Ziel des betrieblichen Mahnwesens ist es, fällige Forderungen schnell und verlustfrei einzuziehen.
Voraussetzung für ein erfolgreiches Mahnverfahren ist eine detaillierte Rechnungsstellung sowie die ständige Terminkontrolle der Zahlungsfristen.
Es werden nur Debitorenkonten gemahnt, die offene und zum Zeitpunkt des Mahnabrufs fällige Posten mit einem Soll-Saldo aufweisen.
Integration
Offene Posten für ein Personenkonto entstehen, sobald eine Ausgangsrechnung gebucht wird. Werden Rechnungen außerhalb des Moduls Finanzbuchhaltung erzeugt, wird zunächst ein Buchungssatz in die aufnehmende Schnittstellendatei USNINP gestellt. Genauere Informationen sind im Verfahrenshandbuch der Finanzbuchhaltung nachzulesen.
Wird im Modul Mahnungen gearbeitet, ist zu beachten, dass sobald ein Offener Posten in einem Mahnlauf zugeordnet wurde, dieser im Zahlungsverkehr nicht mehr bearbeitet werden kann.
Begriffsdefinition
Mahnvorschlag | Ein Mahnvorschlag listet alle Personenkonten mit Offenen Posten auf, die im Mahnlauf berücksichtigt werden. Hierbei wird noch kein Mahnbrief gedruckt und keine Daten verändert. |
Mahnlauf | Ein Mahnlauf mahnt alle zur Mahnung vorgeschlagenen Personenkonten an. Es werden entsprechende Mahnbriefe gedruckt und die Mahndaten aktualisiert. |
Kontoauszug | Ein Kontoauszug stellt eine Sicht auf ein Kundenkonto dar und zeigt alle entsprechenden Kontenbewegungen an. |
Verbandsmahnung | Innerhalb einer Verbandsmahnung werden alle Verbände gemahnt. Die Mahnbriefe werden an die Zentrale, sowie an die betroffenen Häuser geschickt. |
Funktionsumfang
Das Mahnwesen in oxaion umfasst folgende Funktionen:
Steuerung des Mahnlaufs über Tabellenparameter und Stammdaten
- Definition von Mahngruppen, Mahnsperren, Mahntexten
- Nutzen von Verbandsmahnungen, Einzelkontenmahnung
- Mahnungen per Brief, Fax oder Mail
- Druck von Zinsbriefen
- Erstellung eines Mahnvorschlags über Selektionskriterien
- Bearbeitung von im Mahnvorschlag enthaltenen Personenkonten und deren Posten im Dialog
- Setzen/Entfernen von Mahnsperren auf Personenkonten oder offenen Posten im Mahnvorschlag
- Erstellen von Mahnsperren über die Mahnausschlussdatei oder der Offenen Posten Verwaltung im Voraus
- Druck eines Mahnvorschlags
- Abruf eines Mahnlaufs auf Basis eines Mahnvorschlags
- Zurücksetzen eines Mahnlauf
- Mahnhistorie
Kurzübersicht Mahnungsablauf
In diesem Abschnitt sind die einzelnen Schritte eines Mahnvorgangs dargestellt. Diese einfache Form beinhaltet nur den Mahnvorgang selbst, in der Praxis sind jedoch noch detaillierte Einstellungen notwendig, welche in den nachfolgenden Kapitel erläutert werden.
- Mahnung erstellen
- Programm „Mahnungen abrufen" aufrufen
- Selektionskriterien erfassen
- Mahnungsvorschlag erstellen
- Personenkonten / Offene Posten bearbeiten
- Mahnung für den aktuellen Mahnungsvorschlag erstellen
Voraussetzungen
Für einen erfolgreichen Mahnvorgang sind diverse Einstellungen und Daten zu überprüfen. Diese werden im folgenden Abschnitt erläutert.
Stammdaten
Personenkonto
Grundsätzlich werden nur Debitorenkonten gemahnt, die offene und zum Mahnabruf fällige Posten mit einem Soll-Saldo aufweisen.
Im Personenkontenstamm können diverse Einstellungen für Mahnungen hinterlegt werden.
