Mit dem Programm Verrechnungen aus BIA überbeben (BI60300) werden die Verrechnungen an die Schnittstelle übergeben. Es bestehen folgende Steuerungsmöglichkeiten:
- Die Verrechnung auf Kostenstellen, Kostenträger, Wirtschaftsgüter und Aufträge kann zusammen oder einzeln erfolgen.
- Durch die Auswahl des Zeitraums werden die zu verrechnenden Positionen bestimmt. Wenn das Kennzeichen für Jahresabrechnung gesetzt ist, werden die Buchungen, die zum Jahreswechsel erfolgen, ausgelöst.
- Die Verrechnungen auf Kostenstelle, Kostenträger und Wirtschaftsgut finden mit dem im Abruf angegebenen Buchungskreis statt.
- Der angegebene Textschlüssel wird bei Investitionsaufträgen benötigt. Damit die Belastungen des Wirtschaftsgutes von der Finanzbuchhaltung an die Anlagenbuchhaltung weitergegeben werden, muss ein Textschlüssel verwendet werden, der im Parameter 12 (Verwendung FAB) ein 'Z' für Zugang hat.
- Der Buchungskreis und der Textschlüssel werden durch die Vorlauftabelle VRLB23 mit Defaultwerten gefüllt. Außerdem wird über diese Vorlauftabelle gesteuert, ob diese Felder bei der Eingabe geändert werden dürfen oder nicht.
- Über die Tabelle VRLB23 kann eine monatliche Abgrenzungsbuchung (aktivierte Eigenleistungen) auf eine Kostenstelle angestoßen werden. Berücksichtigt werden Lohn, Fuhrpark und Gemeinkosten auf Investitionsaufträgen. Diese Einstellung darf nur getroffen werden, wenn ohne Buchung auf Anlage im Bau gearbeitet wird (keine monatliche Verrechnung in den Auftragsarten, die ins Anlagevermögen abrechnen) und die Investitionsaufträge nicht im Modul BKR ausgewertet werden (bei anderen Konstellationen können doppelte Entlastungsbuchungen entstehen).
Die monatlichen Verrechnungen werden immer durchgeführt. Die Buchungen bei Fertigstellung eines Auftrags werden erzeugt, wenn der interne Auftragsstatus größer oder gleich acht ist. Die Buchungen bei Jahreswechsel werden für die entsprechenden Aufträge erzeugt, wenn das Kennzeichen für Jahresabrechnung im Schnittstellenabruf gesetzt ist.
Für Investitionsaufträge können für die Abrechnung bei Fertigstellung in Tabelle VRLB23 weitere Steuerungen vorgenommen werden:
- Endgültige Aktivierung bei Fertigstellung
Dieser Parameter steuert, ob die Aktivierung bei Fertigstellung auch dann zum Fertigstellungszeitpunkt erfolgen soll, wenn die Buchungen in einem zurückliegenden Wirtschaftsjahr liegen Die Auswahl "Ja" ist sinnvoll, wenn der Auftrag (in der Auftragsart) vorläufig auf "Anlagen im Bau" und endgültig auf das tatsächliche Anlagenkonto abrechnet (hierbei muss sichergestellt sein, dass der Ausweis "Anlagen im Bau" korrekt erfolgt, z.B. durch entsprechende Konten bei der vorläufigen Abrechnung). Bei Auswahl „Nein" werden Auftragsbuchungen, die nicht im gleichen Jahr wie das Datum der Fertigstellung liegen zum jeweiligen Wirtschaftsjahresende abgerechnet.
- Abrechnung bei Fertigstellung über alle Positionen
Dieser Parameter steuert, ob bei der "Abrechnung bei Fertigstellung" alle Positionen unabhängig vom gewählten Abrechnungszeitraum abgerechnet werden, oder ob nur die Buchungen innerhalb des gewählten Abrechnungszeitraums verarbeitet werden.
Die Verrechnung der Gemeinkosten und der über die Rapportzettel erfassten Aufwände (Lohn und Fuhrpark) erfolgt in Abhängigkeit der Kennzeichnung, ob es sich um einen Auftrag handelt, der im Modul BKR ausgewertet wird oder nicht.
Bei Aufträgen, die im Modul BKR ausgewertet werden, wird der Auftrag entlastet und das jeweilige Kontierungsobjekt des Auftrags belastet. Die Entlastung der Gemein- bzw. der leistenden Kostenstelle erfolgt bereits bei der Schnittstellenübernahme in die BIA.
Bei Aufträgen, die nicht im Modul BKR ausgewertet werden, erfolgt eine Entlastung der Gemein- bzw. der leistenden Kostenstelle und eine direkte Belastung des Kontierungsziels des Auftrags. Der Auftrag wird bei dieser Verrechnung lediglich als Information angegeben. Eine Buchung von Gemeinkosten, Lohn oder Fuhrpark auf den Auftrag erfolgt für diese Aufträge außerhalb des Moduls BIA nicht.
Die folgenden Abschnitte sollen verdeutlichen, wie verrechnet werden kann. Es wird von den eigentlichen Verrechnungsbuchungen ausgegangen und jeweils beschrieben, an welchen Stellen die Verrechnungskonten hinterlegt werden müssen. Durch andere Hinterlegungen der Verrechnungskonten können unterschiedliche Verrechnungen erzeugt werden. Wenn keine Entlastungskonten angegeben werden, erfolgen die Entlastungen auf den ursprünglichen Kostenarten.
Fuhrparkpositionen werden wie Lohnpositionen behandelt, deshalb wird auf die gesonderte Darstellung von Fuhrpark verzichtet.
Neben den hier folgenden Erläuterungen, wird auf die Beschreibungen Gemeinkostenaufträge und Investitionsaufträge verwiesen.