Allgemeines

Mit dem Kassenexplorer (FB20690R) besteht die Möglichkeit alle in einen Unternehmen geführten Kassen, ohne Finanzbuchhaltungskenntnisse im System zu führen. Über ein im Kassenstamm hinterlegtes Berechtigungskonzept kann ein Kassenverwalter und bis zu 5 Kassenvertreter definiert werden. Die Kassenverwaltung bietet 4 Arten der Erfassung, welche je nach Mitarbeiterqualifikation und Standort der Kasse, freigegeben werden können.
Es können die Zahlungsarten Bargeld-, Scheck- und Kreditkartenzahlung in der Kassenverwaltung abgewickelt werden. Für jede erfasste Kasseneinnahme ist ein Quittungsdruck möglich.
Bei der Abstimmung der Kasse kann der Mitarbeiter, falls er dazu berechtigt ist, wahlweise eine Kurz- oder Detailabstimmung (je Währungsstückelung) durchführen.
Nach der Abstimmung können ein Kassenblatt und ein Kassenbericht erstellt werden. Das Erstellen des endgültigen Kassenblatt und -bericht ist über eine Berechtigungsprüfung gesteuert. Ebenfalls wird beim endgültigen Kassenblattdruck ein Scheckeinreicher erzeugt, sofern Scheckzahlungen in dem Kassenblatt vorkommen.
Zum Schluss erfolgt die automatische Übernahme der Belege im Programm Buchen Banken/Geldverkehr (FB20590). Dort hat der Buchhalter die Möglichkeit noch Kontierungen zu ändern und danach den Beleg zu buchen.

Einsatzmöglichkeiten/Funktionsumfang

Für die Parametrisierung der Stammdaten und der Tabellen ist es wichtig sich Gedanken zu machen, wo wird meine Kasse im Unternehmen geführt. Was wird über die Kasse an Vorgängen abgewickelt und welche Qualifikation hat der Kassenverwalter.

Wo werden Kassen in einem Unternehmen geführt?

Beispiele für mögliche Standorte in einem Unternehmen:
Zentrale / Empfang


Werksverkauf


Magazin


Kasse in der Zentrale / im Empfang: Diese Kasse ist oft eine Handkasse in der Kleineinkäufe an Büromaterialien, Paketzustellungskosten und Reisekosten für Mitarbeiter abgewickelt werden.
Kasse im Werksverkauf: Bei dieser Kasse handelt es sich um die klassische Kasse in einem Unternehmen. Hier werden oft Verkäufe von Restposten und 2.Wahlprodukten abgewickelt.
Kasse im Magazin: Diese Kasse ist oft eine Handkasse in der Kleinverkäufe von Magazinmaterialien und Zustellungskosten abgewickelt werden.

Wer führt eine Kasse in einem Unternehmen?

Hier haben wir ein paar Beispiele, für mögliche Mitarbeiter, die eine Kasse in einem Unternehmen führen und deren mögliche Qualifikation, zusammengestellt.

Mitarbeiterin 1 - Beruf: Sekretärin


Qualifikationen:- Keine buchhalterischen Kenntnisse

  • Guter Umgang mit Zahlen
  • keine Verkaufskenntnisse


Mitarbeiter 2 – Beruf Verkäufer Werksverkauf

Qualifikationen:- Keine buchhalterischen Kenntnisse

  • Guter Umgang mit Zahlen
  • Gute Verkaufskenntnisse 


Mitarbeiter 3 – Beruf Buchhalter



Qualifikationen:- Buchhalterische Kenntnisse

  • Gute Kenntnisse des Kundenstamms
  • Guter Umgang mit Zahlen
  • Keine Verkaufskenntnisse

Welche Erfassungsarten hat die Kassenverwaltung?

Erfassungsart 1 – mit Kontierungsvorlagen:

  • Alle Vorgänge in einer Kasse werden in Kontierungsvorlagen definiert.
  • Die Kontierungsvorlagen haben freie Suchbegriffe.
  • In den Kontierungsvorlagen sind Sachkonten und Zusatzkontierungen hinterlegt.


Erfassungsart 2 – mit Sachkontierungen:

  • Alle Vorgänge in einer Kasse werden mit Sach- und Zusatzkontierungen erfasst.


Erfassungsart 3 – mit Ausgleich von offenen Posten:

  • Alle Zahlungen werden direkt auf Personenkonten gebucht und dort die offenen Posten teilweise oder ganz ausgeglichen.


Erfassungsart 4 – mit Erstellung einer Barverkaufsrechung:

  • Ein Barverkauf wird komplett integriert im System abgewickelt.
  • Maschinelle Erzeugung des Verkaufsauftragskopfes
  • Manuelle Zuordnung der Verkaufspositionen und Druck der Barverkaufsrechnung
  • Asynchrone Buchung der Barverkaufsrechnung und Rückschreiben der Informationen in die Kassenposition.


Zuordnung der Erfassungsarten zu den Mitarbeitern?

Nach dem die Standorte und die Mitarbeiterqualifikationen festgelegt wurden, muss die Zuordnung der Mitarbeiter zu den Erfassungsarten erfolgen. Diese Zuordnung wird später im Kassenstamm hinterlegt. Dadurch wird eine effiziente Erfassung der Kassenbelege gewährleistet.

Beispiel:

Erfassungsart 1: Neue Zahlung mit Kontierungsvorlage - Sekretärin, Verkäufer Werksverkauf

Erfassungsart 2: Neue Zahlung mit Barverkaufsrechnung - Sekretärin, Verkäufer Werksverkauf

Erfassungsart 3: Neue Zahlung mit OP-Ausgleich - Verkäufer Werksverkauf, Buchhaltung

Erfassungsart 4: Neue Zahlung mit Sachkontierung - Buchhaltung



Integration in oxaion

Die Funktion der Abwicklung von Barverkäufen im Modul Verkauf wurde in die Kassenverwaltung integriert. Mit der Erfassungsart „ Zahlung mit Barverkaufsrechnung" wird automatisch ein Auftragskopf erzeugt. Die restliche Auftragsabwicklung erfolgt im Auftragsexplorer des Verkaufsmoduls. Nach dem endgültigen Druck der Barverkaufsrechnung erfolgt das Zurückschreiben den Barverkaufsinformationen in die Kassenpositionen.

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