Mahnadresse | Abweichende Mahnadresse für Mahnbriefe, falls die Mahnung an eine andere Adresse versendet werden soll. |
Gilt ab Mahnstufe | Angabe ab welcher Mahnstufe die abweichende Adresse berücksichtigt wird. |
Mahnungsart | Hier kann für das Personenkonto eine Mahnungsart aus der Tabelle FRDMHA hinterlegt werden. Somit kann geregelt werden, auf welche Art und Weiße das Personenkonto eine Mahnung erhält. Weitere Details in Kapitel 4.2 Tabellen. |
Mahnabstandstage | Angabe in welchen Zeitabständen eine Mahnung für einen offenen Posten durchgeführt werden kann. |
Telefaxmahnung | Hier kann hinterlegt werden, ob und bis zu welcher Mahnstufe Mahnungen per Fax versendet werden. |
Temp. Mahnsperre | Hier kann eine Mahnsperre aus der Tabelle FRDMSP hinterlegt werden. Somit kann geregelt werden, auf welche Art und Weise das Personenkonto für einen Mahnlauf gesperrt wird. Weitere Details in Kapitel 4.2 Tabellen. |
Mahnsp.gültig bis | Hier kann hinterlegt werden, bis wann die angegebene Mahnsperre gültig sein wird. |
Kennzeichen Zinsrechnung | Hier kann angegeben werden, ob für dieses Personenkonto eine Zinsrechnung mit einem im Firmenstamm oder in der Mahngruppe hinterlegten Zinssatz erfolgen soll. |
Mahngruppe | Hier kann das Personenkonto einer Mahngruppe aus der Tabelle FRDMGR zugeordnet werden. Somit lassen sich gruppenspezifische Mahneinstellungen für das Personenkonto hinterlegen. Weitere Details in Kapitel Tabellen. |
Mahnungen / Zinsbriefe | Hier kann die Ausgabeart für die Mahnbriefe / Zinsbriefe hinterlegt werden. |
Nach FRDFBR | Die Ausgabe erfolgt wie in der Tabelle FRDFBR hinterlegt. Diese steuert, welche Ausgabeart bei der Verarbeitung gewählt wird. |
Die Ausgabe erfolgt über E-Mail. Eine gültige E-Mail Adresse muss für das Personenkonto hinterlegt sein. | |
Fax | Die Ausgabe erfolgt über Fax. Eine gültige Fax-Nummer muss für das Personenkonto hinterlegt sein. |
Papier | Die Ausgabe erfolgt über einen Drucker auf Papier. |
Adresse | Angabe einer abweichenden Adresse, falls das Mahnschreiben bzw. der Zinsbrief an einen bestimmten Ansprechpartner versendet werden soll. |
Verbandskonto
Bei Verbandsmahnungen müssen für die entsprechenden Personenkonten Einträge über den Verbandskontenexplorer angelegt sein. Für die einzelnen Häuser können folgende Mahneinstellungen hinterlegt werden:
Kz. Verbandsmahnung | Hier kann hinterlegt werden, wohin das Mahnschreiben versendet wird. |
1 | Das Mahnschreiben wird an die Zentrale geschickt |
2 | Das Mahnschreiben wird direkt an das Haus geschickt |
3 | Das Mahnschreiben wird an die Zentrale geschickt, und es wird eine Kopie für das Haus erstellt |
Mahnstufe Verb. Mhn. | Hier kann hinterlegt werden, ab welcher Mahnstufe eine Mahnung an die Zentrale geleitet wird. |
Firmenstamm
Im Firmenstamm können übergreifende Mahneinstellungen hinterlegt werden. Diese werden berücksichtigt, wenn in Tabellen oder Personenkonten keine spezifischen Mahneinstellungen vorhangen sind.
Mahnung oder Kontoauszug | Hier kann hinterlegt werden, ob eine Mahnung oder ein Kontoauszug ausgegeben werden soll |
Mahngebühren | Hier kann die Höhe der Mahngebühren hinterlegt werden, wirksam ab der Mindestmahnstufe aus Tabelle VRLF30 |
Zinssatz Mahnungen | Hier kann der Zinssatz für Mahnungen hinterlegt werden, wirksam ab der Mindestmahnstufe aus Tabelle VRLF30 |
Mahnabstandstage | Hier können die global gültigen Mahnabstandstage hinterlegt werden. Des weiteren können Mahnabstandstage im Geschäftspartner (Personenkonto) und in der Mahngruppe hinterlegt werden. |
Mahnmindestbetrag | Hier kann ein Mahnmindestbetrag hinterlegt werden, ab welchem ein Personenkonto mit überfälligen Rechnungen in der Mahnung berücksichtigt wird. Der hinterlegte Wert ist für Verbandskonten ohne Bedeutung. |
Banknr.1 | Hier kann hinterlegt werden, welche Bank in der Fußzeile der Mahnung als erste Bank angedruckt werden soll. |
Banknr.2 | Hier kann hinterlegt werden, welche Bank in der Fußzeile der Mahnung als zweite Bank angedruckt werden soll. |
Mahnbriefe
Für Mahnbriefe über oxaion print sind die jeweiligen Texte in den Print-Vorlagen zu hinterlegen.
Texte, die bei Mahnungen angedruckt werden sollen, werden mit dem Programm „Textverwendung verwalten" US15350R angelegt. Um einen Text anzulegen sind folgende Schlüsselinformationen notwendig:
Schlüssel | Inhalt |
Anwendung | FBU |
Textobjektart | MAHNTEXT |
Text-Objekt-Id | MTXT-NONE-Mahnstufe |
Mahnschreiben per E-Mail bzw. Fax
In der Tabelle FRDAED werden über den Eintrag FB51312 der Betreff und der Dateiname des Anhangs für eine Mahnung per E-Mail bzw. Fax angegeben.
