Rechnungen verwalten

Im Explorer werden alle vorhandenen Rechnungen mit ihrem Status angezeigt:

Die Anzeige erfolgt absteigend nach der Rechnungsnummer, über den Filter sind diverse Einschränkungen möglich.
Über das Kontextmenü kann eine neue Rechnung erstellt werden. Die Auftragsnummer zu der die Rechnung gehören soll, muss eingegeben werden, der Buchungskreis wird aus der Auftragsart ermittelt, die Rechnungsnummer wird maschinell vergeben, das Buchungsdatum mit dem Tagesdatum vorbelegt. Buchungskreis und Buchungsdatum können auch manuell angegeben werden, wenn andere Werte gewünscht werden.

Auf der folgenden Lasche müssen Angaben zur Rechnung erfolgen:

Das Buchungsdatum und das Valutadatum werden mit dem Tagesdatum vorbelegt, das Personenkonto und die Zahlungsbedingung werden aus dem Auftrag, die Rechnungsart aus der Auftragsart ermittelt.
Diese Werte können gegebenenfalls geändert werden.
 

Aufwandsrechnungen

Für Aufwandsrechnungen sind die Selektionsarten erforderlich. Diese steuern, ob und wie Buchungen der jeweiligen Kostenartengruppe auf der Rechnung erscheinen.
Die Vorbelegung erfolgt durch die in der Auftragsart vorgenommenen Einträge. Über ‚Buchungsdatum von' und ‚Buchungsdatum bis' kann der Zeitraum aus dem die Buchungen berücksichtigt werden sollen, eingeschränkt werden.
Beispiel:
Es werden Quartalsweise Rechnungen erstellt:
1. Rechnung: 1.1.2013 – 31.03.2013
2. Rechnung: 1.4.2013 – 30.06.2013 oder 1.1.2013 – 30.06.2013
Wenn bei der zweiten Rechnung nur das zweite Quartal angegeben wird, werden nur Buchungen aus diesem Quartal berücksichtigt. Wird bei der zweiten Rechnung das erste Halbjahr angegeben, werden auch Buchungen aus dem ersten Quartal berücksichtigt. Wenn für dieses Quartal eine Rechnung erstellt wurde, kann es sich jedoch nur um Buchungen handeln, die erst nach der ersten Rechnung erfolgten.

• eine Buchung auf den Auftrag erscheint nur einmal auf einer Rechnung, auch wenn für denselben Zeitraum mehrere Rechnungen erstellt werden.

Rechenart

Aufwandsrechnungen werden grundsätzlich mit der Rechenart ‚auf Hundert' erstellt. Die auf den Auftrag gebuchten Aufwände werden in die Rechnung übernommen und es wird eine entsprechende Steuer darauf gerechnet.
Bei Pauschalrechnungen kann auch die Rechenart ‚im Hundert' gewählt werden. Dann muss beim Erfassen der Rechnungspositionen nicht der Netto- sondern der Bruttobetrag angegeben werden, die Steuer wird aus diesem Betrag herausgerechnet. Diese Art der Rechnungserstellung bietet sich an, wenn der Bruttopreis festgelegt ist und er durch Eingabe eines Nettobetrags wegen Rundungsdifferenzen nicht erreicht werden kann.

Rechnungspositionen

Wurde die Rechnung erfasst, erscheint sie im Explorer:

unter der Rechnung erscheint der Knoten ‚Rechnungspositionen'. Dieser ist auszuwählen um die Aufwandpositionen anzupassen (Konto, Steuerschlüssel und Text lassen sich ändern) oder Pauschalpositionen zu erfassen.
Der Positionszähler bestimmt die Reihenfolge der Rechnungspositionen. Wenn man bei der Erfassung z.B. in 10er Schritten vorgeht, hat man später die Möglichkeit Positionen zwischen bereits vorhandenen Positionen einzufügen.
Die Kostenartengruppe (Material, Fremdleistung, Lohn oder Fuhrpark) bestimmt eine Reihe von Prüfungen.
Beispiele:
Bei Fremdleistungen darf keine Menge und kein Preis angegeben werden.
Teilenummer darf nur bei Material angegeben werden.

Druckbild ansehen

Über das Kontextmenü ist es jederzeit möglich sich die Druckvorschau einer Rechnung über oxaion print anzeigen zu lassen. 

Rechnungen buchen

Durch diesen Abruf werden die erfassten Rechnungen gebucht, gleichzeitig werden die Rechnungen gedruckt. Es wird ein Rechnungsausgangsbuch erstellt, das Fehlerprotokoll ist zu kontrollieren, aus der Schnittstellenübernahme werden die bekannten Protokolle erstellt.

Rechnungen stornieren

Dieses Programm erlaubt das Stornieren einer Rechnung.
Über die Vorlauftabelle VRLB24 wird gesteuert, ob der Storno mit negativem Vorzeichen oder mit umgedrehten S/H Kennzeichen erfolgt, außerdem wird angegeben ob eine neue Belegnummer generiert wird oder ob unter der alten Rechnungsnummer storniert wird.
Es wird ein Protokoll mit den in die Schnittstelle gestellten Buchungen gedruckt.

