Basis der Finanzbuchhaltung ist der Beleg. Der Buchungsstoff wird belegweise erfasst und abgestimmt. Plausibilitätsprüfungen erfolgen über alle Daten eines Belegs. Nur vollständige und richtige Belege werden zur Buchung freigegeben. 

Belegaufbau

Der EDV-Beleg wird aus dem Originalbeleg der Finanzbuchhaltung erstellt. Dieser Originalbeleg wird entweder mit Kontierungshinweisen versehen oder auf einen EDV-Beleg übertragen.

Für jeden EDV-Beleg gibt es unterschiedliche Belegarten (z.B. Rechnungsbelege, Zahlungsbelege, Belege in Währung, interne Belege). Um eine am Ursprungsbeleg orientierte Buchung zu ermöglichen, stehen für die wichtigsten Belegarten unterschiedliche Buchungsmasken zur Verfügung. Die Belege werden in Buchungszeilen untergliedert und zeilenweise in der Datenbank gespeichert.

Abstimmung der Belege

Die Belege werden stapelweise gebucht, d.h. es wird immer ein Stapel von Eingangsrechnungen oder von Zahlungen (ein Auszug ist ein Stapel von Zahlungen) erfasst. Jeder Belegstapel wird über eine Belegabstimmung auf Vollständigkeit geprüft.

Das Programm "Belege buchen" kann auch verlassen werden wenn der Belegsaldo ungleich Null ist, d.h. wenn die Summe der Soll-Buchungen ungleich der Summe der Haben-Buchungen ist. gebucht können die Belege aber nur werden, wenn der Belegsaldo Null ist, d.h. wenn die Summe der Soll-Buchungen gleich der Summe der Haben-Buchungen ist.

Im Programm "Buchen Banken/Geldverkehr" erfolgt die Abstimmung über den Anfangs- und den Endsaldo.

Jeder einzelne Beleg unterliegt einer Nullkontrolle. Der Beleg wird nur in die Buchhaltung übernommen, wenn die Summe aller Soll-Buchungen gleich der Summe aller Haben-Buchungen ist.

Alle Angaben einer "Belegzeile", für die Stammsätze oder Tabelleneinträge vorhanden sind, werden gegen diese Stammsätze oder Tabelleneinträge auf Plausibilität geprüft.

Bei Rechnungen oder Gutschriften kann die Steuer, in Abhängigkeit von der ausgewählten Belegart, vorgerechnet oder verprobt werden.

Abstimmsumme

Bei Belege buchen wird das Feld "Saldo Belegstapel" zu Kontrollzwecken benutzt. Durch diese Information kann sichergestellt werden, dass z.B. alle Eingangsrechnungen verbucht sind.

Im Banken buchen und in der Kassenverwaltung wird ein laufender Saldo zur Belegkontrolle mitgeführt.

Beispiel:

Kunde 4711000

Eingangsrechnung Nr.5

Betrag 5.000,--

Nach Verbuchen dieses Beleges ist die Abstimmsumme = 5.000,--

Kunde 4712000

Eingangsrechnung Nr.6

Betrag 7.000,--

Die Abstimmsumme hat sich durch diese Buchung auf 12.000,-- erhöht.

Übernahme der Belege in die Datenbank

Die im Dialog erfassten Belege werden bei Personenkonten nach Abstimmung eines Vorgangs in die Datenbank übernommen. Ein Vorgang ist entweder ein Regulierungsvorgang innerhalb eines Zahlungsbelegs oder eine gebuchte Rechnung. Die Sachbuchungen werden nach Abstimmung des Belegstapels asynchron gebucht. Dabei werden auch die Sammelbuchungen erstellt.

Mit den asynchronen Buchungen werden auch die Verkehrszahlen und Salden in den Stammsatzsegmenten fortgeschrieben.

Alle Belege werden in Log-Dateien protokolliert. Diese Log-Dateien dienen zur Erstellung von Erfassungsprotokollen, zur Wiederherstellung bei Wiederanlaufsituationen und zum Buchen bei der asynchronen Verarbeitung.

Auffinden von Belegen

Die Belege können entweder über die Belegnummer direkt aus der Datenbank gelesen und angezeigt werden, oder sie werden bei der Kontenanzeige aus den "Buchungszeilen" identifiziert und angezeigt.

Möglichkeiten der Beleganzeige aus den Konten:

• Anzeige des zu einer "Buchungszeile" gehörenden Belegs
• Anzeige des Zahlungsbelegs bei einer Regulierung
• Anzeige eines kompletten Ausgleichs (nur Personenkonten)
   

Reorganisation der Belege

Die Belege bleiben in der Datenbank verfügbar, bis eine Reorganisation stattgefunden hat. Gelöscht werden Belege in dem Reorganisationslauf. Dabei können nur die Historie-Dateien und die zugehörigen sekundären Bestände (wie z.B. "Offene Posten Sachkonten") reorganisiert werden.

Eine Reorganisation ist unter folgenden Voraussetzungen möglich:

• Das zu reorganisierende Wirtschaftsjahr ist endgültig abgeschlossen
• Die Konten, Journale und Saldenlisten des Jahresabschlusses sind gedruckt und archiviert
• Vor dem Reorganisationslauf wurde eine Datensicherung durchgeführt. Die Sicherung ist zu archivieren.

Folgende Datenbestände werden reorganisiert:

• FPEBMP (Personenkonten mit Kennzeichen)
• FSABMP (Sachkonten mit Kennzeichen)
• FWECSP (Wechseldatei)
• FSCOPP (Offene Posten Sachkonten)
• FLFZLP (Umlaufende Zahlungsträger)
• UERVEP (Vorerfasste Eingangsrechnungen)

Die Reorganisation löscht alle Daten per Stichtag von der Platte. Dabei wird der von den Daten belegte Platz jedoch nicht automatisch freigegeben. Das erfolgt nur, wenn das Feld "RGZPFM" als "markiert" angegeben wird. Gleichzeitig mit dem Löschen der Buchungssätze findet eine Sicherung in eine Sicherungsdatei statt. Gesichert werden die Personenkontenbuchungen, die Sachkontenbuchungen und die Raffbuchungen. Die reorganisierten Daten können nach dem Reorganisationslauf aus den Sicherungsdateien FSARSP, FPEBSP und FSABSP gesichert werden.

Bevor die Datei FWECSP (Wechseldatei) reorganisiert wird, muss ein Wechselkopierbuch gedruckt werden.

Die Reorganisation kann in regelmäßigen Abständen nach dem Jahresabschluss vorgenommen werden. Mit diesem Reorganisationslauf sollte in einem "rollierenden Verfahren" das jeweils älteste verfügbare Jahr, das nicht mit dem abgeschlossenen Wirtschaftsjahr identisch sein muss, von der Platte genommen werden.

Journalaufzeichnung Bewegungsdatenänderung

Die Dateien laufen in der Regel unter Transaktionssteuerung (COMMIT), aber im Journal aufgezeichnet werden nur solche, die im OP10500R aktiviert sind. Die Aufzeichnung wird durch die Dateimetadaten gesteuert und kann nicht übersteuert werden.

Die Journaleinträge werden dann beim Umhängen des Journals im OP10500R in die Historiendateien übernommen, wenn

• es die Geschäftslogik erfordert (wird über die Dateimetadaten gesteuert), oder
• die FRDHST es verlangt

Die Anzeige der Historiendateien ist über das Kontextmenü "Archivdatei anzeigen" im OP10500R möglich. Aus dem Anzeigeprogramm ist über die Standardfunktionalitäten Druck, Excel- und Wordausgabe möglich.

Kennzeichnung der Sachbuchungen

Alle Belege bzw. Bewegungen im Bereich der Sachkonten werden mit einer maschinell vergebenen Nummer protokolliert. Die Nummer wird je Firma aus einem internen Datensatz der "Revisionsdatei Sachkontenbewegungen" ermittelt.