Analog werden über den Eintrag FB51312K der Betreff und der Dateiname des Anhangs für einen Kontoauszug per E-Mail bzw. Fax angegeben.
Beispiel:
Für das Anschreiben eines Kontoauszuges in einer E-Mail werden im Programm US15350 (Textverwendung verwalten) ein Text mit der Anwendung ‚FBU' der Textobjektart ‚MAHNTEXT' und der Textobjekt-Id ‚MTXT-0' angelegt werden. Folgende Steuerkennzeichen müssen eingestellt werden.
Für das Anschreiben eines Mahnung in einer E-Mail muss ein Text mit der Anwendung ‚FBU' der Textobjektart ‚MAHNTEXT' und der Textobjekt-Id ‚MTXT-1' angelegt werden. Folgende Steuerkennzeichen müssen eingestellt werden.
Beispiel:
Verbandsmahnung per E-Mail bzw. FAX
In der Tabelle FRDAED werden über den Eintrag FB51315 der Betreff und der Dateiname des Anhangs für eine Mahnung per E-Mail bzw. Fax angegeben.
Analog werden über den Eintrag FB51315K der Betreff und der Dateiname des Anhangs für einen Kontoauszug per E-Mail bzw. Fax angegeben.
Beispiel:
Die Steuerung der Anschreiben-Texte ist analog den Anschreiben-Texte der Mahnungen.
Mahnungskopien
In der Tabelle FRDAED werden über den Eintrag FB51317 der Betreff und der Dateiname des Anhangs für eine Mahnung per E-Mail bzw. Fax angegeben.
Beispiel:
Für das Anschreiben einer Mahnkopie in einer E-Mail werden im Programm US15350 (Textverwendung verwalten) ein Text mit der Anwendung ‚FBU' der Textobjektart ‚MAHNTEXT' und der Textobjekt-Id ‚KTXT' angelegt werden. Folgende Steuerkennzeichen müssen eingestellt werden.
Kopie Mahnschreiben an die Häuser
Auch für den Druck einer Kopie der an die Zentralen erstellten Mahnschreiben für alle Häuser müssen entsprechende Texte im Programm US15350R unter der Anwendung FBU hinterlegt sein (vgl. Kapitel ‚Mahnbriefe'). Folgende Schlüsselinformationen sind erforderlich:
Schlüssel | Inhalt |
Anwendung | FBU |
Textobjektart | MAHNTEXT |
Text-Objekt-Id | KTXT-NONE-Mahnstufe |
Ausgabe von Mahnbriefen in Fremdsprache (FBU)
Um Mahntexte in der jeweiligen Landessprache des Kunden zu drucken, müssen die Brieftexte in der entsprechenden Fremdsprache hinterlegt sein. Die Vorgehensweise sieht wie folgt aus:
Wird im Programm „Textverwendung verwalten" US15350R ein Mahntext erfasst, der angedruckt werden soll, so wird dieser zunächst in der Sprache des Texterfassers abgespeichert und mit einer Text-Id versehen. Über das Programm auf „Textbaustein verwalten", gelangt man über „Kopieren" zur Auswahl der Sprache. Hier kann nun der Textbaustein in einer anderen Sprache angelegt werden. Nur wenn ein Textbaustein in der Sprache des Textes vorhanden ist, wird er auch auf den Mahnungen angedruckt.
Die Masken- bzw. Listüberschriften werden mit dem Programm US70810R gepflegt. Es sind die Felder der Programme FB51312R, FB51313R, FB51315R, FB51316R in der jeweiligen Empfängersprache zu erfassen.
Zinsbriefe
Zum Drucken der Brieftexte bei Zinsbriefen gibt es nur die ‚Briefversandart' (Referenzfeld BVER) als Schlüssel.
Die Erfassung eines Textes erfolgt analog wie in Kapitel ‚Mahnbriefe' beschrieben. Als Textobjektart wird hier jedoch ‚BVER' gewählt und als Text-Objekt-ID die ‚4'.
Über die Tabelle FRDAED werden unter dem Eintrag FB51313 der Betreff und der Dateiname des Anhangs für den Zinsbrief per E-Mail bzw. Fax angegeben.
Über die Tabelle FRDAED werden unter dem Eintrag FB51316 der Betreff und der Dateiname des Anhangs für den Verbandszinsbrief per E-Mail bzw. Fax angegeben.
Anschreiben
Für das Anschreiben des Zinsbriefes in einer E-Mail werden im Programm US15350 (Textverwendung verwalten) ein Text mit der Anwendung ‚FBU', der Textobjektart ‚MAHNTEXT' und der Textobjekt-Id ‚INTEREST' angelegt werden. Folgend Steuerkennzeichen müssen eingestellt sein.
Mahnausschlussdatei
Die Daten für die Mahnausschlussdatei können über das Programm ‚Mahnausschlussdatei verwalten' (FB51304R) erfasst und verwaltet werden. Die hier hinterlegten Personenkonten werden bis zu dem eingegebenen Datum nicht gemahnt.