Maschinelle Rechnungserstellung

Wenn für mehrere Aufträge Aufwandsrechnungen erstellt werden sollen, kann die maschinelle Rechnungserstellung genutzt werden.
Es muss darauf geachtet werden, dass alle Defaultwerte (Selektionsarten, Personenkonto, …), die im Auftrag und in der Auftragsart vorhanden sind, angegeben werden, da manuelle Eingriffe nicht möglich sind. Das Rechnungsdatum und das Valutadatum kann für die zu erstellenden Rechnungen beim Abruf festgelegt werden.

Es wird ein Protokoll erstellt auf dem für jeden Auftrag ersichtlich ist, ob eine Rechnung erstellt wurde oder nicht. Die Rechnungsnummern werden jeweils gedruckt, am Ende des Protokolls wird die Anzahl der erstellten Rechnungen ausgewiesen. Die Rechnungen können anschließend verwaltet werden.
Wenn keine Rechnung erstellt wurde, kann abhängig vom Fehler dieser korrigiert werden und die Rechnungserstellung erneut gestartet werden.

Auskunft

Rechnungen zu einem Auftrag

Im Auskunftssystem BIA gibt es die Möglichkeit sich alle Rechnungen zu einem Auftrag anzeigen zu lassen (Folgemaske AR)

Abrechnung je Auftrag

In der Abrechnung je Auftrag (Folgemaske AA) gibt es eine Lasche mit den Istkosten und den in den Rechnungen enthaltenen Werten:

Auftragsposition

In der Detailanzeige zu den Auftragspositionen (AP) kann man sehen, in welcher Rechnung diese Position enthalten ist:

Testrechnungen

Mit Hilfe von Testrechnungen ist es möglich festzustellen, ob für einen Auftrag rechnungsrelevante Buchungen vorliegen ohne eine Rechnungsnummer zu vergeben.
In der Vorlauftabelle VRLB32 wird der Buchungskreis für die Testrechnungen angegeben.
Bei der Erfassung der Rechnung, muss diese als Testrechnung markiert werden:

Testrechnungen werden nie gebucht. Die Aufwandspositionen, die in einer Testrechnung ausgewiesen werden, werden nicht markiert, somit werden diese Positionen jederzeit in eine neue Rechnung übernommen. Testrechnungen können gelöscht werden, während bei ‚normalen' Rechnungen immer der Rechnungskopf erhalten bleibt und nur der Status ‚D' für gelöscht gesetzt wird, damit die Rechnungsnummern lückenlos verfolgt werden können.
 

Intercompany Rechnungen

Wenn der Rechnungsempfänger als Firma in oxaion geführt wird, ist es möglich die Eingangsrechnung in dieser Firma maschinell in die Schnittstelle zu stellen. Dazu müssen zusätzlich zu den oben beschriebenen Angaben zur Rechnung noch folgende Angaben zur Eingangsrechnung erfolgen.

Auftragsart

Damit Intercompany-Rechnungen erstellt werden, muss dies in der Auftragsart markiert werden.

Zusätzlich zu den zwei Laschen mit Parametern zur Fakturierung gibt es eine Lasche ‚Eingangsrechnung' mit den für die Intercompanyrechnung notwendigen Parametern. In der Auftragsart dienen alle hier erfolgten Eingaben als Defaultwerte für die Anlage des Auftrags.

Auftrag

Neben den Laschen ‚Fakturierung 1' und ‚Fakturierung 2' sind auf der Lasche ‚Eingangsrechnung' alle Informationen zu pflegen, die für die Buchung der Eingangsrechnung in der empfangenden Firma notwendig sind:

• Empfangende Firma
• Personenkonto (der rechnungsausstellenden Firma in der empfangenden Firma)
• Buchungskreis
• Steuerschlüssel
• Aufwandskonto
• Auftragsnummer
• Kostenstelle
• Kostenträger

Die Angaben für die empfangende Firma stehen bei der Verwaltung der Rechnung nicht zur Verfügung und müssen deshalb hier vollständig erfolgen.

Rechnungen buchen

Wenn in der Auftragsart angegeben ist, dass Intercompany Rechnungen erstellt werden und das Personenkonto der Rechnung mit dem im Auftrag eingetragenen Personenkonto übereinstimmt, werden die Buchungen für die Eingangsrechnung ebenfalls in die Schnittstelle gestellt. Ersichtlich sind diese Buchungen auf dem Rechnungseingangsbuch sortiert nach den empfangenden Firmen.

Rechnungen stornieren

Dieses Programm erlaubt das Stornieren einer Rechnung.
In der Vorlauftabelle VRLB24 muss auch für die Eingangsrechnung in der empfangenden Firma angegeben werden, ob der Storno unter der alten oder mit einer neuen Belegnummer erfolgen soll.
Es wird ein Protokoll mit den in die Schnittstelle gestellten Buchungen gedruckt.