oxaion open erlaubt die Übernahme von Zahlungs- und Mahnungsinformationen aus DATEV mittels ASCII-Dateien (Dateinamen-Erweiterung ".csv").
Im Einzelnen sind dies
- Zahlungsinformationen: Diese Dateien enthalten Informationen über vollständig bezahlte Rechnungen.
- Mahnungsinformationen: Diese Dateien enthalten Informationen über an Kunden versendete Mahnungen.
Bereitstellung der Dateien
Das Format der Sätze in den Übergabedateien entspricht keinem DATEV-Standardformat. Die Sätze müssen daher explizit bereitgestellt werden. Jede Datei kann eine beliebige Anzahl von Datensätzen enthalten. Die erste Zeile einer jeden Datei enthält die Spaltenüberschriften.
Die Dateien werden in Verzeichnisse eingestellt, die zuvor in oxaion open in der Tabelle FRDDTV definiert wurden:
Die Namen für die Dateien können beliebig vergeben werden. Es ist jedoch darauf zu achten, dass bereits vorhandene Dateien nicht überschrieben werden dürfen!
Format der Übergabedatei für Zahlungsinformationen
In dieser Datei sollte ein Satz ausgegeben werden, wenn eine Rechnung vollständig bezahlt wurde.
Feld | Beschreibung |
Mandantennummer | Mandantennummer aus DATEV |
Kontonummer | Debitoren- bzw. Kreditorennummer aus DATEV |
Rechnungsdatum | Rechnungsdatum aus DATEV im Format DDMMYY |
Belegnummer | Belegfeld 1 aus DATEV (entspricht bei Ausgangsrechnungen Buchungskreis und Belegnummer aus oxaion, bei Einkaufsrechnungen der externen Belegnummer) |
Zahlungsdatum | Datum, an dem die Rechnung in DATEV vollständig ausgeglichen wurde im Format DDMMYY |
Verarbeitungskennzeichen | Datum / Zeit der Verarbeitung |
Das Feld "Verarbeitungskennzeichen" wird während der Datenübernahme gefüllt und ist daher in der Ausgangsdatei nicht belegt.
Format der Übergabedatei für Mahnungsinformationen
In dieser Datei sollte ein Satz ausgegeben werden, wenn eine Mahnung verschickt wurde.
Feld | Beschreibung |
Mandantennummer | Mandantennummer aus DATEV |
Kontonummer | Debitorennummer aus DATEV |
Mahndatum | Datum der Mahnung im Format DDMMYY |
Mahnstufe | Mahnstufe der Mahnung, mögliche Werte sind 1,2,3,4,5,6,7,8,9 |
Verarbeitungskennzeichen | Datum / Zeit der Verarbeitung |
Das Feld "Verarbeitungskennzeichen" wird während der Datenübernahme gefüllt und ist daher in der Ausgangsdatei nicht belegt.
Allgemeine Vorgehensweise bei der Übernahme
Die Datenübernahme nach oxaion open wird initiiert durch das Batchprogramm FB50440.
Hier kann zunächst festgelegt werden, welche Art von Dateien (Zahlungsinformationen, Mahnungsinformationen oder beides) eingelesen werden soll. Nach Bestätigung der Abrufparameter startet der Batchlauf.
Dabei werden aus den für die Übernahme festgelegten Verzeichnissen (s.o.) der Reihe nach alle Dateien ausgelesen und Satz für Satz verarbeitet. Wenn während der Verarbeitung einer Datei ein Fehler auftritt, so wird die Übernahme sämtlicher Datensätze der Datei verworfen. Anschließend wird die Datei in den Unterordner "Error" verschoben. Für jeden fehlerhaften Satz wird zudem ein Mailboxeintrag erstellt.
Wenn eine Datei fehlerfrei verarbeitet wurde, so wird sie anschließend in den Unterordner "Archiv" verschoben. Jeder eingelesene Satz wird am Ende mit einem Verarbeitungskennzeichen (Datum + Uhrzeit) versehen.
Übernahme der Zahlungsinformationen
Mittels der Felder „Mandantennummer“, „Kontonummer“, „Rechnungsdatum“ sowie „Belegnummer“ aus der Übergabedatei kann der Schlüssel zum Auffinden der entsprechenden Datensätze in folgenden Dateien gebildet werden:
- Ausgangsrechnungen
- Servicerechnungen
- Eingangsrechnungen
- ERW-Rechnungen
- Projektrechnungen
Aus der „Mandantennummer“ wird zunächst mittels Tabelle „FRDDTV“ die Firma ermittelt. Die „Belegnummer“ setzt sich bei debitorischen Belegen aus dem Buchungskennzeichen (2 Zeichen) und der Rechnungsnummer (10 Zeichen) zusammen. Damit und mittels der Debitorennummer („Kontonummer“) können Ausgangsrechnungen eindeutig identifiziert werden.
Bei kreditorischen Belegen besteht die „Belegnummer“ aus der externen Rechnungsnummer. Hier werden zur eindeutigen Identifizierung noch die Kreditorennummer („Kontonummer“) sowie das Rechnungsdatum aus der Übergabedatei herangezogen.
Wird der Datensatz in einer der angegebenen Dateien gefunden, so wird dort das Kennzeichen für „Rechnung bezahlt“ auf „1“ gesetzt und das Zahlungsdatum wird mit dem entsprechenden Wert aus der Übergabedatei gefüllt. In der Übergabedatei wird nach erfolgreicher Verarbeitung des Satzes das „Verarbeitungskennzeichen“ mit dem aktuellen Datum gefüllt.
Wenn kein Datensatz in den oben angegebenen Dateien gefunden wird, so wird - nach Verarbeitung aller Zeilen der Übergabedatei – diese in den Fehler-Ordner (Unterordner „Error“ des Quellordners) verschoben. Gleichzeitig wird ein Mailboxeintrag erstellt.
Übernahme der Mahnungsinformationen
Mittels der Felder „Mandantennummer“ und „Kontonummer“ aus der Übergabedatei kann der Schlüssel für den Kunden gebildet werden: Aus der „Mandantennummer“ wird zunächst mittels Tabelle „FRDDTV“ die Firma ermittelt. Die „Kontonummer“ kennzeichnet die „Debitorennummer“ in oxaion. Die angegebene Kontonummer kann 5, 6 oder 7 Stellen lang sein, abhängig vom Eintrag „Länge Sachkonto“ in Tabelle „FRDDTV“. Die Kontonummer ist jeweils 1 Stelle länger als die Länge des Sachkontos. Sie wird mit 2 führenden Nullen auf 7 Stellen aufgefüllt. Als „PFIN“ wird „000“ verwendet. Wird der Kunde gefunden, so wird unter Verwendung des „Mahndatums“ und der „Mahnstufe“ aus der Übergabedatei ein Historiensatz in der Kundenhistorie angelegt. In der Übergabedatei wird nach erfolgreicher Verarbeitung des Satzes das „Verarbeitungskennzeichen“ mit dem aktuellen Datum gefüllt.
Wenn kein Kunde zur übergebenen Kontonummer gefunden wird, so wird - nach Verarbeitung aller Zeilen der Übergabedatei – diese in den Fehler-Ordner (Unterordner „Error“ des Quellordners) verschoben. Gleichzeitig wird ein Mailboxeintrag erstellt.