortgeschrieben. Der Zusatztext 1 wird mit der Kurzadresse des Personenkontos und der Zusatztext 2 wird mit dem Text „Barverkaufsrechnung" und der Rechnungsnummer gefüllt. Das Feld „Eingabebetrag" wird durch den Zahlbetrag der Barverkaufsrechnung vorbelegt.
   Mit der rechten Maustaste kann nun im Kassenexplorer auf der Kassenbelegposition die Funktion „Erhaltenen Betrag eingeben" aufgerufen werden. Diese Funktion ermöglicht die Eingabe des Feldes „erhaltener Betrag" für die Berechnung des Wechselgeldes. Die Funktion „erhaltenen Betrag eingeben" ist nur bei der Erfassungsart „Neue Zahlung mit Barverkaufsrechnung" auswählbar.
   Ist eine Kassenposition erfasst und ein Auftragskopf angelegt, jedoch noch keine Rechnung gedruckt, so gilt die Kassenposition als unvollständig d.h. die Kasse kann nicht abgestimmt und abgeschlossen werden. In diesem Fall muss die Kassenposition storniert werden.
   Falls die Kassenposition falsch ist und ein Auftragskopf und Lieferschein angelegt wurde, so wird durch das Stornieren der Kassenposition automatisch der Auftragskopf und Lieferschein im Verkauf gelöscht. Voraussetzung ist, dass noch keine Rechnung im Original gedruckt wurde.
   War die Kassenposition richtig so muss die Rechnung im Verkauf noch gedruckt werden.
6. 
   Erfassungsbeispiel:
   Neue Zahlung mit Barverkaufsrechnung
   
   
   
   Auswahl des Kunden:
   
   
   Automatische Anlage des Auftragskopfes
   
   
   Zahlungsbedingung muss ggf. angepasst werden:
   
   
   Beispiel einer Barverkaufsrechnung:
   
   

Storno von Kassenbelegen

Soll ein erfasster Kassenbeleg storniert werden, so muss die Funktion „Belegstorno" im Explorer auf dem zu stornierenden Kassenbeleg erfolgen.

Beim Stornieren eines Beleges wird der Beleg im Explorer inaktiv angezeigt, d.h. es erfolgt keine physische Löschung des Beleges um eine lückenlose Belegnummernvergabe zu gewährleisten.

Druck einer Quittung für einen Kassenbeleg

Benötigt ein Kunde eine Quittung der geleisteten Zahlung so kann diese Funktion im Explorer auf dem entsprechenden Kassenbeleg erfolgen. Jede Quittung hat eine fortlaufende Nummer die über die Nummernkreisdatei mit dem Belegnummernschlüssel „QUNR" + „Jahr" ermittelt wird. Die Quittungsnummer wird einmalig vergeben und im Kassenbeleg gespeichert. Bei einem erneuten Druck wird die bereits vergebene Quittungsnummer verwendet.
Beispiel:

Abstimmung des Kassenblattes

Nach der Erfassung aller Kassenbelege kann zu einem beliebigen Zeitpunkt die Abstimmung der Kasse erfolgen. Hierbei kann im Kassenexplorer eine Kurzabstimmung mit Saldeneingabe oder eine detaillierte Abstimmung erfolgen. Eine bereits abgestimmte Kasse kann z.B. nachdem weitere Kassenpositionen erfasst wurden, nochmals abgestimmt werden.
 

Kurzabstimmung

Bei der Kurzabstimmung werden nur die summierten Werte für Scheck- / Kreditkartenzahlungen, welche in dem laufenden Kassenblatt vorkommen und der Bargeldbestand der Kasse eingegeben.

Detailabstimmung

Bei der Detailabstimmung werden die summierten Werte für Scheck- / Kreditkartenzahlungen, welche in dem laufenden Kassenblatt vorkommen und der Bargeldbestand in Währungsstückelung eingegeben.

Abschluss des Kassenblattes

Vorläufiger Druck des Kassenbuchs und -berichtes

Beim vorläufigen Druck können Kassenbuch und –bericht beliebig oft gedruckt werden. Es erfolgt keine Generierung des Kassenbeleges im Geldverkehrsexplorer. Die Abstimmung der Kasse muss erfolgt sein (Status 2). Auf dem Kassenbuch wird der Zusatztext „ V O R L Ä U F I G" ausgegeben. Der Aufruf des Drucks erfolgt im Explorer auf dem Kassenkopf.

 

Endgültiger Druck des Kassenbuchs und -berichtes

Der endgültige Druck des Kassenbuches kann nur einmalig erfolgen. Die Funktion kann nur mit einer entsprechenden Berechtigung, welche in der Kassenstammdatei hinterlegt ist, durchgeführt werden.
Als Buchungsdatum wird das Enddatum des Kassenblattes verwendet. Es können nur abgestimmte Kassen (Kassenstatus = 2) in den Geldverkehrsexplorer übertragen werden. Das Belegdatum der Kassenposition wird in das Feld ‚Wertstellungsdatum' übertragen.
Zusätzlich zum Kassenbuch wird ein Summenblatt (der Kassenbericht) je Kasse ausgegeben. Beim Kassenbericht handelt es sich um eine gesetzliche Anforderung. Die Zuordnung zu den Kassenberichtszeilen erfolgt über die Kassenberichtszeile (Tabelle FRD KBZ).
Der Aufruf der Funktion erfolgt im Explorer auf den Kassenkopf.
Beispiel vorläufiges Kassenbuch:

Beispiel Kassenbericht:

Druck Scheckeinreicher

Nach dem endgültigen Druck des Kassenblattes wird geprüft ob Kassenbelege mit der Zahlart „Scheckzahlung" vorhanden sind. Falls dies zutrifft, wird zeitgleich ein Scheckeinreicher gedruckt, analog der vorhandenen Scheckeinreicherverwaltung.

Die Ermittlung der Scheckeinreichernummer erfolgt über die Nummernkreisdatei mit dem Schlüssel „EINR + Einreicherbanknummer".

Erstellung der Belege im Explorer

Nach dem endgültigen Druck des Kassenblattes und dem möglichen Druck des Scheckeinreichers werden die Kassenbelege in den Explorer „Buchen Banken / Geldverkehr" übertragen.

Alle Kassenbewegungen auf dem Kassenblatt werden in den Knoten übertragen.
Der Scheckeinreicher steht im Knoten und die Kreditkartenzahlungen sind im Knoten zu finden.
Die übertragenen Belege können nun vom Sachbearbeiter in der Finanzbuchhaltung überprüft, ggf. nachbearbeitet und verbucht werden. Das Buchungsdatum im Belegkopf wird immer mit dem Enddatum des Kassenzeitraums belegt z.B. Kassenzeitraum 01.11.-30.11.2014 = Buchungsdatum 30.11.2014.
Kassenköpfe die aus der Kassenverwaltung kommen können nicht gelöscht werden. Kassenpositionen die aus der Kassenverwaltung kommen können im Geldverkehrsexplorer geändert bzw. gelöscht werden. Neue Kassenpositionen können erfasst werden. Dies dient dazu, dass Kassenpositionen, die nicht korrekt erfasst wurden, auf einfache Weise korrigiert werden können. Gelöschte Kassenpositionen bleiben in der Datei (FPSZVP) erhalten und werden gekennzeichnet (Feld PSKABKZ = ‚X'). Es ist darauf zu achten, dass die Summe der Kassenpositionen nicht geändert wird. Das Kassenblatt kann nicht nochmals erstellt werden.
Erklärung der verschiedenen Belegkennzeichen (Datei: FPSZVP; Feldname: PSKABKZ) in der Geldverkehrspositionsdatei: