Die Übergabe der Adresseninformationen

Die Übergabe der Adress-/Personenkonteninformationen kann sowohl mit dem Programm 'Übergabe Adressen/Rechnungen (USNINP)' <FB50410R> als auch mit dem Programm 'Übergabe kompletten Buchungsstoff Fibu an DATEV' <FB50420R> erfolgen. 

Bei Auswahl der Checkbox 'Übergabe Adressinformationen' wird die ASCII-Datei 'pk.txt' DATEV zur Verfügung gestellt. Die Datei enthält sämtliche in oxaion neu erfassten und geänderten Personenkonten. 

Die Übergabe der Rechnungen (USNINP)

Durch die Rechnungsübergabe aus der Materialwirtschaft werden die Rechnungskontierungen in die Eingangsschnittstelle der Fibu (Datei USNINP) geschrieben. 

Die Übergabe der Rechnungen aus der Datei USNINP an DATEV wird dann mit dem Programm 'Übergabe Adressen/Rechnungen (USNINP)' <FB50410R> aufgerufen. Bei Auswahl der Checkbox 'Übergabe Rechnungen' wird die ASCII-Datei 'EXTF_buchung.csv' DATEV in dem in der Tabelle FRDDTV angegebene Pfad zur Verfügung gestellt. Zusätzlich wird die übergebene Datei mit einem Zeitstempel versehen und in den Unterordner Archiv kopiert. Ein Protokoll gibt Auskunft über Speicherort, Dateinamen und Anzahl der übergebenen Sätze. 

Es können nur im Sinne des oxaion Standards fehlerfreie Belege an DATEV übergeben werden. Um dies sicherzustellen wird beim Aufruf der Rechnungsübergabe zunächst das Schnittstellenprüfprogramm für die Eingangsschnittstelle der Fibu <FB50401R> ausgeführt und ein entsprechendes Protokoll gedruckt. Werden Fehler festgestellt, erhalten die fehlerhaften Belege den Status "F" und es erfolgt die Ausgabe einer entsprechenden Hinweisnachricht. Fehlerfreie Belege werden übergeben. Fehlerhafte Belege können mit dem Programm "Verdichtete Schnittstellen verwalten" <US54191R> angezeigt bzw. korrigiert werden. Ferner gibt das gedruckte Prüfprotokoll Auskunft über eventuell vorhandenen Fehler. 

Über das Abrufdatum kann ein beliebiger Abrufzeitraum eingegeben werden. Es ist sowohl die Übergabe eines einzelnen Tages als auch die Übergabe eines kompletten Wirtschaftsjahres möglich. Die übergebenen Daten werden nicht gekennzeichnet und bleiben in der Schnittstelle stehen; insofern bei der Übergabe der Abrufparameter 'Schnittstelle USNINP löschen' nicht ausgewählt wird. Die Daten können somit grundsätzlich mehrfach an DATEV übergeben werden.
Ist der Abrufparameter 'Schnittstelle USNINP löschen' ausgewählt, werden die Rechnungen des Abrufzeitraums nach der Übergabe aus der Eingangsschnittstelle der Finanzbuchhaltung USNINP gelöscht. Das Löschen der Schnittstelle USNINP ist nur in Verbindung mit der Rechnungsübergabe möglich werden. Ist die DATEV-Schnittstelle konfiguriert und es erfolgt eine geregelte Übergabe der Rechnungsdaten im Produktivbetrieb (z.B. über die täglichen Abschlussarbeiten), ist es zweckmäßig die übergebenen Daten auch zu löschen. 

Bei der Übergabe der USNINP in das DATEV Format werden die oxaion Belege konvertiert. Dabei wird für jede Buchungszeile des oxaion Belegs mit einem Erlös- bzw. Aufwandskonto eine DATEV-Buchungszeile ausgeben. Konto und Gegenkonto der oxaion Buchungszeile werden dabei in das entsprechende Feld der DATEV-Buchungszeile eingestellt. Insofern Aufwands-/Erlöskonten zum Einsatz kommen, die entsprechend dem DATEV Kontenplan keine Automatikkonten sind, müssen dieses in der Tabelle FRDKOA hinterlegt werden. In diesem Fall wird der Steuerschlüssel in die DATEV-Buchungszeile eingestellt. Die Buchungszeilen der Personenkonten und der Steuerkonten werden nicht an DATEV übergeben. Eine Übergabe von Anzahlungsrechnung an DATEV findet nicht statt. 

Ist, obwohl die oxaion Finanzbuchhaltung nicht eingesetzt wird, die Nutzung der vollständigen Abschlagsrechnungsfunktion im Modul PRM (Projekte) vorgesehen, erfolgt die Übergabe der Eingangsschnittstelle der Finanzbuchhaltung USNINP sowohl an DATEV als auch an die oxaion Finanzbuchhaltung (für die Buchung der Zahlungseingänge auf Anzahlungsrechnungen). In diesem speziellen Fall muss sichergestellt werden, dass die Übergabe an DATEV vor der Übergabe an die Finanzbuchhaltung erfolgt und dass bei der Übergabe an DATEV das Löschen der USNINP nicht ausgewählt ist. 

Ein analoges Vorgehen ist erforderlich, insofern ausschließlich die oxaion Materialwirtschaft genutzt wird und dennoch die Nutzung des oxaion Mahnwesens beabsichtigt ist. Für die Erstellung von Mahnungen zu überfälligen Rechnungen müssen die debitorischen Rechnungen auch in die oxaion Finanzbuchhaltung übergeben werden. Ferner sind mit dem Programm "Buchen Banken" <FB20590R> die bezahlten Offenen Posten auszugleichen. 

Die Übergabe des kompletten Buchungsstoffs

Die Übergabe der kompletten Buchungsstoffs einer Periode an DATEV wird mit dem Programm 'Übergabe kompletten Buchungsstoff Fibu an DATEV' <FB50420R> aufgerufen. Bei Auswahl der Checkbox 'Übergabe Bewegungsdaten' wird die ASCII-Datei 'EXTF_buchungKomplett.csv' DATEV in dem in der Tabelle FRDDTV angegebenen Pfad zur Verfügung gestellt. Zusätzlich wird die übergebene Datei mit einem Zeitstempel versehen und in den Unterordner Archiv kopiert.

Das Programm ermittelt sich aus dem eingegeben Datum automatisch das Anfangsdatum und Enddatum der zugehörigen Periode. Ist diese Periode noch nicht abgeschlossen wird eine Hinweisnachricht ausgegeben. Vor Übergabe des kompletten Buchungsstoffs einer Periode sollte in der oxaion Finanzbuchhaltung ein Tagesabschluss bzw. Monatsabschluss durchgeführt worden sein. 

Bei der Übergabe des kompletten Buchungsstoffs werden folgende Kontierungen/Buchungszeilen Buchungen eines oxaion Belegs an DATEV nicht übergeben:

• Steuerbuchungen,
• Die Buchungen der Hauptkonten für Forderungen und Verbindlichkeiten,
• Personenkontenbuchungen, welche Restposten darstellen,
• Sämtliche Personenkonten- sowie Sachkontenbuchungen zur Stellung und Regulierung der Anzahlungsrechnungen. Übergeben werden lediglich die Buchungen des Nettoverrechnungskontos. Dieses entspricht dem Verrechnungskonto 1 der Kontenart vom Typ "2" (vgl. Prämissen für die Konfiguration von oxaion und DATEV)

Für Buchungszeilen, welche einen Steuerschlüssel 9U/9V ausweisen wird unterstellt, dass deren Sachkonten in DATEV keine Zusatzfunktion V/M tragen und die Buchungen nicht steuerrelevant sind.

Alle Buchungszeilen mit einem Steuerschlüssel ungleich 9U/9V sind steuerrelevant und werden brutto ausgegeben. Die Konten werden dabei gegen die Tabelle FRDKOA (Konten ohne Automatik) geprüft. Findet sich das Konto nicht in dieser Tabelle, wird von einem Automatikkonto ausgegangen und der Steuerschlüssel wird nicht übergeben. Ist das Konto in der Tabelle eingetragen handelt es sich nicht um ein Automatikkonto und der Steuerschlüssel wird übergeben. 

In die Personenkontobuchung wird grundsätzlich kein Steuerschlüssel eingestellt. Ferner tragen die übergebenen Personenkontenbuchungen keine Ausgleichsinformationen.

Das Gegenkonto ist für alle an DATEV übergebene Buchungen das allgemeine Verrechnungskonto der Tabelle FRDDTV (vgl. Prämissen für die Konfiguration von oxaion und DATEV). Dieses Konto saldiert sich in DATEV immer zu Null. 

Restriktionen beim Belege Buchen in oxaion
Bei der Buchung von Belegen in der oxaion Finanzbuchhaltung (FB20290) sind Restriktionen bezüglich der Buchung der Steuer zu berücksichtigen.
An DATEV werden keine oxaion Steuerbuchungen übergeben, da DATEV diese beim Import aus der Steuerinformation der zugrundeliegende Aufwands-/Erlösbuchung selbst generiert. Daher darf beim Belege Buchen die Steuerbuchung grundsätzlich nur automatisch erfolgen, von der Möglichkeit manueller Steuerbuchungen ist in oxaion abzusehen. Dies bedeutet, dass ein Steuerkonto nicht direkt kontiert werden darf und dass die automatische Steuerbuchung nicht über die Funktion "Buchung ohne Steuer" ausgeschaltet werden sollte.
Nur so ist sichergestellt, dass jede Steuerbuchung zu der korrespondierenden Aufwand bzw. Erlösbuchung passt und bei der Übergabe an DATEV keine Abweichungen entstehen.
Vor diesem Hintergrund ist für die Automatikkonten im Sachkonto der dem Steuervorgang entsprechende Steuerschlüssel einzutragen. Dies gewährleistet, dass beim Belege Buchen der zum Automatikkonto passende Steuerschlüssel Verwendung findet. 

Restriktionen bei der Buchung kreditorischer Rechnungen und deren Verwaltung
Für Kreditoren-Rechnungsbelege werden an DATEV nicht die Belegnummer und das Buchungsdatum sondern die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum übergeben. Beim Buchen solcher Rechnungen sollte darauf geachtet werden, das Buchungs-und Rechnungsdatum möglichst identisch sind oder zumindest in der gleichen Periode liegen. Ansonsten ist eine unmittelbare Abstimmbarkeit der Perioden zwischen DATEV und oxaion nicht möglich.
Auch darf bei Kreditoren-Rechnungen keine nachträgliche Eingabe bzw. Änderung der Rechnungsnummer über die Verwaltung der Offenen Posten (FB20350) erfolgen, da diese Änderung nur den Offenen Posten und nicht den vollständigen Beleg betrifft. Diese Möglichkeit muss daher in der der Tabelle VRLF37 (Abruf Zahlungen) Parameter 10 "Rechnungsnummer verwalten" ausgeschaltet sein.