Begriffsdefinitionen
Kassenkontierungsvorlage
Als Kassenkontierungsvorlagen werden Stammsätze bezeichnet für die zu regelmäßig wiederkehrenden Kassenvorgängen Sach- und Zusatzkontierungen (Kostenstelle, Kostenträger, Geschäftsbereich, Investitionsnummer. usw.) hinterlegt werden.
Stammdaten
Sachkontenstamm (US10910)
Der 1. Schritt um eine Kasse über die neue Kassenverwaltung in oxaion abwickeln zu können, ist die Anlage eines Sachkontenstammes. Dort muss eine 2-stellige interne Kassennummer definiert werden.
Erfassungsbeispiel:
Kassenstamm (FB12000)
Alle Kassen eines Unternehmens können im Kassenstamm von oxaion geführt werden. Je Kasse wird eine 2-stellige interne Kassennummer definiert. Die interne Kassennummer muss zuerst im Sachkontenstamm, des zugeh��rigen Sachkontos, hinterlegt werden. Im Kassenstamm sind folgende Felder hinterlegt:
Allgemeine Daten
Buchungskreis:
Mit diesem Buchungskreis werden die Kassenpositionen in der Hauptbuchhaltung gebucht. Der Buchungskreis ist in der Tabelle „FRDBKR" zu definieren.
Ort:
Angabe des Standortes der Kasse. Der Ort wird auf dem Quittungsbeleg gedruckt.
Zwischenkonto Barverkäufe Verkauf:
Bei der Buchung von Barverkäufen aus dem Modul Verkauf wird dieses Sachkonto zur Buchung der Zahlung herangezogen.
Auftragsnummernkreis Modul Verkauf:
Bei der Erfassungsart „Zahlung mit Barverkaufsrechnung" wird im Auftragsexplorer des Moduls Verkauf ein Auftragskopf mit dem hinterlegten Auftragsnummernkreis erzeugt. Die Hinterlegung muss deshalb mit einem Verkaufsmitarbeiter besprochen werden.
Buchungstext Modul Verkauf:
Bei der Erfassungsart „Zahlung mit Barverkaufsrechnung" wird der Buchungstext für die Anlage des Auftragskopfes benötigt. Die Hinterlegung muss deshalb mit einem Verkaufsmitarbeiter besprochen werden.
Rechnungsstellung Modul Verkauf:
Bei der Erfassungsart „Zahlung mit Barverkaufsrechnung" wird die Art der Rechnungs-stellung für die Anlage des Auftrages und der Barverkaufsrechnung benötigt. Es sollte generell die Art „Einzelrechnung pro Lieferschein" verwendet werden.
Kassenberichtszeile Ausgaben:
Die hinterlegte Kassenberichtszeile Ausgaben wird als Unterlassungswert bei der Erfassung von Kassenbelegen (Zahlungsausgänge) eingestellt. Die Kassenberichtszeilen sind in der Tabelle „FRDKBZ" definiert.
Kassenberichtszeile Einnahmen:
Die hinterlegte Kassenberichtszeile Einnahmen wird als Unterlassungswert bei der Erfassung von Kassenbelegen (Zahlungseingänge)eingestellt. Die Kassenberichtszeilen sind in der Tabelle „FRDKBZ" definiert.
Unterlassungswert Zahlungsart:
Die hinterlegte Zahlungsart wird als Unterlassungswert bei der Erfassung von Kassen-belegen eingestellt. Die Zahlungsarten sind in der Tabelle „FRDZAK" definiert. Über die Zahlungsarten Scheck- oder Kreditkartenzahlungen werden bei der Belegerstellung im Geldverkehrsexplorer die zu buchende Hausbank und das Bankzwischenkonto ermittelt.
Kennzeichen Berechtigung Kontierungsvorlage:
Dieses Kennzeichen steuert, ob bei der Führung einer Kasse in der Kassenverwaltung, die Erfassungsart „Kontierungsvorlagen" verwendet werden darf.
Kennzeichen Berechtigung Personenkonten:
Dieses Kennzeichen steuert, ob bei der Führung einer Kasse in der Kassenverwaltung, die Erfassungsart "Erfassung auf Personenkonten mit möglichem OP Ausgleich" verwendet werden darf.
Kennzeichen Berechtigung Sachkonten:
Dieses Kennzeichen steuert, ob bei der Führung einer Kasse in der Kassenverwaltung, die Erfassungsart "Erfassung auf Sachkonten" verwendet werden darf.
Kennzeichen Berechtigung Barverkäufe:
Dieses Kennzeichen steuert, ob bei der Führung einer Kasse in der Kassenverwaltung, die Erfassungsart "Erfassung von Barverkäufen über das Modul Verkauf" verwendet werden darf.
Hinweis: Eine Voraussetzung für diese Erfassungsart ist, dass mit dem Verkaufsmodul gearbeitet wird und Barverkäufe eingerichtet sind.
