Die DMS-App erlaubt
- das Uploaden von Bildern und PDF Dateien in das oxaion DMS mit Geschäftspartnerbezug
- das Anzeigen und Downloaden von Bildern und PDF Dateien aus dem oxaion DMS mit Geschäftspartnerbezug
- das Erzeugen eines definierten Workflows in oxaion
Für alle hochgeladenen Dateien wird in oxaion ein Historiensatz im ausgewählten Geschäftspartner erzeugt. Nach der Auswahl des Geschäftspartners kann in jeden verfügbaren Ordner dessen DMS Struktur oder „ohne Zuordnung" abgelegt werden. Dokumentenablagen ohne Zuordnung müssen zwingend in der App kommentiert werden. Mit Bezug zum Historiensatz solcher Dokumentenablagen wird in oxaion ein Workflow erzeugt, mittels dessen der Innendienst eine nachträgliche, gezielte Ablage der hochgeladenen Dokumente vornehmen kann.
Upload (von Dateien oder Bildern)
Es können PDF Dateien und/oder Bilder hochgeladen werden.
- Einzelne PDF-Dateien aus dem Gerätespeicher des Smartphones
- Bild(er) aus der Bildergalerie des Smartphones
- Bild(er) mit der Gerätekamera des Smartphones
- Kombination der o.g. Möglichkeiten in einem Upload-Vorgang
Nach der Auswahl der hochzuladenden Dateien wird der Geschäftspartner ausgewählt
- Auswahl des Geschäftspartners mittels Textsuche
- Auswahl des Ordners durch scrollen
Sind keine Zielordner vorhanden oder der korrekte Zielordner unbekannt kann „ohne Zuordnung" abgelegt werden.
| Auswahl der Dokumente → | Zuordnung zum Geschäftspartner → | Auswahl des Ordners oder Ablage ohne Zuordnung |
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Journal (hochgeladene Dokumente)
Über das Journal können die selbst hochgeladenen Dateien schnell recherchiert und wiedergefunden werden. Der Zeitraum der im Journal angezeigten Dateien kann mittels von/bis Datum mit Bezug auf das Datum des Uploads eingegrenzt werden.
Aus dem Journal können PDF- und Bilddateien inkl. vollständigem DMS-Pfad und Dateinamen aus oxaion DMS angezeigt werden. Mittels der Anzeige kann gezoomt und erneut von oxaion DMS heruntergeladen werden.
Mittels des Home-Buttons kann zurück auf die Startseite gesprungen werden.
| Suche im Journal | Anzeige im Journal |
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Ablage (DMS)
PDF Dokumente und Bilder können im DMS gesucht und angezeigt werden.
Aus der Ablage können PDF- und Bilddateien inkl. vollständigem DMS-Pfad und Dateinamen aus oxaion DMS angezeigt werden. Mittels der Anzeige kann gezoomt und erneut von oxaion DMS heruntergeladen werden.
Mittels des Home-Buttons kann zurück auf die Startseite gesprungen werden.
| Suche in der Ablage eine Geschäftspartners | Anzeige in der Ablage |
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Beschreibung
Die App wurde als online Tablet App basierend auf unserem APP Baukasten engomo für iOS, Android und WIN10 entwickelt.
Die Backend-Integration ist für oxaion open & oxaion business solution vorhanden.
Voraussetzungen
engomo App-Plattform
Die oxaion DMS App läuft basierend auf der engomo App-Plattform (https://engomo.com/).
Die Nutzung der engomo Plattform ist zwingende Voraussetzung. Es gelten die jeweiligen Systemvoraussetzungen.
Anmeldung/Authentifizierung
Die Anmeldung/Authentifizierung erfolgt über die engomo APP Settings des jeweiligen Devices. Dabei wird am Endgerät erfasst, über welche URL auf das OXAION_DMSUPLOAD Projekt zugegriffen wird.
Die Spracheinstellung ist immer deutsch und es gibt keine Berechtigung auf die vorhandenen Dokumentenstrukturen, d.h. die Geschäftspartnerdokumente werden offen zur Verfügung gestellt.
Dateigrößen für Upload
Das Limit zum Hochladen von Bild- und PDF-Dateien wird projektspezifisch in oxaion definiert. Empfohlen wird ein Limit von 25 MB je Upload. Das Limit wirkt sich kombinatorisch für alle Bild- und PDF-Dateien je Upload-Vorgang aus.
Startmenü
Nach Starten der oxaion DMS-APP erscheint das Startmenü von dem die einzelnen Funktion aufgerufen werden.
Button | Beschreibung |
|---|---|
Upload | Die Maske Upload für das Hochladen von Dateien oder Bildern wird aufgerufen. |
Journal | Die Maske Journal (hochgeladene Dokumente) wird aufgerufen. |
Ablage | Die Maske Ablage (DMS) wird aufgerufen. |
Upload (von Dateien oder Bildern)
Der Aufruf des Upload aus dem Startmenü untergliedert sich in drei Schritte.
Dokumente erfassen
Es findet die Auswahl von einem oder mehreren Dokumenten zum Hochladen statt. Als Dokument können Bilddateien oder PDFs verwendet werden.
Button | Beschreibung |
|---|---|
PDF- Dokumente auswählen | Öffnet den Dateibrowser des Gerätes. |
Kamera | Öffnet die Kamera-Funktion des Gerätes. |
Datei | Auswahl eines bereits vorhandenen Bildes aus dem Dateisystem des Gerätes. |
X am Thumbnail | Das aufgenommene Foto wird verworfen. |
Papierkorb | Alle aufgenommenen Fotos werden verworfen um neue Aufnahmen vorzunehmen. |
Zurück | Der Vorgang wird beendet und man gelangt wieder zum Startmenü zurück. |
Weiter | Man gelangt zum Bildschirm Geschäftspartner auswählen. |
Geschäftspartner auswählen
Button | Beschreibung |
|---|---|
Suchfeld mit Lupensymbol | Freitextsuche über Kundenname und Kurzadresse |
In der Liste nach oben/unten wischen (vertical flick) | Durch die Liste der Geschäftspartner blättern |
Liste nach unten ziehen (finger swipe down) | Liste Geschäftspartner aktualisieren |
Zurück | Man gelangt zum Bildschirm Dokumente erfassen zurück. |
Pfeil rechts | Auswahl eines Geschäftspartners, man gelangt zum Bildschirm Dokumentenknoten auswählen. |
Dokumentenknoten auswählen
Button | Beschreibung |
|---|---|
nach oben/unten wischen (vertical flick) | Durch das Archiv des ausgewählten Geschäftspartners blättern |
Liste nach unten ziehen (finger swipe down) | Liste Dokumentenknoten aktualisieren |
Pfeil rechts | Führt den Upload der ausgewählten Bild- und PDF-Dateien auf den Dokumentenknoten aus. Ein Historiensatz in oxaion DMS wird im Geschäftspartner erzeugt. |
Zurück | Man gelangt zum Bildschirm Geschäftspartner auswählen zurück |
Ohne Zuordnung | Fortfahren mit der Ablage der ausgewählten Bild- und PDF-Dateien ohne Zuordnung zu einem Dokumentenknoten, man gelangt zum Bildschirm Aufgabentext erfassen . |
Aufgabentext erfassen
Button | Beschreibung |
|---|---|
Textfeld | Verfassen einer Kurznachricht für den Workflow in oxaion. Die Eingabe kann per Tastatur oder Spracheingabe des Endgerätes vorgenommen werden |
Zurück | Man gelangt zum Bildschirm Dokumentenknoten auswählen zurück |
Fertig | Führt den Upload der ausgewählten Bild- und PDF-Dateien in den Dokumentenknoten mobile Dokumente aus. Sofern dieser Ordner im Archiv des Geschäftspartners noch nicht vorhanden ist, wird er mit der ersten Ablage Ohne Zuordnung aus der oxaion DMS-App automatisch in oxaion DMS für den Geschäftspartner angelegt. Ein Historiensatz in oxaion DMS wird im Geschäftspartner erzeugt. Ein Workflow mit Bezug zum erzeugten Historiensatz wird in oxaion DMS erzeugt. |
Journal (hochgeladene Dokumente)
Vom Startmenü kann das Journal für bereits hochgeladene Bild- und PDF-Dateien aufgerufen werden. Hier sind alle Dateien gelistet, die für vom angemeldeten User hochgeladen wurden.
Alternativ kann vom Startmenü die Ablage für alle im DMS-Archiv befindliche Bild- und PDF-Dateien aufgerufen werden.
Button | Beschreibung |
|---|---|
nach oben/unten wischen (vertical flick) | Durch das Journal blättern. |
Liste nach unten ziehen (finger swipe down) | Journal aktualisieren |
Zurück | Man gelangt zum Bildschirm Startmenü zurück. |
Kalendersymbol | Der Datumsfilter klappt auf. Datumseinschränkungen von und/oder bis können vorgenommen werden. Erneutes tippen auf das Kalendersymbol lässt den Datumsfilter erneut einklappen. |
Listeneintrag in Journal tippen | Man gelangt zum Bildschirm Bildansicht. |
Ablage (DMS)
Vom Startmenü kann die Ablage für alle im DMS-Archiv befindliche Bild- und PDF-Dateien aufgerufen werden.
Geschäftspartner auswählen
Button | Beschreibung |
|---|---|
Suchfeld mit Lupensymbol | Freitextsuche über Kundenname und Kurzadresse |
In der Liste nach oben/unten wischen (vertical flick) | Durch die Liste der Geschäftspartner blättern |
Liste nach unten ziehen (finger swipe down) | Liste Geschäftspartner aktualisieren |
Zurück | Man gelangt zum Bildschirm Startmenü zurück. |
Pfeil rechts | Auswahl eines Geschäftspartners, man gelangt zum Bildschirm Ablage . |
Ablage
Button | Beschreibung |
|---|---|
nach oben/unten wischen (vertical flick) | Durch das Archiv des ausgewählten Geschäftspartners blättern |
Liste nach unten ziehen (finger swipe down) | Liste Dokumentenknoten aktualisieren |
Pfeilsymbol (Chevron) nach unten | Öffnet den Dokumentenknoten |
Download Symbol | Man gelangt zum Bildschirm Bildansicht. |
Zurück | Man gelangt zum Bildschirm Geschäftspartner auswählen zurück |
Bildansicht
Die Bildansicht wird sowohl aus dem Journal als auch aus der Ablage aufgerufen.
Button | Beschreibung |
|---|---|
Bildanzeige spreizen (pinch open) | Hineinzoomen der Bildanzeige |
Bildanzeige zusammenziehen (pinch close) | Herauszoomen der Bildanzeige |
Bild-Datei länger drücken (tap and hold) | Öffnen des Bildbearbeitungsmenüs (Teilen, Kopieren in Mediengalerie laden) bei iOS Geräten |
Action-Button (Share) | Öffnen des Kontextmenüs (Teilen, Kopieren in Mediengalerie laden) bei iOS Geräten |
Zurück | |
Home-Symbol | Man gelangt zum Bildschirm Startmenü zurück. |