Anzeige Wechselgeld in Fenster:
Dieses Kennzeichen steuert, ob in der Kassenverwaltung der errechnete Wechselgeldbetrag zusätzlich in einem Fenster angezeigt werden soll.
Hinweis: Die Anzeige erfolgt generell in der Erfassungsmaske.
Kassenbestand:
Hier wird der Kassenbestand in Kassenwährung gespeichert. Es wird immer der Kassenbestand des, zuletzt in den Geldverkehr übernommenen, Kassenblattes gespeichert.
Hinweis: Bevor das erste Kassenblatt erfasst wird, muss der aktuelle Kassenbestand hier eingetragen werden. Es erfolgt keine Prüfung gegen den Sachkontensaldo der Kasse, da noch nicht gebuchte Kassenblätter im Geldverkehr vorhanden sein können.
Der Kassenbestand kann nur verwaltet werden, wenn dies in den Benutzerdefinitionen Finanzbuchhaltung entsprechend eingestellt wurde.
Verwalter und Druckberechtigungen
Kassenverwalter:
In diesem Feld wird der Sachbearbeiter hinterlegt, der die Kasse führt. Der Kassenverwalter wird in der Kassenverwaltung angezeigt. Die Hinterlegung erfolgt mit dem Sachbearbeiterkennzeichen.
Berechtigung endgültiger Druck Kassenblatt:
Dieses Kennzeichen steuert, ob ein Kassenverwalter zum endgültigen Druck des Kassenblattes in der Kassenverwaltung berechtigt ist.
Vertreter Kassenverwalter 1 bis 5:
In diesem Feld wird der Sachbearbeiter hinterlegt der als Vertreter für die Kasse vorgesehen ist. Es können bis zu 5 Kassenvertreter einer Kasse zugeordnet werden. Die Hinterlegung erfolgt mit dem Sachbearbeiterkennzeichen. Es muss mindestens ein Kassenvertreter hinterlegt werden.
Berechtigung endgültiger Druck Vertreter 1 bis 5:
Dieses Kennzeichen steuert, ob ein Kassenvertreter zum endgültigen Druck des Kassenblattes, in der Kassenverwaltung, berechtigt ist.
Kassenkontierungsvorlagenstamm (FB12100)
Eine Erfassungsart in der Kassenverwaltung ist die Erfassung mit Kontierungsvorlagen. Diese Erfassungsart sollte von Mitarbeitern ohne Buchhaltungskenntnisse verwendet werden. In den Kontierungsvorlagen wird für einen bestimmten Geschäftsfall z.B. Kauf von Benzin, Briefmarken usw. die komplette Kontierung (Sachkonto, Zusatzkontierungen, Zusatztexte) hinterlegt.
Um bei einer Vielzahl von Kontierungsvorlagen die richtige Vorlage zu finden, kann je Vorlage ein freier Suchbegriff vergeben werden.
Erfassungsbeispiel:
Stückelungsstamm der Kassenwährungen (FB12200)
Jede Währung, die in einer Kasse im Unternehmen verwendet wird, muss hier definiert werden. Es können je Währung bis zu 30 Stückelungen angelegt werden. Stückelungen sind alle Arten von Münzgeld und Scheinen die es von einer Währung gibt. Die Stückelung wird verwendet für die detaillierte Abstimmung in der Kassenverwaltung. Die Bezeichnung der Stückelung soll immer vorhanden sein, da diese bei der detaillierten Abstimmung angezeigt wird.
Erfassungsbeispiel für die Währung Euro:
Nummernkreisstamm (US60200)
Für jede in der Kassenverwaltung geführte Kasse muss ein Nummernkreisstammsatz angelegt werden. Falls manuell kein Nummerkreissatz erfasst wird, wird dieser maschinell angelegt. Die Anlage erfolgt mit den Anwendungsgebiet „FBU" und dem Argument „KBNR" + die interne Kassennummer aus dem Sachkontenstamm + die zweistellige Jahreszahl. In diesem Stammsatz werden die Kassenpositionsnummern je Kasse vergeben.
Erfassungsbeispiel:
Sollte die Funktion „Druck Quittungen" je Kassenbeleg verwendet werden, so muss ein Nummerkreisstammsatz dafür angelegt werden. Die Anlage erfolgt mit den Anwendungsgebiet „FBU" und dem Argument „QUNR" + die vierstellige Jahreszahl. Wird manuell kein Nummerkreissatz erfasst wird, so wird dieser maschinell angelegt.
Erfassungsbeispiel:
Tabellen
FRDBKR - Buchungskreise
Zum Buchen der Kassenbelege muss ein Buchungskreis definiert werden. Der Buchungskreis wird im Kassenstamm hinterlegt.
Erfassungsbeispiel:
Zum Buchen der Kassenbelege, die per Scheck bezahlt wurden, muss ein Buchungskreis für Eingangsschecks definiert werden. Der Buchungskreis wird in der Tabelle „FRDZAK = Zahlungsarten" hinterlegt.
Erfassungsbeispiel:
Zum Buchen der Kassenbelege, die per Kreditkarte bezahlt wurden, muss ein Buchungskreis für Kreditkartenzahlung definiert werden. Der Buchungskreis wird in der Tabelle „FRDZAK = Zahlungsarten" hinterlegt.
Erfassungsbeispiel:
FRDKBZ - Kassenberichtszeilen
In dieser Tabelle sind alle gültigen Berichtszeilen für den Druck des Kassenberichtes definiert. Die Berichtszeilen sind fix vorgegeben. Für die Strukturierung der Einnahmen im Kassenbericht sind die Argumente E01 bis E09 und für die Ausgaben A01 bis A09 hinterlegt. Die Berichtszeilen werden aufsteigend im Kassenbericht angedruckt.
Hinweis: Es dürfen nur die Bezeichnungen geändert werden!
Auslieferungsstand der Tabelle:
FRDZAK - Zahlungsarten
In dieser Tabelle sind alle zulässigen Zahlungsarten der Kassenverwaltung hinterlegt. Die Zahlungsarten dienen der Zuordnung der Kassenbelege zu den Explorerknoten im Programm „Buchen Banken/Geldverkehr". Wir unterscheiden 3 grundsätzliche Zahlungsarten:
1.) Barzahlungen
Alle Kassenein- und –auszahlungen werden später mit dieser Zahlungsart erfasst. Für diese Zahlungsart darf nur ein Tabellensatz vorhanden sein. Es ist zwingend die Buchungsart „K" zu wählen. Bei der Buchungsart "K" muss kein Buchungskreis und keine Gutschiftsbank angegeben werden. Da der Buchungskreis und die Gutschriftsbank bei dieser Buchungsart ohne Funktion sind.
Erfassungsbeispiel:
2.) Scheckzahlungen
Für alle Kasseneinnahmen die per Scheck bezahlt werden, muss eine Zahlungsart für Scheckzahlungen angelegt sein. Für diese Zahlungsart darf nur ein Tabellensatz vorhanden sein. Es ist zwingend die Buchungsart „3" zu wählen. Bei der Buchungsart Scheckzahlung muss zwingend ein Buchungskreis und eine Gutschriftsbank angegeben werden. Da nur so eine Zuordnung der Belege im Geldverkehrsexplorer erfolgen kann.
Erfassungsbeispiel:
3.) Kreditkartenzahlungen
Für alle Kasseneinnahmen die per Kreditkarte bezahlt werden, muss eine oder mehrere Zahlungsarten für Kreditkartenzahlungen angelegt sein. Es ist zwingend die Buchungsart „U" zu wählen. Bei der Buchungsart Kreditkartenzahlung muss zwingend ein Buchungskreis und eine Gutschriftsbank angegeben werden. Da nur so eine Zuordnung der Belege im Geldverkehrsexplorer erfolgen kann.
Erfassungsbeispiele:
VRLV03 - Vorlaufwerte Auftragsverwaltung Verkauf
Um mit der Erfassungsart „Neue Zahlung mit Barverkaufsrechnung" arbeiten zu können, müssen die 3 folgenden Parameter der Vorlauftabelle „Auftragsverwaltung Verkauf" gepflegt werden.
Parameter 08=Rabattart für Skonto (Hier ist fix die 905 einzutragen!)
Parameter 09=Unterlassungszahlungsbedingung für Barzahler (Hinweis: Wird verwendet falls beim Kunden keine Zahlungsbedingung hinterlegt wurde!)
Parameter 10=Buchungskreis für Barzahler
Erfassungsbeispiele:
FRD224 - Buchungstexte Verkauf
Um mit der Erfassungsart „Neue Zahlung mit Barverkaufsrechnung" arbeiten zu können, müssen die 2 folgenden Argumente der Tabelle „FRD 224 = Buchungstexte Verkauf" gepflegt werden.
Argument 52= Rechnung (Barzahler mit „Groschenausgleich" (Centausgleich))
Erfassungsbeispiele:
Argument 53= Rechnung (Barzahler ohne „Groschenausgleich" (Centausgleich))
Erfassungsbeispiele:
FRD139 - Zu- und Abschläge Verkauf
Um mit der Erfassungsart „Neue Zahlung mit Barverkaufsrechnung" arbeiten zu können, muss das folgende Argumente der Tabelle „FRD 139 = Zu-/Abschläge Verkauf" gepflegt werden.
Erfassungsbeispiele:
Hinweis: Da das verwendete Sachkonto für die Skontobuchung bei einer Barzahlung aus den Feldern Kontengruppe, Index für Erlöskontenfindung und Warengruppe ermittelt wird, sind zwingend diese Stammdaten zu pflegen.
FRDDUP - Dupliziersteuerung
Es werden je Duplizierkennzeichen die Felder markiert, die dupliziert werden sollen. Es können beliebig viele Duplizierkennzeichen erfasst werden.
